紙質(zhì)檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇紙質(zhì)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1電子文件檔案的缺陷使加強紙質(zhì)檔案管理成為必需

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?，將電子文件整理、歸檔后即形成了電子檔案。電子檔案以其高密度存儲、多信息集成、大容量傳輸?shù)认鄬τ趥鹘y(tǒng)檔案無可比擬的優(yōu)勢，日漸成為各類文件檔案的主導形態(tài)。但是，從信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，電子檔案也存在它固有的缺陷，甚至某些優(yōu)勢本身也同時成•60•為其難以克服的劣勢，概括起來主要有:

1.1存儲介質(zhì)的不穩(wěn)定性降低了電子檔案的真實性和可靠性

首先，電子文件的載體一般都具有重寫性，這就使電子信息的更改和復制變得輕而易舉，并且價格低廉。又由于電子文件的技術(shù)特征只體現(xiàn)在計算機運行過程當中，而不表現(xiàn)在最終的運行結(jié)果上，這就使電子信息更改之后可以不留任何痕跡，復制之后無法區(qū)分原件與復制件，造成電子檔案的真實性難以得到保證。其次，不論是磁性載體還是光學載體，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體相比，其穩(wěn)定性和耐久性都明顯不如，它更容易受到外界物化因素的影響，比如材料的氧化和變質(zhì)、磁場的作用、系統(tǒng)軟件的不斷升級、存儲介質(zhì)的預期壽命等，并且影響因素更多、更復雜，因而也大大削弱了電子文件作為檔案管理的可靠性。表1是經(jīng)過現(xiàn)代科學研究證實的各種存儲介質(zhì)的預期壽命:

1.2文件結(jié)構(gòu)的復雜性影響了電子檔案的系統(tǒng)性和完整性

文件結(jié)構(gòu)包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)，簡單地說，載體及其狀況代表著文件的物理結(jié)構(gòu)，文件內(nèi)容的編排就是邏輯結(jié)構(gòu)。對于紙質(zhì)文件來說，載體與信息是不可分離的，因而其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是統(tǒng)一的。而電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系則比較復雜，由于文件內(nèi)容并不固定依附于特定的載體，它可以通過拷貝的形式依附在多個載體上，也可以通過分布式存儲的方法，將文件內(nèi)容分解后存儲于不同地點和設(shè)備，這樣就造成同一份電子文件的內(nèi)容在存儲時出現(xiàn)載體分離現(xiàn)象，我們在讀取這份文件時就需要從不同位置的載體中分別抽取，如果缺少其中的某一部分，則該電子文件的系統(tǒng)性和完整性就受到了破壞。

1.3信息載體的可分離性削弱了電子檔案的原始性和憑據(jù)性

傳統(tǒng)檔案的信息直接固定在某尸載體上，與載體成為不可分離的一個實體，而且文件最初形成時的標記也被同時固定于這一實體當中，使之具有明顯的原始性特征。電子檔案的信息則不具有固定的物理位置，可以以非實體形態(tài)進行加工和管理，這種可分離性使得一個電子檔案往往要經(jīng)過幾次形態(tài)轉(zhuǎn)換才能保存或還原，而經(jīng)過轉(zhuǎn)換以后的電子文件顯然失去了它的原始價值。另一方面，電子文件有兩種存在形式-機讀形式和人可讀形式。脆胃機讀形式，就是儲存在計算機設(shè)備上的電子數(shù)據(jù)，這其實是電子文件最原始的形式(原件)。但由于這種形式只有計算機及其附屬設(shè)備才能識別，而不為人所直接識別，因此無法作為憑據(jù)使用。所謂人可讀形式，就是將電子數(shù)據(jù)通過計算機處理和設(shè)備的輔助，轉(zhuǎn)換為文字、數(shù)字、符號、圖形等可為人識別的表達方式。但也正是由于這種轉(zhuǎn)換，使得最終輸出的電子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，電子檔案的真實性和完整性往往容易被人質(zhì)疑，因此與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的憑據(jù)作用受到了極大的削弱。

1.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的共享性減少了電子檔案的安全性和保密性

電子文件的共享性是通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)的，但隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益凸現(xiàn)。例如，非授權(quán)訪問、冒充合法用戶、線路竊聽等非法手段會侵犯文件所有人的合法權(quán)益，造成電子檔案的泄密;利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、干擾系統(tǒng)正常運行等惡劣手段會破壞文件數(shù)據(jù)的完整性，造成電子檔案的缺損甚至完全丟失;修改文件內(nèi)容、改變文件來源和目的地、改變文件分組順序、篡改回執(zhí)等主動性攻擊手段更是直接影響到電子檔案的安全可靠。

1.5信息的系統(tǒng)依賴性增加了電子檔案的管理成本

電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機應(yīng)用系統(tǒng)才能實現(xiàn)，計算機硬件和軟件的性能對文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率具有直接的影響。電子文件的系統(tǒng)依賴性包括對字符編碼、軟件、硬件、標準、技術(shù)設(shè)備更新以及加密技術(shù)的依賴，例如:一旦設(shè)備發(fā)生故障或系統(tǒng)癱瘓，電子文件將被損壞以至喪失;不兼容的計算機設(shè)備會使電子文件無法讀取;不同軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換;出于安全保密需要，人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，以及隨著科學技術(shù)的發(fā)展，軟硬件更新?lián)Q代速度的不斷加快，又進二步加大了電子文件的系統(tǒng)依賴性。因此，很有可能出現(xiàn)的普遍情況是一一文件載體保存完好，卻無相應(yīng)的讀取環(huán)境。而要使電子文件得以有效利用，就必須在妥善保存文件載體的同時，確保文件原有的讀取環(huán)境完整保存，這樣無疑大大增加了電子檔案的管理成本。

1.6信息的環(huán)境依賴性增大了電子檔案保管和維護的技術(shù)難度

首先，電子文件中的信息必須依存于數(shù)字化的環(huán)境，為保證這些以數(shù)字化形態(tài)存儲的信息能夠被讀取和理解，就要依靠相應(yīng)的讀取、顯示等軟硬件設(shè)備，并保存相關(guān)參數(shù)，因而增加了電子檔案保管的技術(shù)難度。其次，由于數(shù)字化形態(tài)的信息不能被人所•直接閱讀，其維護工作也就不可能像傳統(tǒng)檔案那樣直觀;再加上電子文件載體的信息記錄密度較大，且載體上的數(shù)字編碼往往要經(jīng)過加工、加密、壓縮編碼等特殊處理，更增加了人們讀取和理解的難度。電子文件的這種非直讀性使其日常維護工作涉及多方面的復雜因素，對技術(shù)性也提出了更新、更高的要求。

2現(xiàn)論技術(shù)的發(fā)展使加強紙質(zhì)檔案管理成為可能

以紙質(zhì)檔案為代表的傳統(tǒng)檔案，由于數(shù)量繁雜，體積龐大，且信息與載體密不可分，給檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、編研等各項管理工作帶來了不便，因而有逐漸為電子檔案所替代的趨勢。但隨著現(xiàn)論技術(shù)的進一步發(fā)展，改進和加強紙質(zhì)檔案的管理便具備了更加成熟的主客觀條件:

