高校檔案信息化現(xiàn)狀與對(duì)策

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高校總量52符合設(shè)立檔案館的學(xué)校及比例32（61.5%）已設(shè)立檔案館的學(xué)校及比例9（17.3%）檔案網(wǎng)站建設(shè)數(shù)量及比例7（13.5%）表一：貴州省高校設(shè)館及網(wǎng)站建設(shè)數(shù)量本文主要總結(jié)了國(guó)內(nèi)高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，并以檔案館網(wǎng)站建站數(shù)量、檔案管理軟件、信息化所需人才等為指標(biāo)對(duì)貴州省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，分析貴州省高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，探討加快貴州省高校檔案信息化步伐的對(duì)策與措施。貴州省高校檔案信息化現(xiàn)狀對(duì)策隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案行業(yè)的信息化迅速發(fā)展，高等學(xué)校作為科技文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，檔案管理及信息化進(jìn)程受到廣泛關(guān)注和重視。為了做好檔案信息化工作，有必要對(duì)信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行梳理和了解。本文總結(jié)了目前國(guó)內(nèi)高校檔案信息化的現(xiàn)狀，并對(duì)貴州省高校信息化現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，總結(jié)其存在的問(wèn)題，探討加快貴州省高校檔案信息化步伐的對(duì)策。

一、國(guó)內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)情況

自2002年印發(fā)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》以來(lái)，我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)取得良好成果，但由于我國(guó)高等學(xué)校辦學(xué)層次、辦學(xué)規(guī)模的不同，以及嚴(yán)重的地域差異，使得高校檔案信息化建設(shè)存在巨大差異，呈現(xiàn)不同地區(qū)、不同辦學(xué)規(guī)模和層次的不平衡。2008年，中山大學(xué)的學(xué)者對(duì)我國(guó)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，指出：“我國(guó)華北、東北、華東（南/北）等地高校檔案網(wǎng)站平均建站比例為83.9%，華中、西北、西南、華南等地的高校檔案網(wǎng)站平均建站比例為72.4%?！盵1]352014年，北京大學(xué)檔案館的學(xué)者總結(jié)了我國(guó)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)中存在的問(wèn)題：“一為網(wǎng)站制作粗糙，二為信息資源建設(shè)不足，三為服務(wù)功能薄弱，四為維護(hù)更新緩慢。”[2]24可見(jiàn)，高校檔案的信息化建設(shè)雖取得良好成果，但還是存在很多問(wèn)題。而高校檔案網(wǎng)站建設(shè)情況只是檔案信息化建設(shè)的表層指標(biāo)之一，而更深層次的資源建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，各自的差異更大?？傮w而言，高校檔案信息化建設(shè)態(tài)勢(shì)良好，但發(fā)展不平衡，西部地區(qū)普遍落后于東部地區(qū)，辦學(xué)規(guī)模大、層次高的學(xué)校超前于辦學(xué)層次低、辦學(xué)規(guī)模略小的學(xué)校。

