紙質檔案和數字化檔案規范化統一管理

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【摘要】目前，紙質檔案和數字化檔案管理存在一些問題，制約著二者實現規范化統一管理，應該采取針對性的解決辦法。本文從統一紙質檔案與數字化檔案管理渠道、構建紙質檔案和數字化檔案管理機制、統一紙質檔案和數字化檔案管理制度三個方面進行分析。

【關鍵詞】紙質檔案；數字化檔案；規范化；統一；管理

檔案，是在實踐活動中形成的記錄各類主體行為的數據。檔案管理是管理性、政治性、服務性的工作。檔案管理不會直接產生物質財富，是負責管理各部門形成的歷史文件的一個專業，檔案管理是管理性的工作。檔案管理系統是國家文獻信息系統的重要組成部分，檔案管理對局部單位的生產，對整個社會都有重要的意義。同時，也有著長遠的歷史意義。隨著互聯網的出現，“互聯網+檔案”管理成立檔案管理發展的新趨勢、新方向，數字化檔案應運而生，如何實現紙質檔案和數字化檔案的規范化統一管理，是本文研究的重要內容。

一、紙質檔案與數字化檔案規范統一管理的意義

檔案管理，是國家、單位、組織行政管理的重要組成部分，檔案為國家、單位、組織的發展提供了決策的依據，檔案對各項事業的發展、重要業務往來都起著記錄和參考的作用，同時也與文化息息相關，檔案見證了一個組織的發展，是文化、價值觀的一種體現，在組織文化形成過程中，發揮著不可替代的作用。紙質檔案和數字化檔案二者具有優勢互補的特點，紙質檔案有自己的特點，如紙質檔案的安全性更有保障，例如一些關系國家秘密的絕密檔案，數字化檔案的安全性不如紙質檔案。紙質檔案不容易丟失，也不容易被篡改。紙質檔案時間越久越珍貴。在互聯網信息化時代，數字化檔案是時代發展的必然趨勢。數字化檔案有自己的優勢，例如數字化檔案具有可分享性，具有不易失真性、更加經濟環保，更加多樣化，具有趣味性。紙質檔案與數字化檔案各有自己的優勢，二者有效結合，能夠充分發揮檔案的作用，對不同的檔案采取不同的管理方式，意義重大。

二、新時代數字化檔案技術的價值分析

（一）數字化檔案技術更加專業化。數字化檔案，相比較于傳統的檔案管理，更加專業化，傳統檔案管理具有隨意性大、主觀性強的特點，而數字化檔案技術，則是依據一定的檔案管理軟件，實施規范化、專業化管理，檔案依托數字化技術，能夠實現規范化管理，同時能夠解決檔案管理存在的問題，是促進檔案管理有效性的關鍵路徑，增加了檔案信息的來源渠道。例如傳統的檔案資料來源，主要是紙質版的資料整理，而數字化檔案時代，檔案資料來源路徑更寬，同時也更加高效。可以利用數字化技術，通過網絡資源搜索和傳遞，直接形成新的數字化檔案。數字化檔案管理依托更強大的網絡儲存技術、云計算技術等，提高了檔案管理的整體水平，使得數字化檔案分類更加科學，資料來源更加廣泛，管理專業化程度更高。

（二）數字化檔案的服務性更強。隨著社會的不斷發展，檔案所發揮的作用不斷增強，通過數字化檔案的科學使用，能夠提高檔案的利用率，用檔案來作為決策制定的重要依據和參考。越來越多的領域、越來越多的節點需要利用檔案，社會的發展需要各行各業的檔案作為根基，社會經濟發展速度越快，人們的工作節奏越快，對檔案的精準度、可靠度、效率性都提出了越來越高的要求。檔案的重要意義被社會各界廣泛關注，各個領域對檔案都有不同程度的需求。數字化檔案管理，能夠滿足社會各行各業的參考需求，對社會經濟發展的促進作用更強，服務性特征更加明顯。

（三）數字化檔案管理技術具有管理價值。檔案數字化管理雖然更加高效便捷，但同時面臨著一定的管理風險、技術風險，具有一定的復雜性。數字化檔案管理能夠利用計算機技術，提出一些新的管理方法、管理思路，運用先進的計算機技術作為工具，給傳統檔案管理更多的啟發，不斷優化檔案管理的整體水平。從而讓檔案管理為人們工作提供更加高效、精準、可靠的數據信息技術，充分滿足快速發展的社會需求。