2.1現(xiàn)代檔案學的建設(shè)為加強紙質(zhì)檔案管理提供了理論指導

從檔案學的發(fā)展狀況來看，現(xiàn)代檔案學不僅成為一門獨立的科學，而且已經(jīng)建設(shè)成包括.檔案管理學、檔案編纂學、檔案保護學、檔案文書學、檔案史料學等若干分支學科構(gòu)成的科學體系。這些分支學科大量的研究成果，為改善紙質(zhì)檔案的收集、編纂、保管、傳遞等各個環(huán)節(jié)提供了豐富的理論指導。

2.2現(xiàn)代科學的發(fā)展為妥善保護紙質(zhì)檔案提供了客觀條件

現(xiàn)代物理、化學、生物學、氣象學、光學、建筑學和環(huán)境科學等多學科的理論發(fā)展，均有助于提高紙質(zhì)檔案保護的技術(shù)水平。比如，通過建立環(huán)境自動化保護體系，可以實現(xiàn)檔案庫房溫濕度的自動調(diào)節(jié)和防火、防盜的自動監(jiān)測;通過預防纖維素氧化和水解的物化措施，可以成倍延長紙張的預期壽命;通過建筑結(jié)構(gòu)和光熱效能的綜合運用，可以有效改善紙質(zhì)檔案的生存環(huán)境，等等。

2.3縮微技術(shù)的成熟使紙質(zhì)檔案的傳遞和存儲變得更加經(jīng)濟

檔案存儲的縮微技術(shù)，是利用光電攝錄裝置，把以紙張為載體的檔案文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復制品，進行儲存、傳遞和使用。目前檔案縮微的形式主要有兩種:普通縮微攝影和激光全息超縮微攝影?？s微技術(shù)的成熟，一方面使我們在傳遞、運輸和查閱檔案文件時，無需再面對汗牛充棟的浩瀚典籍;另一方面，縮微復制品的普遍運用也對紙質(zhì)檔案原件起到了很好的保護作用。此外，目前世界上有些國家已經(jīng)承認縮微復制品與檔案原件具有同等法律效用，檔案經(jīng)縮微后，原件可以不再全部保存。如果這一原則能夠獲得廣泛認同，那么檔案的存儲成本將會得到極大的降低。

2.4計算機的推廣使紙質(zhì)檔案的查找和利用變得更加方便

電子計算機的普遍應(yīng)用，可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案編目與檢索的自動化。而計算機檢索和手工檢索相比具有明顯的優(yōu)勢:一是方便實用。利用計算機提供的各種軟件，可以通過查找關(guān)鍵字方式輕易地找到所需的檔案資料，還可以把若干項目結(jié)合起來進行組合查詢。二是簡明快捷。只要在檢索系統(tǒng)上輸人幾個關(guān)鍵詞語，甚至可以采用模糊查詢的手段，方便地查找紙質(zhì)檔案在檔案室中的確切位置，而且檢索速度大為提高。三是檢索效果好。使用質(zhì)量較好的軟件時，計算機檢索的“查全率”和“查準率”都會明顯高于手工檢索。

3紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀仍需得到進一步改進和加強

前文說明了電子信息時代加強紙質(zhì)檔案管理的必要性和可能性。但從當前檔案管理的現(xiàn)狀來看，紙質(zhì)檔案的管理工作仍然做得不夠，還需進一步改進和加強，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

3.1檔案管理人員觀念陳舊

我國檔案工作的傳統(tǒng)職責是“資政存史”，檔案管理人員習慣于長期的封閉禁錮、因循守舊、與世無爭，“重保管、輕利用，重歷史、輕現(xiàn)實”的狀況一時難以得到根本扭轉(zhuǎn)。這就要求我們必須大膽解放思想，積極轉(zhuǎn)變觀念，盡快樹立和不斷增強開放服務(wù)的意識，創(chuàng)新發(fā)展的意識，競爭生存的意識，下大力氣研究傳統(tǒng)檔案的開發(fā)與利用，在妥善保管的同時努力提升檔案文化的品位，經(jīng)常性地開展專題展覽活動，積極從事檔案編研工作，不斷推出高質(zhì)量的研究成果。

3.2專業(yè)館與各單位發(fā)展不均衡

隨著對檔案工作重要性的不斷認識，目前除圖書館、檔案館、資料館等專業(yè)場館外，企、事業(yè)單位也大多建立起了自己的檔案管理部門。但在辦公自動化技術(shù)日益成熟的今天，很多單位純粹依賴于電子檔案，過分強調(diào)“無紙化辦公”，忽略了紙質(zhì)檔案的收集與保管，使電子檔案成為無源之水。一旦由于載體受損或計算機系統(tǒng)升級而造成電子檔案的缺失，往往會給單位工作帶來極大的被動。

3.3紙質(zhì)檔案與電子檔案不相配套

由于電子檔案的原始性、真實性、憑據(jù)性不如紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案在存儲、傳遞、查閱等方面又不如電子檔案，因此兩套檔案仍將長期并存，雙軌運行。但目前不少單位電子檔案是電子檔案，紙質(zhì)檔案是紙質(zhì)檔案，雖然雙軌并行，卻是平行運作、互不關(guān)聯(lián)，失去了并存的實際意義。只有在電子文件歸檔的同時，附上與其內(nèi)容一致并帶有完整簽章和說明的紙質(zhì)文件，讓兩種載體相互配套，并軌運行，才能真正達到加強檔案管理的最終目的。

3.4檔案文書質(zhì)量不高

文書是檔案的源頭，文書處理工作質(zhì)量的好壞，將直接關(guān)系到日后檔案工作能否順利開展。重視后道的檔案管理，而忽視前道的文書質(zhì)量，這種本末倒置的做法成為一些企、事業(yè)單位的常見現(xiàn)象。文書體例不合規(guī)范，文字撰寫不符要求，文件資料不夠完整，嚴重影響了檔案的保存與使用價值。這就要求我們從源頭抓起，在加強檔案管理的同時狠抓文書的質(zhì)量管理，全面提升文書和檔案的管理水平。

3.5檔案調(diào)閱和周轉(zhuǎn)速度不快

形成這種狀況的原因主要有兩個:一是室藏檔案結(jié)構(gòu)缺乏整體性，卷內(nèi)文件組合缺乏連續(xù)性，造成查找資料困難，影響了調(diào)檔速度;二是零散文件移交不全，借出文件長期滯留，造成歸檔資料支離破碎，影響了周轉(zhuǎn)速度。這就要求檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門保持經(jīng)常性的業(yè)務(wù)聯(lián)系，把好整理立卷關(guān);督促文書部門建立嚴格的呈閱、催交制度，把好文件運轉(zhuǎn)關(guān);規(guī)范文件交接、鑒定、歸檔手續(xù)，把好歸檔接收關(guān);積極組織協(xié)調(diào)，做好零散文件和帳外文件的收集工作，把好體外循環(huán)關(guān)。

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[關(guān)鍵詞]檔案管理 電子文件 信息保護 差異

