紙質檔案論文范文

導語：如何才能寫好一篇紙質檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

2.2灰塵影響的差異

灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

2.3外來磁場和機械震動影響的差異

磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

2.4光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

3技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

4信息保護的差異

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現狀分析

保證城建檔案完整、齊全、系統移交，依靠的是法律、行政、經濟三位一體的制約保障手段。但在具體執行時，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經過多年的法制建設，檔案法制體系已初步構建，但細化不夠，可操作不強。國家有關檔案法規比較宏觀，強制性較弱，只規定了程序過程，而對令不行、禁不止的行為監管處理辦法相對欠缺。據筆者多次調研考察了解，內地很多省市地方性城建檔案法規尚未跟上，針對性不強，執行檔案法律法規力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設行政主管部門以及規劃、質監等部門支持把關。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現工作斷鏈和漏洞，監管責任不清晰，容易出現推諉扯皮現象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據了解，湖南省內大多數城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因為人員配備、執法經驗以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時，城建檔案部門是否應具有行政職能在業界意見不一。如瓦房店市檔案局認為，城建檔案館是一個文化事業單位，不具備行政職能的基本條件。事實上，這也是大多數城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發展中“行政職能部門”給“文化事業單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應注重的是其實效價值，而非其行政執法功能。目前，一些建設部門實行了聯動機制，對移交城建檔案在程序上進行了進一步理順，邁出了規范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質量的優劣掛鉤，作為其重要參考數據之一，筆者認為還有很多工作要做。三是經濟手段不長效。經濟手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設單位交納一定檔案押金。對確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設資金，對重點工程和邊施工邊報建工程的檔案報送缺乏制約等。上世紀九十年代，國家已取消檔案保證金的收取，經濟手段不再存在。

當今城市快速發展，社會對信息需求具有廣、快、精的特點。城建檔案信息量大、類別雜，必須實行標準化、信息化管理才能適應社會的需求。國家檔案局辦〔2010〕116號文件明確指出，數字檔案館建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統運行、項目驗收、運行維護等諸多環節，需要各業務部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項長期的工作任務。建設數字城建檔案館必須要大量資金投入，這個過程不像建設項目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負責人缺乏長遠眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財力，檔案經費緊張，管理和開發利用設施落后，還停留在計算機應用初級階段。同時，檔案宣傳、調研工作也難以開展，社會對城建檔案部門了解甚少，一些服務對象不知道到哪個部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現狀不符，服務被動，利用有限，難以滿足社會需求，如城市地下管網檔案等，不能發揮城建檔案信息的優勢。反過來，利用率的低下又嚴重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環。

對策措施

筆者認為，要增加城建檔案事業的動力與活力，確保與城市建設、經濟建設協調發展，當務之急是要加強以下幾個方面的工作：加強配套法規建設，完善檔案法制體系依據《檔案法》、《城鄉規劃法》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規，借鑒沿海城市做法，結合本省實際，可由省人大或省政府制定《城建檔案管理辦法》、《建設工程檔案專項驗收認可辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重針對性、配套性和操作性。一是應明確城建檔案接收范圍。城建檔案的范圍和城建檔案館的接收范圍必須明確界定，同時明確規定城建檔案的歸檔時間和報送要求。二是應明確城建檔案機構行政職能和行政執法資格。賦予城建檔案業務指導、行業管理和監督職能。明確城建檔案經費納入城建經費年度計劃，特別是《數字城建檔案館的建設》要立項，列入年度預算。三是城建檔案法規應列入城建法規體系。即在規劃、工程質量、房地產等法規中體現城建檔案要求，明確城建檔案的執法條款，明確城建檔案執法人員職責和處罰細則。建立檔案領導機構，理順行政管理機制一方面，組建綜合協調機構。

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造成城建檔案質量問題的原因

城建檔案是以某個建設項目或一個單位工程為獨立對象，是每個項目或單位工程建設活動中產生的文件材料，其中包括工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收等部分，每個部分又包括多個歸檔文件，少則四五項，多則二十幾項。如工程檔案C類施工文件的內容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結構工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃氣工程施工文件；C4通風空調工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個部分又由具體的文件圖表組成。數量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對較高，這類檔案又不可能完全使用標準的檔案用紙。另外，建設工程是一項特殊的生產，建筑實體龐大且固定，工程環節多，涉及面廣，因而檔案會有相對較長的形成周期。所以在漫長的形成周期內，對于紙質檔案如不嚴加保護，高質量的建設工程檔案是難以保證的。

施工、監理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質量問題埋下了隱患。有些施工、監理公司沒有專業的建設工程檔案技術人員進行管理，公司為節省開支，選擇技術員作為兼職檔案員負責檔案工作，不僅工作量大，而且不夠專業。加之，檔案的形成階段主要在施工、監理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學地填制相關表格文件，那么形成的檔案往往不符合國家統一標準，不利于城建檔案館（室）的長期或永久保存。

