高校科研經費“報銷繁”問題探析

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摘要：近年來，高校科研經費體量逐年上漲，在提倡為科研人員“松綁減負”的政策背景下，信息化技術逐漸成為各高校規(guī)范科研經費管理、提升報銷服務水平的重要工具之一。本文分別從科技政策落實、會計人員配比、業(yè)務和財務信息系統(tǒng)融合情況以及科研分級審批管理機制等角度分析了科研經費“報銷繁”問題產生的原因，以P大學財務信息化建設為例，介紹了財務信息化總體架構設計思路，并結合線上報銷平臺、預算控制、手機終端報銷、業(yè)財系統(tǒng)融合、科研財務助理線上培訓等業(yè)務模式，探討了通過信息化手段提升科研經費報銷工作效率的應用與實踐經驗。

關鍵詞：信息化;高校科研經費;“報銷繁”

一、引言

在2018年兩院院士大會上指出：“不能讓繁文縟節(jié)把科學家的手腳捆死了，不能讓無窮的報表和審批把科學家的精力耽誤了”。2019年十三屆全國人大二次會議公布的政府工作報告也提出，大力簡除煩苛，使科研人員潛心向學、創(chuàng)新突破。近年來，國務院及相關部門相繼出臺政策文件為科研人員“松綁減負”。高等學校特別是研究型大學作為科學研究的重要基地，在我國創(chuàng)新型國家建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。根據中國統(tǒng)計年鑒（2019年）的數據，2018年，我國高等學校R&D經費支出為1457.9億元，比上年增加191.9億元，漲幅達15%。2018年全國R&D經費支出中，高等學校占7.4%，比上年提高0.2個百分點，高等學校R&D人員全時當量為41.1萬人年，比上年增長7.6%，占全國R&D人員全時當量的9.4%。可見，高等學校在科研經費體量及科研人員全時當量上均繼續(xù)保持增長態(tài)勢。在大力貫徹“松綁減負”背景下，如何切實解決高校科研經費“報銷繁”的問題，建立起便捷、高效的科研經費報銷管理機制進一步成為社會關注的焦點。我國高校財務的信息化建設始于20世紀90年代，大致可分為四個階段，第一階段為會計電算化階段，完成了手工記賬到計算機軟件記賬的變革，提高了記賬效率和準確性；第二階段為局域網管理階段，實現了局域網內的數據庫管理，提升了財務系統(tǒng)內部數據傳輸的效率；第三階段為互聯網階段，利用互聯網、大數據等技術極大提升了數據共享的能力，網上預約報賬、業(yè)財融合等功能得以加強，提升了高校財務管理和服務的綜合水平；第四階段為智能財務階段，利用影像識別等人工智能技術實現報銷自動化。目前，高校的財務信息化正處在由第三階段向第四階段過渡時期，信息化逐漸成為各高校規(guī)范經費管理、優(yōu)化報銷流程、提升財務服務水平的重要工具之一。

二、文獻綜述

近年來針對高校科研經費報銷管理的研究主要包括以下幾個方面：一是高校科研經費報銷存在問題的成因，如王靜提出項目管理意識淡薄、預算編制不科學、項目與經費管理脫節(jié)是當前科研經費報銷存在問題的主要成因，[1]李全旻認為科研經費報銷管理制度的不健全、資金撥付和資金使用在時間上不匹配、高校對科研經費財務管理隊伍建設不重視等原因導致高校科研經費使用和管理出現問題；[2二是提出優(yōu)化高校科研經費報銷管理的建議和方案，如陳菁（從總體思路和具體措施等角度分析了解決高校科研經費"報銷繁"等財務管理問題的建議，并從預算編制、審批流程、信息化建設等方面提出了解決方案，[3]再如張小玲等從頂層設計、轉變理念、科學管理、以人為本等角度提出了緩解“報銷難”問題的建議方案；[4]三是從特定視角闡述分析高校科研經費報銷管理存在的問題及建議，如凌蕓和高穎結合相關部門出臺的“放管服”系列政策的要求，闡述了高校在制度建設、法人責任落實、審計監(jiān)督等方面加強財務管理、解決報銷難題的建議；[5-6]張明陽結合政府會計制度改革闡述了科研經費財務管理模式改進策略。[7]關于高校財務信息化的研究近年來主要集中在“大數據”等新形勢下高校財務信息化的總體框架和思路研究、結合政府會計制度改革探討高校財務信息化的發(fā)展與對策、從內控、預算管理等特定角度闡述高校財務信息化的應用等方向，如陳中華在闡述了大數據背景下高校財務信息化建設存在不足以及策略[8]，但成蓉結合政府會計制度下財務信息化的需求，對財務核算軟件、大眾版網絡報銷和個人財務服務等內容進行了論述[9]，任華從內控的角度陳述了高校內部財務信息系統(tǒng)以及業(yè)務系統(tǒng)的構建建議等[10]。綜合來看，目前有針對性地研究利用信息化手段解決科研經費報銷管理問題的文獻尚較少。本文擬基于信息化視角，結合目前科研經費“報銷繁”的產生的根本原因，針對科研經費報銷中的難點、堵點，嘗試構建以業(yè)財融合為基礎的財務信息化框架，充分利用信息化手段為解決科研經費“報銷繁”問題提供思路。