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0206-01

隨著全球數(shù)字信息化的快速發(fā)展，管理自動化及辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質(zhì)走向電子媒體。這給檔案事業(yè)帶來嚴峻挑戰(zhàn)的同時，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發(fā)展的契機，而電子檔案的產(chǎn)生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)區(qū)別，揚長避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。

一、 紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

就目前檔案管理工作來看，在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術(shù)能力單一，在實踐中不能較好的發(fā) 揮開拓與創(chuàng)新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者并存的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案受時展的影響，規(guī)模越來越小，電子檔案則在信 息技術(shù)的支持下涉及的領(lǐng)域越來越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來越好。

二、 紙質(zhì)檔案與電子檔案簡介及特征

紙質(zhì)檔案是人們?yōu)榱思o念并保存一些有意義的事物而產(chǎn)生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數(shù)據(jù)庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質(zhì)檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優(yōu)點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。

三、 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

1、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統(tǒng)計時，應(yīng)先制定一個固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進行發(fā)放、收回。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

5、 電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實現(xiàn)對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、 紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存管理

國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，對社會的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發(fā) 現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當今信息化社會，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。

五、 結(jié)語

綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結(jié)晶，為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識，更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同，管理的注意事項。同時，掌握先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此加強電子文件的檔案管理工作，做到與時俱進，滿足信息化發(fā)展的需求。

參考文獻

[1] 彭堅.關(guān)于檔案“電子檔案和紙質(zhì)檔案”管理問題的探討[J].檔案學研究，2012（1）.

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【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子化

一、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問題

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對于加強我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會文化與經(jīng)濟建設(shè)都有著重要的意義，但我國目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展與社會建設(shè)的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式

紙質(zhì)檔案管理，我國大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案的管理在管理過程中的很多環(huán)節(jié)相對較復雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。

電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計算機與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設(shè)備進行檔案信息的存儲，利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統(tǒng)與計算機的操作來完成，相對紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實現(xiàn)檔案的長期保存。紙張的易損性導致紙質(zhì)檔案在保存的過程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統(tǒng)，并通過電子信息存儲設(shè)備進行有效保存，在保存中不會出現(xiàn)腐蝕或損壞的問題。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調(diào)出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。

四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計劃，總結(jié)經(jīng)驗，指導工作的依據(jù)，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項重要內(nèi)容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門貫徹執(zhí)行國家加強信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。

（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問題的有效途徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時代變革中的各項決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權(quán)限的設(shè)定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案積存過多，檔案庫數(shù)量及存儲空間不足的問題。在此基礎(chǔ)上加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻

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《中華人民共和國檔案法》將檔案定義為：是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強的還可建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。

檔案管理，也稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動就是檔案管理。

檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內(nèi)容。檔案局管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，也稱檔案信息組織。

做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低?！吨腥A人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

1.良好的政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該具備各類專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅持社會主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應(yīng)具備更強的政治素質(zhì)。無論何時何地，都應(yīng)堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。

2.精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）掌握檔案管理專業(yè)知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。

（2）熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關(guān)檔案管理的各項法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定進行檔案管理。

（3）全面、扎實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業(yè)知識、法律法規(guī)和各項規(guī)章制度的要求都靈活地應(yīng)用于日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。

（4）檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公手段。隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。

3.愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德

檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無私奉獻的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。

4.與時俱進，勇于創(chuàng)新

隨著社會生產(chǎn)力和經(jīng)濟的整體發(fā)展，尤其是科學技術(shù)的進步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務(wù)上必須順應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，與時俱進。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。

此外，檔案管理人員還應(yīng)具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業(yè)管理知識。

三、加強檔案管理的措施與方法

加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，本人認為應(yīng)從以下幾個方面入手：

1.建立以人為本的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異。要實現(xiàn)規(guī)范、標準的管理，就必須以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立符合組織實際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個人需求與自我實現(xiàn)和組織協(xié)調(diào)發(fā)展作為管理的核心，創(chuàng)造一種學習型的組織氛圍，促進組織成員個人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合，從而形成組織成員個人的自我實現(xiàn)和組織檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.嚴格規(guī)范文件的制發(fā)

檔案來源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過程中必須要解決好規(guī)范化、標準化問題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實體質(zhì)量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項工作：

（1）文件格式要規(guī)范、文種要合理，便于分類歸檔；

（2）文件要素要齊全、內(nèi)容要完整；

（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用紙要統(tǒng)一、標準，便于整理。

3.科學管理電子檔案

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強電子文件的管理。

（1）提高電子文件載體的穩(wěn)定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。

（2）建立電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的電子文件管理體制，正確進行電子文件的分類與歸檔。

（3）做好電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（4）解決好電子文件的保存與利用。

4.提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量

在電子檔案日益發(fā)展的今天，在實際工作中，紙質(zhì)檔案仍以其特有的優(yōu)勢得到廣泛應(yīng)用。紙質(zhì)檔案在唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無法替代的，因此任何組織都必須提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量。

在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的過程中，必須注意解決好紙質(zhì)檔案立卷的兩大問題：一是注意解決好檔案立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

5.創(chuàng)新檔案管理工作

用科學發(fā)展的眼光，創(chuàng)新組織檔案管理工作。

（1）思想觀念的創(chuàng)新。要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識，強化檔案使用效率意識。

（2）管理方式的創(chuàng)新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。

（3）檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提高。

6.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。

篇5

1.1從業(yè)人員對無紙化檔案管理認識水平不到位。

很多檔案從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質(zhì)的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當作是檔案的補充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認識一直存在，那么等到檔案完全進行無紙化時代時，有些檔案管理部門將不會接收到任何檔案信息。檔案管理人員對無紙化檔案管理存在兩種極端的現(xiàn)象，一是因為無紙化檔案生成速度非常快，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計算機等設(shè)備，對一些重要的信息沒有進行復印，如果計算機中毒或者出現(xiàn)其他故障，很可能的所有的檔案信息都會消失，造成嚴重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計算機來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復印打印一份，這完全失去了計算機管理檔案的價值，既產(chǎn)生了浪費，又不會給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。

1.2無紙化檔案信息無法保證可讀性。

無紙化檔案信息不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因為硬件或者軟件的問題出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。近些年來，信息技術(shù)的發(fā)展有目共睹，相關(guān)人員不斷發(fā)展新編碼來替換傳統(tǒng)的編碼，為檔案多使用編碼相對要滯后一些，再加之，這種更新?lián)Q代的速度也以超高過了檔案所使用的計算機的運行速度，這就產(chǎn)生了很多的矛盾。

1.3難以判斷檔案是否具有原始性。

檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現(xiàn)更改的現(xiàn)象，對于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質(zhì)文件一樣利用一定的標準來保證其原始性。因此如何保證無紙化檔案的原始性是目前有關(guān)人士需要解決的主要問題。

1.4邏輯檔案與實體檔案歸檔存在問題。

無紙化檔案生成之后，對其進行實體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關(guān)部門，這種歸檔方式相對誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關(guān)部門，這樣就不用改變原來的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會非常遠，但是只要通過簡單的操作即可，非常簡單方便，但是卻沒有辦法完全保證無紙化檔案的安全。

