紙質檔案論文范文10篇

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

檔案的法律定義是“過去、現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家與社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的記錄”，而學校是集中保存大量檔案與文獻的一個場所。隨著教育建設投入的加大，有條件的中高等學校都興建了較大規模的圖書館，并在其中保存檔案與文獻。圖書館中文獻資料的借閱與使用十分頻繁，對于一些珍貴卻很有價值的文獻，又不能完全封閉保存。這些都促使著學校檔案與文獻的管理迅速地向著數字化與信息化方向發展。

1學校檔案與文獻管理的特點

1.1學生信息檔案數量巨大

學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此，學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校，基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻的重要程度高

規模較大的學校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息，但是一旦學歷學位證書遺失，最終回到學校補辦時，還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

摘要：本文基于教育教學全過程質量管理理念，根據當前畢業論文指導環節教學檔案歸檔和利用現狀，提出了教學檔案管理及利用的對策和措施，為發揮高校檔案作用，促進教育教學質量的提高提供思路。

關鍵詞：畢業論文；教學檔案；歸檔管理；過程管理；服務流程

1引言

2018年8月，教育部《關于狠抓新時代全國高等學校本科教育工作會議精神落實的通知》，明確指出要堅持問題導向，切實提高畢業論文（設計）質量，加強對選題、開題、答辯等環節的全過程管理。畢業論文指導環節是運用書本知識和技能進行創新創作的過程，是獨立意義上的承擔科研項目或企業課題的起點，是應用型本科高校人才培養的最后和關鍵一步。[1]在畢業論文指導環節，以需求為導向強化教學檔案的信息化管理和利用，能夠提高畢業論文質量，進一步實現高校檔案教書育人的價值和功能。[2]

2目前高校畢業論文歸檔和利用現狀

2.1非紙質化的分散狀態。目前，畢業論文相關文檔包括題目任務書、開題報告、論文、保證書、質量評價表以及答辯記錄等已經不再是紙質版，而是采用電子版，因沒有統一進行信息化歸檔管理而處于分散狀態。從教師利用的角度看，論文題名的采用專家人工審核方法，不僅工作量大、效率低下，也不準確。從學生利用的角度看，歸檔不完整導致畢業論文低層次重復，難以在原有的基礎上提高。2.2畢業論文創新型題目偏少。以鄭州航空工業管理學院2020年計算機科學與技術專業262名學生的畢業論文題目為例。應用類題目是主流，而理論研究的題目偏少，創新型題目更是少之又少。研究領域主要是網站類，所占比例高達81%，如圖1所示，畢業論文題目分布不均，低層次題目比較集中，是造成畢業論文質量較低的主要因素之一。2.3畢業論文指導過程無人監控和監督。目前，畢業論文指導過程規范程度不高，多數還處于無序狀態，監控和考核環節不連貫，甚至匱乏。專業負責人收集材料時的督促工作也缺乏制度設計，論文指導質量完全依賴教師的責任心。對于學生來說，由于沒有過程考核，部分學生會以各種借口如考研復習、實習工作等不參與指導過程，導致畢業論文流于形式，最終設計作品和畢業論文質量普遍較低。圖12020屆畢業生論文題目分布情況2.4歸檔工作缺乏信息化支持。教學材料整理歸檔工作需要信息化手段支持。畢業論文指導過程形成的材料較多，包括任務書、開題報告、論文成稿、查詢報告、承諾書、質量評價表、答辯記錄、答辯組評價表等。從學生到指導教師，到答辯組教師，如有更新，則需要重復這個過程。這些材料收集整理和歸檔工作量大，如果采用教學檔案管理系統則會減少很多中間環節，大大提高工作效率。

