現代人事檔案管理信息化建設探索

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人事檔案是事業單位檔案管理的組成部分，也是事業單位提升核心競爭力的有力支撐。如今，隨著信息技術的不斷發展，現代化的信息技術手段正以非常快的速度滲透到各行各業。事業單位人事檔案管理的深化和優化離不開互聯網、大數據等信息技術手段，因此，將現代化的信息技術管理理念和方法融入事業單位的人事檔案管理，將有效提升檔案管理效率，推進事業單位人事檔案管理工作的科學化、規范化和信息化。

一、人事檔案的特點

1.全面記錄人員發展歷程。人事檔案是記錄一個人主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。在個人轉正定級、職稱申報、鑒定考核等工作中都需要用到檔案。一般在個人檔案中會包括人員的個人情況、家庭情況、社會關系、學習情況、工作經歷等內容，全面記載著人員的個人發展情況和職業發展經歷，全景式地展現了個人成長發展全貌。這些材料組成了個人的信息資料存儲庫，能夠為單位組織或人事部門招聘、考察、考核人員提供全方位的參考和評價。2.需要隨時進行動態更新。人事檔案不同于其他類型的檔案，由于個人的情況和經歷會隨著時間的推移而產生變化，所以人事檔案的內容具有動態發展的特點。人員在發生教育培訓、職稱職務晉升、崗位調動、獲得獎勵等變化后，變動部分均需要記入個人檔案中，人事檔案管理部門就要及時地進行更新和維護，確保人員檔案變更的及時性和準確性。此外，人事檔案的動態性還表現在人事檔案會隨著組織人事關系而“檔隨人走”。3.檔案內容有保密要求。由于人事檔案的內容主要反映的是個人的情況，比如個人信息、家庭情況等，這些內容屬于個人隱私，因此，檔案的部分內容要求時刻處于保密狀態，不能對外開放，不能允許除本人和人事部門外的其他人員調閱。人事檔案部門的管理人員必須要有保密意識，在日常的工作中要清楚哪些檔案內容是可以公開的，哪些檔案內容是需要保密的。

二、人事檔案信息化建設的重要意義

1.為檔案提供更為安全的存儲環境。傳統的檔案均為紙質檔案，人事檔案也不例外。由于客觀條件所限，以前的人事檔案只能通過紙質材料保存，而保存紙質檔案需要有防蟲防霉防火的保管條件和可供一定數量紙質檔案保存的立體空間。人事檔案管理進行信息化建設后，這個問題得到了有效解決，電子檔案具有占用空間小、存儲量大、對保存條件要求不高等優點，提高了檔案的存儲安全度。2.有助于提升人事檔案的管理效率。由于人事檔案具有動態性的特點，因此需要經常進行更新和維護。傳統的紙質檔案在多次的查找調閱后容易造成檔案的破損，不利于檔案的長期保存。運用了信息化技術手段后，避免了此類事件的發生，并且通過檔案信息服務平臺，人事檔案可以被快速地找到，人事檔案管理人員可以在第一時間進行錄入更新，從而節約了人力物力和時間，提高了管理效率。3.為人民群眾提供更為便捷的服務。在人事制度改革的大背景下，人事檔案的利用率越來越高。人事檔案管理進行信息化建設后，只需要利用互聯網技術建立電子檔案信息資料庫或檔案信息共享平臺，在相應的輸入框中輸入“關鍵詞”就可以快速進行檔案查找、調閱，為需要查閱檔案的人員提供了更為便捷的服務。

三、人事檔案信息化建設的路徑探索

1.利用信息化技術手段支撐人事檔案管理發展。要加強人事檔案管理部門信息化基礎設施建設，采購與單位情況相符合的信息化設備和正版服務軟件，確保人事檔案的信息化建設能夠順利開展。同時，應做好年度預算，設立檔案管理專項資金用于設備維護和后期更新，確保人事檔案信息化建設的先進性。此外，有條件的單位還應與高?；蚩蒲性核献?，共同研發更為方便、快捷、安全的信息管理系統，推動人事檔案管理的正向發展。2.使用數字化技術手段提升人事檔案管理水平。首先，要加快紙質檔案轉化為電子檔案的速度，盡快實現人事檔案的數字化。通過技術手段將人事檔案掃描、錄入到檔案信息管理系統中，形成數字化檔案與紙質檔案雙軌并行的管理模式。將紙質檔案妥善保存后，主要利用數字檔案進行日常工作。其次，要開展信息化檔案管理制度建設。在原有基礎上改進和完善相關的管理制度，以符合現有的數字化檔案使用管理情況，確保數字化檔案管理的制度化和規范化。3.運用智能化技術手段優化人事檔案管理效率。為了確保人事檔案信息的準確性和有效性，必須要對人事檔案進行審核。人事檔案管理部門可以在檔案管理信息平臺上建立適用于本單位情況的審核模塊，運用智能化的軟件對檔案進行審核對比，提高人事檔案管理效率。同時，為了確保人事檔案的機密性和安全性，在檔案信息管理平臺上以及相應的模塊管理過程中必須設置安全屏障，僅能允許有資質和權限的人員進行查詢，杜絕人事檔案信息泄露的情況發生。

四、結束語

總之，信息化建設是人事檔案管理的必經之路和大勢所趨，因此，事業單位應該要對這項工作予以足夠的重視，并為之設置專項資金加大投入力度，以信息化、數字化、智能化的技術手段促進人事檔案管理的可持續健康發展，實現提高檔案部門和事業單位服務質量的最終目標。

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作者:褚麗娜 單位:凌源市人力資源和社會保障局