2解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施

2.1更新觀念，迎接挑戰(zhàn)。

無紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對大多數(shù)人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。

2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整。

無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無法直接識別，必須由相應(yīng)的計算機軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人工能識別的形式。所謂對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲的位置可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內(nèi)容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

2.3針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。

保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，四是備份處理，異處保存。

2.4制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標準。

為了保證無紙化檔案的完整、準確、安全和電子文件管理的高效和科學，必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標準來支持，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計算機和應(yīng)用軟件的兼容性標準等。

3結(jié)語

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1.建立網(wǎng)站將成為檔案部門實現(xiàn)信息共享的捷徑

目前國內(nèi)檔案部門普遍存在經(jīng)費不足，人才缺乏的情況，要盡快實現(xiàn)檔案信息資源共享，建立檔案網(wǎng)站便是最佳途徑。因為網(wǎng)站建設(shè)的技術(shù)已經(jīng)相當成熟，不存在太大的技術(shù)難度，并且可以在較短的時間內(nèi)實施完成。在檔案網(wǎng)站建設(shè)方面（包括內(nèi)聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站和外聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站），國內(nèi)已有成熟產(chǎn)品，功能覆蓋檔案信息的整個生存周期，包括檔案信息采集、分類導航和查詢等，這些產(chǎn)品可以確保在短期內(nèi)迅速搭建檔案館網(wǎng)上的應(yīng)用系統(tǒng)并完成二次開發(fā)。而且可以將檔案部門已經(jīng)建立起來的檔案自動保系統(tǒng)與網(wǎng)站之間建立有機聯(lián)系，將現(xiàn)有自動化系統(tǒng)中的信息自動到網(wǎng)站，以最小的代價實現(xiàn)資源共享，這種聯(lián)結(jié)既可以保留原檔案部門自動化系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)管理功能，還能通過網(wǎng)站升展各種利用服務(wù)。

2.“混合型”檔案館將長久存在

電子計算機、Intemet、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的快速發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案館產(chǎn)生了前所未有的沖擊，使檔案館的發(fā)展進入了重要的歷史轉(zhuǎn)折點，即以紙質(zhì)檔案為主導介質(zhì)收藏和服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案館時代尚未走向終結(jié)，而數(shù)字檔案館時代還未真正到來的轉(zhuǎn)型時期。所以，當前檔案館應(yīng)以“混合型”檔案館的形態(tài)存在。館藏資源多元化、服務(wù)方式多樣化、檔案管理工

作復雜化將是“混合型”檔案館的特點。另一方面，盡管業(yè)內(nèi)人士大聲疾呼檔案上網(wǎng)，加強檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，但限于總體規(guī)劃、思想認識、資金、人力資源等因素的影響，檔案館間的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)還未全面展開，沒有形成上下貫通、網(wǎng)網(wǎng)互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)體系。解決這些問題還需要相當長的時間，因此，“混合型檔案館”將長久存在，這樣既能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，又能用紙質(zhì)檔案來保證檔案的真實性與憑證性及作為檔案的永久備份。

3.數(shù)字檔案館是未來發(fā)展的必然趨勢

相對傳統(tǒng)檔案館來說，數(shù)字檔案館有明顯的優(yōu)勢。數(shù)字檔案館其館藏信息全部實現(xiàn)數(shù)字化管理，信息存儲和保管將更容易；其服務(wù)方式實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，檔案用戶訪問不受任何時空限制；其信息內(nèi)容將更加廣泛，不僅包括文本信息，還包括聲音、圖像等多媒休信息。數(shù)字檔案館是未來發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

隨著經(jīng)濟全球化、信息網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，電子檔案的形成越來越多，目前在管理上依然是按照紙質(zhì)檔案的管理辦法進行的。雖然，國家檔案局等部門已經(jīng)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，可是，由于技術(shù)、設(shè)施方面原因，還沒有真正意義上實現(xiàn)電子文件的科學收集及管理，一些已歸檔的電子檔案由于沒有同時移交相應(yīng)的支持軟件、硬件，有些已無法識別及應(yīng)用。利用計算機作服務(wù)器，缺少對數(shù)據(jù)的系統(tǒng)整理及備份功能，容錯性差。隨著服務(wù)器中數(shù)據(jù)的不斷增大，用戶的不斷增多，信息傳輸量大大增加，服務(wù)器的容量、穩(wěn)定性及數(shù)據(jù)的安全性越來越受到嚴重威脅。

網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接采用50歐的同軸細電纜，它是一種比較老的目前已被淘汰的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接線，在與T形頭連接時比較麻煩，特別是容易出現(xiàn)接觸不良，或內(nèi)外導體相連短路等錯誤，影響網(wǎng)絡(luò)正常運行。同時，50歐的同軸電纜，僅用于數(shù)字傳輸，傳輸率太低，抗干擾能力和地理范圍都較小。

網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)為總線拓樸，這種結(jié)構(gòu)采用單根傳輸線作為傳輸介質(zhì)，所有的站點都通過相應(yīng)的硬件接口直接連接到傳輸介質(zhì)上。為所有的節(jié)點共享一條公用的傳輸鏈路，所以，一次只能由一個設(shè)備傳輸信號，傳輸率低。使用這種連接方式，如果一個終端出現(xiàn)問題，所有網(wǎng)上的工作站都無法上網(wǎng)工作，在查找問題時，需對每一個站點進行測試，故障隔離和故障診斷都很困難。

三、提高檔案管理效率的對策

1.提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵

首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

2.調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

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一、檔案管理“雙軌制”轉(zhuǎn)變的意?x

檔案管理的“雙軌制”是指紙質(zhì)檔案和電子檔案同時存在。在整個設(shè)計過程中形成的文檔在歸檔時，同時把紙質(zhì)檔案和電子文件一并交給檔案室。檔案人員要對兩套檔案同時進行復核驗收。首先紙質(zhì)檔案是最基礎(chǔ)和最原始的。管理者要對紙質(zhì)檔案進行系統(tǒng)和專業(yè)的管理。其次是離開傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，研究出一種符合現(xiàn)代信息化的電子管理方法，有利于提高管理者的工作效率。最后，更為關(guān)鍵的一點則是隨著信息時代的不斷更新變化，紙質(zhì)和電子兩種方式共同存在性存在相對的重復和繁瑣，最終將會演變?yōu)閱我坏膯诬壷乒芾怼?/p>

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異

紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)為記錄載體的檔案。電子檔案是通過計算機技術(shù)形成的，所謂數(shù)字文件在物理形態(tài)上都是電子文件，都是通過0.1形式存在，存儲于特定的介質(zhì)（例如光盤、磁帶、磁盤）的檔案。因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都有著自己不能替換的優(yōu)點，同時也有很多差異。

第一，檔案的體積。紙質(zhì)檔案體積大，要占很大的存儲空間。電子檔案容量超大，體積小，能夠節(jié)約很大的空間，尤其是在寸土寸金的大城市不得不考慮的因素。

