高校檔案信息化建設問題及路徑研究

導語：高校檔案信息化建設問題及路徑研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]為了跟上時代的步伐，高校檔案逐漸開始進行信息化的建設，該建設屬于一項系統性的建設工程，由于受到各種影響因素的限制，高校檔案信息化建設并不如預期所想那樣順利，這些影響因素阻礙了檔案信息現代化和規劃化的建設進程。為此，本文就高校檔案信息化建設的影響因素進行分析討論，并提出整改意見，從而不斷的完善檔案信息化建設體制，促進高校人才管理模式的發展。

[關鍵詞]高校檔案；信息化建設；建議

在高校的各種教學資源中，以信息資源最為重要，因此信息化資源也倍受人們的關注。隨著科學的進步，信息化技術的發展也極為迅速，這使得高校越來越重視檔案信息化建設，有的高校已將其列為發展方向和建設目標。在高校檔案信息化建設過程中，信息資源占首要地位，檔案信息化的建設成功的使紙質版檔案轉化為了數字化檔案，并結合了現代化互聯網技術和實際需求，從而更科學、合理的進行高校檔案信息化資源管理。所謂高校檔案信息化建設就是指對傳統檔案管理模式進行改革，從而致使檔案信息化建設由實體管理轉化成數字化管理。進入21世紀以來，評價一個高校現代化檔案管理水平的高低，往往是通過比較其信息化建設水平得出，然而，由于受到各種因素的限制，我國高校檔案信息化建設體系并不完整，也可以說目前的檔案信息化建設正處于萌芽狀態，還需加強對其進行探索和總結，特別是在信息化技術的運用和創新上還需多加努力。

一、高校檔案信息化建設的不足之處

要想進行高校檔案信息化的建設，必然需要先對館藏檔案進行實體化到數字化的轉換，其次需進行檔案工作一體化管理，從而實現讓檔案信息資源高等共享的目的。所以在進行檔案信息化建設時，需要特別注意相關檔案依據的標準和管理模式，從而確保信息化建設的構架和渠道的正確性，并結合實際需求，更好的完成高校檔案信息化的建設。目前為止，高校檔案信息化建設的核心目標是對高價值的檔案資源進行開拓，為了達成這一目標，還需做好檔案工作的良性循環建設。通常情況下，對檔案信息化資源的開發需要著重考慮該資源開發帶來的遠期效益和近期效益等問題，并結合兩個因素進行分析和討論。因我國高校檔案信息化建設還處于萌芽時期，所以該體系還不夠完善，例如不能很好的結合實際，從而導致高校檔案信息化建設不夠準確。由于沒有一套完整的信息化建設理論體系例如缺乏建設所需用到的具體實施細節和規范標準等，致使高校在進行信息化建設時得不到正確的理論引導，導致著重于信息化表面建設的情況出現，導致信息化建設出現徒有其表，內部卻十分匱乏的現象，讓人們把檔案信息化建設誤解為只是簡單的將檔案文獻實體數字化的過程，從而忽略了對數字化信息的開拓和管理工作。也有將檔案信息化建設誤解成高校檔案相關部門的信息化過程，從而忽略了整體合作意識，顯得檔案信息化建設觀點單一片面。高校在檔案信息建設管理方面有很多不足之處，造成這種現狀的原因主要是因為我國高校對檔案信息化建設的不重視，所以說還需加強高校的檔案信息化建設，從而推進信息化建設管理的發展。有的高校在進行檔案信息化建設時沒有做好充足的準備工作，例如沒有進行合理的管理規劃，也缺乏相關的部門進行管理，若將其放到宏觀調控的范圍中去，則高校檔案信息化建設將會沒有政策、財力、物力、人力技術的支持，與此同時，高校在這種情況下的建設，必然沒有方向性，并且其還具有重復性，這會阻礙信息資源的流通，從而造成信息失真和不平衡的現象，這樣會使得信息資源嚴重浪費。由于在高校檔案信息化建設缺乏目標性，這使得各種多元化信息需求無法在高校檔案建設過程及時得到補充，又因建設中沒有具體的目標規劃，所以無法進行信息技術的全面建設，更不能提供信息技術的先關服務，加之忽略了信息技術持續發展的因素，讓當代高校檔案信息化建設失去了時代先進性和延伸性的特點。國內大多數高校檔案信息化建設只重視表明的發展，而忽略了該建設需要結合實際需求，從而讓檔案信息化建設沒有充分發揮其作用，也沒有體現出其在當今社會的信息化特征，事實證明，只有落實實際，重視先進技術的引進，依照技術標準不斷的進行創新，才能使高校檔案信息化建設安全可靠的發展。

