機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理問題及策略

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摘要：推進(jìn)檔案數(shù)字化管理是機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展必然趨勢。在共享視域下推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理，必須牢固樹立共享服務(wù)理念，建立共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，整合共享服務(wù)資源，強(qiáng)化共享服務(wù)安全，提升人員素質(zhì)能力。

關(guān)鍵詞：共享視域；機(jī)關(guān)檔案；數(shù)字化管理；共享

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的深度融合和應(yīng)用，機(jī)關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)已成為時代潮流。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)主要目的是提高檔案服務(wù)的效率，共享是提高檔案服務(wù)效率的重要途徑[1]。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)，可以更好地實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案資源的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。

一、共享視域下機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的意義

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面[2]。1.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理，有助于提高檔案管理效率。在機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理工作程序煩瑣、流程冗長、效率低下，特別是在檔案資料利用過程中，僅對于檔案信息資料的收集就可能會耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，如果檔案資料歸檔不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確，還會降低檔案信息查詢準(zhǔn)確性，影響檔案管理人員的工作積極性。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的實施可以優(yōu)化檔案信息查詢流程，簡化檔案信息利用程序，減少檔案資料丟失損毀，明顯提高機(jī)關(guān)檔案管理人員工作積極性。因此，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理具備檔案管理的高效性、便捷性、準(zhǔn)確性等優(yōu)勢，有助于提高機(jī)關(guān)檔案管理效率。2.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理有助于提高檔案利用率。機(jī)關(guān)單位在開展業(yè)務(wù)工作過程中積累了大量檔案資料。這些檔案資料對于不同階段的業(yè)務(wù)開展具有很強(qiáng)的參考借鑒價值。如果機(jī)關(guān)檔案管理還是繼續(xù)采用傳統(tǒng)的管理模式，需要檔案資料的時候還要到檔案管理部門調(diào)取信息，不僅利用程序煩瑣、效率低下，還可能造成檔案資料的丟失。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理，可以把檔案信息儲存在檔案管理系統(tǒng)中，需要調(diào)取相關(guān)檔案的時候，可以直接通過檔案管理系統(tǒng)查閱，大大提高了機(jī)關(guān)檔案利用效率。由此可見，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理可以為檔案用戶共享使用創(chuàng)造條件，檔案用戶可以多人異地同時查閱，快速查找檔案信息，減少檔案查詢時間，提高機(jī)關(guān)檔案利用效率。3.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理有助于提高檔案管理效益。機(jī)關(guān)檔案管理，社會性應(yīng)該是要放在第一位的，但是在確保機(jī)關(guān)檔案管理社會性的基礎(chǔ)上，還要提高機(jī)關(guān)檔案管理的經(jīng)濟(jì)性，盡可能減少檔案管理的人力、物力與財力投入[3]。在機(jī)關(guān)檔案傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理人員所從事的檔案工作挑戰(zhàn)性較小，以重復(fù)性勞動為主，長此以往導(dǎo)致他們在工作中存在一定的反感心理，可能導(dǎo)致工作質(zhì)量和工作效率、機(jī)關(guān)檔案服務(wù)水平的下降，甚至對機(jī)關(guān)社會形象產(chǎn)生負(fù)面影響。因此，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理可以提高檔案管理人員工作積極性。電子檔案存儲節(jié)約了大量辦公用房，減少了實體檔案存儲維護(hù)費(fèi)用，不僅提高了機(jī)關(guān)檔案管理效率和服務(wù)水平，還可以大大降低機(jī)關(guān)的資源投入，提高機(jī)關(guān)檔案管理效益。