第二，檔案的原始性和憑證作用。紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是不能分離的，文字、圖表、印章及簽署等等都附在載體上，任何人都難于篡改，因此傳統(tǒng)檔案具有原始性和憑證的作用。而電子文件內(nèi)容沒有特定的載體，是可以復制、修改、粘貼、剪切的，在傳輸?shù)倪^程中人為篡改不留痕跡，任何人都難于辨認其真假。在法律上紙質(zhì)文件優(yōu)于電子文件，就算是原始的電子文件其憑證作用在法律上未必會認定其真實性。

第三，檔案內(nèi)容的保密性和可操作性。由于“黑客”的入侵破壞和網(wǎng)絡(luò)本身存在的各種缺陷，常常會造成信息內(nèi)容的不安全，所以在公共網(wǎng)絡(luò)的檔案信息是不重要和利用價值不高的。權(quán)威性強、保密性好的檔案用紙質(zhì)檔案文本的方式提供服務(wù)或者只是在網(wǎng)絡(luò)上提供目錄服務(wù)。紙質(zhì)檔案利用起來不方便，可操作性較差。電子檔案利用起來方便快捷，利用者直接可以在計算機上對電子文件進行統(tǒng)計分析利用，馬上可以進行復制，打印傳輸，快速滿足利用者的需求。

第四，檔案信息資源共享。電子檔案可以不限時間地點，只要有一網(wǎng)的電腦就可以利用開放的檔案。同時還可以多人同時訪問同一個電子檔案，實現(xiàn)資源共享。這些都是紙質(zhì)檔案做不到的。

所以電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點，相互不能取代，只能發(fā)揮各自的優(yōu)點，取長補短，有機結(jié)合，這樣就產(chǎn)生了檔案管理的“雙軌制”模式。

三、“雙軌制”變“單軌制”的可行性及問題

我單位從2010年就開始檔案信息化工作，對利用率較低的歷史檔案全文掃描電子化，將原有的實體檔案降級保管。2000年前的工程設(shè)計檔案全部掃描及并上傳檔案信息庫，設(shè)計人員實現(xiàn)了用檔不出門，檔案人員管檔不用筆。全院的合同文件通過掃描實現(xiàn)電子化，管理系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，供全院經(jīng)營管理人員利用。

隨著業(yè)務(wù)的擴展，辦公自動化的快速普及和無紙化設(shè)計的全面推開，我院與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，實現(xiàn)CAD電子文檔操作。隨著電子文件的成倍增長，相應(yīng)的紙質(zhì)文件大量產(chǎn)生，在實際操作中也存在了眾多問題：一份紙質(zhì)檔案同時對應(yīng)多個版本的電子文件，有些紙質(zhì)檔案又沒有對應(yīng)的電子文件，又或出現(xiàn)電子軟件不兼容或其他軟件原因造成圖紙與電子版不符的情況，往往在實際工作中因為諸多客觀因素造成了圖紙與電子版不符，這就是“雙軌制”的矛盾與沖突。

在“雙軌制”的情況下：我單位每年新出圖歸檔為11萬張左右，調(diào)曬圖紙為20萬張左右，掃描圖紙7萬張，作廢圖紙1萬張左右，修改圖紙2000張左右。這些工作是龐大的。特別是作廢圖紙要仔細認真，每一張圖紙都要經(jīng)過3人3次復核檢查確保準確再進行替換最后蓋章作廢。掃描工作也相當繁重，由于條型碼打印不清楚或油墨厚薄不一，只能改用手工輸入。由于圖紙圖號的唯一性，有些項目拖延時間較長，設(shè)計人員往往忘記以前出過圖紙，導致圖號重復或者打印錯誤，使得有問題的圖紙沒能正常入庫歸檔，為正常檔案管理帶來很大的困難。

為了解決“雙軌制”的預算與沖突以及以上工作的麻煩，也為了遵照“2016年4月1日起，全市房室建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程設(shè)計圖紙應(yīng)當全部利用數(shù)字化和白圖交付”的要求。我們經(jīng)過一年多的研究考查，結(jié)合總院的檔案信息化建設(shè)要求，在CMS項目管理的基礎(chǔ)上，建立了一套基于CAD運用的文件級協(xié)同設(shè)計平臺。在完善圖檔電子數(shù)據(jù)庫的同時，形成工程檔案協(xié)同管理平臺，最終全面實現(xiàn)圖紙數(shù)字化管理交付模式，以替代傳統(tǒng)管理和利用方式，即“單軌制”。

四、檔案管理“單軌制”執(zhí)行深度

單軌制系統(tǒng)流程介紹：設(shè)計人員在CAD協(xié)同平臺個人工作區(qū)域進行設(shè)計或可直接上傳圖紙，設(shè)計完成，選擇dwg文件發(fā)起簽名確認流程，勾選出圖用圖，會簽，注冊章加蓋后由專業(yè)負責人審核，通過后發(fā)給本專業(yè)所有參與者確認。所有角色通過后由經(jīng)營部審批，通過后，系統(tǒng)接受電子文件及簽章相關(guān)信息，自動拆分為一個dwg文件一張圖，并批量加蓋電子簽名和印章，自動轉(zhuǎn)化為PDF格式，該PDF圖紙保存至個人工作目錄區(qū)，由設(shè)計預覽圖紙打印樣式無誤后，選擇圖紙發(fā)起直接歸檔或出版歸檔流程。經(jīng)檔案室驗收電子圖紙后，由項目負責人審批是否允許出版，通過后由后勤部文印室選擇文印公司進行出版，成品制作完成，予以交付，簽收完畢，流程辦結(jié)。

CAD協(xié)同設(shè)計平臺從2016年5月9日試運行到11月9日，總共出圖為55345張。CAD平臺的主要優(yōu)勢：

1.沒有實體的圖紙，不需要庫房了，不存在保管圖紙的各種要求了。同時也延長了圖紙壽命，最大化地通過電子版保存圖紙，供后期工作人員追溯查閱。

2.標準化：每一張圖紙都有固定的格式，統(tǒng)一的版面、圖框和字體。圖紙的唯一性也實現(xiàn)了，所有的圖號都是系統(tǒng)生成，不存在重復和錯誤。同時也對電子化進行了優(yōu)化，確保不會出現(xiàn)圖號重復和版次的混亂?？梢员ＷC曬出來的圖紙是最新版次。電子化的操作大大減少了人力物力，杜絕了因曬錯圖紙造成的資源浪費。

3.簽名的真實性：系統(tǒng)化操作，所有人員的操作流程一體化，對于賬號和密碼實行一對一責任制，出現(xiàn)問題可追溯到本源。此外，電子化的操作能避免人為因素的變動，嚴格控制檔案的真實性和完整性。

4.方便快捷，高效率：設(shè)計人員調(diào)用圖紙進行操作，只需電子化一條龍程序。不再受地域、時間等約束。檔案管理人員在清點圖紙時，只需電子化操作，去除了繁瑣的人為流程，以往二、三天的工作量被簡化到幾小時內(nèi)完成，節(jié)約了人力資本與時間。

