事業單位檔案管理工作優化方式

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摘要：在檔案事業發展過程中，檔案管理可以采用的現代化技術不斷增多，如信息技術、網絡技術、數據技術等，對傳統檔案管理工作形式進行了改進，有效簡化了檔案管理流程。在現今檔案管理工作中許多工作內容都可以通過計算機來完成，不僅有效減少了在檔案管理工作中人工失誤問題，還能夠減少人力、物力的消耗，因此需要重視以信息化、現代化、標準化為基礎來推動檔案管理工作的優化創新。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；優化創新；重要性

新時期事業單位在發展過程中其內部也進行了改革，使檔案管理工作適應事業單位的發展形勢來進行調整，在實際中需要通過創新方法對傳統檔案管理工作體系進行優化，科學運用現代化管理技術、管理模式、管理理念以滿足不斷增多的管理要求，并對快速增長的檔案信息資源進行高效處理，提高檔案管理工作執行效力，并加強對檔案資源的開發及利用，從而使檔案管理能夠有效適應信息時代所帶來的變化，在提升檔案管理效率及質量的同時增強檔案服務水平。

一、事業單位檔案管理工作優化創新目的分析

1.適應信息化時代發展趨勢信息時代，事業單位在發展過程中所產生的檔案資料也在不斷增加，其在對檔案管理工作效率及質量提出要求的同時，也要求對檔案管理的職能進行完善，針對此種情況，需要通過優化創新的方式來對管理體系進行改進。信息時代使得檔案管理工作需要充分利用現代科學技術，要想加強檔案管理整體的科學化水平，應創新檔案管理模式，使信息技術融入檔案的收集、保管、整理、傳遞、利用等過程中，實現檔案管理的規范化、信息化。2.提升檔案管理的質量及效率對檔案管理來說，其工作的優化創新是提高管理科學化水平的主要路徑，在檔案管理中所應用的網絡技術、數據技術、計算機技術等可以通過改變檔案管理方式的同時提高其實施效率，并且數字化、電子化的檔案處理方式可以減少人工操作，使檔案的存取、篩選、分析、處理等環節都程序化執行，實現檔案管理自動化發展的目的。現今，多種現代化技術一定要為辦公自動化提供支持，符合檔案管理工作的未來發展趨勢。3.提高單位檔案資源的利用率在事業單位中，許多檔案資源都具有較高的使用價值，但是傳統紙質檔案資源增加了檔案的查找及使用難度，人工操作效率較低，導致檔案資源的整體利用率不高。在檔案管理工作科學化發展過程中，通過優化創新其管理技術、管理體系，可以改進以往管理工作中的不足，如信息技術的應用可以將紙質檔案進行電子化處理，使檔案的查詢、檢索、收集、歸檔等工作更為高效，實現對檔案的快速查找及傳遞，對檔案資源的開發及利用有著極為重要的作用。

二、優化創新事業單位檔案管理工作方式的重要作用和實用價值

1.不斷更新制度，堅持與時俱進檔案管理工作的開展，對事業單位的發展具有重要作用，需要及時更新檔案管理工作模式，在轉型和優化的基礎上，堅持與時俱進的發展理念，確?，F階段的檔案管理工作體系能夠充分滿足事業單位的革新需求。不僅如此，在政治、經濟和文化等各方面事業發展過程中，對新時期事業單位檔案管理工作提出了全新要求，為整體的管理運作形式帶來新機遇和新挑戰，從而為事業單位檔案管理工作模式的創新和優化提供了支持，明確了革新方向。為此，應及時公布與事業單位發展相關的信息和內容，使社會各界能夠借助檔案所提供的信息和數據，明確事業單位的整體發展趨勢，從而充分發揮社會各界的監督效用，使其能夠主動參與事業單位檔案管理工作，保障管理工作的時效性，促進事業單位的可持續發展。同時，還需要對新時期事業單位的檔案管理工作方式予以優化和完善，在加大創新力度的情況下，基于標準化和規范化的管理工作原則，打造與事業單位發展相契合的管理工作體系。在現代化科學技術的支撐效用下，保障了事業單位檔案管理工作方式的創新性，確保管理工作體系能夠持續處于穩定的運行狀態，基于客觀化的管理工作手段，根據事業單位最新業績和運行狀態予以全方位分析，為檔案管理工作的順利實施提供便利支持。2.確保檔案管理工作標準化和系統化定，了確保事業單位檔案管理工作得以有效落實，需要確保現階段所使用的管理工作方式和管理流程，具有標準化和系統化的特點，并將此內容作為檔案管理方式優化和創新階段的重要任務，有效保障事業單位檔案服務工作的整體品質，進一步提高事業單位檔案管理工作人員的業務能力。在開展事業單位檔案管理工作過程中，需要積極引進現代化的科學技術，對相應的管理工作模式進行重新構造，在不斷改革的基礎上，確保所打造的管理工作模式能夠滿足現代化管理工作的規范要求。事業單位的檔案信息記錄了其長久的發展和變遷歷程，需要保障檔案管理工作模式的高效性，為相關主體提供優良的服務保障，使其能夠借助檔案信息了解事業單位的工作進展和發展歷程，在掌握變遷過程的情況下，基于實施化的分析角度，根據相應的檔案管理設備應用情況加以探究，引進先進的技術和設備，為事業單位檔案管理工作的統籌規劃予以合理部署，從而保障檔案管理工作有序開展。