現今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質量監督站人員兼職管理，專業人才太少，不利于城建檔案管理工作向專業化方向發展。另外，在檔案員報送檔案時，由于檔案數量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數量少、檔案內容太多，有些問題在接收檔案時并未及時發現，整理時才會暴露問題，但此時的報送手續已完畢，無從追補。

提高城建檔案質量的對策

基于上述影響城建檔案質量的三點原因，筆者認為提高城建檔案的質量應從以下三個方面著手解決。社會檔案意識是指人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度。這種意識越增強，對檔案的利用需求就越大，檔案的實現價值就越高，對于社會的服務能力就會增強。所以，一定要培養社會城建檔案意識，引導社會各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強宣傳，提高人們對城建檔案重要性的認識。城建檔案來源于城市建設工程，記錄的是建筑活動中的元數據，不僅有助于對建筑物監督考核，更為日后的建設決策提供科學的依據。各級政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業素質和職業道德修養，要將宣傳工作落到實處，提高全民的社會城建檔案意識。

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1.1資料收集不全

由于許多教務管理人員對檔案工作認識不夠，所以造成了資料收集不全。當前許多教務管理人員認為教務部門的主要工作只是教務的管理，然而忽略了檔案的管理，所以，使材料的手機和歸檔工作變得不再重視；有的人還認為歸檔所需材料是很重要的，在工作中常常會使用，在歸檔后會給工作帶來不便，所以呈現消極的工作態度；還有的人認為教務檔案可有可無，所以工作人員缺乏責任心，敷衍了事，使資料手機不全，并且影響了后期的工作。

1.2檔案的利用率不夠

長期以來，檔案管理者忽視了檔案的知識傳遞和學習借鑒功能，降低了檔案的二次開發利用率。

1.3檔案管理信息化程度不高

目前各院系大部分檔案還靠傳統的管理模式，檢索工具不全、檢索方法落后，效率低下，不方便查考。

2規范和科學的管理教務檔案

2.1提高教務檔案管理人員的業務素質，提高檔案質量

隨著檔案管理的現代化，教務檔案管理也要伴隨著學校檔案管理現代化的腳步前進，這對教務檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求。教務檔案管理人員的業務素質直接關系到檔案工作質量的好壞，教務檔案工作者要緊跟時代步伐，不斷學習，提高自身的思想素質和業務素質。參照別院的管理情況，吸收經驗，切實提升教務檔案管理人員的理論水平，積極探討教務檔案的管理模式，積極改進管理方法，不斷探索管理的新方式，使教務檔案管理更加專業化，使之更好地為教學服務。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進行相應的規定，從而使學校教務檔案管理工作制度化，規范化。這樣在明確的規章指導下，就能提高教務檔案管理的水平。

2.2提高認識，強化檔案管理技能

各院系要充分認識到教務檔案的重要性，配備專兼職檔案管理員，每學期結束要將分散存放在院系其他部門的檔案材料收集起來，由檔案管理員統一管理，并且要對檔案管理員進行業務指導和培訓，以強化其檔案管理技能。

2.2.1收集

在工作中產生的所有文件、材料未必都需要保存，只有對日后工作有一定查考利用價值的文件，才作為檔案保存[3]。教務檔案涉及面廣，幾乎與每位教師和管理人員都有直接的關系，而有些人員對教務檔案還不夠重視，對檔案材料的積累意識不夠明確，總認為工作做完就行了，不注意檔案材料的保存和及時上交。因此，只有向有關人員進行廣泛宣傳，對教務檔案材料的收集工作進行事先布置，實行超前控制，才能確保教務檔案的齊全與完整。其次，應對教務檔案的管理、組卷工作預先指導，確保案卷質量。檔案管理人員要主動深入到各有關部門，就如何分類，如何科學、合理組卷等進行具體的業務指導，以確保案卷的質量。教務檔案收集工作，僅靠某一個具體管理人員的力量不行，需要依托大家的配合、支持。平時要注意處理好方方面面的關系，事先與有關人員和部門主動配合，以掌握檔案管理的主動權。這就要求管理者須加強檔案專業知識的學習，來鑒別哪些是需要存檔的文件。否則“有文必檔”會導致檔案質量的整體下降，而不重視積累則會使材料缺失，造成歷史的空白。

2.2.2整理

一般說來，教務檔案可分為三類。第一類，行政管理檔案。如上級行政管理部門的行政綜合性文件，學校有關文件，學校黨政會議教學工作的記錄、紀要，人動的復批與決定，學校有關領導有關教學方面的重要講話報告、學校其他部門的文件、材料等。第二類，教學管理檔案。如專業申報及審批材料，各類上報材料及批文，教學管理規程，教學計劃、教學大綱、教材使用，教學執行計劃、各教學環節計劃、課表，任課教師情況匯總，教師教學情況匯總，課程成績單，教學通訊、簡報等。第三類，學籍檔案。如新生的錄取材料及新生的名單，新生的入學登記表、學籍表、學生的獎懲材料，畢業證書發放表等。本著系統化、條理化、便查找的原則，在檔案整理中，要做到分門別類，編目清楚，組卷合理，文體格式、行文規則都要符合檔案的規范化標準[4]。

