事業單位檔案信息化思考

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一、事業單位檔案信息化建設的重要性

現階段，隨著社會主義市場經濟的不斷發展，信息技術一方面給檔案管理工作帶來了挑戰，另一方面也給檔案管理工作帶來了機遇。所以，事業單位需要全面關注信息化建設對檔案管理工作產生的作用。事業單位需要增強檔案管理的信息化建設，這樣的話，有利于事業單位檔案資料的永久性保存、有利于事業單位有效地管理檔案信息、有利于提升檔案的職能。（一）有利于事業單位檔案資料的永久性保存。在傳統的紙質檔案管理工作過程中，因為紙質檔案非常容易受到季節以及天氣的影響，如果存放檔案的環境稍微潮濕的話，就會使紙質檔案出現發霉的現象，這樣無法對紙質檔案進行長久性的保存與管理，甚至可能會導致丟失重要的信息，并且查詢信息時既費時又費力。事業單位對檔案管理進行信息化建設，能夠將檔案進行備份，并且儲存于電子磁盤中，這在極大的程度上節省了檔案儲存的空間，并且不會因為季節或者是天氣的原因發生檔案信息丟失的情況，能夠保證檔案資料信息的完整性，從而達到事業單位檔案資料的永久性保存。（二）有利于事業單位有效地管理檔案信息。在傳統的紙質檔案管理工作過程中，紙質檔案信息資料眾多，檔案管理的工作非常繁雜，并且進行紙質檔案管理工作的程序較為繁雜。事業單位在建設檔案信息化管理之后，可以通過在數據庫中輸入關鍵的字或者是詞語，便能夠快速查出所需要的檔案資料信息，程序簡單明了，還不會對其他的檔案資料產生影響，在極大的程度上有利于事業單位進行檔案信息資料的有效管理。（三）有利于提升檔案的職能。事業單位對檔案進行信息化建設之后，將紙質的以及傳統的人工錄入形式轉變為信息化平臺的電子錄入形式，使得檔案的職能發生了一定的轉變，由之前的傳統檔案保存以及使用轉變為了現在檔案信息資料收集、管理以及儲存等，從而在極大的程度上促進了事業單位檔案管理工作的可持續發展。

二、事業單位檔案信息化建設中出現的問題

事業單位檔案信息化建設主要包括檔案管理平臺的建設與規劃、對檔案的內容進行信息化處理等。但目前大多數事業單位沒有對檔案信息化建設進行充分的認識，從而導致了事業單位檔案信息化建設缺乏高匹配性、事業單位檔案信息化建設平臺的更新速度比較慢、事業單位檔案信息化建設缺乏安全性、事業單位檔案管理人員的檔案意識需要提升。（一）事業單位檔案信息化建設缺乏高匹配性?，F階段，隨著信息化時代的到來，我國大部分事業單位已經開始實行辦公無紙化、信息化平臺的建設，使得事業單位檔案管理的相關工作都已經通過信息化平臺進行操作，這樣的操作，能夠有效地利用相關的資源，并且在一定的程度上提升了資料查看、調取以及使用的效率。事業單位檔案信息化建設能夠提升資源的共享率，打破時間以及空間的限制。但是，現階段的信息化平臺以及相關的軟件不能夠兼容所有的文件，所以不能夠保障工作的效率性以及簡單方便性。事業單位在使用局域網管理的過程中，每個人都有閱讀文件的權限，電子文件能夠存儲于相應的資料庫中，方便查取，但是也會出現因管理失誤造成電子文件丟失的現象，或者是無法實現電子文件的共享狀態。（二）事業單位檔案信息化建設平臺的更新速度比較慢?，F階段，很多事業單位其實已經開始實行檔案信息化管理系統，但是，在實際的工作過程中，由于對檔案信息化建設的關注匱乏，導致了檔案信息化建設平臺的更新速度比較慢，使得部分檔案信息資料不能夠及時得到更新，從而對事業單位檔案信息資料管理產生著直接的影響。（三）事業單位檔案信息化建設缺乏安全性?，F階段，在對事業單位檔案信息進行管理的過程中，一旦使用檔案管理信息化，就無法對檔案信息資料的安全性進行相應的保障，事業單位中的一些資料信息關系到國家機密，但是，進行鑒別以及區分管理意識匱乏，雖然檔案信息化建設在很大的程度上為使用單位帶來了一定的便利性，但是，也存在著一定的安全隱患，例如泄露檔案等。這樣的檔案信息化平臺關于機密檔案資料的安全管理匱乏，在對檔案資料進行審查以及共享方面的保密性管理匱乏，甚至有一些機密資料的使用是在外網的網絡環境中或者是普通的計算機中，這就容易造成黑客入侵，導致資料泄露與損壞。（四）事業單位檔案管理人員的檔案意識需要提升。檔案信息管理在事業單位管理工作中占據著重要的位置，是事業單位進行管理的重要組成部分，在事業單位發展建設工作中，檔案信息管理具備不可替代的作用。檔案信息管理人員的檔案管理意識，在極大的程度上對事業單位檔案管理工作的質量情況產生著重要的影響。因此，事業單位檔案管理工作人員應該提升自身對檔案管理工作的認知與態度。但是，現階段的事業單位中，往往重視辦公室的業務工作，常常忽略檔案信息管理工作。所以，有效地增強事業單位檔案管理人員的檔案意識至關重要。

