中小單位會計電腦化與內部操控之探討

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研究背景及動機

由於國內對於大型企業電腦化的發展和影響已有許多詳盡的研究，如張委良（民79）、賴柏喬（民84）、吳東霖（民87）等人作過資訊技術對組織結構、競爭優勢的研究；許志甫（民84）、林志宏（民87）則針對資訊技術運用對企業作業流程影響作探討；而中小企業電腦化的相關著作或報導也甚多，如彭俊華（民77）、王惠真（民86）對中小企業電腦化的程序作過研究；李馥源（民84）、張力人（民88）、詹怡婷（民89）、王長智（民89）、陳俊良（民89）、甘文政（民89）等人則針對中小企業導入電子商務等資訊科技的程序、因素及效益作過探討；綜觀上述，專注在電腦化對內部控制的影響之探討較為缺乏。

而就中小企業而言，長久以來最為人所詬病的，即是缺乏有效的經營管理制度，特別是在會計制度方面，大多不甚健全，內部的作業程序也未標準化，缺乏適當的內部控制制度，其財務資料的正確性與可靠性備受質疑，發生錯誤或舞弊的可能性也相對增加，這些都是我國中小企業在傳統人工作業環境下的普遍缺失。依據資策會（民86）的調查結果，我國中小企業應用電腦的比例約為68%，且有逐年提昇的趨勢，故本研究的目的即欲探討我國中小企業是否能藉由電腦化而建立管理制度，并在作業流程中植入關鍵性的控制點以提昇其內部控制制度，進而探討在不同的電腦化應用程度下，其作業流程與內部控制的調整情況。

研究目的

中小企業電腦化的情形

包括電腦化的時間、資訊專職人員多寡、電腦作業系統的復雜程度、電腦化的范圍以及資訊系統的開發方式為何。

中小企業會計電腦化的程度

瞭解我國中小企業會計電腦化的程度以及是否受到組織系絡或電腦化情形的影響。

電腦化前是否先合理化

瞭解中小企業在會計電腦化前，是否先進行作業流程的標準化或合理化，以及探討合理化與資訊系統使用滿意度的關系。

會計電腦化對企業作業流程的影響

探討中小企業的作業流程是否因為會計電腦化而有所改變以及不同的會計電腦化程度是否對企業的作業流程造成不同程度的影響。

會計電腦化對內部控制的影響

瞭解中小企業會計電腦化對作業的效率、組織結構以及整體內部控制環境的影響。

三、研究結論與建議

[一]、研究結論

本研究的研究目的共四項，以下針對各研究目的提出本研究的結論：

[1]、瞭解我國中小企業電腦化的情形

研究結果顯示，中小企業由於資金人才的欠缺及本身業務性質較為單純的關系，對於資訊專職人員或電腦專業人員的重視程度不高，大多在2人以下；硬體設備與架構方面，使用中型以上電腦者佔少數，大多使用個人電腦搭配單機作業系統，部分企業可能因業務需要搭配使用工作站，并以架設區域網路居多，顯示樣本企業的電腦系統復雜程度不高。樣本企業對於ERP或電子商務等當前的新興資訊技術應用的普及率不高，顯示中小企業由於資金、技術及專業人才的不足，對於新興資訊技術的引進與開發意愿都不高，大部分企業仍以購買套裝軟體的方式導入會計資訊系統進行電腦化。

[2]、探討中小企業會計電腦化的程度以及是否和組織系絡與企業電腦化的情形有關

本研究以導入會計資訊系統模組個數衡量企業會計電腦化的程度，研究結果顯示，樣本企業導入的會計資訊系統模組中，以會計總帳和進銷存系統居多數，顯示中小企業會計電腦化的程度不高，以帳務處理與作業控制層次居多，王惠真（民86）曾對中小企業引進會計資訊系統的程序作過實證研究，結果顯示中小企業採用會計資訊系統的動機，主要是基於企業本身的需要，當企業規模擴增、業務量增加時，進銷存及帳款的管理能夠對企業的商務往來提供最直接有效的幫助，而且作業層次的電腦化所需投資的成本最少但收效卻最快，恰能符合中小企業投資的經營特質。

在探討組織系絡和電腦化情形是否與會計電腦化程度有關方面，本研究提出組織系絡、電腦化時間、資訊部門人數、電腦系統復雜度以及資訊系統使用滿意度等因素并形成相關的研究假說，藉由適當的分析方法驗證是否與企業會計電腦化程度之間有關聯存在。研究結果顯示，會計電腦化程度會受組織規模、成立年數、電腦化時間的不同而有所差異。究其原因可能是企業隨著時間經過，業務量及規模的擴增，會計管理的相關作業變得更加復雜，為提昇效率，自然會導入更多的會計資訊系統以因應企業所需。

[3]、探討會計電腦化是否對企業的作業流程造成影響

有關作業流程合理化與會計資訊系統使用滿意度的關系，研究結果顯示，樣本企業在導入會計資訊系統前若曾進行作業流程的標準化或合理化，其資訊系統的整體使用滿意度較高，顯示先合理化再電腦化成功機率較高，系統的使用滿意度也會較高，國內也有相關的研究支持此一說法。