2.2.3保管

目前，對于學校的教務檔案管理，又電子文件逐漸代替紙質文件成為辦公活動的主要記錄，由此對檔案的保管提出了新的要求。在保存紙質文檔的同時，應注意妥善保管電子文檔。電子文檔有時會因各種原因(如存儲介質的變異、病毒的攻擊等)導致損壞，因此，應時常對電子文檔進行備份。

2.3檔案建立規范化

根據教務管理的規律，檔案的建立要規范。首先，要堅持收發文的登記。文件正本需有主管領導閱示，事畢按期歸檔。教務文件發不登記，容易造成文件截留，甚至丟失，從而貽誤工作。其次，要堅持平時立卷。檔案管理人員在日常工作中，要將已經辦理完畢的文件、材料隨時收集齊全，按照事先編好的案卷類目歸入有關卷內，到學期結束或年終進行整理，正式組成案卷。堅持平時立卷，可以把辦畢的文件、資料及時收集歸卷，避免散亂丟失，有利于安全保密，有利于平時保管、利用，并可以節省時間。第三，要堅持規范立卷。從檔案材料的收集、整理到計算機著錄、打印、編目等，這一流程的每道工序都力求做到統一標準、整齊劃一，減少隨意性，以達到裝訂美觀、組卷合理、分類科學、編目清楚的要求，確保檔案案卷的合格率。

2.4、檔案管理科學化

教務檔案的保存要分門別類、形成體系。按照歸檔類目，集實體排架、保管期限、主題語言于一體，并使各類目案卷的位置固定[5]。從縱向看，實現各年度同一條款案卷的排架位置相對穩定，同類案卷的保管期限和主題標引一致；從橫向看，不同類目案卷的排架順序也是相對應的。這使得分散、龐雜的檔案信息做到系統、條理，不僅便于操作、便于檢索工具的制作，有利于科學管理，并且為全面實現檔案現代化管理創造了條件。對于移交校檔案室的檔案，要建立明細帳，以便平穩過渡，并在利用時能一步到位，從而建立起本單位利用校檔案室館藏檔案的快速通道。

2.5加強檔案管理現代化

在現代科學技術日新月異的網絡時代，教育要面向現代化、面向世界、面向未來，重要的切入點之一就是面向網絡。同樣，教學檔案的管理也要與時俱進，改變教學檔案管理的落后狀況，要將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”[6]。實現檔案信息數字化和網絡化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統；二是在學院尚未實現文檔一體化管理前，對學院在教學管理中產生的電子檔案進行歸檔，并對其中的公開信息加以整理，建成各類數據庫；三是對利用率高、具有參考價值的重要紙質檔案，要通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息，建成各類全文數據庫、多媒體數據庫。這應提高檔案利用率的工作方向。

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一、原始記錄性

吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。

應該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”②

筆者認為，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。

也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質上來說則屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對原始記錄性提出質疑，并進而認為“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔，相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質屬性，那么未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質是信息”⑨。

當然，從信息角度看，檔案所記錄的內容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內容和原始載體的統一體；檔案信息僅指檔案內容而不包含載體，也不強調內容的原始性，……根據信息論的描述，信息不是物質，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾

應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的。

四、非現行性

傅榮校同志認為，“檔案的本質屬性——非現行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發揮作用的必然結果。”⑿

很顯然，這一認識是依據文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據文件所起作用的不同，將文件劃分為現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由于我國不存在半現行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現行文件和非現行文件兩種，且認為“非現行性是檔案區別于現行文件的唯一本質屬性。”⒀

筆者認為，檔案的本質屬性是非現行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現行文件是指“一個機關、團體或組織處理現行業務時經常需要用到，因而繼續存放在其形成地點的文件。”⒁非現行文件是指“處理現行事務已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質屬

性是非現行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質屬性，其他幾種對檔案本質屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋：

①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。

⑤韓玉梅主編《外國現代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。

⑥劉智勇《我國現有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。

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關鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質檔案 差異

自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發展需求的現代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。

1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異

目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對電子文件使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異

當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現絲毫的改動。

而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發展中,最初的5英寸軟盤計數機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。

因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新換代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異

在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態。

而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩定的環境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法。數據加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數據模式。數字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統。

4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異

電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。

5、結語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發展的需求。

參考文獻

[1]樊建平,劉興漢,劉宏偉,吳俊翔.電子文件檔案與紙質檔案在保護技術上的差異[J].內蒙古氣象,2006,(2).

[2]謝維麗.淺析加強電子文件的管理[J].中國科技信息,2005,(9).

[3]王紅蕾,單德凱.電子文件管理芻議[J].遼寧師專學報(自然科學版),2004,(2).

