事業單位檔案信息化建設探討

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一、引言

隨著信息技術的快速發展，在當前檔案管理工作中，利用信息技術對于檔案信息進行有效的處理，可以有效提高管理的有效性，提高社會服務的效率。當前，我國檔案管理工作還處于轉型階段，尤其是事業單位檔案管理工作，如何朝著信息化的方向發展成為了關注的重要話題。因此，這就需要相關人員對于檔案信息化管理有更加深刻的認識，能夠采取更加有效的措施，提高檔案信息化管理的水平，真正地為提高事業單位檔案管理工作的有效性奠定良好的基礎，推動事業單位各項工作的發展。

二、當前我國事業單位檔案管理工作存在的問題

1.缺乏專業的管理人才。在當前事業單位檔案管理工作中，檔案管理人員自身的專業能力和綜合素質，直接決定了檔案管理工作的有效性。但是由于事業單位許多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識的系統性訓練，并且一些檔案管理人員相對來說年齡比較大，接受新鮮事物的能力比較差，因此，難以更好地適應到檔案的信息化管理過程中。在事業單位檔案管理具體的工作中，就存在著一部分檔案管理人員對工作缺乏認真的態度和責任感的情況，一些人員抱有得過且過的心理。其在檔案工作中的主動性比較缺乏，嚴重影響了檔案管理工作的提升。2.對于檔案管理的重視程度不足。在當前事業單位發展的過程中，由于相關管理人員對于人才培養和引進工作不夠重視，尤其是對于人才的培養和引進工作不夠重視，對于檔案管理制度缺乏系統和全面的了解。并且，事業單位在實施內部考核制度的時候，對于工作人員關于理論知識的掌握比較重視，認為只要其理論知識比較好，就能夠更好地與實踐結合在一起，事業單位檔案管理的工作也就可以得到更加有效的提高。但是其卻不知道，這樣會導致事業單位領導對于人才培養以及檔案管理工作不夠重視，影響了檔案信息化建設的發展。3.信息化過程中交接制度不嚴格。在事業單位檔案管理工作中，由于其工作相對來說比較繁瑣和枯燥，所以相對來說工作人員的流動性會比較大。但是，檔案管理工作對于人員的要求又比較高，所以如何做好人員流動后檔案工作的管理顯得尤為重要。因為不同管理人員的檔案管理方式存在著一定的差異，同時加上事業的相關領導對于檔案管理工作缺乏應有的重視，這樣就會導致在出現人員流動的時候沒能夠開展有效的工作交接。有的時候會因為交接手續不夠完善，一些人員在離職的時候不做交接，這樣就會導致新來的人員難以在短時間內接替檔案的檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理工作的進一步發展。4.信息化程度不足。當前，盡管信息技術取得了很好的發展，并且在各個行業中也得到了廣泛的應用，但是在事業單位檔案管理工作中，信息化的程度整體來說還不夠高，存在著手工管理和紙質檔案管理的方式。這樣就會在一定程度上影響檔案管理工作的有效性，并且這樣的管理方式容易造成檔案損壞或者缺失的情況，嚴重影響了事業單位檔案管理的有效性。同時，這樣的管理方式會給檔案資料的查閱和使用帶來較大的困難，影響了檔案的開發和利用工作。

三、事業單位檔案信息化建設的方法

1.強化相關人員對于檔案管理的重要性的認識。檔案信息化建設是一項相對來說比較系統和復雜的工作，因此，在事業單位檔案信息化建設的過程中，需要相關領導和工作人員給予充分的重視。相關領導應該加強重視程度，積極轉變檔案管理觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性。同時，檔案管理人員應該優化管理理念，突破傳統模式的束縛，加強對于檔案信息化建設的宣傳。這樣可以使事業單位的領導以及社會大眾對于事業單位檔案信息化建設有更加深入的認識。這樣才能夠更好地推動檔案信息化建設，保證在建設的過程中實現人力、物力和財務等資源的優化配置。并且，需要制定更加科學合理的目標，保證切實推進事業單位檔案信息化進程。2.加大檔案信息化管理的資金投入。在開展事業單位檔案信息化管理建設的過程中，需要投入大量的資金作為有效的支持。首先，需要進行硬件設備的更新，檔案管理部門應該注重對于打印機、掃描儀和計算機等相關設備的更新，充分利用現代化手段開展檔案管理工作。同時，檔案工作屬于一個比較系統的收集、保管和利用以及服務等工程，應該做好每個環節的鏈接工作。工作人員應該充分利用文檔處理軟件，整理數據庫，提高檔案資料的檢索工作。同時，還應該做好系統的防護工作，進行相關數據的加密和備份，充分保證檔案管理的安全性。3.完善相關離職交接制度。完善離職交際制度，確保檔案管理工作得以順利的開展。所以，事業單位管理人員應該重視離職交接制度，保證交接工作有據可依。這樣可以使在職的檔案管理人員在離開崗位的時候，能夠提前進行離職申請，能夠把工作交接到新員工手頭。同時，在離職后還應該留好聯系方式，把工作的責任區分開，這樣會更加方面管理人員對于檔案管理工作進行更加有效的掌握，充分保證檔案管理工作更加有效的開展。尤其是在檔案信息化管理的過程中，通過完善離職交接制度，能夠使檔案信息化建設工作更加有效的推進，推動事業單位各項工作的發展。4.做好檔案管理信息化人才隊伍建設。檔案信息化建設的有效性關鍵在于人才因素。因為信息化建設屬于一項專業性比較強的技術性工作，這就對于檔案管理人員的專業性提出了一定的要求。其除了需要掌握檔案專業知識外，還需要具備良好的計算機應用能力和網絡技術應用能力。事業單位應該定期對檔案管理人員進行培訓，強化其各方面技術應用能力。同時，事業單位還應該鼓勵檔案管理人員進行學習，積極獲取先進的管理知識和理念。只有這樣，才能夠更好地推進事業單位檔案信息化建設的進程，推動各項工作的開展。

四、結語

綜上所述，作為事業單位最基礎的管理工作，檔案信息化管理與每一個員工、事業單位自身以及國家的利益都息息相關。因此，為了能夠促進事業單位檔案管理工作更好的發展，就應該高度重視事業單位檔案信息化建設工作，尤其是事業單位的相關領導，應該講檔案信息化建設納入到事業單位的整體發展規劃中，對于開展檔案信息化建設的重要意義有清楚的認識。同時，應該注重加強資金投入，保證檔案信息化管理工作的有效開展，使其能夠成為促進事業單位發展的重要動力。

作者:吳曉蕓 單位:泰安市不動產登記中心

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