二、共享視域下機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與問題

推動機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，對于提升檔案管理服務(wù)水平具有重要作用[4]。但在實踐過程中，受管理意識、人員能力素質(zhì)、服務(wù)體制機(jī)制等影響，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中還存在諸多問題，主要體現(xiàn)在以下三個方面。1.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理缺少服務(wù)意識。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理部門不僅承擔(dān)了機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部管理職責(zé)，還承擔(dān)著外部服務(wù)職能[5]。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中，機(jī)關(guān)檔案不僅要服務(wù)本單位或本部門，還要為社會公眾做好檔案服務(wù)，才能更好地體現(xiàn)檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的作用。但是，在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中，檔案管理部門的服務(wù)意識較為淡薄，主要是由兩個方面的原因造成的：首先，機(jī)關(guān)檔案管理缺乏必要的外部監(jiān)督。監(jiān)督機(jī)制是機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理機(jī)制的重要組成部分，但是現(xiàn)階段沒有建立機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，外部監(jiān)督機(jī)制也缺失，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理人員的服務(wù)意識淡薄，不僅影響了機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理工作的開展，也限制了機(jī)關(guān)檔案的共享服務(wù)。其次，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理工作宣傳引導(dǎo)不到位，未能牢固樹立機(jī)關(guān)檔案服務(wù)社會的思想理念，阻礙了機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理服務(wù)質(zhì)量的提高。2.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)能力不足。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中，人才是最活躍、最關(guān)鍵的因素，也是主要的推動力量。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理之間差距較大，特別是要求檔案管理人員具有專業(yè)的數(shù)字檔案管理素質(zhì)與能力。一些機(jī)關(guān)在推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)的時候缺乏專業(yè)數(shù)字檔案管理人才，主要是由兩個方面原因造成的：首先，機(jī)關(guān)檔案管理人員招聘工作缺乏規(guī)劃，過于看重人員學(xué)歷、畢業(yè)院校和專業(yè)，但是對于人員的數(shù)字檔案管理實際能力缺乏考察，導(dǎo)致招聘的檔案管理人員素質(zhì)能力無法勝任實際工作需要，不僅影響機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展，還影響了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案發(fā)揮信息服務(wù)功能。其次，機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于人員編制緊張和工作任務(wù)量較大等多方面原因，缺少對檔案管理人員知識與能力的持續(xù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其知識無法勝任機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理要求。3.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)體制機(jī)制不健全。基于共享視域推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理，必須建立機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)體系，這也是機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)開展的重要保障，對其具有決定作用。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理實踐中，還面臨著共享服務(wù)體制機(jī)制不完善等問題，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：首先，機(jī)關(guān)檔案管理制度落后，與機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理實際不相匹配，對機(jī)關(guān)檔案管理人員的數(shù)字共享服務(wù)行為缺乏約束，特別是對機(jī)關(guān)數(shù)字檔案信息的安全管理缺乏約束力，在設(shè)計機(jī)關(guān)檔案管理制度時，缺乏對共享的規(guī)劃與融入，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理制度中缺失數(shù)字檔案共享服務(wù)要求。其次，機(jī)關(guān)檔案管理制度缺乏獎懲機(jī)制。開展機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)，必須有相應(yīng)配套的獎懲機(jī)制，從而更好地提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作積極性。但是在設(shè)計機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)制度的時候，由于未能建立完善的獎懲機(jī)制，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)意識缺位、能力不到位。

