高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作思考

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高等學(xué)校教學(xué)檔案主要是指在高校教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像載體材料等，它是衡量一所高校教學(xué)管理水平與教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。為達(dá)到使高校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)得到順利開(kāi)展之目的，做好高校教學(xué)檔案的收集工作就成為高校檔案管理人員的重要任務(wù)之一。

一、高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作存在的問(wèn)題

1、對(duì)教學(xué)檔案收集管理工作的認(rèn)識(shí)不足當(dāng)前，某些高校領(lǐng)導(dǎo)及各部門對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在局限，認(rèn)為該項(xiàng)工作無(wú)非就是管理一下檔案，將文書(shū)檔案收集整理一下，如有需要翻閱一下。由于有這種認(rèn)識(shí)，在檔案管理方面配備了不多的工作人員，面對(duì)數(shù)量龐大、分類繁多的檔案，幾個(gè)工作人員必然會(huì)顯得力不從心，不能做到面面俱到，從而影響到檔案的收集整理工作。

2、教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待進(jìn)一步提高如今，一些問(wèn)題相當(dāng)突出，主要表現(xiàn)是：一方面，為數(shù)不少的高校檔案管理人員相關(guān)專業(yè)知識(shí)缺失，有的甚至沒(méi)有從事過(guò)這方面的工作經(jīng)驗(yàn)，意識(shí)不到檔案管理的重要性。另一方面，一些檔案管理人員在基層文書(shū)資料的收集過(guò)程中，缺乏應(yīng)有的工作責(zé)任心，工作分工不明確，不能及時(shí)更新檔案，收集的第一手檔案資料不完善，使得問(wèn)題越堆越多，給以后的查找、保存工作帶來(lái)不便。

3、教學(xué)檔案管理轉(zhuǎn)接存在問(wèn)題在高校工作中，管理人員有的是身兼數(shù)職，沒(méi)有明確的分工，工作轉(zhuǎn)換很頻繁，這種情況對(duì)檔案管理收集工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。常常會(huì)出現(xiàn)這種情況，不少檔案管理人員從一個(gè)院系轉(zhuǎn)入另外一個(gè)院系或部門，剛收集的檔案還沒(méi)有加以整理與規(guī)范，由于工作調(diào)動(dòng)關(guān)系，使基礎(chǔ)檔案擱置，只能又重新開(kāi)始，也正是因?yàn)檫@樣，好多檔案不知道到底是有用還是無(wú)用，堆積成山，雜亂無(wú)章，沒(méi)有及時(shí)、系統(tǒng)、科學(xué)的收集管理，很不完善。

4、高等學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案的收集管理沒(méi)有形成系統(tǒng)化、科學(xué)化機(jī)制（1）高校的教學(xué)檔案利用率低。高校因?yàn)闄n案管理不系統(tǒng)，會(huì)使一些有利用價(jià)值的檔案卻不為人所知，沒(méi)有及時(shí)的、準(zhǔn)確的收集，遇到需要時(shí)又要重新收集檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也有原始的第一手檔案資料丟失，永遠(yuǎn)無(wú)法找到的可能。（2）高校教學(xué)檔案保管措施不完善。教學(xué)檔案的收集在檔案管理工作中尤為重要，諸如學(xué)生的學(xué)期轉(zhuǎn)換、學(xué)生成績(jī)的更新、學(xué)生的違紀(jì)違規(guī)處理文件、畢業(yè)生學(xué)位審查等原始文件的收集與保管就相當(dāng)重要，因?yàn)檫@些傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，是一個(gè)人在大學(xué)期間的真實(shí)寫照，一旦沒(méi)有及時(shí)的收集保存就是巨大的損失，將會(huì)給以后的學(xué)生畢業(yè)乃至整個(gè)人生帶來(lái)隱患。（3）高校教學(xué)檔案沒(méi)有進(jìn)行定期整理和更新。檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜而且長(zhǎng)期的工作，因?yàn)闆](méi)有及時(shí)整理并更新所保存的檔案，很多高校教學(xué)管理檔案只是存放和保留，無(wú)規(guī)律可循，對(duì)以后的查找?guī)?lái)了麻煩，浪費(fèi)了工作時(shí)間，降低了工作效率。（4）高校檔案管理環(huán)境有一定的局限性。例如，學(xué)生的試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告冊(cè)、課程設(shè)計(jì)等文件，庫(kù)存萬(wàn)萬(wàn)冊(cè)，由于評(píng)估、專業(yè)核查、新專業(yè)評(píng)審的要求，必須保存5年再做處理。數(shù)量巨大，這就給儲(chǔ)存造成一定的壓力。高校沒(méi)有專用的檔案室，往往是改造舊教室，環(huán)境差，面積小，設(shè)備設(shè)施不配套，檔案只能是堆積，看似收集，但沒(méi)有規(guī)范的保存和管理，容易引起潮濕、霉變、蟲(chóng)蛀，給以后的查找和使用帶來(lái)了極大的不便。（5）高校教學(xué)檔案管理方式有些落后，缺乏使用高科技進(jìn)行管理的意識(shí)，缺乏院系與院系、院系與部門、院系與學(xué)校之間檔案的橫向聯(lián)系與交流，與時(shí)代的發(fā)展不和節(jié)拍，也容易使檔案遺失、損壞。

