物資集中管理背景下的細(xì)化管理

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【摘要】本文主要探討了物資集中管理模式下的精細(xì)化管理,精心組織貨源,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口,為物資集中管理統(tǒng)一采購奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),并推行陽光作業(yè)使采購過程透明化。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理管理模式物資供應(yīng)

物資供應(yīng)管理體制,是指為保障企業(yè)物資供應(yīng)而對(duì)企業(yè)采購、倉儲(chǔ)活動(dòng)進(jìn)行的管理,其職能是供應(yīng)、管理、服務(wù)、經(jīng)營,目標(biāo)是以最低的成本、最優(yōu)的服務(wù)為企業(yè)提供物資和服務(wù)。

現(xiàn)代企業(yè)為了追求經(jīng)營的目標(biāo),實(shí)現(xiàn)最大的利潤,必須建立一套完整而嚴(yán)密的組織架構(gòu)與管理制度。實(shí)行“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲(chǔ)備和統(tǒng)一結(jié)算”的物資供應(yīng)管理體制大大加強(qiáng)了物資供應(yīng)專業(yè)化管理的力度,促進(jìn)了物資供應(yīng)管理水平及經(jīng)濟(jì)效益的不斷提高。物資采購供應(yīng)作為公司生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié),在生產(chǎn)運(yùn)行中占有舉足輕重的地位。許多單位對(duì)物資供應(yīng)體制實(shí)行了不同程度和不同方式的改革,有的單位推出了“兩集中,六統(tǒng)一”制度,即:物資采購資金集中和物資供應(yīng)集中,實(shí)行統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一分配、統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一管理,探索出一條物資管理的改革新路,收到了顯著的效果。

通過科學(xué)合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備,加強(qiáng)了采購工作的執(zhí)行力,使業(yè)務(wù)流程整體走上了良性運(yùn)轉(zhuǎn)、持續(xù)發(fā)展的軌道。這就要求全系統(tǒng)廣大干部職工以面向基層、服務(wù)一線為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),以陽光招標(biāo)采購為主線,以提高企業(yè)綜合效益為目標(biāo),嚴(yán)把經(jīng)營管理入口關(guān),努力構(gòu)建現(xiàn)代化物流管理體系,實(shí)現(xiàn)了物資的保質(zhì)、保量、按時(shí)供應(yīng)。按照“兩集中,六統(tǒng)一”的整體工作部署,具體實(shí)施了如下改革方案。

一、完善機(jī)構(gòu),進(jìn)一步明確各部門的職能

用改革的辦法理順企業(yè)內(nèi)部的管理體制,用改革的思路拓展企業(yè)的生存空間,聘用技術(shù)管理人員,充實(shí)管理隊(duì)伍、補(bǔ)充新鮮血液。在此基礎(chǔ)上,完善機(jī)構(gòu),進(jìn)一步明確各部門的職能。

二、精心組織貨源,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口,為物資集中管理統(tǒng)一采購奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

1.保質(zhì)保量服務(wù)基層

把工作標(biāo)準(zhǔn)定位在及時(shí)、準(zhǔn)確、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉這八個(gè)字上;把工作職能定位在:指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、服務(wù)這六個(gè)字上。始終把握服務(wù)基層、面向基層的原則,把工作重點(diǎn)放在服務(wù)好全公司的基建和生產(chǎn)上,時(shí)刻牢記“崗位就是責(zé)任,責(zé)任重于泰山”的工作理念。對(duì)二級(jí)單位報(bào)送來的計(jì)劃,不論數(shù)量多少,路程多遠(yuǎn),力爭在最短的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量送達(dá)。

2.抓好火工品管理,確保安全生產(chǎn)

針對(duì)私藏爆炸物品事故多發(fā)的狀況,為防患于未然,需要定期組織供應(yīng)、安監(jiān)、公安等部門對(duì)所屬煤礦進(jìn)行了易爆物品管理專項(xiàng)檢查,督促各單位認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)民爆器材安全管理工作的重要性和緊迫性,對(duì)本單位和系統(tǒng)進(jìn)行檢查督促,并做到機(jī)構(gòu)健全、人員到位、層層負(fù)責(zé)、責(zé)任到人、不留死角,建立健全安全目標(biāo)管理責(zé)任制、事故隱患追究制度,將日常安全管理措施層層分解落實(shí)到人,極大程度消除事故隱患的發(fā)生。尤其是倉庫、油庫,不斷強(qiáng)化安全管理,更新監(jiān)控設(shè)施。