三、造成高校科研經費“報銷繁”問題的主要原因

科研經費“報銷繁”是多年以來高校普遍存在的問題，所謂“報銷繁”，可以具體表述為報銷政策不合理、報銷管理機制不健全、報銷手續(xù)繁雜、報銷材料冗余、報銷體驗差等，科研人員在經費報銷上花費了過多的時間和精力，一定程度上影響和制約了科研人員在科技創(chuàng)新活動中的積極性和創(chuàng)造性，造成高校科研經費“報銷繁”問題的主要原因可以歸納為以下幾點：（一）財政科研經費管理政策更新速度較快，部分高校。存在落實不到位、執(zhí)行尺度不統(tǒng)一等問題2011年以來，隨著我國財政科技投入快速增長，科研項目和資金管理不斷改進，同時也在不同階段出現了資金使用效益亟待提高等突出問題。結合不同階段我國社會經濟發(fā)展狀況以及財政科技經費管理的需要，中共中央辦公廳、國務院以及財政部、教育部、科技部等部門相繼出臺了《關于調整國家科技計劃和公益性行業(yè)科研專項經費管理辦法若干規(guī)定的通知》（財教〔2011〕434號）、《關于加強中央部門所屬高校科研經費管理的若干意見》（教財〔2012〕7號）、《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號）、《關于抓好賦予科研機構和人員更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》（國辦發(fā)〔2018〕127號）等一系列政策文件。新出臺的政策不斷規(guī)范了我國財政科技經費在預算調整、開支范圍、結余經費等方面的管理，提出了一系列針對科研人員“松綁”和激勵的措施，同時也在“放”的基礎上，加強了對服務和監(jiān)管的要求。面對不斷更迭的管理政策，部分高校未能充分結合本校實際將國家制度落實到位，“松綁”不徹底，繁文縟節(jié)仍然存在，容易造成報銷流程的繁瑣。另外，對于不同時期出臺的各項政策，各高校由于規(guī)模、學科、地域等差別，執(zhí)行尺度難以做到整齊劃一，甚至在同一高校，不同財務人員對于制度的理解也會存在偏差，均會造成報銷管理中出現流程不明確、要求不統(tǒng)一等問題，給科研人員造成報銷難的感受。（二）高校科研經費量體量持續(xù)增長，會計人員配備力量不足。隨著高等學校R&D經費的不斷增長，高校科研經費報銷的業(yè)務量也不斷提高，但由于部分高校對財務管理崗位人員規(guī)模的控制，造成會計人力資源配備相對不足。以P大學為例，2016年至2018年，科研經費收入由29.14億元增長至34.7億元，但該校會計人員卻減少了28人，人均核算量增長了近0.2億元，在國家財政科研經費管理不斷規(guī)范和精細化的背景下，無疑會給經費的報銷工作帶來巨大壓力，如高校不能及時利用信息化等手段提高效率、優(yōu)化流程，將使得科研經費“報銷繁”的問題更加凸顯。（三）科研人員與財務人員信息不對稱。各類財政科研經費均有對應的項目資金管理辦法及預算開支范圍，但大部分科研人員非專業(yè)財務人員，對于項目資金管理辦法中財務規(guī)則的理解難免有偏差，會導致報銷環(huán)節(jié)出現超出預算開支范圍支出，并在后續(xù)結題審計中出現調賬、整改等問題，占用了科研人員大量的精力和時間。另一方面，由于財務人員對具體的科研活動不了解，在辦理報銷業(yè)務時，容易因為信息不對稱導致對經濟事項的分類不準確，造成財務核算的支出與原預算不符等問題。以P大學為例，該校在財務信息系統(tǒng)升級前，科研經費的報銷由科研人員（或科研財務助理）線下提交相關報銷材料，財務人員通過與報銷人員溝通，按照財務規(guī)章制度并結合職業(yè)判斷手工選擇會計支出科目完成賬務處理。