三、事業單位檔案管理工作優化創新的要求分析

1.創新檔案管理理念要想對檔案管理工作進行優化創新，需要保證工作人員具備一定的創新意識，使創新化管理理念深入管理活動中，從而更好地對現代化技術進行運用，促進檔案管理工作的順利進行。傳統檔案管理體系在實行中許多內容已不適用于現今檔案信息化建設要求，因此需要創新管理理念，使工作人員能夠將新的管理技術、方法融入工作中，實現創新管理工作的要求。2.優化檔案管理技術目前，在現代科技的支持下，許多技術都可以應用到檔案管理工作中，因此為了使檔案管理的科學化水平得到進一步提高，需要考慮在實際工作中適用的技術方法，通過技術創新的方式對管理工作中的不足進行改進，推動檔案管理工作的標準化、程序化、規范化發展。同時，對檔案管理技術的優化也是其工作創新的重要內容，只有在現代化管理技術的支持下才能實現推動檔案管理工作發展的要求，并使其信息化建設進程得到加快。3.堅持檔案管理原則第一，分級負責、集中管理。根據國家規定要求，事業單位的檔案嚴禁個人持有、保存，所有檔案應由所屬單位或上級領導單位負責管理，確保在檔案工作中其管理權限與管理范圍相一致，在事業單位中落實分級負責、集中管理有利于對單位內部管理體制的完善，推動檔案規范化管理與發展。第二，真實準確、完整規范。事業單位的檔案需要按照規程來收集、記錄、整理，確保其對事業單位發展進行全面留存，并保證檔案的原始性、真實性，這是檔案工作開展的基本要求，在實際中需要嚴格遵循《條例》要求進行檔案資源處理，保證檔案的規范化管理。第三，方便利用、安全保密。事業單位檔案中許多檔案資料都具備一定的保密性質，因此在實際的檔案規范化管理中需要熟悉相關法律法規，在檔案利用上嚴格履行規定程序，提升檔案保密意識，保證其安全性。

