紙質檔案在檔案信息化管理的作用

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摘要：本文簡明扼要地闡述了紙質檔案的概念及特點，深入分析了紙質檔案的優勢與劣勢，歸納總結檔案信息化管理背景下紙質檔案的重要性，從四個方面提出了發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的對策，能夠對彰顯紙質檔案的重要作用提供有效參考。

關鍵詞：紙質檔案；檔案信息化；管理；重要作用

隨著計算機技術的廣泛應用，檔案信息化管理已經勢不可擋。但是，在電子檔案和紙質檔案并存的背景下，紙質檔案的重要性依然不能忽視。紙質檔案具有自身獨特的優勢，認真研究紙質檔案的特點和重要性，制定科學的對策與措施，充分發揮紙質檔案的重要作用，對提高檔案信息化管理建設的實效具有非常重要的現實意義。

一、紙質檔案綜述

1.紙質檔案的概念及特點。顧名思義，紙質檔案就是以紙張為載體記錄下來的人類活動的信息，包括信札、電報、戶籍、賬冊、契約、日記、書稿、證書、筆記和家譜等等，記錄的方式包括圖表或文字等，其目的是方便日后查閱。紙質檔案管理和使用比較方便，具有三個特點：一是原始性，也即記錄的信息是原始憑證；二是可靠性，也即記錄的信息一般來講都比較可靠；三是耐久性，也即信息存儲介質用起來時間較長。2.紙質檔案的優勢。紙質檔案從產生至今已經有近兩千年的歷史，它之所以能夠有這么長久的歷史生命就在于其具有電子檔案不能替代的優勢。其一，檔案的信息和載體具有不可分離性。這種不可分離性又稱依附性，也即紙質檔案所記錄的信息和紙張這一載體有著穩定的依附性，既不可分離，也難以被修改，使檔案所記錄的信息具有很大的穩定性。紙質檔案把信息和載體有效地結合在一起，使用檔案時只能通過記錄的文字或圖表來獲得信息。其二，紙質檔案能夠體現信息的原始性。紙質檔案是用紙和筆記錄的信息，都是歷史發生的事件，里面的文字或圖表能比較清楚地表達出時間和事件的基本脈絡，能夠讓大眾認同和信服，也容易讓人接受。此外，紙質檔案都有專業的檔案工作人員進行保管，具有非常高的安全性。其三，紙質檔案的載體具有良好的耐久性。紙質檔案保存的時間很長，加之有專業的保管人員，因此，一般不會輕易被損壞。誠然，在保存過程中紙質檔案也會受到氧化、水解等難題，但只要加以注意，并采取有效的針對性措施，這類問題都能得到有效的規避，從而使紙質檔案的壽命更長。3.紙質檔案的劣勢。在漫長的發展過程中，紙質檔案雖然具有一定的優勢，但隨著時間的推移和科學技術的不斷發展同樣也表現出自身的劣勢。其一，紙質檔案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪費大。紙質檔案的記錄、整理、歸檔和保存，不但需要大量的人力、物力，還需要很長的時間，這造成了成本高、浪費大的不良現象。其二，紙質檔案檢索量大，利用效率低下，容易造成資源浪費。一是紙質檔案具有獨占性，只能一人閱讀，難以實現多人同時共享；二是紙質檔案檢索起來工作量很大，檢索所需要的信息比較困難，造成效率不高；三是由于紙質檔案使用不便，很多深層次的檔案信息難以開發和利用。其三，紙質檔案的收集、整理、儲存和管理非常不便，難以滿足社會需求。紙質檔案收集、整理、歸檔比較原始，整理需要大量的人力，儲存需要大量的空間，管理手段也非常落后，根本就無法滿足社會快速發展的要求。