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信息技術的迅速發展和廣泛應用加快了信息社會前進的步伐，也給社會道德注入了新的活力，促進了社會道德的開放性和多元化。然而網絡技術在促進人與社會全面自由發展的同時，也給我們傳統的倫理觀帶來了不小的沖擊，一系列的倫理難題應運而生，成為當今社會潛藏的危機。

1.信息安全

信息系統自身存在的漏洞，給黑客的非法入侵提供了可乘之機，從而使網絡信息的安全性極端脆弱，嚴重的安全失范行為會給國家帶來災難性的后果。我們目前采取的各種防范措施，還無法從根本上保證信息的安全，正如美國計算機軟件專家科思所說：“我們甚至有理由懷疑，絕對可靠的防范措施可能永遠也找不到。”[1]如何保證信息安全，成為我們面臨的新的信息倫理難題，也是我們在構建數字檔案館過程中，至今仍無法完全克服的一個“瓶頸”。

2.信息侵權

提供文化信息資源為社會服務是網絡的一個主要功能，然而由于網絡傳播的不可控性，信息侵權現象時有發生。所謂信息侵權指的是未經版權所有者允許擅自轉載、復制其信息內容。可以說網絡上的版權糾紛成為時下糾纏最多的問題之一。據國家版權局的消息：近兩年來國家各級版權機關共受理版權案件2824件，有關著作權、技術專利權和軟件盜版等所涉及的金額已達到數億元人民幣。[2]另外，信息技術的發展使個人隱私被采集和公開的可能性大大增加，互聯網為某些居心不良的人獲取和傳播他人隱私提供了便利，使個人的自由和尊嚴受到潛在的威脅。

3.信息犯罪

信息犯罪是指運用信息技術或信息故意實施的嚴重危害社會、危害公民合法權益并應負刑事責任的行為。作為一個犯罪概念和特殊的犯罪形式，學術界有幾種相關的概念和定義，如電腦犯罪、計算機犯罪、網絡犯罪等。[3]從類型上說，信息犯罪可以分為信息竊取和盜用、信息欺詐和勒索、信息污染和濫用、信息攻擊和破壞等。無論哪一種犯罪，其危害都是相當大的。信息犯罪給知識產權、個人隱私、社會信用和國家安全都帶來巨大威脅。檔案部門向來是國家保密機關關注的重點，信息犯罪對檔案工作的破壞作用不言而喻，如果發生檔案失竊、被篡改或惡意傳播，將會給社會帶來極大的影響。

4.“非人性化”問題

網絡只是一個技術平臺，只能充當人與人之間相互交往的媒介，隔著計算機屏幕，人們感受不到對方作為一個活生生的人的反應，忽略了對方的感情需要。在網絡社會，人們終日跟計算機打交道，在家辦公、電子商務、網上購物等新事物的出現，使具有可視性、親切感的人際交往活動越來越少。人們在這種“非人性化”的世界中，產生的孤獨感、緊張情緒、對周圍事物的冷漠都給社會帶來不和諧的因素。網絡的“非人性化”問題已經成為信息時代倫理建設不可回避的話題。[4]

二、信息倫理建設必須重視法制化

如果說以上出現的新的倫理問題中，諸如網絡非人性化、信息肆意傳播我們還可以通過加強“道德自律”加以控制的話，那么信息安全問題、信息侵權行為的控制和防范問題，信息欺詐、信息攻擊和破壞等信息犯罪問題，僅僅依靠人們在道德觀念上的自我約束恐怕已經很難奏效了，迫切需要強制性法律措施的配合。信息活動管理上的法制建設滯后是信息犯罪增加的一個不容忽視的因素。法制化建設是信息活動規范的迫切需要，也是對信息關系調整的外在約束力。法律手段在檔案信息倫理建設中的作用可以從以下幾個方面來分析。

1.傳統倫理道德在信息時代的約束力已遠遠不夠信息技術帶來的諸多新的倫理問題依靠傳統倫理已經無法解決，信息時代處理新的倫理問題缺乏傳統的價值參照體系，這就導致了人們心中的道德模糊感。[5]人的某種觀念的形成需要相當長時間的培養和適應，我國傳統價值觀是幾千年悠久歷史的積淀，要使人們在短期內建立新的價值觀體系，在這種道德缺失中維護正常的秩序，法律，是一個有力的工具。

2.傳統倫理與信息倫理的區別

傳統社會人們的活動和交往范圍狹窄，倫理規范不僅容易建立，而且容易形成固定的自我約束和輿論控制功能。而在信息時代，信息技術在縮短了人與人之間的距離，把地球變成“地球村”的同時，使人們的心靈接觸越來越少，感情逐漸淡漠，人與人之間的關系退化成了計算機的語言和符號，信息倫理調整著的人們的感情逐漸疏遠，傳統社會所謂的“熟人約束”、“面子管制”在這樣一個相對自由的時空中變得軟弱無力。因此，信息倫理需要法律規制，而且應改變傳統倫理中法律只是作為道德輔助手段的觀念，把法制化作為調控信息倫理的主要方式。