四、事業單位檔案管理工作優化創新方式分析

1.優化檔案管理機制事業單位傳統檔案管理機制主要是以紙質檔案保管為基準所設立的各項規程，而在現今檔案信息化建設中的管理機制在許多工作環節中的規定都較為模糊，在此情況下需要結合實際情況來對檔案管理機制進行創新優化，使其適應檔案管理工作的現代化、科學化發展趨勢。首先，需要建立健全檔案管理制度，結合檔案管理的現狀及發展對規章制度進行細化及補充，從而使制度可以覆蓋管理工作的各個環節，也是檔案管理工作執行的依據。其次，需要規范檔案管理流程，保證工作人員在檔案工作中按照相關規定及執行標準要求來對檔案進行管理，使管理流程做到程序化、標準化，防止在檔案管理過程中出現差錯。最后，落實檔案管理責任制度，責任制是檔案管理中較為常用的制度方法，其主要是針對事業單位檔案管理部門的設置情況來對管理責任進行細致劃分，這樣既可以使檔案管理責任落實到個人，又可以避免出現責任混淆，進而強化檔案管理的實行效果。2.進行檔案管理平臺開發當前，事業單位想要提高檔案管理水平，就應重視信息系統的開發與建設，加大投入力度，推動檔案管理平臺的建設。因此，事業單位應當充分結合自身發展情況，深入調查事業單位內部檔案管理現狀，根據工作人員日常需要，制定高效的系統建設計劃，對單位人力資源進行優化，合理調配事業單位內部資源，調動員工的工作積極性，使其能夠發揮自身優勢，創新檔案管理系統，針對單位現階段檔案管理情況，開發出高效便捷的檔案信息管理系統，滿足事業單位當前的檔案管理需求。3.推進檔案信息化建設首先，對檔案進行基礎性的信息化處理。主要是將以往的檔案資料及現有檔案資料進行電子化處理，對已經收入檔案室的卷宗需要根據其類型及管理要求來確認是否進行電子化收錄，完成檔案電子化處理后需要按規范進行歸檔，保證檔案資料的完整、安全。其次，利用現代化技術加強檔案管理。在檔案管理中利用大數據技術對檔案信息資源進行篩查、分析、處理，大數據技術所具備的海量數據分析功能可以進行高速運算，對檔案類型進行分類、歸檔，并自動生成目錄，能有效減少檔案管理中的工作量，同時也可以及時篩選出無保存價值的檔案，對廢檔需要按照規定要求進行銷毀。最后，利用信息技術加強對檔案的利用。在事業單位內部建立起信息網絡來提升檔案傳遞的效率，同時也可以優化檔案收集流程，防止檔案在傳遞過程中出現丟失、遺漏。對事業單位檔案需要嚴格按照規章制度要求來執行調用手續，確認其檔案資料的使用范圍及查閱權限，非管理人員無登錄檔案信息化管理系統的權限，以此來保證事業單位檔案的安全性。4.加強檔案管理服務能力隨著互聯網的迅速發展，事業單位在發展中對信息的需求量越來越大，通過單方面渠道獲取檔案資料已經不能滿足現實需要，這就要求實現檔案資料來源多元化、豐富化，檔案管理實現多方位一體化管理，豐富檔案數據庫，滿足不同用戶需求，實現資源共享，不再受時間和距離的限制，提高檔案管理工作的效率及工作質量。同時，可以通過在事業單位間建立聯合目錄的方式來滿足各事業單位的需求，通過網絡實現各單位之間信息互通，充分了解檔案資源的存儲情況，以便更好地利用檔案資源。5.規范檔案管理程序第一，在檔案收集整理中，主要是對檔案進行基礎性的管理工作，包括對檔案資料的收集、整理、歸檔、保管，而在實際的檔案工作中受多方因素的影響，容易導致在檔案收集的過程中出現缺失、遺漏等情況，因此，對檔案資料的收集整理需要建立起系統化的管理模式，保證事業單位檔案信息的全面性，使檔案管理部門可以對各類檔案進行高效管理，能夠更好地落實檔案管理工作的責任及義務，從而保證事業單位檔案的完整性、安全性。第二，在檔案的查詢調用中，需要依據相關規章制度來對檔案使用手續進行規范，尤其對具有保密性質的檔案資料，在其查詢、利用、傳遞等過程中要確保其嚴格遵循《檔案法》《保密法》的規定要求操作，避免在檔案使用中出現保密信息泄露的情況。同時，對特殊的事業單位檔案，需要經由檔案管理部門進行移交，對檔案遞交手續進行嚴格的控制，確保移交單位及接收單位嚴格按照規章制度履行各項檔案移交手續，并在規定的檔案移交時限內完成檔案轉移。6.加強檔案安全工作第一，對于紙質檔案需要嚴格按照《檔案法》的規定進行管理活動，保證檔案室符合“十防”標準，在檔案查閱及調用中規范其辦理手續，并注意移交過程有專人、專車進行，防止檔案安全受到威脅。第二，對于電子檔案需要注意網絡安全化辦公要求，對網絡風險進行預防，避免造成電子檔案信息泄露的情況，檔案管理所使用的辦公設備除了相關管理人員，其他人員不可接觸，計算機需要安裝防火墻并設置訪問權限，在電子檔案傳輸中應采用加密技術，防止檔案信息被截取、盜用。事業單位需注意根據檔案管理的情況建立相應的安全保密機制，以此來降低檔案安全風險。

五、結語

對于檔案管理來說，其工作的優化創新需要有充分的理論指導、完善的制度保障，使檔案管理各項工作的開展可以依據相關規章制度的要求來落實，有利于檔案管理的現代化、規范化、信息化建設。在實際中要轉變管理理念、創新管理方法，結合加強檔案管理工作需求來建設信息化管理平臺，并對檔案管理職能進行優化，使檔案管理能夠規范化、精細化落實，并以事業單位的工作要求來優化檔案管理體系，確保相關工作順利進行。

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作者：李慧