1教學檔案信息化管理的意義

教育信息化不僅體現在教育教學過程的信息化，應涵蓋教育教學的各個環節，其中包括教學檔案管理的信息化。在大數據時代背景下，將信息技術手段與教學檔案管理深度融合，實現教學檔案管理信息化，是時展的必然，無論是對學院還是學校而言都具有重大意義。1.1提高教學檔案管理人員的工作效率。教學檔案包括培養方案、教學大綱、教學日志、聽課記錄表、教學會議記錄、試卷、成績登記表、實習報告、畢業論文、教師以及學生獲獎證書等材料。其中，有紙質材料、電子材料(包括電子文檔、電子表格、PPT、圖片、視頻、音頻等)，如果能將所有紙質材料進行數字化處理，并按照一定的存儲和命名規則將之進行存儲、管理及利用，既打破了存儲和使用在時間、空間上的局限，為調取和查看提供便利，又節省了教學檔案管理的時間和成本，進而實現教學檔案管理效率和質量的提升。1.2為教學資源共享提供環境。教學檔案存儲入檔的目的是為后續的教學活動提供借鑒。因此，教學檔案的服務領域不應只局限于教學管理者，還應面向學生、教師、學校甚至面向社會開放，從而擴大教學檔案的功能范圍，拓展教學管理的應用價值[3]。就目前來看，很多教學檔案的存儲和管理存在不集中、不系統、不完整的情況，而且大都是直接將紙質文檔進行存儲，不僅占用大量存儲空間，也不便于查閱和共享，同時還存在遺失的風險。1.3為檢查、考核及評估提供數據支撐。每年學院要接受來自教育部、教育廳以及校內的各類考核和評估，包括：教育部例行的本科教學合格評估和審核評估等；教育廳對省內各高校本科專業要實施隨機抽查評估等；學校層面開展的有教學檔案檢查、崗位績效考核、目標考核、本科教學年度考核、教學專項評估以及每年一度的貢獻度數據采集等。頻繁、密集的考核評估需要強大的數據提供支撐，其中涉及大量的教學檔案。教學檔案是否豐富、全面、完整、系統、高質量直接影響考核和評估的結果。1.4以滿足創建智慧校園、數字化校園的需求。智慧校園、數字化校園是現今各大學校力爭實現的目標。教務、教學、學術及科研等形成的海量教學檔案的信息化管理則是建設智慧校園、數字化校園的重要環節。1.5為數據的開發利用建立基礎。存儲的第一手原始紙質材料，只承載了一些初級的信息，需要加工成系統的、主題突出的、適合的成果資料，才能充分發揮其價值。如果能將期末試卷及相關表格、教學日歷、聽課記錄表、教學會議記錄等紙質檔案進行數字化、信息化處理，一方面可以規避材料遺失后造成的損失；另一方面可以將這一部分材料進行深入的篩選和挖掘，將“死檔案”變成“活信息”，進一步提煉教學檔案中的有用信息[2]。

2當前教學檔案信息化管理的現狀

目前，大多數高校二級學院教學檔案管理主要有學院統一集中式管理和學院內各專業團隊分散式管理兩種模式[4]。以貴州大學外國語學院教學檔案管理為例，主要采取學院統一集中式管理模式。教學檔案管理的職責主要由教學科工作人員承擔。教學檔案主要分為紙質檔案和電子檔案，紙質檔案包括學生實習報告、畢業論文、教學例會記錄、領導以及督導組聽課記錄、教學日歷、考場記錄表、學生登記表、試卷審核表、教師出題明細表、期末考試試卷及答題紙等；電子檔案主要包括學生學籍信息、成績單、教師學生申報項目以及競賽的名單匯總表等。在進行教學檔案管理的過程中，發現主要存在以下問題：2.1教學檔案管理缺乏規范性。一方面，管理教學檔案的工作人員專業素養不高，缺乏檔案管理的專業知識；另一方面，未專門出臺關于教學檔案管理的歸檔范圍、類別劃分、整理要求、立卷規則、存儲形式和保存年限等的規范性文件。所有紙質檔案以及電子檔案的命名、目錄編排僅按照教學科人員個人的理解進行操作。因此，教學檔案管理人員的管理水平有待提高，管理方法有待改進，規范性有待加強[5]。2.2檔案內容整體性弱。我院教學科總共有3位工作人員，各自承擔的主要工作分工較為明確，職責范圍明晰，同時各自負責保管各自的工作及相應板塊的文檔資料，在考核或評估時，教師將各自手中的文檔進行整理和綜合，再統一進行匯總。這種粗放的檔案管理模式導致不同類型、不同種類的教學檔案很難集中到一起，不僅不利于統一保管，還不利于調取和利用。2.3檔案數字化管理不足。教學檔案中，電子檔案材料不多，絕大部分是紙質材料。而工作人員主動運用信息技術處理教學檔案的能力不足，不能快速、有效地將紙質材料轉變為電子檔案材料，檔案數字化管理較為欠缺。2.4檔案再開發利用率低。由于大部分教學檔案還是紙質材料，未將其變為可進一步開發利用的電子檔案材料，也沒有進一步對現有的電子檔案材料深度挖掘，導致教學檔案再開發利用率低。