3.法律是化解和消除信息環境下各種問題的主要和重要手段

倫理道德只是一種軟性的社會控制手段，它的實施依賴于人們的自覺性和自主意識。而對于一些道德淪喪、良心泯滅的人來說，倫理道德就顯得蒼白無力了，不足以制止其做出危害社會的行為。而且，由于網絡的開放性、虛擬性和操作的隱蔽性，人們無法判斷行為的真正發出者，依靠社會輿論和風俗習慣來維系的信息倫理很難發揮規范人們道德行為的作用。法律作為一種最專門化、最具效力和強制性的控制工具，仍然是化解和消除信息環境下各種問題的主要和重要的手段。只有將那些成熟的、共性的信息倫理規范適時地轉化成法律法規，使之具有法律的強制性，才能更好地規范個人與社會的信息行為，構筑社會安全的第一道防線。[6]

4.信息立法是促進建立全球倫理價值觀的有效措施

在全球化趨勢日益明顯的今天，信息本身的普遍性、共享性和無國界化要求與之相適應的信息倫理應包含全球倫理或普遍倫理的成分。然而，通常的觀點是，生長于不同文化背景下的倫理往往具有不同的性質，具有文化上的“異質”性，但若僅僅局限束縛于倫理的“異質”性，則不利于信息的無國界傳播和信息全球共享。[7]因此，達成信息倫理基本準則上的共識，能更好地促進信息交流和傳播。信息立法不僅有效打擊了在信息領域造成嚴重后果的行為者，而且為信息倫理的事實創造了良好的外部環境，為信息倫理的“同質”構建提供了一個平臺。

另外，法律法規作為一種“他律”，為我們的道德“自律”提供了可遵循的規范，也給信息時代提供了一種可量化的是非評判標準。

三、現有檔案法制建設的不足及應采取的措施

通過以上論述，使我們認識到了法制建設在信息倫理建設中的重要作用，不可否認，我國已經出臺了一些規范信息行為的法律法規和行政規章，但與飛速發展的網絡技術相比，我國的信息法制化建設還是很薄弱的，迫切需要加強。具體到檔案工作領域，到目前為止，已經形成了法律、部門規章及文件、地方規章及文件等多層次的檔案法律體系。1987年頒布的《檔案法》是我國檔案法律體系的核心和主體，同時還出臺了《檔案法實施辦法》、《各級國家檔案館開放檔案辦法》等一系列相關的法律法規和各種地方性行政規章，還先后制定了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等有關電子檔案的規則和標準，在一定程度上滿足了檔案管理信息化發展的需要。但就目前的現狀來看，檔案立法方面存在的問題還是不容忽視的。

1.檔案立法方面存在的問題

第一，檔案信息化方面還存在著不少立法空白點。目前除了少數幾個法律層次較低的部門文件以外，還沒有出臺其他以電子檔案為主體的規范性法律文件，我們在面對電子檔案的歸檔管理、檔案網站建設、電子檔案數據備份管理等問題時仍無法可依。在已建立的檔案網站中普遍存在著檔案站點、站名設置不規范，提供信息內容的水平和深度參差不齊等一系列問題。這些弊端會直接損害檔案，尤其是與國家利益密切相關的檔案的保密性和真實性[8]，極易導致電子檔案的泄密、販賣、惡意傳播等嚴重違法行為。而立法上存在的空白點使我們無法追究這些行為的法律責任，不能對犯罪行為展開有效的打擊和實施應得的懲罰，從而給社會帶來不良影響和危害。

第二，現有《檔案法》中的條款需要增加和調整。由于1987年的《檔案法》是在當時特定的技術水平和社會發展狀態下制定的，其中缺乏有關信息時代規范電子檔案、進行檔案信息化管理的內容，而且有關檔案定義、檔案歸檔期限、檔案違法現象等的規定也與新的形勢不太適應，需要加以補充和調整。

尤其在人們的維權意識日益增強的今天，有關檔案著作權、知識產權的問題，不能再僅僅借鑒鄰近的《著作權法》、《合同法》來保護電子檔案的版權或確認電子檔案的歸屬，檔案管理是一個獨立、特定的行業，要給其提供有力的法律理論支持。第三，現有的檔案法規中有關信息化方面的規定立法層次偏低。《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等規則和標準，都屬于層次較低的行政部門文件，在法律效力上遠無法滿足檔案信息化發展的需要。這種狀況造成的后果就是，在某一案件出現時，無法對其形成強有力的約束和制裁。電子檔案管理中的利益維護由于缺乏法律保障而長期處于不利地位。

2.加強檔案法制化建設

第一，加強檔案立法。這包括了很多方面和層次，具體說就是要制定有關電子文件、電子檔案管理、電子檔案網站管理、電子文件數據備份管理等方面的法律法規，填補現有檔案法律體系的空白點；對《檔案法》中不適應信息時代要求的條款進行修正和補充，特別要增加有關電子檔案信息資源的管理、保護、利用等方面的內容，對于檔案著作權制定相應的管理規則和懲處措施；把一些必要的原有的部門性行政規章上升到以國家名義制定的法律的高度，避免一些肆意破壞者鉆立法層次低的空子，降低由于對檔案信息化管理和規范力度不夠帶來風險的可能性。