二、改進(jìn)與加強(qiáng)高等學(xué)校教學(xué)檔案收集工作的方法與措施

1、合理增加教學(xué)檔案管理人員數(shù)量近幾年我國(guó)科技高速發(fā)展，對(duì)信息量的需求越來(lái)越大，高校檔案管理的壓力也越來(lái)越大，合理增加檔案管理人員，將會(huì)保證檔案管理人員由于工作調(diào)動(dòng)等原因不至于出現(xiàn)斷接的現(xiàn)象，如此高校教學(xué)檔案管理會(huì)得到持續(xù)發(fā)展，對(duì)高校的教學(xué)及管理都有很大的益處。

2、提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)高校檔案管理工作單一，需要相當(dāng)強(qiáng)的責(zé)任感和耐心，有鑒于此，高校應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理人員管理辦法和專業(yè)管理知識(shí)，加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案的高水平管理。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都應(yīng)意識(shí)到檔案管理的重要性和必要性，注重檔案的價(jià)值，以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集與管理工作。

3、建立健全教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度在現(xiàn)有條件下，根據(jù)檔案法和檔案管理?xiàng)l例，制定高校教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度是必要的。“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，高校應(yīng)就教學(xué)檔案管理工作執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度及崗位職責(zé)，要求相關(guān)工作人員必須遵守和執(zhí)行。應(yīng)注重將檔案定期收集、整理、歸納、裝訂、分類、編號(hào)、存檔，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期檢查檔案的整理和更新情況，做到心中有數(shù)，保證收集到的各種教學(xué)檔案完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，并對(duì)收集好的檔案做好安全保密工作。如此，以后的教學(xué)檔案管理就會(huì)形成一個(gè)良好的氛圍。

4、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理空間，創(chuàng)造良好的存放環(huán)境只收不管的檔案管理工作是前功盡棄，不如不做。檔案收集后只有妥善保管，才能在以后的工作中充分發(fā)揮它的作用。基于此，建立完善的檔案場(chǎng)所極為必要，檔案的收集、整理、裝訂、歸類、入冊(cè)、上架、入庫(kù)等等一系列的專業(yè)要求，都必須嚴(yán)格按照程序操作進(jìn)行。

5、充分發(fā)揮高校優(yōu)勢(shì)，利用科技化、信息化管理檔案對(duì)于各種教學(xué)檔案，應(yīng)采用先進(jìn)的理念進(jìn)行統(tǒng)一管理。因?yàn)闄n案管理一旦落后，將會(huì)影響教學(xué)的發(fā)展，所以高校應(yīng)充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，利用電子檔案等高科技手段對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理，如此能夠避免教學(xué)檔案的損壞、遺失等，也能夠更方便對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類和更新。可取的方法是，讓紙質(zhì)的教學(xué)檔案與現(xiàn)代的電子檔案相結(jié)合，相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，以使高校教學(xué)檔案充分發(fā)揮作用。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，改善高校教學(xué)檔案管理，需要檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的共同努力，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案的管理，改變舊的思想觀念，把檔案看作是單位的一個(gè)“信息庫(kù)”，充分認(rèn)識(shí)到只有收集到最原始的教學(xué)檔案，才是高校在以后的發(fā)展過(guò)程中最有力的參考數(shù)據(jù)。同時(shí)，高校檔案管理人員應(yīng)做好自己的本職工作，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，提高個(gè)人修養(yǎng)，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度處理好檔案相關(guān)事宜，在以后高校的教學(xué)檔案收集工作中積極探索教學(xué)檔案管理模式，促進(jìn)此方面工作健康和良性的發(fā)展。

作者:于暉 單位:寶雞文理學(xué)院計(jì)算機(jī)學(xué)院

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