三、事業單位檔案信息化建設問題的解決措施

現階段，事業單位的檔案信息化建設依然存在很多問題，針對這些問題，事業單位應該提高檔案信息化建設的相關標準，不斷地加強檔案信息化管理的保密性，注重信息化建設設施與技術的投入以及配備信息化建設的專業人才，協調檔案管理人員和平臺技術人員的關系，建立完善的檔案信息化管理制度。（一）事業單位應該提高檔案信息化建設的相關標準。事業單位建設檔案信息化的標準是檔案信息化建設的重要內容，主要包含了檔案的收集、整理、統計以及服務等標準，只有在固定標準的要求下，才能夠有效地使檔案管理工作的效率和質量得以提升，從而保證事業單位檔案信息化建設的檔案是準確的以及真實的。如果這些標準不存在的話，就沒有辦法建立檔案數據庫中的檔案信息。事業單位應該把檔案管理信息化與傳統的檔案信息相關管理辦法進行結合。當前，我國大多數事業單位依然使用傳統的檔案信息管理辦法，不可能在短時間內將所有事業單位的檔案進行信息化管理，因此，只有先把事業單位的檔案管理信息化與傳統的檔案管理辦法相互結合，才能夠使事業單位檔案信息管理工作實現信息化。事業單位需要加強對現有檔案管理人員的培訓工作，提升事業單位檔案管理工作人員關于信息化檔案管理的專業能力以及綜合素養，事業單位可以在內部展開提高職工專業能力以及綜合素養的活動，讓職工形成互幫互助的小組，讓檔案管理人員可以全面掌握檔案管理信息化的方法，并且把檔案管理信息化和傳統的檔案管理辦法進行結合，從而不斷地向事業單位檔案管理信息化轉變。（二）事業單位應該加強檔案信息化管理的保密性。事業單位不斷地推進檔案信息化平臺建設工作，是為了通過對檔案信息化的建設為人們提供更加優質的服務。所以在檔案信息實際管理工作中，事業單位需要不斷加強自身檔案管理平臺信息化的建設，增強其保密的性能，事業單位檔案管理的保密性是至關重要的，因此，事業單位檔案信息化管理平臺應該重視檔案信息的保密性，一方面，要增強檔案信息化管理平臺的保密性能建設，只能夠在事業單位的內網中可以進行登錄，并且在檔案信息查詢方面設置檔案信息管理負責人員的指紋，只有檔案信息管理人員才能夠進行檔案的查詢。另一方面，也要加強事業單位檔案管理工作人員的專業素養以及道德素養，加強事業單位檔案管理工作人員的專業培訓，從而使其在提升自身專業素養的同時，提升自身的道德素養，最終從這兩個方面有效地增強檔案信息管理工作的保密性。只有這樣，才能有效地加強檔案信息管理的工作，才可以在根本上防止檔案信息的泄露。（三）事業單位需要注重信息化建設設施與技術的投入以及安排信息化建設的專業人才。事業單位檔案信息化建設應該有專業設備和專業技術的支持，不管是硬件還是軟件都應該根據事業單位的實際情況進行信息化建設，在開發功能以及設置權限方面充分依據事業單位的實際情況進行展開，有效地提升相關軟件的兼容性能，增強檔案管理信息化平臺的安全管理。檔案信息化管理平臺設置權限是為了保證機密的資料在外網中是不能操作的，必須在內網的保護中才能夠查看。事業單位在開展檔案信息化建設工作時，應該依托專業的信息化企業，對檔案信息化管理平臺進行搭建以及完善，保證檔案信息化管理平臺的安全以及方便有效性。在建設平臺時，應該做好測試工作，根據事業單位工作中的需求加以修改，最終保證事業單位檔案信息化管理平臺管理工作能夠順利地實施。（四）事業單位應該協調檔案管理人員和平臺技術人員的關系。事業單位應該加強檔案管理人員和平臺技術人員關系的協調，只有這樣，才可以全面地利用檔案管理信息化的辦法有效的提升檔案管理工作的水平。檔案管理信息化主要是依托網絡技術，所以網絡技術人員是不可忽視的存在。與此同時，網絡技術人員還要維護檔案管理信息化系統的安全，進而為檔案管理信息化平臺的使用人員提供更加優質的服務。因此，網絡技術人員的工作是非常重要的，也是必不可少的。檔案管理工作人員主要是對檔案信息資料進行統一的安排以及管理，并且網絡技術人員和檔案管理工作人員之間的關系應該被協調，只有這樣，才能在一定的程度上使檔案信息資料的錄入與更新得以保障，從而提升事業單位檔案信息管理工作的質量與效率。（五）事業單位應該建立完善的檔案信息化管理制度。事業單位應該建立完善的、科學合理的檔案信息化管理制度，只有這樣，才能促進檔案信息化管理工作的順利實施。事業單位需要依據本單位的實際情況制定相符合的檔案信息化管理制度。事業單位可以將檔案信息化管理當作考核的指標，從而在一定的限度上激發檔案管理人員的工作主動性與積極性，更好地建設檔案信息化管理平臺。事業單位在建立健全檔案信息化管理機制后，可以有效地調動檔案管理人員的工作熱情，從而在極大的程度上促進事業單位檔案信息化管理平臺建設工作的順利進行。

四、結束語

總而言之，事業單位的發展對我們國家的整體發展產生著至關重要的影響，因此，事業單位應該充分利用信息技術加強自身的檔案管理工作，緊跟社會不斷發展的腳步。但是，在事業單位檔案管理方面的信息化建設依然存在著一些問題，事業單位應該尋求合理的解決辦法，并且進行處理，只有在不斷的實踐過程中吸取先進的科學技術，才能夠使得事業單位的檔案管理工作得以順利進行，從而促進事業單位的健康發展。

【參考文獻】

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作者:崔曉玲 單位:吉林省地質環境監測總站