5.員工替換交接安全快速。由于行業(yè)的特殊性，導致從事該工作的人員流動性普遍頻繁。在頻繁的人員交替中，單軌制電子化的流程大大縮減了人員流動所帶來的一系列問題。確保檔案的真實、完整，后續(xù)交接人員工作的完整性以及全面性。

五、檔案管理“單軌制”普及化

隨著社會信息化進程的加快，數(shù)字化信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略性資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟中最具活力的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，大量數(shù)字化信息資源的產(chǎn)生促使檔案信息化建設(shè)提上日程，不僅給檔案工作帶來了新的契機，而且伴隨著信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題，即檔案信息化建設(shè)。

為確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，檔案數(shù)字化工作必須遵循“使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享”，檔案管理“單軌制”需遵守以下要求：

1.標準化：“所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的文件格式、技術(shù)模式和工作標準進行數(shù)字化，在沒有特殊要求的前提下盡可能采取通用標準”，只有標準化的基礎(chǔ)上開展檔案信息數(shù)字化，才能確保數(shù)字檔案信息的通用性。

2.安全性：在開始數(shù)字化處理工作前必須合理設(shè)計工作流程，工作中嚴格按照操作規(guī)程執(zhí)行，把數(shù)字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，確保數(shù)字化工作安全有序地開展。

3.技術(shù)性：鑒于設(shè)計人員的年齡階段不一樣，對信息技術(shù)電子化的掌握程度不一，故所有數(shù)字化檔案信息上崗人員都必須進行系統(tǒng)化的培訓，確保在操作過程中不會出現(xiàn)技術(shù)性、人為性的失誤，保證檔案入錄的真實性、完整性、有效性。

4.優(yōu)化性：隨著電子化單軌道的普遍應(yīng)用，需根據(jù)檔案建設(shè)管理類目進行軟件優(yōu)化，確保在不同的工程需求下，滿足項目需求。

我司是國家級的甲級設(shè)計院，市場面對全世界，我們的CAD協(xié)同設(shè)計平臺不能與其他單位電腦系統(tǒng)形成對接。尤其是軌道設(shè)計部門，往往會涉及到幾個設(shè)計院一起進行共同設(shè)計，每一張圖紙都要相互會簽，為了配合總體會簽，現(xiàn)階段我們?nèi)耘f執(zhí)行“雙軌制”，直接打印紙質(zhì)圖紙，把紙質(zhì)圖紙拿去評審會簽后，再把簽字齊全的完整版圖紙?zhí)峤坏綑n案室，檔案管理人員把圖紙掃描上傳形成電子檔案，紙質(zhì)的圖紙再入庫保管。所以現(xiàn)在不可能真正做到無紙化的“單軌制”。但隨著檔案操作制度的不?嗤晟埔約笆諧∏魘頻謀厝恍裕?我司的檔案管理必然會歸于單軌制。

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[關(guān)鍵詞]檔案信息化 優(yōu)勢 對策

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2012）10-0057-01

21世紀，是知識的時代，信息的時代，網(wǎng)絡(luò)把整個世界連成一個地球村。在這種大的時代氛圍中，無論是黨政機關(guān)的辦公，公司企業(yè)的洽談，還是學校的教育、教學，都離不開檔案管理，而目前的檔案管理已日漸走上了信息化道路。 所謂檔案信息化管理，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。在檔案管理中，實現(xiàn)信息化管理較傳統(tǒng)的管理方式，有它得天獨厚的優(yōu)勢，但由于處于管理方式的轉(zhuǎn)型中，又有它的難處，為此，我們應(yīng)該積極探索檔案信息化管理的對策。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）時間、空間優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理，主要用紙質(zhì)的檔案，并存放在專門的檔案室中。實現(xiàn)檔案信息化管理后，不需要更多的存放檔案的空間，檔案都存貯在電腦當中，或者刻錄成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保證資料的完好。利用這樣的信息化管理，不用考慮檔案紙由于時間長而造成的損壞。因此，這種管理方式既能保證較長時間地保存檔案，又可以節(jié)約空間。

（二）利用優(yōu)勢

實現(xiàn)檔案的信息化管理，可以把檔案設(shè)置成不同的訪問級別，并進行分類。各個部門可以根據(jù)需要和訪問級別，在最短的時間內(nèi)查找到所需要的資料。這樣既可以節(jié)約查找的時間，又方便利用。

二、實現(xiàn)檔案信息化的難點

（一）技術(shù)上的難關(guān)需要突破

在實現(xiàn)檔案信息化的過程中，既要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；又要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲的一體化，實現(xiàn)檔案信息高度共享，這就需要技術(shù)上多方面的配合，因此，檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程。目前，正處向信息化發(fā)展的過程中，有許多技術(shù)難關(guān)需要解決。只要突破技術(shù)上的難關(guān)，才能真正實現(xiàn)檔案的信息化管理。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

進行檔案信息化管理的時候，需要從事這一管理的人員具有現(xiàn)代化管理知識。然而從年齡結(jié)構(gòu)上來分析，從事檔案管理的人員中，年齡大的人員占多數(shù)，這就給檔案管理迅速實現(xiàn)信息化帶來了困難。

（三）安全管理制度需要完善

隨著檔案管理逐漸實現(xiàn)信息化，信息安全問題成為一個重要的問題。一方面，信息安全受到來自“黑客”的攻擊；另外一方面，存在著管理人員忽略安全，泄露信息的狀況。

三、促進檔案信息化的對策

（一）解決技術(shù)上的難題，加強檔案信息的標準化建設(shè)

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務(wù)管理能力，這需要全方位技術(shù)的協(xié)調(diào)工作。因此，在技術(shù)上要請專業(yè)的技術(shù)人員來指導操作，同時要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)管理部門、信息采集部門、檔案管理部門的關(guān)系，達到相互配合，高效工作。

（二）盡快提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案信息化涉及數(shù)字化檔案信息資源、計算機網(wǎng)絡(luò)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。對于檔案管理人員而言，首先達到的業(yè)務(wù)目標就是能熟練運用信息工具，這需要他們掌握計算機理論知識和運用技能。其次，需要檔案管理人員能夠捕捉檔案信息，不僅為本部門的人員提供檔案資源，也需要熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導需求者獲得更多的檔案信息。再次，檔案人員需要具備提煉、加工檔案信息的能力，因為，檔案利用者更需要“精要”信息。

面對目前檔案管理人員的現(xiàn)狀，一方面，應(yīng)該積極吸收檔案管理專業(yè)畢業(yè)生從事這一管理，因為他們具備相關(guān)的專業(yè)知識。而且，他們有更多的精力來接觸新鮮的事物，更方便學習最先進的檔案管理方式。另一方面，對現(xiàn)有的檔案管理人員要進行集中培訓，達到短期內(nèi)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的目標。

（三）加強檔案信息管理的安全建設(shè)

檔案具有保密性的特點，因此，在實現(xiàn)檔案信息化的過程中，首先需要解決技術(shù)上的“保密”功能，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限。同時做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和別有用心的人盜取檔案資料。其次，要注意培養(yǎng)檔案管理人員的“安全意識”，不可以“有意”或者是“無意”泄露檔案信息，提高“保密意識”，以保證檔案信息的安全。

【參考文獻】

[1]雷亞旭.檔案信息化建設(shè)的管理與改進.實用醫(yī)技雜志，2006年4月，第13卷，第7期.