3高校二級學院檔案管理改進策略

教學檔案信息化管理不僅是教學信息化管理的重要環節，也是衡量一個學校是否實現教育信息化的重要指標。教學檔案信息化管理主要業務流程包括數據收集、數據管理以及數據利用。因此，要改革教學檔案管理的舊模式，實現教學檔案的信息化管理，應主要從人員、制度、軟硬件設備、管理流程及安全等幾個方面著手。3.1確保教學檔案信息化管理人員和制度到位。3.1.1轉變意識。上下聯動開展教學檔案信息化管理實現高校二級學院教學檔案信息化管理，既要轉變檔案管理人員的意識，更關鍵的是要讓領導意識到此舉的重要性。領導的重視程度，直接影響教學檔案信息化管理工作的具體推進與實施。3.1.2落實制度。形成教學檔案信息化管理長效機制“沒有規矩，不成方圓”，制度是措施得以長久施行的保證。學院應制訂檔案管理相關規章制度，以確保檔案信息化得以真正落實，包括落實相關檔案標簽、命名、存儲等具體操作標準，使檔案信息化管理更加規范化。3.1.3提升管理人員專業素養。保持檔案信息化管理的活力教學檔案的信息化管理與原有的管理模式相比，需要更強的管理技術和更專業的管理隊伍作為保障。我院教學科工作人員并非檔案管理等專業背景出身，缺乏檔案管理的專業知識，導致檔案管理過程缺乏科學性、規范性。只有引進專業的檔案管理人員承擔教學檔案管理工作或者對檔案管理人員進行專業、系統的培訓，才有可能讓檔案信息化管理得以高效、持續地進行。3.1.4夯實教學檔案信息化管理設備基礎。學院應加大投入，為教學檔案數字化存儲提供必要的支撐設備、足夠的存儲空間和良好的存放環境[5]。如高速掃描儀、相機等必要的數據采集設備；存儲器、硬盤等存儲設備，服務器、交換機等網絡設備，以及數字化加工、檔案管理等軟件系統。3.2優化檔案信息化管理流程。在對紙質材料進行掃描讀取時，一定要保證掃描圖像清晰、完整；如果掃描圖像文件，需要利用專門的軟件和人工進行處理，將掃描后的教學檔案信息進行檢查、糾偏、去污、裁邊、文字識別處理，以提高教學檔案信息化質量。在對圖像資料進行存儲時，首先應根據圖像存儲格式，按照教學檔案特點采用“1份文件1個檔案號”的形式，將處理的數字化檔案進行存儲；其次將所有文檔資料進行建庫，建庫時應注意建立數據格式，直接或間接利用XML文檔建立教學檔案數據交換目錄索引數據庫；最后要將教學檔案數字化所形成的目錄數據庫、圖像數據庫，利用網絡技術及時將其加載至數據服務器終端，實現所有教學檔案目錄的檢索調閱，即數據掛接。3.3強化數據庫建設。教學檔案數據庫建設是實現教學檔案信息化管理的基礎和核心。其主要是將教學檔案信息化的數據信息結合學院及學校教學檔案管理目標要求，整合成數據集合。具體而言，主要由全文數據庫和目錄數據庫兩部分組成。其中，全文數據庫是將已經整理好的教學檔案利用OCR等文字識別技術將電子文件全文錄入專門的數據庫，以實現后期教學檔案查詢利用時的內容檢索，這也是高校教學檔案信息化建設的更高目標；目錄數據庫是將教學檔案中的卷內目錄、案卷目錄中的年度、題名、檔案號、保管期限、形成日期、主題詞等基本要素全部錄入數據庫中，為后期檔案目錄檢索、檔案查詢奠定基礎。3.4保障檔案管理安全。3.4.1管理員自身的安全意識。教學檔案信息化管理要完善教學檔案信息化安全管理機制，加強日常安全監督檢查，提升檔案工作人員的安全意識、責任意識。3.4.2軟硬件安全。教學檔案信息化管理重點是要做好軟硬件安全管理。因此，需要聯合學院及學校內部的計算機專業人員，積極做好設備故障、損害以及載體破壞的預防性措施；同時做好教學檔案信息化備案，主動應用數據備份及檔案數據信息的恢復機制，做好教學檔案的數據維護和備份工作。3.4.3避免數據非法訪問。在教學檔案信息化建設及管理應用過程中，要明確各人員的不同職責，通過簽訂保密協議，制訂具體的獎懲措施，確保教學檔案的安全性、保密性，杜絕教學檔案被非法查閱和調取。此外，要加強信息化檔案應用系統的安全管理，筑牢安全屏障，如利用多級權限設置及密碼管理等，避免教學檔案數據的非法訪問、篡改及破壞。