關於會計電腦化是否對企業的作業流程造成影響，本研究採用相依樣本t檢定驗證樣本企業的作業流程控管在會計電腦化前后是否有顯著的變化，研究結果顯示作業流程控管五個構面下的各變項在會計電腦化前后均呈現顯著的差異，表示會計電腦化對企業的作業流程有一定程度的影響，企業會隨著會計制度的電腦化，在其作業流程中建立原先沒有的控制點，并強化原先并未確實執行的程序，進而提昇整體的內部控制制度。

而會計電腦化程度高低與企業作業流程控管的相關性，研究結果顯示成正相關，但是，進一步對作業流程各構面進行分析，結果并無顯著的情形，亦即會計電腦化程度越高的企業，整體而言其作業流程的控管越健全，但無法觀察其對各個作業流程的影響程度是否顯著。

[4]、探討會計電腦化是否對企業的內部控制制度造成影響

根據個案結果可知，企業的文件表單并未因為會計電腦化而消失，大部份企業仍要求將重要的憑證和報表印製出來供審核，只有部分作業可由電腦稽核取代之，可能原因是中小企業電腦化的程度普遍較低，且大多以購買套裝軟體的方式進行資訊系統的開發，缺乏整體性的規畫，各子系統無法有效整合，導致資料的傳輸和稽核無法透過電腦執行一貫性的作業，只好延用電腦化前人工書面審核的方式。

就資料處理的速度而言，會計電腦化后，資料處理的速度明顯增加，為企業節省許多的時間，但并不代表輸出的資訊就一定正確，資料在處理過程中可能會受到人為因素的影響而發生遺失、隱瞞、增加、重覆處理或其它不正當的異動，導致最后輸出的并非正確完整的資訊。

就資料處理的成本而言，企業的軟體若選購不當，資訊系統的品質即受到影響，如系統的維護及維修和使用不易導致錯誤或無效率等等，而使資料處理的成本增加。除此之外，使用者本身的素質也會影響資料處理成本的高低，企業的員工流動率高或訓練不足等都會使資料在處理過程當中發生錯誤，導致處理資料的成本增加。

同時，企業在電腦化后，許多資料的儲存、傳輸方式均已格式化或標準化，導致彈性調整的空間相對變小；且電腦化省卻了一些人工作業下的繁瑣動作，員工的工作方式也會變得較為單調且例行化，工作的負擔和責任也有所減輕，但也導致職務的分工程度降低，有一人身兼多職的現象。

根據個案結果顯示，當企業在人工作業的環境之下已具備健全的內部控制制度時，電腦化并不會改變原先的作業流程，大部份仍維持原先的程序，電腦化帶來的效益只是讓處理的動作變得更有效率。反之，當企業在人工作業的環境之下并無完善的內部控制制度時，電腦化會促使企業進行作業流程的標準化或合理化，并建立或加強內部控制制度，但前提是企業導入電腦時有妥善的規劃，且資訊系統也符合需求的情況。

[二]、研究限制

[1]、樣本取得問題

本研究的樣本資料取自中華民國中小企業協會所出版之民國八十九年中小企業協會會員名冊，事實上我國中小企業家數、行業眾多，加入中小企業協會的會員只佔少數，樣本較不具代表性。

[2]、樣本數有限

本研究的有效問卷77份，回收率僅12.83％，樣本數稍嫌不足，可能原因是本研究問卷的題項過多，寄發時間又正逢企業的忙季所致。

[3]、衡量變數的問題

本研究變數的衡量有部分為主觀性的指標，并無相關的文獻支持，不同的人對相同的問題看法上很有可能出現不一致的現象，以致於本研究在作變數的分析時，可能流於主觀或武斷。

[4]、訪談深度的限制

本研究採用電話訪談方式進行資料的蒐集，由於訪談的時間有限，僅能針對簡要的問題作詢問，自個案公司所得的資料的品質不高。

[三]、建議

[1]、對企業的建議

1.本研究的調查發現中小企業會計電腦化的程度不高，并以導入交易處理與作業控制層次的會計資訊系統居多，顯示企業會計資訊系統的應用層次有待提升，方能確實改善企業的經營體質，提升企業的形象與競爭優勢。

2.本研究的調查發現會計電腦化對企業的作業流程及內部控制都有一定程度的影響，甚至有受訪企業是藉由會計資訊系統的導入而建立了較完善的企業管理制度，顯示企業在導入會計資訊系統之前并無有效的內部控制制度時，可藉由會計電腦化的進行，檢討己身的管理制度，進而促成內部控制制度的建立。

[2]、對后續研究者的建議

1.本研究是以問卷調查輔以電話訪談的方式進行，在資料的可信度方面較為欠缺，故未來相關研究可以藉由個案訪談的方式，對會計電腦化是否影響企業的內部控制作更為深入詳盡的探討。

2.本研究探討的是中小企業會計電腦化情形以及對內部控制的影響，未來相關研究可以針對大型企業引進資訊技術對其內部控制的影響作探討，相信可以對大型企業在導入資訊技術時，在其內部管理及控制制度上造成的影響以及因應方式提供有用的資訊。

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