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無紙化檔案管理，是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)進行檔案整理和管理。主要傳媒工具是計算機等現(xiàn)代化辦公工具，可以實現(xiàn)不用紙張和筆進行檔案業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。有些單位和團體從二十世紀末就計劃并開始實施無紙化辦公。無紙辦公，即不用紙張而辦公。在無紙化辦公環(huán)境中，計算機、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)是三個最基本無紙化辦公本的要素。盡管未來幾十年之內(nèi)還不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數(shù)字或電子的形式儲存和發(fā)送，所以未來將會使我們越來越走向無紙化辦公，無紙化的檔案管理也相應(yīng)提高和普及。

一、電子檔案的優(yōu)點

有些事物它之所以存在就是在等待被更新或代替。在辦公自動化和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)普及的今天，無紙化辦公將逐漸取代和覆蓋有紙化辦公，這是社會進步必然的趨勢。電子檔案可以彌補紙質(zhì)檔案的很多方面的缺點，易學易用、具有一般計算機水平的工作人員便可以利用電子設(shè)備輕松進行檔案的收集、整理、 統(tǒng)計 、歸類、 編號和存檔 。這一切只要一個小小的移動硬盤就可以完成。它的優(yōu)點是：節(jié)能降耗、一張紙呈現(xiàn)的不單是物質(zhì)能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進行的瑣細工作，為此付出的寶貴時間。無紙化辦公在技術(shù)允許的情況下，可以簡化工作環(huán)節(jié)，節(jié)省辦公成本，提高辦公效率。 全球因為辦公而消耗掉的紙張是一個龐大的數(shù)字，在紙張背后的能源消耗，更是一個追尋可持續(xù)發(fā)展所必須關(guān)注的問題。 據(jù)市場分析家報告指出、紙張的用量， 每年增長率是6%―7%，真是難以置信。所以電子檔案不僅節(jié)能環(huán)保而且傳送速度快 、優(yōu)化管理流程，甚至連個人或領(lǐng)導的簽名都可以在網(wǎng)上完成。電子檔案材料收集方便、全面、而且具備原始的聲音和動畫，根據(jù)需要可第一時間發(fā)送， 體積小、 基本無重量 、對存放的條件要求適中。

二、資源共享

隨著無紙化辦公在檔案建設(shè)管理中的應(yīng)用和普及對有些檔案資源的電子檔案整合后在網(wǎng)絡(luò)情況下實現(xiàn)檔案內(nèi)部資源共享。一是建立檔案內(nèi)部的局域網(wǎng)。在全國范圍內(nèi) 、建立和逐步完善系統(tǒng)內(nèi)檔案局域網(wǎng)，實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建全國檔案信息平臺。二是 打破單一格局橫向發(fā)展實現(xiàn)信息資源共享。打破檔案、 圖書 、情報等有關(guān)信息部門各自為陣的局面，把各企事業(yè)單位系統(tǒng)信息加以整合，實現(xiàn)檔案、 情報、 圖書等一體化系統(tǒng)管理，建立一個完整的檔案信息系統(tǒng)。三是建立信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心。隨著檔案內(nèi)部信息網(wǎng)的建立和完善，檔案部門應(yīng)充分利用各部門內(nèi)部的網(wǎng)站和自己制作的網(wǎng)頁積極收發(fā)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，以便服務(wù)廣大用戶，達到資源共享的目的。四是建立自動化網(wǎng)絡(luò)信息接收系統(tǒng)，實行統(tǒng)一標準的電子軟件，以便及時自動接收和發(fā)送最新的相關(guān)信息。

三、完善管理制度

當然，無紙化檔案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如說，容易被修改、對溫度也有一定的要求，還有木馬病毒的侵入等，所以建立嚴格的管理制度是非常重要的。

1.為了加強系統(tǒng)單位電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用，更好的為系統(tǒng)單位發(fā)展和實施資源共享服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)單位的實際，特制定如下規(guī)定。

2.建立健全電子文件的管理體制和工作職責

2.1 電子文件是本系統(tǒng)單位開設(shè)的一種獨立的檔案門類和載體，應(yīng)加強領(lǐng)導和監(jiān)管。電子文件從形式到歸檔由本單位檔案部門負責。

2.2電子文件應(yīng)按制度嚴格要求，妥善保管，確保文件不丟失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實和有效的利用。

2.3電子文件一定要實行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門相兼容的計算機軟件和系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效的識別和自動收發(fā)。

3.電子檔案歸檔方式

3.1檔案部門根據(jù)要求，在應(yīng)歸檔的電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標記，把經(jīng)辦過程中的情況記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)處理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類組盤。填寫必要的著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。

3.2歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、提名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案管理著錄規(guī)則的基本要求。

4.電子文件的移交與保管

4.1電子文件在每年定期將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時要做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、安全利用、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚、移交清單根據(jù)需要一式多份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.2單位檔案室負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。

4.3入庫的電子檔案，每年要機讀和定期殺毒，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

4.4保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，室氣溫要適度，不能太低也不能過高。

5.電子文件的提供和利用

5.1對于封存歸檔的電子檔案不外借，利用時使用復制體，互聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

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一、檔案“雙套制”概念

目前來說，學術(shù)界尚未對檔案“雙套制”的概念給出統(tǒng)一定論。1998年，馮惠玲教授將檔案“雙套制”劃分成兩個層次：電子文件轉(zhuǎn)成紙質(zhì)文件的雙套制以及紙質(zhì)文件到電子文件的雙套制。在本文研究中，檔案“雙套制”概念指的是：同一分文件的紙質(zhì)版本與電子版本共同存儲、共同利用的狀態(tài)。

二、檔案“雙套制”管理中的問題

1.對“雙套制”管理認識不足

人們對事物的認知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認知必然會促進事物的發(fā)展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國企事業(yè)單位對“雙套制”管理認識不足，特別是在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的過程中，不少人存在多種認識誤區(qū)。例如，有人認為檔案電子化發(fā)展是勞民傷財、盲目追新的項目，有人認為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，還有人誤將館藏數(shù)字化直接等同于檔案數(shù)字化等等。上述誤區(qū)的存在，成為“雙套制”發(fā)展的絆腳石。之所以會出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在館藏數(shù)字化過程中的具體工作，尚未意識到這一工程的復雜性、系統(tǒng)性，單純地為數(shù)字而數(shù)字化；二是由于檔案管理人員對“雙套制”管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，加之缺乏具體管理經(jīng)驗，從而出現(xiàn)多種管理行為問題。

