高校檔案信息化建設研究

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摘要：本文解讀新《檔案法》對檔案信息化建設的重要影響，分析高校檔案信息化建設存在的問題，提出了高校檔案信息化工作內容、建設思路與實施措施。

關鍵詞：信息化；檔案；高校；研究

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）自2021年1月起實施。作為檔案領域的基礎性法律，新修訂的《檔案法》在國家層面第一次從法律高度對檔案信息化建設做出的全面、系統的規定，也是第一次明確電子檔案的法律效力和憑證作用［1］。法律條文學習、理解和落實，是當前《檔案法》學習貫徹的一項重要內容。本文通過對新《檔案法》對高校檔案信息化建設影響的解讀，分析高校檔案信息化建設存在的問題，提出了高校檔案信息化建設的內容、思路與實施措施。

1新《檔案法》

對高校檔案信息化建設的重要影響《檔案法》增設“檔案信息化建設”一章，共7個法條，涵蓋政府及有關單位責任、信息系統建設、電子檔案法律效力、電子檔案管理和接收、數字檔案館建設和檔案數字資源共享利用等檔案信息化建設各方面，修改力度之大，可謂前所未有，也是新修訂的《檔案法》的最大亮點。明確了檔案信息化在國家治理體系和治理能力中的重要基礎支撐作用，反映了新時代國家治理對包括檔案信息化在內的檔案工作提出的新要求。高校作為國家教育體系的一個重要組成部分，也不例外，需要認真貫徹執行。

1.1明確了檔案信息化責任

《檔案法》規定，“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全?！贝藯l明確規定了政府及機關、團體、企事業單位在檔案信息化建設方面的法定責任，體現了信息化建設“規劃先行、整體規劃”的理念以及保障檔案數字資源的安全保存和有效利用的目標導向，對高校檔案信息化建設具有重要的指導和促進作用。

1.2對檔案信息化內容作了具體規定

《檔案法》規定，“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接?！贝藯l是對檔案信息化相關系統平臺建設及兼容的規定，能直接促進高校檔案管理信息系統建設與高校信息化建設同步推進，協調兼容。

1.3明確電子檔案法律效力

《檔案法》規定，“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！彪娮訖n案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。這明確了電子檔案的基本要求和法律地位。這為維護高校電子檔案的完整、準確和安全提供了法律依據。

1.4傳統載體檔案數字化

《檔案法》規定，“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。”這對高校檔案數字化有重要指導和促進意義。

1.5加強增量檔案電子化

《檔案法》規定，“電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。”此條規范和明確了高?！霸隽侩娮踊惫ぷ鞯幕疽?，對高校這方面工作也有重要的約束作用。

1.6推進數字檔案館建設

《檔案法》規定，“檔案館負責檔案數字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數字檔案館。”此條是對檔案館信息化責任與內容的規定，也是高校檔案館工作的重要方向和目標。

1.7共享數字檔案資源

《檔案法》規定，“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用?！贝藯l是對檔案數字資源共享利用的規定，會促進高校檔案信息資源共享。

2高校檔案信息化建設存在的主要問題

2.1對檔案信息化建設重視不夠

一些高校領導及檔案部門忽視檔案信息化建設，整體信息化與檔案信息化脫節。從學校層面看，未把檔案信息化統籌到學校信息化規劃之中，檔案信息化建設往往被邊緣化；從檔案部門層面看，由于沒有提前謀劃和主動融入，導致檔案信息化建設舉步維艱。

2.2對電子檔案的重要性認識不足

高校一些業務部門及人員對電子檔案認識有偏差，認為業務系統形成的電子數據不是檔案，檔案部門不需要管理；認為電子檔案不可靠、不安全、不可信，沒有想辦法把電子檔案管起來；認為電子檔案就是檔案［2］，跟紙質檔案一樣不需要作特別的規定。許多高校辦公自動化系統、業務系統沒有電子文件歸檔功能，電子檔案管理缺乏信息系統平臺支撐。