二、貴州高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

貴州地處西南腹地，又是最落后的省份之一，高校數(shù)量不多，辦學(xué)層次和規(guī)模都不如東部地區(qū)乃至西部其他地區(qū)。根據(jù)中山大學(xué)的調(diào)查，西南地區(qū)高校檔案建站率為71.4%[1]34，但該結(jié)果是基于全國(guó)的調(diào)查數(shù)據(jù)，在選取對(duì)象時(shí)，優(yōu)先選擇重點(diǎn)大學(xué)，因此，在反映某一地區(qū)的具體情況時(shí)就會(huì)出現(xiàn)較大偏差。貴州僅有一所211工程重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)，所以，該調(diào)查數(shù)據(jù)完全不能反映貴州省高校檔案管理及信息化建設(shè)真實(shí)狀況。因此，筆者于2015年5月，對(duì)貴州省18所本科院校。26所專科院校和8所獨(dú)立學(xué)院的網(wǎng)站建設(shè)情況進(jìn)行了調(diào)查分析，其調(diào)查對(duì)象參考中國(guó)高校之窗（www.gx211.com）提供的“貴州高等院校名單”及網(wǎng)站鏈接。通過(guò)訪問(wèn)高校網(wǎng)站、電話咨詢?cè)撔Ｈ藛T、QQ交流以及填寫(xiě)調(diào)查問(wèn)卷等方式，了解貴州省高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。1.總體態(tài)勢(shì)良好，發(fā)展迅速。貴州高校檔案信息化建設(shè)正高速發(fā)展，尤其在本科院校當(dāng)中發(fā)展迅速，如貴州師范大學(xué)在2004年實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件級(jí)目錄的檢索與查詢；2008年，實(shí)現(xiàn)了檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公平臺(tái)的無(wú)縫銜接，達(dá)到辦公、歸檔“相統(tǒng)一、兩步走”，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理及電子文件的邏輯歸檔、檢索與利用；2009年，該校對(duì)民國(guó)時(shí)期檔案以及運(yùn)用頻率高的檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理；2015年又啟動(dòng)了死亡檔案清理工作，并對(duì)該部分檔案進(jìn)行數(shù)字化。由此可見(jiàn)，雖然貴州高校檔案信息化建設(shè)總體落后于東部，但發(fā)展態(tài)勢(shì)良好。尤其是近幾年貴州省打造大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)，借著這股東風(fēng)，信息化的發(fā)展比較迅速，相信貴州省的檔案事業(yè)也會(huì)插上大數(shù)據(jù)的翅膀，迅速騰飛。2.高校檔案館設(shè)立數(shù)量少。根據(jù)2008年所頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第六條之規(guī)定：建校歷史在50年以上，或全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上，或已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷（長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米）以上的學(xué)校應(yīng)設(shè)立檔案館，沒(méi)有設(shè)立檔案館的應(yīng)設(shè)立綜合檔案室。但從調(diào)查的數(shù)據(jù)顯示，貴州省52所高校當(dāng)中，目前已建立獨(dú)立檔案館的學(xué)校僅有9所，且8所都為辦學(xué)層次稍高的本科院校，僅有一所?？茖W(xué)校設(shè)立了檔案館。而所調(diào)查的52所院校當(dāng)中，滿足建校時(shí)間在50年以上的有23蘭臺(tái)世界2016•01調(diào)研高?？偭?有專人負(fù)責(zé)數(shù)字化高校數(shù)量及比例3（42.8%）參加數(shù)字化培訓(xùn)學(xué)校及比例5（71.4%）表三：已建設(shè)檔案館網(wǎng)站的高校信息化人才調(diào)研表表二：貴州已設(shè)檔案館高校檔案管理軟件使用情況調(diào)查高校總量9已購(gòu)置管理軟件高校及比例5（55.5%）未購(gòu)置管理軟件高校及比例4（44.5%）所，滿足全日制在校生規(guī)模1萬(wàn)人以上的有19所，綜合下來(lái)，如表一所示，貴州省高校當(dāng)中符合設(shè)立檔案館的學(xué)校合計(jì)32所，僅有9所學(xué)校設(shè)立了檔案館，占調(diào)研高?？倲?shù)的17.3%。