第二，檔案立法建設要與現有的法律體系保持良好的兼容性。不僅要制定管理性的法律法規，更要堅持發展的原則，制定能夠促進檔案信息化健康發展的法律法規。同時，在對原有條款進行補充和修正時要考慮法律法規的可操作性，使整個體系更加科學完善。

第三，檔案信息法制化建設不僅強調“立法”的重要性，還要全面考慮法制化體系的系統建設，包括立法、執法、司法、監督等多個方面；要積極進行機構改革(如現有的局館合一模式)，為檔案行政執法和監督職能的順利開展創造良好的社會環境。

第四，認真研究檔案信息法制建設的國際動向，積極參與保障信息網絡安全的國際合作。走向國際不僅使我們在制定相關國內法律法規和實施管理時能博采眾長，更使我們在打擊跨國計算機網絡犯罪時，在解決網絡侵權、網絡違約等跨國糾紛時有良好的國際合作基礎，做到公平、公正、有效、合理。[9]

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一、中職學校檔案建設現狀

中職學校檔案一般采用紙質材料進行記錄，由于所要記錄的信息量比較大，所以記錄時間長，耗費大量的紙張，占用的人力較多。而且在記錄之后不易更改，操作難度大，紙質檔案進行傳輸的過程中容易造成檔案的錯亂與丟失。檔案的保存與整理也是一個比較嚴峻的問題，由于檔案基數大不利于移動和整理，儲存也會占用較大的地方，保存也需要注意很多的儲存方面的問題，比如潮濕問題，檔案轉運的過程中容易造成丟失。檔案儲存時間較長的話容易造成紙質的氧化，造成檔案的損壞。現代中職檔案關系著學校教職工的方方面面，學校檔案的缺失會影響學生的求學與教職工的教學評優。現代中職學校檔案管理依舊比較落后，因此需要引起學校管理人員的注意，引進新型的檔案信息管理系統，改變現代中職學校管理檔案的問題。現代中職院校有一些已經采用了先進的信息技術，效果顯著有效，值得在大多數的中職院校中進行推廣。應當改變現代落后的技術，積極地改變現狀，改變現代中職學校建設中的缺陷，為創建現代化信息化的中職院校努力地進行改變著。

二、學校檔案管理

學校檔案管理目前需要大量的人員進行管理，工作人員需要對檔案的信息進行收集、整理、保存以及進行利用，各個環節的繁雜勞動影響著檔案管理。因為現在的檔案材質主要是紙質和實物，不利于進行查找和管理，影響著學校檔案管理。由于現在檔案管理過程比較復雜，所以檔案管理方面的專業型人才比較難以尋找。再就是由于現代學校檔案管理長期使用傳統的方式進行管理，所以依舊采用從前的檔案管理方式，從前落后的思想沒有改變，不會進行改革和創新，制約著檔案管理的信息化進程。學校檔案問題制約著學校發展進程，由于學校檔案管理的問題造成學校管理出現了各種狀況，信息查詢的不及時，造成紕漏。嚴謹的學校檔案管理也是對學校學生的負責，因為當學生升學時需要查出自己的檔案時，不再像曾經那樣需要耗費大量的時間進行查找，管理信息化能夠節省大量的時間，搜集出的檔案也比較完善和準確，不會因為檔案的缺失而影響學生的升學問題。而且當遇到需要查詢大量學生的檔案問題時也會比較便捷，不會造成檔案的混亂丟失。

三、信息化建設

信息化是一種新型的管理方式，信息化具有信息儲存無紙化，信息傳輸便捷性，操作方式簡單化和儲存信息龐大化的特點。有利于改變曾經采用紙質檔案材料的現狀，檔案可以進行數字化，儲存占用的地方小，有利于節省空間。由于信息傳輸的便捷性，有利于信息的傳輸與互動，學生的升學和畢業的信息的傳輸快速便捷，這樣就不會給學生造成惡劣影響。使用現代化設施進行整理和儲存操作簡單易行對于整理人員的要求也不會太高。只需要對從前的檔案管理人員進行簡單的培訓就可以進行操作，節省了人力、財力、物力。現代信息化建設有利于提升中職檔案管理的便捷性，因此學校應當積極采用建立檔案管理信息建設的制度，設立專門的部門進行管理，確保學校檔案管理信息化順利的推進。還應當制定相應的規章制度確保檔案信息化工作規范化操作，使工作變得規范化。學校還應當落實學校檔案信息化的設施設備，加快學校檔案信息化的進程，使學校紙質儲存的現狀不斷地進行改變。對紙質檔案進行數字化，確保檔案信息不再流失。建立校園局域網，有利于學校檔案資源的傳輸與利用，使學校檔案的價值充分的發揮出來。建立數據庫使學校檔案進行數字化儲存，不斷對數據進行整理細化，防止信息的缺失。雖然信息化操作相對于從前的紙質檔案的整理與操作來說變得簡單易行易于操作，但是依舊需要進行簡單的培訓來提高管理人員的素質。