這種模式存在以下弊端：一是科研人員由于不熟悉財務制度，在發(fā)生經濟業(yè)務后無法明確對應財務預算科目；二是財務人員在接收報銷材料后需與報銷人明確經濟事項性質及分類，耗費大量時間與溝通成本；三是由于信息不對稱造成支出賬務與實際科研項目預算不符，增加了調整預算或調賬等冗雜手續(xù)，甚至影響科研項目財務驗收。可見，傳統(tǒng)報銷模式難免會在一定程度上造成報銷效率低下等問題。（四）財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)信息不共享，形成信息孤島。新頒布的政府會計制度以及財政部2016年的《管理會計基本指引》均對高校的財務和業(yè)務的有機結合提出了更高的要求。如上文所述，高校財務信息化當下正處在由第三階段向第四階段過渡時期，但部分高校由于信息化建設進度滯后，仍存在財務系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)信息不共享或共享不充分等問題，財務系統(tǒng)在一定程度上存在信息孤島的現象。在政府會計制度背景下，業(yè)財融合不充分不僅會對高校執(zhí)行政府會計制度造成影響，也會造成科研人員辦理財務相關事項時效率低下，造成不好的報銷體驗。以固定資產報銷業(yè)務為例，高校固定資產作為學校開展科研活動的重要保障，涉及金額較大，報銷所需材料較多，同時，設備費預算項也是科研項目財務驗收的審計重點。政府會計制度下高校固定資產核算方式發(fā)生了較大變化，在資產財務入賬時對資產的所屬部門、型號、支付等具體資產信息提出了更高的要求，在完成財務入賬后，還要將財務信息反饋到資產部門。在傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人員需要往返于資產管理部門和財務部門之間，人工傳遞各類資產信息，不但耗時耗力，還會由于信息傳遞錯誤進一步影響資產報銷業(yè)務的進度。由此可見，業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的信息孤立，將進一步加劇各類經濟事項報銷繁瑣的問題。（五）高校科研經費分級管理體制，簽審環(huán)節(jié)多。教育部、財政部在《關于加強中央部門所屬高校研經費管理的意見》（教財［2012］7號）中要求高校在科研經費管理中要明確責任主體，建立分級管理體制，要求高校科研、財務、人事、資產（設備）、審計等部門各司其責，確保經費使用權、管理權的有效行使，要求科研經費項目所屬院系發(fā)揮監(jiān)督管理責任，同時要求落實項目負責人對于科研經費使用的直接責任。此外，從內控的角度，加強科研經費支出審批，尤其是大額資金的支出，可有效控制違規(guī)風險。因此，各高校在落實以上“統(tǒng)一領導、分級管理、責任到人”的管理機制時通常會形成經費報銷多層級簽字審批的局面。此外，“放管服”改革以來，各高校在差旅、會議、因公出國等報銷業(yè)務的管理上擁有了更多自主權，為落實法人責任，各高校均制定了相關制度，也會涉及到多層級的審批環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)報銷模式下，科研人員需要通過紙質傳遞簽審資料，項目負責人需要對負責科研項目的所有開支的紙質票據和報銷材料進行線下審核確認，同時還要交由所在院系以及學校相關職能部門進行簽審，在任一環(huán)節(jié)出現問題，還會出現流程的反復，不僅會造成報銷審批過程緩慢，效率低下，還會因報銷量大，造成審核把關不嚴、發(fā)生違規(guī)支出的風險。