一、電子資源引證標注

史家作史，貴在真實，有幾分材料說幾分話。歷史學研究著作的參考文獻的著錄規范與否，是考察其學術水平的一項重要標志。參考文獻的著錄，主要的考量是為了方便讀者可按圖索驥來檢索文獻，目的是證明歷史的真實性。文獻信息資源的引證標注有三種情況：注釋、引文出處、參考文獻。由于電子資源制作、流通和發行等方面不同于傳統紙質文獻，它的著錄規范有獨特之處，在引用時一般需要注明文獻網址、文獻格式和訪問時間等信息。但基本理念是依據紙質文獻的引用和著錄規范，包括：作者、文獻名、出版單位、出版時間。本文針對使用電子資源過程中常遇到的問題從以下幾個方面討論。

（一）電子文獻引證標注與參考標準文獻類型中國的歷史學學術規范主要參考《〈歷史研究〉關于文獻引證標注方式的規定》《〈中國社會科學〉關于引文注釋的規定》《高校人文社會科學學術規范指南》《中華人民共和國國家標準》（GBT77142005）、《科學技術報告、學位論文和學術論文的編寫格式》（GB7713—87）。英文寫作引證規范可依照《芝加哥格式手冊》（TheChicagoManual）標注。電子文獻的復雜性和多樣性無疑增加了學術研究對規范細化的要求。關于電子文獻的引證標注方法國內外的認識正在走向成熟，但仍沒有形成統一標準，一些細節問題需要根據方便他人準確查找的原則具體問題具體判斷。關于是否需要標注文件類型，《〈歷史研究〉關于文獻引證標注方式的規定》《〈中國社會科學〉關于引文注釋的規定》沒有要求，但《中華人民共和國國家標準》（GBT77142005）要求標注。在我國，電子資源的編目和國際接軌，主要依據國際圖聯（IFLA）于1997年出版的《電子資源國際標準書目著錄ISBD（ER）》，以雙字母作為標識：DB—數據庫，CP—計算機程序，EB—電子公告；對于非紙張型載體電子文獻，還要在參考文獻標識中同時標明其載體類型：MT—磁帶，DK—磁盤，CD—光盤，OL—聯機網絡，并以下列格式表示［文獻類型標識／載體類型標識］：DB／OL—聯機網上數據庫，DB／MT—磁帶數據庫，M／CD—光盤圖書專著，CP／DK—磁盤軟件，J／0L—網上期刊，EB／OL—網上電子公告。所以，關于是否引用文件類型和載體類型需要看具體的標準，無論投稿或提交學位論文還是研究報告，都需要一一根據具體要求做相應調整。歷史學科的引證著錄標準并不統一，這一點也需要注意。