三、共享視域下提升機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理水平的對策

針對當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中存在的問題，主要從以下五個方面提升機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理水平[6]。1.樹立機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)理念。共享視域下推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理，必須把共享服務(wù)理念放在第一位。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的共享服務(wù)開展，要以協(xié)同理念為基礎(chǔ)，清除機(jī)關(guān)數(shù)字檔案共享服務(wù)的界限，以“一盤棋”思想來構(gòu)建機(jī)關(guān)數(shù)字檔案共享服務(wù)體系。首先，要重視現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理中的深度應(yīng)用，對機(jī)關(guān)各類檔案資源進(jìn)行整合，建立基于用戶需求的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺。其次，在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中，結(jié)合機(jī)關(guān)檔案用戶需求和現(xiàn)代信息技術(shù)特點，提供適配場景需要的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案資源服務(wù)場景，重點可以借助各類移動終端和智能終端，建立機(jī)關(guān)數(shù)字檔案共享服務(wù)系統(tǒng)，并確保機(jī)關(guān)數(shù)字檔案資源接入服務(wù)的快速性和便捷性。2.建立機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案用戶需求是機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)開展的源頭。但是，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中推進(jìn)共享服務(wù)，利用空間的有限性是其主要制約因素。機(jī)關(guān)檔案傳統(tǒng)管理模式中，各個區(qū)域、行業(yè)、部門的檔案管理要求不盡相同，基本上采取各自為政的檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，不僅技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)存在差異，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，直接限制了機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理中的共享服務(wù)工作開展。因此，要建立健全機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，就要對機(jī)關(guān)數(shù)字檔案共享服務(wù)范圍和內(nèi)容進(jìn)行明確，在共享服務(wù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)上實現(xiàn)協(xié)同，以一個標(biāo)準(zhǔn)框架推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)工作。總之，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)工作的推進(jìn)，不僅要針對機(jī)關(guān)檔案管理工作實際開展，還要在共享理念之下建立統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。3.整合機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)資源。資源整合是實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)的重要內(nèi)容。首先，在對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)資源進(jìn)行整合過程中，不僅要考慮機(jī)關(guān)檔案的自身特點，還要充分考慮檔案用戶的實際需求，確保供需平衡。因此，要建立基于用戶需求的機(jī)關(guān)檔案數(shù)字資源系統(tǒng)，確保機(jī)關(guān)數(shù)字檔案資源是用戶真正需要的。其次，在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)過程中，機(jī)關(guān)檔案管理部門和檔案管理人員要主動轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，把機(jī)關(guān)檔案服務(wù)工作積極延伸到社會更多群體之中，變被動為主動，對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)范圍進(jìn)行拓展延伸，把機(jī)關(guān)數(shù)字檔案價值發(fā)揮到最大化。最后，要主動應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)，對用戶需求進(jìn)行深度挖掘，精準(zhǔn)把握用戶對機(jī)關(guān)數(shù)字檔案資源的個性需求，為其提供精準(zhǔn)檔案服務(wù)，提升機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)的效率與水平。4.強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)安全。安全是機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)的生命線。為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)的安全性，必須從管理、組織、技術(shù)等方面共同入手，全面保證機(jī)關(guān)數(shù)字檔案資源安全。首先，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)制度建設(shè)，采取自上而下和自下而上相互結(jié)合的方式，建立共享服務(wù)安全制度體系，涵蓋管理制度、執(zhí)行制度、行為制度和監(jiān)督制度。其次，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)組織建設(shè)，成立專門的推進(jìn)保障機(jī)構(gòu)，明確機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)實施部門和人員的職責(zé)，以及檔案管理部門和機(jī)關(guān)其他部門之間的配合職責(zé)，建立“分工不分家”的工作推進(jìn)局面。最后，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)技術(shù)保障，注重云技術(shù)在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案傳輸、存儲中的利用，注重大數(shù)據(jù)技術(shù)在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案開發(fā)、利用中的應(yīng)用，不僅可以保障機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)資源安全，還可以確保機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)質(zhì)量。5.提升機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)人員能力。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中，要建立一支專業(yè)的數(shù)字檔案管理人員隊伍，并加強(qiáng)對他們的服務(wù)能力培訓(xùn)。首先，要注重機(jī)關(guān)檔案管理人員招聘選拔，不僅要注重對檔案管理知識與能力的考察，還要注重對數(shù)據(jù)管理能力的要求，以及對檔案共享服務(wù)意識的考核，選拔和培養(yǎng)檔案管理基礎(chǔ)知識扎實、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用熟練、檔案管理能力強(qiáng)的專業(yè)服務(wù)人員。其次，要加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案管理人員的共享服務(wù)能力培訓(xùn)，通過舉辦各類培訓(xùn)活動提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與能力，使他們能夠更好地適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理發(fā)展趨勢，更好地應(yīng)對機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)新要求。在共享視域下，現(xiàn)代信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理共享服務(wù)是必然趨勢，也是機(jī)關(guān)檔案資源更好發(fā)揮社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要路徑。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中，要牢固樹立共享服務(wù)理念，建立共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，整合共享服務(wù)資源，強(qiáng)化共享服務(wù)安全，提升人員素質(zhì)能力。

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作者：姜東艷