3.搞好倉庫標(biāo)準(zhǔn)化管理驗(yàn)收工作

倉庫管理歷來是供應(yīng)工作的重頭戲。每年定期抽調(diào)各二級(jí)單位供應(yīng)科長和有關(guān)專業(yè)人員,對(duì)所屬單位的倉庫標(biāo)準(zhǔn)化管理工作進(jìn)行年度大檢查和標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收。

三、從嚴(yán)考核,降低成本,促進(jìn)供應(yīng)系統(tǒng)物資管理工作水平逐步提高

降低采購成本,加速資金周轉(zhuǎn),用先進(jìn)的企業(yè)管理思想和先進(jìn)的企業(yè)物流管理手段,取道信息高速公路,實(shí)現(xiàn)低成本擴(kuò)張,構(gòu)造現(xiàn)代物流管理企業(yè)是集中管理模式下的供應(yīng)系統(tǒng)的工作宗旨。需做到:計(jì)劃管理上及時(shí)、準(zhǔn)確;質(zhì)量管理上貨比三家、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉;采購管理上公開、公平、公正,透明化、動(dòng)態(tài)化、集約化、網(wǎng)絡(luò)化;物資管理上兩集中,六統(tǒng)一;消耗管理上節(jié)能降耗、回收復(fù)用、降低成本;倉儲(chǔ)管理上兩極儲(chǔ)備;倉庫管理上確保供應(yīng)、消除積壓、加速周轉(zhuǎn)。

1.強(qiáng)化材差考核,降低采購成本

針對(duì)計(jì)劃管理模式,應(yīng)積極制定相應(yīng)的改革配套措施,實(shí)行材差率考核的辦法,并要把材差考核指標(biāo)分解到采購小組,并與獎(jiǎng)金掛鉤。在強(qiáng)化考核的同時(shí),多方面搜集市場信息,分析物資價(jià)格趨勢,超前安排采購計(jì)劃,爭取用最低的價(jià)格采購,降低采購成本,對(duì)有降價(jià)趨勢的物資盡量保持零庫存,減少積壓。在招標(biāo)時(shí)間、采購批量上,因市場而定,主動(dòng)采購,合理使用資金,達(dá)到降低材差率,控制采購成本的目的。

2.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)系統(tǒng)工作的考核,使整個(gè)物資管理系統(tǒng)工作水平得到提高

考核是管理的一種手段,是一個(gè)標(biāo)桿,是一種引導(dǎo)。嚴(yán)格的考核是使規(guī)章制度落到實(shí)處的重要保障,一方面需加強(qiáng)考核工作本身的精細(xì)化,使考核工作更加細(xì)化量化;另一方面,需維護(hù)考核的嚴(yán)肅性,對(duì)查出的問題及時(shí)提出,獎(jiǎng)罰分明,并竭力協(xié)助二級(jí)單位解決,尤其在降低主材消耗上嚴(yán)格考核,把消耗降到最低。如果有哪家單位的材料消耗超標(biāo),供應(yīng)主管單位有關(guān)人員應(yīng)深入基層,查找原因,共同研究解決辦法,努力降低消耗,有力地促進(jìn)系統(tǒng)工作水平的提高。

四、做好市場調(diào)研,嚴(yán)格規(guī)章制度。推行陽光作業(yè)使采購過程透明化

1.加大陽光采購力度,嚴(yán)格采購程序

在具體操作中,嚴(yán)格執(zhí)行物資采購管理辦法和相關(guān)的規(guī)章制度,10萬元以上招標(biāo)采購,10萬元以下比價(jià)議價(jià)采購,并在具體工作中逐步規(guī)范和完善工作制度,力爭從源頭上堵塞漏洞,實(shí)現(xiàn)真正的“陽光作業(yè)”,使采購工作更加透明化、公開化。應(yīng)著重對(duì)供應(yīng)商的企業(yè)經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品用途、性能、質(zhì)量、價(jià)格、銷售業(yè)績、資質(zhì)情況、售后服務(wù)等因素進(jìn)行了詳細(xì)考察,建立商務(wù)檔案、準(zhǔn)入制度,選擇優(yōu)秀供應(yīng)商。并組織嚴(yán)密的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)工作,在采購價(jià)格的確定上采取“中標(biāo)價(jià)不是采購價(jià)”,還要以中標(biāo)價(jià)為基礎(chǔ)繼續(xù)與廠商協(xié)商,努力使價(jià)格降到最低。在與廠商協(xié)商中要求必須有兩名以上業(yè)務(wù)員參與談判,還要貨比三家,把好質(zhì)量關(guān)。