（二）不標注網址的電子資源無需引用網址的電子文獻主要指那些來自網絡，且具有穩定載體、格式穩定和類似紙質圖書發行方式的電子資源。如，紙質光學掃描文件和CD、DVD軟件。第一，來自紙質出版物的光學掃描電子文獻無需引用網址。如果能夠確定一份電子文獻是完整掃描且未加任何內容修改的圖像組合而成的電子文獻，僅從參考方面而言應該等同于閱讀了原書，在引注時無需聲明是電子版文獻。這種電子書忠實地再現原文排版的圖像形式，包含出版頁所有信息，如，作者、出版社、出版時間。其參考價值和紙質文獻無異，因為如果將這種電子頁面打印出來和復印原書無異。這類電子文獻的可靠性最高，也是學術研究和寫作所尋求的。如果是通過網絡獲得這類光學掃描電子書，在寫作時標注其格式或來源的網址都是不必要的。第二，原始發行內容未被修改過，且使用虛擬光驅打開的軟件雖通過網絡獲取，仍無需引用網址。包括可以在網絡上傳播的CD和DVD壓縮文件，如，ISO。這類文件需要使用虛擬光驅打開，其實際效果和直接用光驅打開相同，一般在流通環節很難修改，因此可以放心著錄，無需注釋網址。需要注意的是這類資源一般沒有頁碼，所以不需要注釋頁碼，只注明文獻類型、載體類型和出版時間即可。這類軟件有很多種，比如《中國大百科全書》（光盤版）、《牛津英語大詞典》（OEDonCDROM）等。這類文件很穩定，不管何種渠道傳播，如果不是技術人員很難修改內容。其內容不變，參考價值就不變。第三，來自網絡的非掃描電子報紙。這類資源主要是指那些經由電子書公司批量購買加工的報紙。這種資源直接通過報社采購，內容未經修改，一般只是改變格式，以EPUB、HTXT、MOBI為主。這類資源站點主要有漢王書城、亞馬遜kindle和蘋果應用商店。比如，從漢王公司網站“漢王書城”上訂閱和下載的報紙。以《參考消息》為例，每一期的內容和紙質報紙相同，引用時無需注明網址和格式，只注明日期和版號即可。

（三）電子資源引證標注網址方法為方便查詢資源，往往需要標注電子文獻所在網絡地址。網址是統一資源定位符（URL，英語UniformResourceLocator的縮寫）也被稱為“網頁地址”。但是事實上，URL具有不穩定性，經常處于“變動”中。一個網址經過一段時間后再打開就不一定能夠定位文獻。歷史學寫作中一般不鼓勵使用未經紙質出版的網頁文獻，但在有些情況下又不得不用，比如，圖片、統計數據、視頻、最新觀點和唯一可以找到的信息。這種情況下，引用網址時最好做到以下幾點：其一，復制完整的網址。其二，保存全屏為圖片格式。具體方法是，網頁文件另存為“web檔案，單個文件”，最好使用軟件輔助截屏Snagit或者按鍵盤上的PrntScr／SysRq鍵，可以全屏抓圖，在畫圖文件或word文件里粘貼編輯就可以了。這種保存文件方式雙重保險，即便網址變動無法訪問了，仍可拿出證據。這一做法已經廣泛應用于當今網絡社會各個方面，比如，微博留言、網絡銷售的取證。此外，網絡地址的引注方法也應根據具體的規范而變化，如《歷史研究》要求標注日期用漢字，而《中華人民共和國國家標準》（GBT77142005）要求用純數字。以下為例：《歷史研究》規范，文下注釋方式：①王明亮：《關于中國學術期刊標準化數據庫系統工程的進展》，1998年8月16日，http：／／www．cajcd．cn／pub／wml．txt／9808102．html，1998年10月4日。《國家標準GBT77142005》規范，文后參考文獻方式：［2］王明亮．關于中國學術期刊標準化數據庫系統工程的進展［EB／OL］．（19980816）［19981004］．http：／／www．cajcd．cn／pub／wml．txt／9808102．html．綜上所述，電子文獻在參考和引用時要注意其穩定性和權威性，針對不同情況加以區別，參照不同標準，靈活運用規范，需用辯證的方法來提高史學寫作的質量。

二、歷史學電子學術資源狀況與前景

1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。