四、信息化手段解決科研經費“報銷繁”的方式

現代信息技術的發(fā)展為以上造成高校科研經費“報銷繁”的問題提供了越來越豐富的解決方案，各高校探索嘗試采用多種信息化手段“逐個擊破”，通過優(yōu)化網上預約報銷功能、實現預算開支范圍自動控制、加強與其他業(yè)務系統(tǒng)數據對接共享、開設科研財務助理在線培訓課程等方式，構建有助于解決科研經費“報銷繁”問題的信息化服務體系。（一）構建財務信息化服務總體架構。高校財務信息化是一項系統(tǒng)工程，需要強大的數據處理終端以及便利友好的用戶平臺，同時需要通過與其他業(yè)務系統(tǒng)互聯互通，搭建以提升財務管理服務水平為目標的總體架構，才能為科研經費報銷中遇到的問題提供系統(tǒng)的解決方案。因此，高校應統(tǒng)籌師生（用戶）、職能部門、院系等多角色的需求，結合各項財務業(yè)務的管理規(guī)定和實際情況，構建全流程的財務信息化服務體系并不斷更新完善，才能真正將解決科研經費“報銷繁”的問題落到實處。以P大學為例，由圖1可見，該校以“財務綜合信息服務系統(tǒng)”和“財務核算系統(tǒng)”作為服務中樞和數據中樞，構建了面向師生用戶、各職能部門的財務信息化服務架構。用戶一方面可通過“財務綜合信息服務系統(tǒng)”中的網上預約、發(fā)票查驗、公務卡認證、跨行快匯等功能實現便捷高效的線上報銷，另一方面，可通過設備、人事、研究生院等學校其他業(yè)務部門的信息化接口，對接“財務綜合信息服務系統(tǒng)”，實現各類業(yè)務的業(yè)財融合一體化辦理。“財務核算系統(tǒng)”作為賬務處理中樞，既可實現與“財務綜合信息服務系統(tǒng)”的實時財務數據互聯互通，又可對接科研、收費等業(yè)務系統(tǒng)實現數據共享，并通過“銀企互聯”實現網銀的直接支付，最大程度提升報銷工作效率。（二）開發(fā)線上智能報銷平臺———減少人工處理，提高報銷效率。傳統(tǒng)的報銷模式存在線下排隊、支付方式落后、報銷進度無法查詢、歷史記錄不完備等諸多問題，科研經費負責人對于經費的使用和查詢也難以實現系統(tǒng)監(jiān)管。此外，線下面對面報銷存在工作時間及固定工作場所等諸多限制，會計人員需提供面對面接待服務，部分高校在會計人員編制逐年減少的情況下，難免會給報銷工作帶來困難。線上報銷模式建立了經辦人、項目負責人、項目管理部門、財務部門共享的信息平臺，進一步提高了報銷管理的規(guī)范化、服務的便利化程度。通過線上報銷平臺，科研人員足不出戶，在線即可選擇報銷項目、確定報銷事項并填寫匯款信息，系統(tǒng)會自動生成預約報銷單，打印簽字后即可選擇使用線上或線下審批進行報銷申請。提交后，科研人員可在網報平臺實時查詢報銷單進度，如需補充材料，財務部門可通過電話、短信等形式及時告知。網上預約報銷模式，改善了原有的人工排隊、現場等待、排隊領取報銷費用的現象，讓報銷流程更加便利和快捷。此外，線上報銷平臺還可結合各類財務管理辦法，將報銷金額自動計算環(huán)節(jié)融入填報界面，科研人員填入基礎信息后即可自動匯總計算出報銷金額，省時省力。以差旅費報銷為例，傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人需打印紙質表格，手工查詢出差地點的報銷標準，還要根據出差人的類別計算填寫補助金額，并需要多個環(huán)節(jié)蓋章簽字。線上報銷平臺可結合各高校差旅費相關管理辦法，將補助標準、住宿標準等嵌入系統(tǒng)，科研人員在填報時，系統(tǒng)可自動檢查是否超標并計算報銷金額合計數，節(jié)省了傳統(tǒng)模式下報銷人員和會計人員手工計算的時間成本和信息溝通成本，降低了科研項目財務驗收時的違規(guī)風險。（三）預算控制———將報銷制度固化于信息系統(tǒng)。預算管理是科研項目經費管理中的重要一環(huán)，預算相符性等指標是科研項目經費審計和財務驗收環(huán)節(jié)中的重要檢查內容，因此，在科研經費報銷中應合理控制經費預算。當前的財務信息化系統(tǒng)可通過設置預算模板等方式，實現科研項目預算細化控制管理，將各類科研項目的預算管理制度固化于信息系統(tǒng)中，實現實時控制。（1）預算模板控制。系統(tǒng)可根據不同科研項目的資金管理規(guī)定設置對應的預算模板，預算模板根據資金用途將整體預算劃分為不同預算項，針對各預算項可設置對應的可開支會計科目以及預算額度，并通過設置控制方式、合并控制項、支出限額等方式進行細化控制。