2.加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè),堵塞采購過程中的漏洞

注重抓好物資隊(duì)伍的廉潔自律,發(fā)揮各職能科室的作用,采取相應(yīng)有效的措施。一是建立健全和完善制度,在采購工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。二是在工作程序中堅(jiān)持“五個(gè)分離”即計(jì)劃與采購分離;招標(biāo)比(議)價(jià)與詢價(jià)分離;簽訂合同與審簽合同分離;驗(yàn)收與入庫分離;出庫與入庫分離。為了避免采購手續(xù)的拖延,采取集中辦理招標(biāo)、議(比)價(jià)、簽訂合同、索要發(fā)票、出入庫等項(xiàng)業(yè)務(wù),提高辦事效率和透明度。三是不斷強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制,價(jià)格委員會(huì)、詢價(jià)委員會(huì)、質(zhì)量驗(yàn)收委員會(huì)、考核委員會(huì)、資金平衡委員會(huì)和運(yùn)作對(duì)招標(biāo)比價(jià)、市場調(diào)研和物資價(jià)格質(zhì)量咨詢及貨到后質(zhì)量數(shù)量的驗(yàn)收進(jìn)行全過程監(jiān)督。每月初領(lǐng)導(dǎo)班子和各委員會(huì)成員召開會(huì)議,研究決定本月招(議)標(biāo)項(xiàng)目和采購資金的流向。與此同時(shí),堅(jiān)持重大決策集體研究簽字制,增強(qiáng)了工作的透明度。四是加強(qiáng)對(duì)職工隊(duì)伍的廉政教育,提高職工的廉潔、守法意識(shí),并結(jié)合治理商業(yè)賄賂工作,樹立正確的價(jià)值觀和人生觀,杜絕違法事件。五是進(jìn)一步推行企務(wù)公開。每月或每季度公開一次,其他的重大事項(xiàng)也進(jìn)行定期公示,增強(qiáng)工作的透明度。六是推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理,使物資采購管理逐步向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化邁進(jìn)。

五、認(rèn)真組織治理商業(yè)賄賂工作,杜絕違規(guī)操作,加強(qiáng)廉政建設(shè)

成立治理領(lǐng)導(dǎo)組,下設(shè)辦公室,主要領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé),同時(shí)加大宣傳力度,闡明政策,正面引導(dǎo)。同時(shí)加大對(duì)二級(jí)單位供應(yīng)科物資管理采購辦法執(zhí)行情況的考核力度,對(duì)有效治理物資、設(shè)備采購領(lǐng)域商業(yè)賄賂行為起到積極作用。

實(shí)施物資集中管理是現(xiàn)代物流管理的趨勢,相對(duì)于“分散”采購,集中采購有以下優(yōu)點(diǎn):①集中采購可以使采購數(shù)量增加,提高對(duì)賣方的談判力量,較易獲得價(jià)格折讓與良好的服務(wù)。②只有一個(gè)采購部門,因此采購方針與作業(yè)規(guī)則,比較容易統(tǒng)一實(shí)施。③采購功能相對(duì)集中,可以減少人力浪費(fèi),便于人才培養(yǎng)與訓(xùn)練;推行分工專業(yè)化,使采購作業(yè)成本降低,效率提升。④建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格,不僅可以簡化種類,互通有無,而且可以簡化檢驗(yàn)工作。⑤可以統(tǒng)一安排供需數(shù)量,避免各自為政,產(chǎn)生過多的存貨,各部門的過剩物資亦可相互轉(zhuǎn)用。

只有集中才能降低采購成本,只有集中才能加速資金周轉(zhuǎn),只有集中才能最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部物資的合理調(diào)配,實(shí)現(xiàn)共利雙贏。進(jìn)一步規(guī)范物資采購供應(yīng)管理行為,努力減少物資儲(chǔ)備,降低采購成本,將精細(xì)化管理滲透到物資采購的每一個(gè)環(huán)節(jié),全面提升物資管理水平。

推行精細(xì)化管理,就是要在嚴(yán)格執(zhí)行陽光采購的基礎(chǔ)上,在細(xì)節(jié)控制上做文章,在降低物流成本上動(dòng)腦筋、想辦法,通過減少中間環(huán)節(jié)、物資代儲(chǔ)等辦法提高統(tǒng)一采購量、壓低采購價(jià)格、減少庫存積壓,杜絕管理漏洞,從而實(shí)現(xiàn)降低物流成本的目標(biāo)。供應(yīng)系統(tǒng)應(yīng)以“細(xì)節(jié)突破、不斷改進(jìn)、創(chuàng)新提高”為指導(dǎo),賦予精細(xì)化管理“精心管理、精致操作、細(xì)節(jié)控制、細(xì)化考核”新的內(nèi)涵。培養(yǎng)供應(yīng)系統(tǒng)的員工精細(xì)管理的意識(shí),形成精細(xì)的工作作風(fēng),使精細(xì)化管理成為每個(gè)員工的自覺行動(dòng)。