二、檔案信息化管理背景下紙質檔案的重要性

1.紙質實體檔案具有更高的真實性和更強的生命力。檔案的生命力體現在兩個方面，一個是法律憑證，另一個是原始證據。數據化管理時代，較電子檔案相比，紙質檔案具有更高的真實性和法律效力。一是，紙質檔案作為原始性證據，能夠為電子檔案的真實性和法律效力提供有效、可靠的保證；二是，在檔案信息化管理背景下，隨著檔案資料的深度開發和廣泛運用，有效保存并發揮紙質檔案的原始憑證作用的重要性得到進一步提升。2.紙質實體檔案具有更好的穩定性和更大的安全性。在信息化檔案管理中，電子檔案存儲、傳輸和利用的安全性受制于計算機軟硬件系統，因系統穩定性較差，且容易受到病毒和黑客的襲擊，因此，電子信息的安全性較差，安全防護的難度較大。而紙質檔案本身具有很好的穩定性，且具有良好的安全管理模式和經驗，因此，具有更大的安全性。此外，如果電子檔案的安全性受到侵害，紙質檔案則可以提供穩定的安全保障。3.紙質實體檔案的信息保存和利用具有長久性。電子檔案一般都儲存在光盤或磁盤中，以目前的技術條件看，保存和使用的壽命不可能太長。而紙質檔案只要冷暖適宜、干濕適度，沒有人為的破壞，一般壽命均可達千年以上，這已經得到了現代考古學的證實。4.紙質實體檔案可確保檔案真實性。檔案生命力還是在于原始證據、法律憑證這兩個方面。對于檔案而言，要想完全實現數字化與網上合理應用，自然需要先確保檔案真實性以及法律效應這兩點，可是現如今，我國對于電子檔案法律相關內容還尚未及時完善。可是在紙質檔案這一方面就較為完善，所以，紙質實體檔案真實性是毋庸置疑的。紙質實體檔案具有“內容原始性”以及“形式原始性”這兩個特征，因為是實體，所以文件資料字體、圖像、字跡自然也不能隨意更改和替換，可是信息化管理過程中檔案真實性很難確定，一些十分重要的檔案也有可能會被修改。