2.歸檔范圍不清

更好地利用檔案、保證重要檔案的可靠性與安全性，是檔案“雙套制”管理的主要目的。如果不對檔案進行區(qū)分，將日常檔案與重要檔案置于等同位置，對所有檔案進行雙套備份，過猶不及。具體工作中，檔案管理人員應(yīng)該視綜合檔案的重要程度以及檔案來源決定是否進行雙套管理。檔案“雙套制”管理主要是針對具有保存價值、經(jīng)常使用的文件，只有劃分清楚檔案“雙套制”管理的工作范圍，使重要檔案處于雙套安全管理范圍中，才能充分發(fā)揮檔案“雙套制”管理的重要作用。歸檔范圍的合理劃分是檔案“雙套制”管理的棘手問題，如果歸檔范圍過大，會導致不必要的人力資源、物力資源浪費，加重檔案室工作負擔；如果歸檔范圍過小，又容易使某些重要檔案陷于被遺失銷毀的境地。

3.未充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢

由于電子檔案、紙質(zhì)檔案之間的過渡較大，很多紙質(zhì)檔案還沒有被錄入為電子檔案，導致電子文件優(yōu)勢尚未充分發(fā)揮。目前來說，已建立檔案“雙套制”管理的單位，其電子檔案、紙質(zhì)檔案分別建立在各自系統(tǒng)之中，尚未建立兩者之間的聯(lián)系，這就大大削弱了兩種檔案之間的互補優(yōu)勢。例如，部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質(zhì)檔案進行編號，兩者之間無法達到一一對應(yīng)的關(guān)系，這勢必會影響檔案的綜合利用程度。這種無法優(yōu)勢互補的檔案“雙套制”管理，相當于直接將兩份完全一樣的檔案并列保管卻沒有建立兩者之間的聯(lián)系，這樣與建立該制度的初衷相背離，白白造成了大量資源被浪費。

4.轉(zhuǎn)化格式問題

轉(zhuǎn)化格式問題也是困擾檔案“雙套制”管理的重要問題，例如，某些電子文件在轉(zhuǎn)成紙質(zhì)文件后，會直接改變其原來格式，印章、批示等很多內(nèi)容無法顯示；視頻、聲音等檔案無法直接轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件。某些紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化過程中也會出現(xiàn)部分信息無法被讀取等多種問題。如果這一問題得不到有效解決，那么，將會直接削弱檔案“雙套制”的法律效應(yīng)。

5.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案“雙套制”管理需要復合型人才的支持，目前來說，我國檔案管理人員素質(zhì)有待提升。部分檔案人員缺乏完善的檔案管理基本知識與技能，還有部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學技術(shù)。由于缺乏綜合性人才的支持，嚴重阻礙了檔案“雙套制”的健康發(fā)展。

三、n案“雙套制”發(fā)展對策

1.重視原始記錄

電子文件易更改的特征使人們對檔案原始記錄的重視程度有所降低，在新時期，如何看待檔案這一基本屬性是檔案“雙套制”管理得以實施的前提。若想促進檔案“雙套制”順利開展，就必須加強對電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理，做好兩方面的協(xié)調(diào)工作，重視電子檔案、紙質(zhì)檔案的統(tǒng)籌發(fā)展，以更好地實現(xiàn)檔案的應(yīng)用價值。因此，我們必須及時更新對電子檔案原件的認識，強化電子檔案原始記錄管理。具體來說，可從如下方面入手：①嚴格執(zhí)行《電子檔案管理規(guī)范》等國家相關(guān)法律標準，嚴禁越權(quán)操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。②加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進行網(wǎng)絡(luò)維護，及時查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。③做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護層中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等的干擾。重視原始記錄，保證檔案原始記錄的完整與安全是我們面臨的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價值，在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作，并形成長效運行機制。

2.完善“雙套制”管理制度

首先，確認檔案“雙套制”發(fā)展運行的主體?；鶎訖n案部門才是現(xiàn)階段我國實施檔案“雙套制”發(fā)展的最佳主體和場所，其可充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用。檔案部門不僅是數(shù)字化工作的中心，也是檔案“雙套制”發(fā)展的主體，在其具體運行過程中，工作人員必須制定相關(guān)標準、加強監(jiān)管，做好前端控制，進一步促進檔案“雙套制”的健康發(fā)展。

其次，確定管理模式。目前來說，我國檔案“雙套制”管理體制主要是分散式管理與分段式管理兩種模式。分段式管理是指由不同部門負責，這種方法容易導致各部門工作脫節(jié)、各自為戰(zhàn)的局面。分散式管理模式指的是不同檔案歸屬于不同的檔案室管理。從整體上來說，我國檔案“雙套制”管理體制混亂，各部門協(xié)調(diào)不力，很容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄密等問題。當前，我國存在多種檔案進館保管方式，雙套制管理模式應(yīng)用非常廣泛。例如，上海市政辦公廳已實現(xiàn)了文件處理、歸檔保存全面雙套管理模式。我國《電子文件管理規(guī)范》明確指出，具有永久保存價值的電子文件在歸檔時應(yīng)保存紙質(zhì)版本與電子版本。故而，筆者認為這一管理模式將成為未來檔案管理的主要模式。

再次，制定檔案“雙套制”發(fā)展具體措施。各部門在制定檔案“雙套制”發(fā)展具體措施時，必須本著求實、有效、合理原則，切實做好具體措施制定工作，不能照搬照抄、人云亦云。在具體過程中，要杜絕極端想法，檔案指導部門必須充分做好自身工作、負起應(yīng)有責任，對檔案“雙套制”發(fā)展提出針對性建議，從而促使各項管理工作步入正軌。

最后，加強電子文件信息管理平臺的建設(shè)力度。對于檔案“雙套制”發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強對電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實現(xiàn)提供強有力的支撐。各層檔案部門必須積極參與到管理平臺建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術(shù)開發(fā)人員之間的聯(lián)系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。

3.完善相關(guān)法規(guī)標準建設(shè)

首先，加強領(lǐng)導支持。加強領(lǐng)導支持是做好檔案“雙套制”管理的基礎(chǔ)。在新形勢下，各級領(lǐng)導必須高度重視做好檔案“雙套制”管理的建設(shè)力度，明確法律法規(guī)建設(shè)對做好檔案“雙套制”管理的重要意義。在提高認識的基礎(chǔ)上加快標準體系建設(shè)力度，并積極與國際社會接軌。

其次，在法律法規(guī)標準體系建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：①安全性原則。只有保證檔案管理的安全性，才能充分發(fā)揮檔案“雙套制”管理的重要價值。②實事求是。在法律標準制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實際情況制定符合自身館室發(fā)展的標準策略，切忌一刀切。③利益平衡。在雙套制法律法規(guī)體系建設(shè)過程中，相關(guān)人員必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息進行確認，按照權(quán)利義務(wù)相平衡的原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點，進而促使兩者的利益最大化。④透明性。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學性原t，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。

4.無紙化發(fā)展

檔案管理的最終目的是服務(wù)大眾，在現(xiàn)代化社會中，人們更希望通過電子系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)查詢自己想要的信息。而視頻檔案、電子檔案等多媒體形式更好地滿足了人們對檔案獲取的需求。隨著信息化時代的到來，未來檔案不再是單調(diào)的文字表述，而是表現(xiàn)為動畫、圖畫等多媒體形式。筆者認為，在檔案保管條件、保管技術(shù)日益完善的當代，多媒體檔案、電子檔案、紙質(zhì)檔案將呈現(xiàn)三足鼎立局面。