（四）數字化檔案管理的安全性價值。傳統的檔案管理具有一定的安全風險，也比較常見，有很多不可抗力的自然風險，像地質災害、氣象災害、檔案存儲環境的變化及運輸、人為管理等等很多方面，都可能給傳統紙質檔案管理帶來無法恢復的損害。而數字化檔案管理的整體安全性價值更高，數字化檔案整體的存儲能力更強。例如，移動硬盤的存儲能力更強，存儲的內容也更多。為了更好地保障檔案信息的安全性，可以將數字化檔案信息保存到云端備份，在雙重技術的保障下，即使存儲檔案信息的計算機發生損壞，或者出現不可抗力的自然災害，通過云端備份，依舊能夠獲取數字化檔案的相關備份信息，這樣數字化檔案的抗風險能力也提高了。此外，終端管理系統如果能夠科學管理，保證檔案管理系統正常運行，能夠有效防治檔案數據信息的丟失，這樣檔案存儲的可靠性和安全性將進一步提升。

三、紙質檔案和數字化檔案統一管理的障礙

目前，紙質檔案和數字化檔案管理存在一些問題，這些問題制約著二者規范化統一管理。以下對當前紙質檔案和數字化檔案管理存在的問題進行分析。

（一）紙質檔案與數字化檔案渠道不一致。紙質檔案與數字化檔案渠道不一致，是典型的問題之一。一是表現在紙質檔案制度不完善，并沒有制定明確的紙質檔案轉化為數字化檔案的具體方案和操作方法，導致數字化檔案對傳統紙質檔案的開發和利用程度不足，開發效果有待進一步提升，檔案管理的信息資源缺乏紙質檔案支撐，直接表現為數字化檔案整體質量較低，數量較少，數字化檔案利用率不高，難以真正發揮作用。例如某些單位的檔案管理，一直采取紙質檔案管理的方法，沒有專門的檔案管理室，檔案管理通歸各個部門的辦公室負責。到近些年才成立專門的檔案管理室。但是成立之后，依舊以紙質檔案管理為主。雖然要求各個部門在上交紙質檔案的同時上交電子檔案，但是電子檔案沒有規范的模板，各個部門有以硬盤上交的，有以U盤上交的，還有以光盤上交的，有的部門會通過QQ、微信等方式直接傳輸。很多電子檔案并沒有規范化、統一化。二是數字化檔案缺乏共享機制。檔案往往涉及多個部門，數字化檔案的信息采集，需要根據檔案管理制度，分門別類進行信息采集、整理，同時期的紙質檔案在收集整理和分類立卷時已經比較成熟，而數字化檔案系統則研發不夠成熟，缺乏信息共享機制，收集存在障礙，利用也不夠充分。當前的數字化檔案數據庫不能夠滿足數據存檔的實際需求，制約著紙質檔案和數字化檔案的規范化。

（二）紙質檔案與數字化檔案安全性建設不到位。紙質檔案和數字化檔案缺乏安全建設，也是紙質檔案與數字化檔案規范化統一管理的重要制約因素。紙質檔案經過多年的發展，安全建設基本成熟，例如紙質檔案保存應該注意防火、防潮，防蟲蛀咬等。而數字化檔案的安全建設，則不是非常成熟，再加上不同單位對數字化檔案重視程度、財力投入等參差不齊，其安全建設相對不足。同時，數字化檔案對先進技術非常依賴，傳輸也很迅速，不受時間空間的限制，存儲量大，但是更容易丟失，一個小小的硬盤問題，或者電腦損失，都可能給整個檔案館造成信息的丟失。數字化檔案還具有信息的不穩定性特征，數字化檔案和紙質檔案相比，更容易發生遺失和損壞，造成不可修復的災難性后果。

（三）紙質檔案與數字化檔案管理制度不完善。紙質檔案與數字化檔案管理制度不完善，也是阻礙二者統一管理的重要因素。首先，數字化檔案與紙質檔案缺乏重要性的分類區分，很多涉及單位機密信息的檔案，并沒有完善的安全管理制度，如檔案室的電腦是否安裝防火墻，是否設置雙重密碼，是否真正執行規范操作法，等等，對檔案的查借審閱制度把控不嚴格，在檔案的借出、收錄和銷毀等等方面，都缺乏規范性的操作，急需建立嚴格的安全管理制度。其次，很多單位缺乏紙質檔案和數字化檔案統一管理、同步運行的制度。如紙質檔案借出，需要在多長時間內對數字化檔案進行借出備注，都沒有明確的規定。缺乏規范管理，不少檔案管理人員認為紙質檔案借出之后，借出人承諾很短時間內還回，檔案管理人員忽視登記手續。