三、發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的對策

1.更新檔案管理觀念，樹立紙質檔案與電子檔案并存的正確意識。在現代檔案管理工作中，傳統的檔案管理方式正快速向信息化管理方式過渡。檔案管理人員必須及時更新觀念，從內心上真誠地接受檔案信息化管理這一大的發展趨勢，充分認識現階段電子檔案和紙質檔案并存的必然性。一是要加強學習，盡快掌握檔案數據化管理的理論和技能，使自己成為一個復合型的檔案管理人才；二是要充分發揮傳統檔案管理和紙質檔案管理的成熟經驗，創造性地做好傳統檔案管理向現代檔案管理的過渡工作，實現兩者的相互依存和共同發展。2.正確地把握紙質檔案與電子檔案的關系，為充分發揮紙質檔案的作用打好思想基礎。在電子檔案與紙質檔案并存的現階段，正確地把握兩者之間的關系并不是一件容易的事情。紙質檔案和電子檔案既有差異又有聯系，需要辯證看待。兩者的聯系：一是，兩者的記錄價值和作用是一樣的。不管是紙質檔案，還是電子檔案，都具有檔案的現實價值和回溯價值，兩者記錄的都是真實發生的事件，對于檔案閱讀人來講，都具有可鑒定、可取證和可研究的價值；二是，兩者記錄的內容都具有傳承性質。紙質檔案和電子檔案雖然記錄方式不同，但是，記錄的內容卻是相同的，是同一內容檔案的不同建立方法，在記錄的內容上具有傳承性；兩者的差異：一是，兩者記錄載體的壽命和庫房保管上存在一定的差異。電子檔案的保存壽命較短，而紙質檔案的保存時間較長。電子檔案對環境的溫度、濕度和防磁性要求較高，紙質檔案則對環境的溫度、濕度和防火防氧化有一定要求；二是，兩者的收集和整理方法不同。紙質檔案是對已經存在的紙質文件按時間、用途、類型等進行分類和組卷，進行編號和系統化的整理；而電子檔案通過光盤與磁盤對各類電子文件分門別類，進行數據庫備份；三是，兩者利用方式不同。紙質檔案防偽性較高，可以閱覽、復印和外借；而電子檔案使用起來更加方便，不受時間和空間的限制，效率大大提高；四是，兩者在檢索和編目上有差異。紙質檔案需要在文件內的目錄上逐一編目，然后再進行案卷目錄的編寫，其檢索是手工查找和翻閱；而電子檔案則是對磁盤上的序列號目錄進行逐個檢索，能夠快速分類和排序，能夠全文自動檢索；五是，兩者的鑒定程序有差異。紙質檔案形成后要進行多次鑒定，也即價值鑒定、生存期鑒定和復審鑒定；而電子檔案的鑒定程序要在檔案形成之前完成，包括保存價值、保存期限和有無攜帶病毒等不安全因素；六是，兩者在安全防護上有差異。紙質檔案只要對紙張存放的環境進行維護即可，而電子檔案則要防范病毒和黑客入侵等，防護技術需要不斷更新。3.完善檔案管理標準和制度，建立兩者相統一的工作機制。檔案信息化管理是不可逆轉的大趨勢，在目前紙質檔案和電子檔案并存的情況下，必須建立完善的標準和制度，在規范的基礎上把電子檔案與紙質檔案統一起來。一是根據實際情況和工作需要，從長計議，科學確定將已有紙質檔案轉化為電子檔案的格式、標準和制度，盡快完成傳統紙質檔案向電子檔案的轉化工作；二是要科學預測檔案信息化管理的發展趨勢，構建一套具有前瞻性的標準、制度體系，從當下開始，把電子檔案與紙質檔案統一起來，促進兩者的合理共存、科學發展。三是采取“雙套制”檔案保管模式，具體而言，就是對于載體不同可是內容相同的檔案需要進行雙套存儲，即使用雙套來將統一內容的紙質、電子檔案進行存儲。因為紙質檔案與電子檔案之間存在較大的差異以及科學管理實踐創新各自特點，所以，這一管理模式的實施能夠起到良好的保管效果，有效避免出現重復存儲這一現象，同時，還能將兩者之間的優勢有效融合在一起，這不僅能夠將檔案高效存儲以及檢索功能有效發揮出來，同時也能真正實現檔案憑證價值。除此之外，電子檔案本身就因其自身特點可以以副本的形式進行異地存儲，這也能夠有效避免檔案數據信息受到意外的損壞。為此，檔案館在發展過程中一定要真正意識到這一管理模式的價值，結合實際情況來積極使用這一管理模式，這能有效優化整個館藏結構，同時，提升檔案資料保護效果和質量。4.充分發揮紙質檔案的優勢，促進紙質檔案與電子檔案的互補和協調發展。一是要充分利用紙質檔案管理的優勢和經驗，科學推進檔案信息化管理建設工作，構建先進的數據化檔案管理系統；二是根據現代檔案信息化管理的要求，進一步改進和完善紙質檔案管理的各個環節，使紙質檔案對電子檔案發揮更好的基礎作用和補充作用；三是充分發揮紙質檔案的原始憑證作用，關鍵時刻給電子檔案的真實性和可靠性提供保障；四是發揮紙質檔案的穩定性作用，為電子檔案提供可靠的安全保障。做好電子檔案的紙質備份，對重要的電子檔案進行紙質管理，發揮紙質檔案在涉密檔案管理中的作用，能夠給電子檔案提供有效的安全保障；五是發揮紙質檔案的實體作用，提高現代檔案的保存及利用價值。紙質檔案能夠比電子檔案保存更長的時間，做好紙質檔案的管理和保存會讓檔案的價值得到更好的體現。5.積極推進紙質檔案數字化管理。在現實生活之中，傳統紙質檔案與電子檔案之間的相互轉化是十分可行的。對于電子檔案而言，可以在發展過程中借助于紙張打印的形式來向紙質檔案快速轉換，這樣就能有效提升電子檔案直觀性，而不同檔案在這一過程中也能夠起到良好的利用效果。對于紙質檔案而言，使用掃描亦或者是計算機輸入等手段，自然能夠有效轉換成為電子檔案，從而有效提升檔案管理工作效率。針對這一點，在發展過程中就可以基于這一點來做好相互轉換工作，借此來將兩者之間可以共存且十分合適的臨界點及時尋找出來，這樣就能更好地提升檔案管理質量和效率。在推進紙質檔案數字化管理的期間，需要及時借助于掃描儀亦或者是數碼相機等一系列數碼設備來進行數字化加工，這樣自然能夠促使其向磁盤、磁帶、光盤等載體存儲形式而轉化。在恢復檔案材料模糊褪變字跡以及對于污損殘缺照片的時候，這一技術也能夠起到一定的恢復促進效果，同時及時改變檔案利用孤本狀態，讓更多的人能夠參與到資源共享之中。最后，在紙質檔案數字化管理真正實現之后，即可直接將已經開放的檔案上傳到網絡上，這樣就能便于使用者無限期的查詢與使用，從而有效擴大使用者檔案空間，減少原載體檔案因為頻繁使用而造成的損害，而紙質檔案存儲以及使用壽命也能夠因此而得到有效提升。6.及時改進與調整檔案存儲設施。只有真正將電子檔案與紙質檔案有效結合應用，才能將其價值有效發揮出來。因為這兩者均需要依賴于物質狀態而存在，所以，安全性以及完整性要想真正得以保障，還是離不開一定的設施和基礎來作為保障，畢竟紙質檔案存儲信息量并不大，在長時間積累的案卷之前，紙質檔案在存儲過程中庫房壓力不小；而電子檔案的存在則能有效改善這一問題，因為光盤具有較大的信息存儲量，也并不需要較大的存儲空間，在具備基礎保管的條件下還能有效減輕庫房壓力，有效節約了不必要的資金。

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作者:張靜 單位:陜西鋼鐵集團有限公司