2.3檔案信息化標準規范建設缺失

電子檔案標準化、規范化建設是高校檔案信息化建設的保障。目前一些高校還沒有制定電子檔案管理辦法或實施細則，也沒有制定統一技術標準包括數據接口標準、數據轉化標準等，電子檔案管理無法可依、無章可循。高校普遍存在電子檔案標準不健全、管理不規范、法律效力不明確等問題，電子檔案真實、完整、可用、安全的“四性”目標難以保障，電子檔案共享利用也難以實現。

2.4檔案專業化管理人員缺乏

隨著新技術的快速發展，檔案管理工作進入了電子化、網絡化、智能化時代，傳統的檔案管理模式已經不適合時代發展的需要，檔案管理更傾向于電子檔案管理的模式。目前很多高校的檔案工作人員沒有專業的檔案管理知識，又缺乏相應的信息技術知識及技能，對檔案信息化管理認識不足，造成高校檔案管理工作人員綜合素質較低，影響電子檔案歸檔工作的正常開展，阻礙了高校檔案信息化建設［3］。

3高校檔案信息化建設的主內容思路

高校應根據《檔案法》有關檔案信息化建設的規定和求，依托文件共享技術、OCR全文識別技術、數據挖掘技術，將傳統的紙質檔案管理模式逐步向以電子文件為對象的電子檔案管理模式轉變。工作內容主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設等四大方面。

3.1檔案基礎設施建設

檔案信息基礎設施建設是檔案信息安全的前提，這是因為信息基礎設施是電子檔案管理利用的最基本物質條件，其安全狀況直接影響到電子檔案信息的安全?！稒n案法》第三十五條著重強調了采取措施保障檔案信息安全。高校在檔案信息化建設過程中必須加強檔案基礎設施建設。

3.2檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案工作的重要基礎。高校應加快推進數字檔案館建設，把數字檔案館建設納入信息化建設的整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，推進高校數字檔案信息資源建設，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。《檔案法》明確了開展檔案信息資源建設的兩種途徑，即“增量電子化和存量數字化”。高校開展檔案信息化建設應當加強檔案信息資源建設，加快推進傳統載體檔案數字化工作。應采用先進成熟的設施和技術，在嚴格遵循規范標準的條件下，確保檔案數字化質量。將電子文件歸檔管理納入高校重要工作日程和信息化建設總體任務，保障檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導，實現電子文件在線移交、接收和歸檔。明確電子文件的歸檔范圍和管理任務，規范開展電子文件整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用等工作，規范應用軟硬件設施，提高電子文件歸檔質量和管理水平，加快推進傳統紙質檔案工作管理模式向電子檔案管理模式的轉變。

3.3應用系統建設

應用系統建設是指檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。《檔案法》強調必須采取必要的檢測措施，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，以保證電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。應用系統建設必須涵蓋電子檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀的全生命周期管理，確保電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。高校開展檔案信息化建設應當著力推進應用系統建設，確保檔案信息化建設的功能需求和整體效能。

3.4標準規范建設

標準規范建設是檔案信息化建設能夠長期發揮作用的根本保證。隨著檔案數字化建設的推進，檔案數字化建設的相關標準規范在理論和實踐中存在著許多需要解決的問題。高校推進檔案信息化建設必須規范檔案數字化、電子檔案管理、電子檔案利用、操作人員行為等管理制度及規范標準，利用物防、技防、人防“三位一體”的保障體系，確保電子檔案管理新模式下檔案信息及信息系統的安全。

4高校檔案信息化建設的實施措施

4.1增強對檔案信息化重要意義的認識

新修訂的《檔案法》通過對檔案信息化的全方位規定，為高校全面實現以信息化為核心的檔案管理現代化提供了法律保障。高校檔案信息化建設包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設、安全保障體系建設、人才隊伍建設等，是一項復雜的系統工程，涉及學校工作的方方面面。高校應將檔案信息化納入學校信息化發展規劃，推進數字檔案館建設，確保電子檔案的安全和利用；應結合學校的實際，統籌規劃，有計劃、有步驟、有重點地分步實施。