這些學(xué)校的檔案管理，有的是由黨辦負(fù)責(zé)，有的是由校辦負(fù)責(zé)。如遵義職業(yè)技術(shù)學(xué)院、安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院就是由黨政辦公室負(fù)責(zé)；有近70年行業(yè)辦學(xué)特色的貴州商學(xué)院，其檔案由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)；創(chuàng)建于1950年的貴州警官職業(yè)學(xué)院，其學(xué)生檔案由學(xué)生處管理，人事檔案由人事處管理，學(xué)院辦公室管理綜合檔案[3]。因此，貴州省高校檔案管理的體制還有待進(jìn)一步健全，專業(yè)人員配置和資金投入也需要不斷加強(qiáng)。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)比例低。高校檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵包括：“檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。”[4]28因此本文從最表層的檔案網(wǎng)站的數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量及檔案信息人才等方面來(lái)看貴州省高校檔案信息化的現(xiàn)狀。從中國(guó)高校之窗提供的數(shù)據(jù)來(lái)看，貴州省高校檔案部門(mén)單獨(dú)建站的情況不容樂(lè)觀，全省52所高校當(dāng)中，建有學(xué)校門(mén)戶網(wǎng)站的有49家，而檔案館有自己?jiǎn)为?dú)網(wǎng)站的學(xué)校僅有7家，占貴州高?？偭康?3.5%（見(jiàn)表一），且全部為本科院校，這與2008年西南地區(qū)的建站比例71.4%相距甚遠(yuǎn)。如果將學(xué)校門(mén)戶網(wǎng)站上開(kāi)辟了檔案工作欄目的學(xué)校也算在內(nèi)，也不超過(guò)30家。因此，從此數(shù)據(jù)分析來(lái)看，從檔案信息化的一個(gè)淺層次的標(biāo)準(zhǔn)，即檔案網(wǎng)站建設(shè)來(lái)看，貴州省高校的檔案信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于全國(guó)高校的水平，從辦學(xué)層次來(lái)講，貴州省本科院校的信息化建設(shè)水平高于專科學(xué)校及獨(dú)立學(xué)院的水平。4.檔案管理軟件應(yīng)用不普及。筆者進(jìn)一步對(duì)貴州省已設(shè)立了檔案館的9所學(xué)校進(jìn)行了調(diào)研，從表二可以看出，貴州省高校檔案管理軟件的應(yīng)用程度也低于其他地區(qū)高校，9所學(xué)校當(dāng)中只有5所學(xué)校購(gòu)置或開(kāi)發(fā)了檔案管理軟件，4所未購(gòu)置。而沒(méi)有設(shè)立檔案館的學(xué)校，情況就更不樂(lè)觀，還停留在手工檢索的階段。再?gòu)能浖愋蛠?lái)看，也是五花八門(mén)，有的學(xué)校采用比較老的管理軟件，如好易管理軟件、GE檔案管理系統(tǒng)，有的是隨著學(xué)校OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，同時(shí)開(kāi)發(fā)了檔案管理軟件，有的運(yùn)用了南大之星等系統(tǒng)?？傊?，貴州省高校中運(yùn)用了檔案管理軟件的學(xué)校不多，類型五花八門(mén)，各自為政，相互不兼容，不能進(jìn)行信息互通，對(duì)信息化建設(shè)和信息內(nèi)容的共享設(shè)置了屏障。5.檔案信息化所需的人才缺乏。從表三中可以看到，在檔案信息化所需人才方面，貴州省高校也極度缺乏，在對(duì)已經(jīng)建設(shè)了檔案館網(wǎng)站的7所學(xué)校的檔案館在職人員調(diào)查顯示，有專門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息化人員或部門(mén)的學(xué)校只有3所，占調(diào)研高?？倲?shù)的42.8%，每年檔案館派人參加信息化培訓(xùn)的學(xué)校有5所，占調(diào)研高校總數(shù)的71%。而調(diào)研的學(xué)校，還是辦學(xué)層次較高的學(xué)校，從整個(gè)貴州省高校的數(shù)量和辦學(xué)層次來(lái)講，信息化人才的缺乏是顯而易見(jiàn)的。各學(xué)校人員編制本身就不足，很多學(xué)校，尤其是?？圃盒Ｖ校蠖鄶?shù)沒(méi)有專門(mén)獨(dú)立的檔案館，管理檔案的人員多數(shù)為校辦、黨辦，或者很多部門(mén)抽1人或2人出來(lái)管理，且管理的人也并不專門(mén)做檔案工作，還承擔(dān)著其他的行政工作。如貴州師范學(xué)院，管理檔案的工作人員隸屬于黨政辦公室，僅有1人，同時(shí)還肩負(fù)著管理公章、文件處理等其他工作。

