高校二級學院教學檔案信息化管理研究

導語：高校二級學院教學檔案信息化管理研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1教學檔案信息化管理的意義

教育信息化不僅體現在教育教學過程的信息化，應涵蓋教育教學的各個環節，其中包括教學檔案管理的信息化。在大數據時代背景下，將信息技術手段與教學檔案管理深度融合，實現教學檔案管理信息化，是時展的必然，無論是對學院還是學校而言都具有重大意義。1.1提高教學檔案管理人員的工作效率。教學檔案包括培養方案、教學大綱、教學日志、聽課記錄表、教學會議記錄、試卷、成績登記表、實習報告、畢業論文、教師以及學生獲獎證書等材料。其中，有紙質材料、電子材料(包括電子文檔、電子表格、PPT、圖片、視頻、音頻等)，如果能將所有紙質材料進行數字化處理，并按照一定的存儲和命名規則將之進行存儲、管理及利用，既打破了存儲和使用在時間、空間上的局限，為調取和查看提供便利，又節省了教學檔案管理的時間和成本，進而實現教學檔案管理效率和質量的提升。1.2為教學資源共享提供環境。教學檔案存儲入檔的目的是為后續的教學活動提供借鑒。因此，教學檔案的服務領域不應只局限于教學管理者，還應面向學生、教師、學校甚至面向社會開放，從而擴大教學檔案的功能范圍，拓展教學管理的應用價值[3]。就目前來看，很多教學檔案的存儲和管理存在不集中、不系統、不完整的情況，而且大都是直接將紙質文檔進行存儲，不僅占用大量存儲空間，也不便于查閱和共享，同時還存在遺失的風險。1.3為檢查、考核及評估提供數據支撐。每年學院要接受來自教育部、教育廳以及校內的各類考核和評估，包括：教育部例行的本科教學合格評估和審核評估等；教育廳對省內各高校本科專業要實施隨機抽查評估等；學校層面開展的有教學檔案檢查、崗位績效考核、目標考核、本科教學年度考核、教學專項評估以及每年一度的貢獻度數據采集等。頻繁、密集的考核評估需要強大的數據提供支撐，其中涉及大量的教學檔案。教學檔案是否豐富、全面、完整、系統、高質量直接影響考核和評估的結果。1.4以滿足創建智慧校園、數字化校園的需求。智慧校園、數字化校園是現今各大學校力爭實現的目標。教務、教學、學術及科研等形成的海量教學檔案的信息化管理則是建設智慧校園、數字化校園的重要環節。1.5為數據的開發利用建立基礎。存儲的第一手原始紙質材料，只承載了一些初級的信息，需要加工成系統的、主題突出的、適合的成果資料，才能充分發揮其價值。如果能將期末試卷及相關表格、教學日歷、聽課記錄表、教學會議記錄等紙質檔案進行數字化、信息化處理，一方面可以規避材料遺失后造成的損失；另一方面可以將這一部分材料進行深入的篩選和挖掘，將“死檔案”變成“活信息”，進一步提煉教學檔案中的有用信息[2]。

2當前教學檔案信息化管理的現狀

目前，大多數高校二級學院教學檔案管理主要有學院統一集中式管理和學院內各專業團隊分散式管理兩種模式[4]。以貴州大學外國語學院教學檔案管理為例，主要采取學院統一集中式管理模式。教學檔案管理的職責主要由教學科工作人員承擔。教學檔案主要分為紙質檔案和電子檔案，紙質檔案包括學生實習報告、畢業論文、教學例會記錄、領導以及督導組聽課記錄、教學日歷、考場記錄表、學生登記表、試卷審核表、教師出題明細表、期末考試試卷及答題紙等；電子檔案主要包括學生學籍信息、成績單、教師學生申報項目以及競賽的名單匯總表等。在進行教學檔案管理的過程中，發現主要存在以下問題：2.1教學檔案管理缺乏規范性。一方面，管理教學檔案的工作人員專業素養不高，缺乏檔案管理的專業知識；另一方面，未專門出臺關于教學檔案管理的歸檔范圍、類別劃分、整理要求、立卷規則、存儲形式和保存年限等的規范性文件。所有紙質檔案以及電子檔案的命名、目錄編排僅按照教學科人員個人的理解進行操作。因此，教學檔案管理人員的管理水平有待提高，管理方法有待改進，規范性有待加強[5]。2.2檔案內容整體性弱。我院教學科總共有3位工作人員，各自承擔的主要工作分工較為明確，職責范圍明晰，同時各自負責保管各自的工作及相應板塊的文檔資料，在考核或評估時，教師將各自手中的文檔進行整理和綜合，再統一進行匯總。這種粗放的檔案管理模式導致不同類型、不同種類的教學檔案很難集中到一起，不僅不利于統一保管，還不利于調取和利用。2.3檔案數字化管理不足。教學檔案中，電子檔案材料不多，絕大部分是紙質材料。而工作人員主動運用信息技術處理教學檔案的能力不足，不能快速、有效地將紙質材料轉變為電子檔案材料，檔案數字化管理較為欠缺。2.4檔案再開發利用率低。由于大部分教學檔案還是紙質材料，未將其變為可進一步開發利用的電子檔案材料，也沒有進一步對現有的電子檔案材料深度挖掘，導致教學檔案再開發利用率低。