四、總結

隨著時代的發展，信息化建設不斷深入到生活中的方方面面，讓過去費事費力的事情變得簡單方便，提高了工作效率。檔案信息化管理有利于中職學院管理充分發揮信息化的優勢提高工作效率，節省時間，更好地服務師生，提高學校的工作水平。

作者:趙吉鵬 單位:甘南藏族自治州師范學校

參考文獻：

［1］唐柳雁．中職學校檔案管理信息化建設的現狀及對策［J］．科學咨詢，2014，（16）．

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1.學生檔案信息應該具有豐富性

學生的檔案具有一定的實用性和方便性，能在需要的時候第一時間了解學生的信息，也能反映學生在學校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學生的基本信息就是靜態的信息，根本不能反映學生受教育后的素質水平發生怎樣的變化，實用性不高。如果能從實用性角度收集學生檔案的信息，就會創新傳統檔案管理方式，使學生檔案里的內容更豐富。

2.學生信息檔案信息應該表現出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數據真實反映出學生的成長基本情況。目前，我國已經有比較完備的管理系統可以有效記載學生相關的靜態信息和數據，同時能拓展記載學生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學生的自信心，而且能夠實現自身價值，對于建設學校教學資源和展現教學水平都起著促進作用。

3.學生檔案信息服務應該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現代檔案管理方式，重新進行審理檔案管理規定內容，實現檔案管理方式的不斷創新。既要有利于學生發展，又要在不損害學生權益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達到服務學生和服務社會的目的。

二、中職學校學生檔案管理創新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業人事管理還是學生檔案管理，都應該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細節增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環節。

2.創新檔案管理模式

當前我國就業形勢嚴峻，中職學校學生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學生就業中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業生離開學校后再整理檔案的管理方式，從學生進入學校后就開始著手準備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學生信息基本情況不完備和不準確等情況。在檔案流轉的整個程序中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統，保證學生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應該及時更新學生的最新情況，及時收集各部門有關學生的最新動態，有關學生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學生檔案具有科學性和準確性，并且保證學生檔案保持最新狀態，真正加強中職學校學生檔案管理工作。

3.實現網絡化檔案管理

當前，我國一直在追求無紙化辦公，當然無紙化辦公應該進入到學生檔案管理中。各學校應該將計算機作為輔助工具，利用檔案數字化管理學生檔案，在具體操作過程中，應該建立相關檔案網站或者網頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網絡上實現歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應該規范管理學生檔案中的最初材料的內容、形式、格式等要求，利用當前先進設備和技術，將每屆學生的信息輸入到計算機中，建立學生檔案管理數據庫，使紙質檔案和電子檔案相結合，綜合管理學生檔案。

4.構建檔案管理反饋系統

及時準確地反映出畢業生的基本信息，根據已經畢業的學生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業人才的標準，進行研究和商討，及時調整學校招生計劃、設置專業、計劃教學、教學方式等，使學生能夠適應人才市場的需求，提高學生的基本技能和綜合素質。

三、結語

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關鍵詞：文物遺址檔案；建設；作用

我國對于文物遺址檔案的建立工作十分重視，在多年的潛心研究工作中制定了一系列的法律法規以及管理條例等，這些工作對文物檔案的保護具有十分重要的影響。在多年的實踐活動中，文物保護工作已經積累下了一些具有實際意義的經驗以及專業理論，本文重點對相關問題進行了探討，希望能夠進一步加快對文物遺址檔案的建立，充分發揮在社會生活中的作用。

1 文物遺址檔案的建立

1.1 對文字資料的征集

要想對文物遺址檔案進行建立，首先就要收集大量的文字資料。這些都是檔案中重要的組成部分，檔案中涉及了遺址的地理位置、當前的保存現狀以及在歷史發展過程中的變革，這些文字資料都為檔案的建立提供了重要的科學管理依據。以蒲峪路故城遺址為例，其位于黑龍江省克東縣，具有十分重要的文物價值。保存現狀是評判遺址是否具有內在價值的重要依據，如果破壞程度不嚴重，那么其便具備重大的研究價值，但是相反，如果受到的損害十分嚴重，就會影響到其進一步保存以及對檔案的建立。所以說在實際檔案中，應該明細遺址的現狀，針對實際的面貌進行如實描述，以作為今后研究工作的重要依據。

此外，在文物遺址檔案中，還應該收錄遺址的保護范圍以及建設控制地帶。根據文物遺址保護的相關規定，遺址主要分為三個重點的保護部分，首先是特別保護區，其次是重點保護區，第三是一般保護區，每一部分的保護區都具有不同的保護范圍，同時不應影響到當前居民的正常生活，也不能在文物遺址周圍增加新的居民區以及建筑。檔案中還涉及了對文物遺址的挖掘過程，每一次挖掘都應該詳細記錄在案，如果遺址曾經有過維修的經歷，也要體現在文字資料中，作為文物遺址檔案的重要組成部分。這些文字資料內容具有十分重要的參考價值，并且也為今后的維修工作提供了重要的指導，便于在今后維修工作中更加有目的性以及有計劃性。這些資料內容在檔案中都屬于重要的構成部分，因此具有一定的價值。