4.2強化對電子檔案管理重要性的認識

新修訂的《檔案法》明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著高校辦公自動化的推進，各部門在起草文件和開展業務工作過程中形成大量的電子文件，這些電子文件沒有按照要求進行歸檔，導致紙質檔案和電子檔案雙套管理沒有達到標準化、規范化。必須轉變觀念，提高認識，將電子檔案管理作為檔案信息化建設的一項重要任務，建立符合規范的檔案信息管理系統和相關管理規范標準，推動電子檔案管理從雙套制向單套制轉變，開拓檔案工作新局面［4］。

4.3加強電子檔案管理制度和標準建設

制度保障是有序推進高校檔案信息化建設的重要舉措。高校應加強電子檔案規范化管理，在制定電子檔案管理相關標準規范時，依據國家及有關部門關于電子檔案標準，規范電子文件從生成、歸檔和利用整個流程，制定完善的電子檔案管理具體標準規范。目前，我國已有了比較完善的電子檔案管理的文件存儲格式、元數據、電子簽名、數據交換、封裝等技術標準，但針對高校電子文件檔案歸檔管理技術標準還需要根據高校特點進行細化，以推動高校電子檔案管理標準化和規范化。廣東省高校檔案工作協會為推動廣東高校電子檔案歸檔，啟動了“廣東省高校電子文件歸檔元數據管理規范研究”項目。此規范從廣東省高校電子文件歸檔實踐出發，遵循國家和行業關于電子文件和電子檔案管理相關標準和規范，匯聚了廣東省高校檔案工作協會123個會員單位電子文件歸檔元數據管理實踐經驗，探索符合廣東省高校電子文件歸檔管理的元數據標準規范，會直接促進電子檔案管理制度化、規范化。

4.4加強信息化檔案人才隊伍建設

人才是高校檔案信息化建設的根本。因此，選擇高素質的人才作為檔案管理工作人員，是高校實現檔案信息化建設的重中之重。一方面，應當提高檔案工作人員的綜合素養，熟悉高校各個部門的業務現狀，具有一定的計算機知識，為做好高校檔案信息化管理工作打好基礎；另一方面，招聘先進技術型人才，促進高校檔案信息化建設。信息化檔案從業人員應具備豐富的檔案管理知識以及實踐經驗，熟練掌握電子技術、數字通信技術，不斷提高綜合素養，時刻關注電子檔案管理和檔案工作前沿動態，與時俱進，才能真正為高校檔案信息化建設提供有力的保障。新修訂的《檔案法》中“檔案信息化建設”專章入法，為高校檔案信息化建設提供了有力的法律保障，作為檔案管理人員，應當清醒地認識到高校檔案信息化建設是今后高校檔案工作的發展方向，創新檔案管理的模式和工作思路，緊跟時代發展步伐，不斷創新檔案信息化建設理念和方式方法，及時發現和解決檔案管理過程中存在的問題。各高校應結合自身特點，準確理解把握新《檔案法》，在檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設、安全保障體系建設、人才隊伍建設等方面做好銜接，使得高校檔案管理工作更加規范，更加高效，不斷提高高校檔案信息化建設水平，更好地為高校教學科研服務。

參考文獻：

［1］錢毅.從全面保障檔案信息化工作，助推社會數字轉型———新修訂《檔案法》信息化條款述評［J］.北京檔案，2020（10）：4—7.

［2］鄭金月.為加快檔案信息化戰略轉型提供法治保障———對新修訂的《檔案法》新增檔案信息化建設規定的若干思考［J］.中國檔案，2020（8）：33—35.

［3］孟祥富.大數據環境下的高校檔案信息化管理探討［J］.檔案管理，2019（4）：85—86.

［4］許建智，王艷艷.新時期檔案信息化建設的幾點思考［J］.檔案建設，2020（10）：50—53.

作者：王潔珩