3高校二級學院檔案管理改進策略

教學檔案信息化管理不僅是教學信息化管理的重要環節，也是衡量一個學校是否實現教育信息化的重要指標。教學檔案信息化管理主要業務流程包括數據收集、數據管理以及數據利用。因此，要改革教學檔案管理的舊模式，實現教學檔案的信息化管理，應主要從人員、制度、軟硬件設備、管理流程及安全等幾個方面著手。3.1確保教學檔案信息化管理人員和制度到位。3.1.1轉變意識。上下聯動開展教學檔案信息化管理實現高校二級學院教學檔案信息化管理，既要轉變檔案管理人員的意識，更關鍵的是要讓領導意識到此舉的重要性。領導的重視程度，直接影響教學檔案信息化管理工作的具體推進與實施。3.1.2落實制度。形成教學檔案信息化管理長效機制“沒有規矩，不成方圓”，制度是措施得以長久施行的保證。學院應制訂檔案管理相關規章制度，以確保檔案信息化得以真正落實，包括落實相關檔案標簽、命名、存儲等具體操作標準，使檔案信息化管理更加規范化。3.1.3提升管理人員專業素養。保持檔案信息化管理的活力教學檔案的信息化管理與原有的管理模式相比，需要更強的管理技術和更專業的管理隊伍作為保障。我院教學科工作人員并非檔案管理等專業背景出身，缺乏檔案管理的專業知識，導致檔案管理過程缺乏科學性、規范性。只有引進專業的檔案管理人員承擔教學檔案管理工作或者對檔案管理人員進行專業、系統的培訓，才有可能讓檔案信息化管理得以高效、持續地進行。3.1.4夯實教學檔案信息化管理設備基礎。學院應加大投入，為教學檔案數字化存儲提供必要的支撐設備、足夠的存儲空間和良好的存放環境[5]。如高速掃描儀、相機等必要的數據采集設備；存儲器、硬盤等存儲設備，服務器、交換機等網絡設備，以及數字化加工、檔案管理等軟件系統。3.2優化檔案信息化管理流程。在對紙質材料進行掃描讀取時，一定要保證掃描圖像清晰、完整；如果掃描圖像文件，需要利用專門的軟件和人工進行處理，將掃描后的教學檔案信息進行檢查、糾偏、去污、裁邊、文字識別處理，以提高教學檔案信息化質量。在對圖像資料進行存儲時，首先應根據圖像存儲格式，按照教學檔案特點采用“1份文件1個檔案號”的形式，將處理的數字化檔案進行存儲；其次將所有文檔資料進行建庫，建庫時應注意建立數據格式，直接或間接利用XML文檔建立教學檔案數據交換目錄索引數據庫；最后要將教學檔案數字化所形成的目錄數據庫、圖像數據庫，利用網絡技術及時將其加載至數據服務器終端，實現所有教學檔案目錄的檢索調閱，即數據掛接。3.3強化數據庫建設。教學檔案數據庫建設是實現教學檔案信息化管理的基礎和核心。其主要是將教學檔案信息化的數據信息結合學院及學校教學檔案管理目標要求，整合成數據集合。具體而言，主要由全文數據庫和目錄數據庫兩部分組成。其中，全文數據庫是將已經整理好的教學檔案利用OCR等文字識別技術將電子文件全文錄入專門的數據庫，以實現后期教學檔案查詢利用時的內容檢索，這也是高校教學檔案信息化建設的更高目標；目錄數據庫是將教學檔案中的卷內目錄、案卷目錄中的年度、題名、檔案號、保管期限、形成日期、主題詞等基本要素全部錄入數據庫中，為后期檔案目錄檢索、檔案查詢奠定基礎。3.4保障檔案管理安全。3.4.1管理員自身的安全意識。教學檔案信息化管理要完善教學檔案信息化安全管理機制，加強日常安全監督檢查，提升檔案工作人員的安全意識、責任意識。3.4.2軟硬件安全。教學檔案信息化管理重點是要做好軟硬件安全管理。因此，需要聯合學院及學校內部的計算機專業人員，積極做好設備故障、損害以及載體破壞的預防性措施；同時做好教學檔案信息化備案，主動應用數據備份及檔案數據信息的恢復機制，做好教學檔案的數據維護和備份工作。3.4.3避免數據非法訪問。在教學檔案信息化建設及管理應用過程中，要明確各人員的不同職責，通過簽訂保密協議，制訂具體的獎懲措施，確保教學檔案的安全性、保密性，杜絕教學檔案被非法查閱和調取。此外，要加強信息化檔案應用系統的安全管理，筑牢安全屏障，如利用多級權限設置及密碼管理等，避免教學檔案數據的非法訪問、篡改及破壞。

4結語

高校二級學院教學檔案管理工作是學校、學院管理的重要組成部分，教學檔案管理水平是衡量學校教學管理水平的重要標志。鑒于此，相關人員應加強重視并積極推進高校二級學院教學檔案的信息化建設與管理，推動學院及學校教學管理工作的健康發展。

參考文獻

[1]范杰.新時期高校教學檔案數字化管理研究[J].蘭臺內外,2019(1):34-35.

[2]李敏,沈香韞,丁金光.信息化背景下高校教學檔案管理及開發利用[J].教育理論與實踐,2019(21):44-46.

[3]孟霞光.淺議高校教學檔案信息化管理的現狀及對策[J].天津市教科院學報,2013(5):51-53.

[4]徐春曉.高校二級學院教育教學檔案管理模式分析與探索[J].教育文化,2018(31):91-92.

[5]陳春柳.新時期高校教學檔案數字化管理研究[J].中外企業家,2019(8):122.

作者:彭芳坪 李蓉 涂開艷 單位:貴州大學外國語學院