高校檔案管理信息化建設對策

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摘要：當前社會信息化技術的不斷進步，為高校檔案工作信息化管理提供了必要的背景和技術手段。然而因管理理念、人才缺乏、設施落后、制度缺乏、標準不一，高校檔案管理工作仍是各自為政。本文擬研究和分析高校檔案管理的現狀，提出對策，以推動檔案管理工作信息化的發展。

關鍵詞：高校檔案;信息化;建設;現狀；對策

1.信息化背景下高校檔案管理的意義和作用

信息化是一場革命，是互聯網新技術+幾乎所有領域。高校作為引領社會前進的陣地，實現檔案管理的信息化有著十分重要的意義和作用。1.1信息化管理體現了高校管理工作的與時俱進高校是信息技術的積極應用者和受益者，信息化極大提升了學校的工作效率。檔案工作是高校日常管理工作中非常重要的一部分。檔案管理的信息化建設體現了管理工作的發展與時代同步。1.2信息化管理能涵蓋更豐富、更多種類的信息當前，高校檔案的種類越來越多，由單一的紙質檔案，逐漸發展成圖片、磁盤、音像、移動硬盤、云空間等多種載體，載體的容量也不斷增加，所以高校檔案的信息化管理對于儲存更多種類、更大的信息內容是十分有利和必要的。1.3信息化使檔案的管理和使用更為高效在信息化普遍應用之前，高校檔案采取傳統的管理方式，檢索局限性大，效率低。相比之下，信息化管理能快速對數據進行儲存、傳輸、檢索及共享，省時省力，方便高效。

2.當前高校檔案管理信息化的現狀

在檔案信息化潮流的推動下，各高校檔案管理信息化建設取得了一定成效。但其發展還不成熟、不完善，面臨著一系列的問題。2.1檔案管理信息化系統統一管理不夠。一些高校在學校信息化建設上力度很大，但是在檔案管理上沒有信息化工作機制、制度，沒有統一標準和系統部署，存在各個業務部門各自為政的現象，導致相關資料數據不一致。2.2檔案管理人員業務素質不高。當前高校檔案管理缺乏既懂檔案管理知識、又具備信息化技術的人才。其中具有研究生以上學歷的專業人員鳳毛麟角，檔案管理大部分仍然以手工操作為主，對現代化信息管理知之甚少，培訓也不足。2.3基礎設施缺乏，建設費用不足不少高校在學校信息化方面投入較大，但在檔案信息化管理中投入資金不足，導致檔案管理仍然以傳統紙質管理為主，信息化設備設施陳舊、落后，降低了檔案管理和利用的效果。2.4檔案信息化資源分散，保障體系不健全。由于檔案信息化管理缺乏完善、健全的保障體系，導致一部分信息在使用的過程中出現泄漏的現象。如一些高校出現教師和學生信息泄密等現象，對高校造成安全風險和不良社會影響。

3.提高檔案信息化管理的對策

針對上述問題，提高檔案信息化管理水平，主要從革新觀念、建設隊伍、加大投入、建立制度上努力。3.1革新觀念，提高認識只有領導層面真正改變觀念，充分認識到信息化時展的趨勢，信息傳播的意義，檔案使用的價值，高度重視檔案信息化管理，把檔案信息化建設納入學校的日常工作中，提供人才、資金和制度保障，才能有效推動檔案信息化建設工作。3.2建設專業的高素質檔案管理人才隊伍。要把改進檔案管理工作作為建設高水平大學的不可缺失的工作任務，加大人才隊伍的建設培養。一是真正引進高素質的專業人才，作為新時期檔案管理工作的領頭人；二是加強對相關人員的業務培訓，提高業務能力和素質。3.3加大資金投入，健全基礎設施。檔案信息化管理要走向規范化，必須加強基礎設施的建設。因此，高校要不斷加大對高校檔案信息化建設資金的投入力度，更新管理設備，完善檔案管理基礎設施。要建設獨立的檔案館所，設置局域網自動管理模式，方便工作人員對檔案進行編目、整理。查詢者可以通過局域網檢索，快捷查找使用信息資源。3.4建立檔案管理信息化的相關制度、機制和標準。一是要建立檔案管理信息化工作領導機制，實現統一領導部署；二是建立檔案信息化有關制度標準，明確檔案信息收集的種類內容，整合資源，統一標準，實現資源的有效集合、管理和使用。三是建立安全保障制度和技術手段，保證檔案信息的安全性。在信息時代大潮下，信息化建設是衡量高校現代化的重要指標。信息化建設中檔案信息化建設不可缺失。而檔案信息化建設是不能夠一蹴而就的，需要高校不斷加大信息化建設人力、物力的投入，并提供制度機制保障，才能真正取得成效。鑒于當前高校檔案管理信息化建設中存在的種種問題，本文因此提出一些建議，是為高校檔案信息化建設提供思考。

參考文獻：

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作者:徐香鄖 單位:東莞職業技術學院,