四、紙質檔案及數字化檔案規范化管理優化路徑

（一）提高技術引用，實現檔案信息化共享。統一紙質檔案和數字化檔案的管理渠道。首先，單位應該建立健全檔案管理小組，形成紙質檔案和數字化檔案管理明確的負責人、監督人和具體業務執行人，明確各個崗位在檔案管理中的責任和義務，實行責任回溯機制。從而實現紙質檔案和數字化檔案管理的統一規劃，統一管理。其次，要提高技術引用，加強針對本單位實際情況的數字化檔案管理系統和技術的引進。例如引入數碼掃描技術，對單位的紙質檔案進行數字化，紙質檔案的管理通過設置電子標簽，或者通過CCR識別等方法，來推動檔案管理工作的自動化，同樣也對數字化檔案和紙質檔案信息的一致化提供了方便。還可以建立數字化檔案多部門共享系統，通過購買平臺，或者聘請第三方進行網站建設和維護，實現數字化檔案的信息數據共享，避免檔案的孤島效應，提高數字化檔案管理效率。

（二）構建紙質檔案和數字化檔案系統化管理機制。構建紙質檔案和數字化檔案的規范化管理機制，加強數字化檔案的安全建設，意義重大。首先，要確保紙質檔案和數字化檔案的基礎設施管理，硬件安全管理，為數字化檔案和紙質檔案提供良好的環境，提供質量過硬的硬件設施，如計算機設備，網絡設施以及電氣設備。檔案的機房應該做到防靜電、防盜、防塵、防水、防火等等，在服務器安裝或者配置更改時，要做好服務器配置登記。其次，要做好數字化檔案的軟件系統安全管理。建設可靠、安全的數字化檔案意義重大，因為數字化檔案對信息系統有很強的依賴性，所以在系統搭建時，要注重各項安全設施的配備，如權限控制，計算機的身份認證，遇到攻擊時要有安全警告系統，同時電腦還要有自動保存文件等功能。同時，在數字化檔案運行過程中，還要求管理人員經常性對電腦進行體檢，定期對電腦的防病毒軟件等進行更新，定期檢查程序漏洞，確保數字化檔案系統的安全。最后，要不斷提高檔案管理人員的業務素質和道德素質，如提高他們的數字化檔案管理意識，通過開展檔案管理業務培訓，或者通過自學的方式不斷提高檔案人員的業務素質，并不斷提高工作人員的計算機能力和水平，避免錯誤的操作導致計算機數據丟失。同時，還要加強他們的工作責任感。

（三）嚴格人員操作流程，實施立體化監督。健全紙質檔案和數字化檔案的管理制度，同樣非常重要。首先，要健全統一的數字化檔案和紙質檔案日常管理制度，對各個崗位人員的工作流程、工作責任等進行明確規定，制定嚴格的檔案審閱和管理制度。例如電腦操作方法，電腦操作流程、檔案室的電腦身份認證要求等等。要建立相應的懲罰措施，如不按照規范流程操作，將在每個月的績效薪酬中扣除相應的權重和積分，從而鼓勵檔案管理人員嚴格按照流程操作。其次，檔案管理制度的完善，還包括監督制度的完善，根據單位檔案管理的特點和經常出現的問題，擬定檔案管理的監督標準，可設定兩套監督制度：一個是內部監督。在單位內部制訂不定時檔案管理抽查制度，從而對檔案管理人員形成行為約束，嚴格按照檔案管理流程和制度要求開展工作。二是設置外部監督。尤其是國家機關和事業單位，對檔案管理采取群眾監督的方式，從而形成多元化、立體化監督機制，促進檔案管理的立體化監督，促進檔案管理的規范化運作。

五、結語

綜上所述，紙質檔案和數字化檔案規范化的統一管理，是時代發展的要求，也是提高檔案管理和利用效率的要求。目前單位的檔案管理還存在很多問題，因此本文對紙質檔案和數字化檔案規范化統一管理存在的問題進行分析，并提出了規范化統一管理的對策，希望本文的研究對紙質檔案和數字化檔案的規范化統一管理產生積極作用。

作者：羊飛蓉 單位：湖南省湘南地質勘察院