二、高校檔案信息化建設的意義

高校檔案信息化建設是未來趨勢所向，并且隨著時代的發展，科技的進步，會越來越受人們的關注和支持，在這樣的社會需求下，高校檔案信息化的建設顯得更為重要，它的建設可以代替傳統的管理模式，進而實現檔案信息資源的網絡化管理。由于傳統的檔案管理模式的種種局限，致使其已經在不能滿足時代的需求，檔案信息的種類、載體和使用等都隨著時生著巨大的變化。這時一種新型的、先進的高校檔案管理模式顯得極為重要，結合時代所需，這種先進的檔案管理模式能夠實現資源的共享，將散亂的信息資源按照相應的標準進行整理規劃，可以優化信息資源，從而達到提高資源利用率的目的。要實現高校檔案信息化的建設，其間必然需要以計算機技術和網絡技術作為建設基礎，這是高校檔案信息化建設中將檔案實體數字化的首要條件，可以使檔案信息資源管理變得更合理，做到了科學管理，同時這些信息資源還打破了傳統受到地域空間限制的難題，讓高價值資源得到了充分的共享。時展迅速，信息資源共享已經成為了當代社會發展的趨勢。檔案信息資源建設本著以建立一個多樣、完善的檔案信息資源庫為目的，建設完成后還需對其進行合理的管理和維護，積極創新多種應用系統，從而真正的實現檔案信息資源庫共享化，進而達到提高人們工作效率的目的。受到信息化時代的影響，幾乎所有高校都開始進行信息化建設，在這種新型管理模式下，讓資源的管理變得井井有條，不光減少了傳統檔案管理所需的時間，還大大增加了檔案管理的工作效率，同時信息資源共享化的實現還打破了領域的局限，并能配合高校辦公自動化系統的使用，不但解決了檔案信息化標準缺乏的難題，還使檔案信息化管理充分的展現了其功能的卓越性。

三、高校檔案信息化建設的強化策略

由于高校檔案信息化建設中存在著如資源分散、管理系統不完善、標準的缺乏、管理與維護體系尚未形成等問題，加上館藏中檔案信息化建設步伐緩慢，這些因素的存在都阻礙著高校檔案信息化建設的發展，為此，我們需要不斷的摸索高校檔案信息化建設中的各種影響因素并提出相應的解決方案進行處理。從上述內容可以看出，這些影響因素不僅包括技術方面也存在著非技術方面的問題，這兩種影響因素相互聯系、相互支持。就技術難題來說，如信息化建設中對硬件設施的要求，而非技術方面則涉及到相關制度、政策、規范、資金、人才等問題。高校檔案信息化的建設過程中要以信息資源體系建設作為基礎，將信息資源數字化作為建設目標，加強數據資源的收集，從而建設更完善的數據庫和網絡體系。在此過程中，高校首先要進行相關檔案信息資源的收集，其次需要對相關檔案信息資源按照標準進行分類和管理，在通過數值模擬技術對這些信息資源進行數字化處理，以實體檔案建設作為基礎，進行電子檔案數據庫的建設，并將這些電子信息按照相應的規范和標準進行分類和管理，特別是在重點檔案文件的數字化建設工作中，更需嚴格按照要求進行。通過這些措施，可以較好的進行信息數據庫的建設，從而為使用者們提供一個高效、高價值、高水平的信息共享環境。)在檔案信息建設過程中，需要多加投入人力、物力和財力等，也可以聯合相關教師進行信息管理系統或者軟件的開發，從而建立起以學校檔案館為中心的信息化體系，并讓這樣的應用系統在校園中得到廣泛使用，此外，還需加強對系統的維護和管理工作，從而保證系統安全可靠的運行。為了營造更好的共享體系，學校還需完善檔案信息化建設的服務體系，讓信息化管理標準化、統一化，并不斷摸索新型服務模式，結合現代化網絡技術和社會信息資源的實際情況，積極進行創新，還可以和其他高校相互合作，將檔案信息資源集合到一起，從而建設出一套完善的資源共享體系，同時也滿足了社會高效率的需求，還可以利用互聯網實現信息資源的互聯互通性，使信息的接收變得更及時，從而不斷的完善檔案信息化建設體制，促進高校人才管理模式的發展。

四、結語

總結以上內容，高校要進行檔案信息化建設，則需要本著適度超前、開放、動態性、系統性的原則，嚴格按照高校檔案信息化體系建設的相關標準和要求進行，加強檔案信息化建設知識的宣傳，從而提升其在高校中的重要性，特別是在基礎設施的建設上，需要嚴格按照標準進行安全建設。結合實際需求，做好信息化目標的規劃，從而建設高素質水平的信息化團隊，遵守相關規范和標準，完善整個信息資源體系，開發實現資源共享的平臺，建設出以高校信息資源為中心的檔案館，從而更好地為各大高校服務。

作者:李小芳 單位:廣東職業技術學院

參考文獻

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現代情報,2007,06:63-64+67.

[2]李建平.高校檔案管理工作信息化建設探析[J].韶關學院學報,2011,02:76-79.

[3]李建英.高校檔案信息化建設研究[J].長沙鐵道學院學報(社會科學版),2014,03:338-339.

[4]趙文玲.高校檔案信息化建設的對策研究[J].內蒙古財經大學學報,2015,03:147-149.

[5]顏萌.高校檔案信息化建設探析[J].中國成人教育,2015,15:90-91.

[6]谷麗萍.高校檔案信息化建設[J].山西大同大學學報(社會科學版),2009,05:110-112.