三、貴州省高校檔案管理及信息化建設(shè)對(duì)策

綜合而言，貴州省高校檔案管理及信息化建設(shè)存在的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)，檔案管理的機(jī)制不健全，高校檔案網(wǎng)站數(shù)量少，數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用數(shù)量不多且不相統(tǒng)一，信息化建設(shè)人才極度缺乏等。結(jié)合目前的狀況，筆者提出幾點(diǎn)建議。1.提高檔案管理意識(shí)，健全管理體制。沒(méi)有檔案就沒(méi)有歷史，檔案在學(xué)校管理中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，學(xué)校須未雨綢繆，做好檔案工作，為將來(lái)著想。首先“領(lǐng)導(dǎo)要重視，為高校檔案信息化建設(shè)營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境”[5]95。其次，檔案工作者要提高自身檔案意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)的巨大推動(dòng)作用，增強(qiáng)加快高校檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，認(rèn)真做好檔案管理工作和信息化建設(shè)工作。檔案的作用在于存史、資政、育人，如果一個(gè)學(xué)校不能很好地保存檔案、利用檔案，就無(wú)從談起學(xué)校的歷史底蘊(yùn)，無(wú)從營(yíng)造濃郁的學(xué)習(xí)氛圍，無(wú)從保證學(xué)校輝煌的發(fā)展前程。2.借著大數(shù)據(jù)的東風(fēng)，讓檔案數(shù)字化工作更進(jìn)一步。2015貴陽(yáng)國(guó)際大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)暨全球大數(shù)據(jù)時(shí)代貴陽(yáng)峰會(huì)（數(shù)博會(huì)）于5月25日至29日舉行，展示國(guó)際大數(shù)據(jù)發(fā)展最新成果、最新技術(shù)，探討大數(shù)據(jù)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。高校是培養(yǎng)人才的搖籃，高校的檔案事業(yè)也應(yīng)趕上時(shí)代潮流，借著大數(shù)據(jù)的東風(fēng)，加快檔案網(wǎng)站的建設(shè)、檔案數(shù)字化的推進(jìn)。3.加強(qiáng)橫向聯(lián)系，共建、共享信息化網(wǎng)絡(luò)。貴州省高校檔案信息化之路任重而道遠(yuǎn)，要實(shí)現(xiàn)又快又好的發(fā)展，各檔案館或管理檔案的部門(mén)或檔案工作人員須走出檔案館，走出本校，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，博采眾長(zhǎng)，共建共享檔案資源，借著一年一度的省內(nèi)高校檔案工作協(xié)作會(huì)議，統(tǒng)一規(guī)劃部署，共同商討，出謀劃策，相信貴州省的高校檔案信息化會(huì)越做越好，甚至實(shí)現(xiàn)后發(fā)趕超。4.提高檔案工作者整體素質(zhì)，培養(yǎng)信息化人才。人才是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在提高檔案工作者整體素質(zhì)的前提下，還要著重培養(yǎng)一批檔案信息化的人才。《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出，檔案信息化的關(guān)鍵是工作者素質(zhì)的提高。為此，高校應(yīng)該有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)一批適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才。通過(guò)在檔案人員當(dāng)中舉辦培訓(xùn)班、專題講座、學(xué)術(shù)研究、實(shí)踐操作、交流調(diào)研等形式，使檔案工作人員都有信息化的意識(shí)，并能夠進(jìn)行信息化操作。在條件允許的情況下，專業(yè)培訓(xùn)一些專門(mén)從事信息化建設(shè)的信息化負(fù)責(zé)人，使其精通信息技術(shù)、現(xiàn)代管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等檔案信息化的相關(guān)知識(shí)，培養(yǎng)一支過(guò)硬的專業(yè)隊(duì)伍。

作者:羅應(yīng)梅 唐圣琴 姚紅 戴玲 黃凱 單位:貴州大學(xué)檔案館（校史館）

參考文獻(xiàn)

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[3]文中涉及的學(xué)生規(guī)模及建校時(shí)間，來(lái)源于該校官方網(wǎng)站或百度百科資料.

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