1.2 對形象資料進行征集

在文物遺址檔案建立的過程中，如果只具有文字檔案，那么并不具有說服力，如果加上圖片內容，則更能令人信服。但是由于文物遺址經歷了漫長的發展過程，要想得到圖片資料并不是十分容易，這就需要在大范圍內進行廣泛的收集。形象資料中不僅包含了圖片資料，也包含了圖紙資料、拓片資料等。對于圖紙資料的主要要求就是需要具備遺址所處的地理位置、周圍的環境圖、對于修復過的遺址應該具有保護規劃圖，還包含總平面圖以及保護標志的位置示意圖等。在圖片資料中包含了在不同角度對遺址所拍攝的全景，航拍的照片，還有修復前與修復后的遺址照片等。拓片都是按照一比一的比例進行制作的，上述形象資料需要盡可能的面向大眾進行收集，以還原文物遺址的原貌，為文物遺址的保護工作提供重要的依據。

1.3 立場

在收集完文字資料以及形象資料以后，就可以在現有資料的基礎上組織立卷了。具體的立卷中應該包含以下內容，如文獻保護單位的登記表，在歷次挖掘工作中的進展以及維修狀況，對于文物遺址中重要藏品的登記情況，還有就是歷史文獻以及圖片與照片等。將這些資料收集在一起，以單卷或多卷的形式立案，稱為主卷。政府相關部門對文物遺址的保護合同、建立關于文物檔案立案情況的調查，這些內容結合在一起被稱為副卷。除此之外，在備考卷中，應當收錄相關領導的批示以及涉及主副卷內容的資料，將這些內容作為重要的組成部分予以收藏。

2 文物遺址檔案的作用

文物遺跡檔案的建設是文物工作的基礎和重要組成部分。文物遺跡檔案是文物管理部門在圍繞文物開展的各項業務活動中形成的，并按照一定的檔案管理規則和要求集中保存備查的文字、圖表、照片、錄音、錄像等材料。通過文物遺跡檔案，國家可以充分掌握各類地區各種文物遺跡的相關信息，便于文物行政部門對文物遺跡進行管理保護，也為各項文物遺跡工作的開展提供了有利條件。文物遺跡檔案可以為博物館陳列宣傳提供真實生動的素材，加強公眾對于文化遺產的了解，提升市民的文物保護意識，從而使文物的宣傳教育作用得到充分發揮。同時，文物遺跡檔案還為專家學者的研究及社會各有關部門開展多學科交叉合作提供了必要的原始依據。因此，文物遺跡檔案的建設是文物工作的基礎和重要組成部分。

文物遺跡檔案的建設是彌補文物損失的重要依據。文物遺跡是不可再生資源，時刻遭受著自然損毀和人為破壞的威脅。文物遺跡檔案系統科學地記錄了有關文物自身的詳細情況，充分反映了文物的發掘、研究、利用等全過程中所發生的一系列客觀事實，是文物自然面貌與各項業務活動的全方位、多角度的真實記錄，具有重要的考據意義和保存價值。文物遺跡檔案可以多方位多角度揭示出文物的時代、材料、制法及文物在不同階段的歷史原貌，當文物損毀或消失時，文物遺跡檔案是文物修復的關鍵依據，對于文物遺跡實現有效保護有重要意義。

文物遺跡檔案的建設是現代科學管理的需要。目前，在文物檔案的建設、管理以及查閱利用服務工作中，不僅要將與文物遺跡有關的檔案資料全面收集并規范整理，還要編制各種檢索工具并科學編目，以便于利用者查閱。同時，制定相應的檔案查閱利用管理制度也很有必要，可以通過建立“借閱登記簿”的方式，將查閱日期、查閱目的、所查藏品的檔號等逐一詳細記錄。隨著計算機技術的發展，信息技術在文物遺跡檔案的建設中的應用顯得極為必要和迫切。只有通過對檔案文獻的前期處理工作，將檔案材料進行分類整理，才能將其中所蘊含的信息進行加工處理，予以揭示，這是因為文物遺跡檔案信息資源的來源渠道復雜，檔案中所蘊含的信息也是多種多樣的。

3 結語

綜上所述，加強對文物遺跡檔案的建立具有十分重要的意義，這是保護我國文物遺址的重要措施之一，在文物遺址檔案保護的過程中，本文主要介紹了如何對文物遺址檔案進行建立，在建立過程中需要收集哪些相關材料，并且還進一步介紹了文物遺跡檔案主要的作用有哪些，希望通過本文的論述相關管理部門可以對這一問題予以更加嚴格的重視，為促進文物遺跡檔案的保護工作作出突出的貢獻。

參考文獻

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