針對科研經費管理辦法中規(guī)定的可以由項目承擔單位自行調整的預算項目，可在系統(tǒng)設置靈活的預算控制方式，省去了科研人員頻繁調整預算額度才可報銷的麻煩。通過設置預算模板，將項目經費管理規(guī)定融入到系統(tǒng)中，實現了在線實時預算控制，提升財務部門預算管理效率的同時也使得科研項目負責人對經費預算的控制更具時效性和便捷性。（2）報銷內容線上控制。系統(tǒng)在設置預算模板的基礎上，可通過線上報銷系統(tǒng)與預算模板的關聯實現報銷內容的線上控制。為了便于科研人員理解和使用，線上報銷系統(tǒng)將項目資金管理辦法中規(guī)定的開支范圍用通俗易懂的表述方式展示在報銷頁面，在頁面上僅展示該項目允許支出的內容，降低了因科研人員不了解資金管理辦法要求或因財務報銷環(huán)節(jié)把關不嚴造成超范圍支出的風險，也減少了因超范圍支出的賬務調整造成的附加工作量。（四）手機預約報銷———在線申請，對接商旅平臺，智能識別。隨著移動互聯網絡以及智能終端的發(fā)展，部分高校及科研院所已經開始嘗試使用手機終端開展報銷業(yè)務。智能手機相對于傳統(tǒng)PC端網上報銷而言，具有時效性強、操作方便、服務體驗好、易于推廣等優(yōu)勢，科研人員利用手機端可以隨時隨地進行差旅、會議等經濟業(yè)務的線上申請，通過對接航空公司或商旅平臺實現集中結算，并可通過手機攝像頭拍攝并上傳票據信息，生成報銷業(yè)務預約，極大提升報銷業(yè)務效率，提升財務服務體驗。（1）手機審批。手機模式下的審批不再需要線下紙質材料的傳遞，實現了經辦人、項目負責人、所在院系、職能部門等多個環(huán)節(jié)的線上簽審過程，各高校可結合本校差旅、會議、日常報銷等管理辦法，設計相應的審批流程。線上簽審提供了附件上傳、審批進度跟蹤查詢、審批意見反饋等功能，由于手機終端的便攜性，提高了業(yè)務審批的效率，也為后續(xù)的報銷、項目決算、結題審計等環(huán)節(jié)存儲了業(yè)務審批相關的基礎數據。（2）對接商旅平臺。手機終端為對接商旅系統(tǒng)提供了更為便捷的平臺。高校財務信息化系統(tǒng)通過與航空公司或綜合商旅平臺對接，可實現科研人員直接通過手機報銷app選定支出項目賬號、訂購差旅票據，并在成功出票后凍結相應經費，月底由學校和售票商家統(tǒng)一結算，在取得票據后集中賬務處理。對于科研人員來說，省去了傳統(tǒng)報銷模式下自行訂購票據的麻煩，同時也免去了差旅任務完成后提供票據、登記牌等資料進行報銷的繁瑣流程；對于高校財務部門來說，集中賬務的模式也極大節(jié)省了會計人員的人力投入，提高了差旅費報銷工作的效率。（3）票據影像識別。手機報銷終端通過對接圖像識別引擎，可實現通過手機攝像頭獲取增值稅發(fā)票、機票、火車票等票據圖像信息，并自動轉化為數據信息供財務報銷使用。影像識別為報銷業(yè)務的基礎信息輸入提供了一種快捷且準確的方式，省去了報銷經辦人或會計人員手工錄入的麻煩，同時，通過與審批系統(tǒng)、預約報銷系統(tǒng)以及智能憑證系統(tǒng)的聯通，實現了業(yè)務審批、報銷數據輸入、自動生成預約報銷單及賬務憑證的全自動化處理，相較于傳統(tǒng)報銷模式，在業(yè)務處理速率和準確率上都有了很大提升。（五）業(yè)財融合———經濟業(yè)務與財務報銷融合發(fā)展。政府會計制度要求高校樹立“業(yè)財融合”的理念，推動經濟業(yè)務與會計管理的融合發(fā)展，這就要求高校科研經費的報銷應緊密結合經濟業(yè)務的需求，財務信息系統(tǒng)應與業(yè)務信息系統(tǒng)有效對接。部分高校按照制度要求，結合業(yè)務特點，將財務系統(tǒng)科研管理系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)、試劑管理系統(tǒng)等進行了對接，將業(yè)務系統(tǒng)延伸至財務端口，也使財務管理所需要的數據更加實時、準確，有效提升了財務報銷的效率。本文以試劑采購平臺為例介紹高校通過業(yè)財融合優(yōu)化報銷業(yè)務流程的實踐經驗。試劑、耗材等低值易耗品為高校科研經費報銷的常見內容，傳統(tǒng)報銷模式下，科研人員需要自行選擇供應商，購買試劑后取得發(fā)票，并通過匯款等方式完成報銷流程。由于試劑的采購具有不定期、不定量、頻率高等特點，給科研人員的經費報銷增加了大量重復、繁瑣的工作量。結合高校試劑用品采購的特點，P大學研發(fā)了試劑線上銷售平臺，通過將試劑采購管理平臺與財務數據對接，實現了在線訂購、批量結算、“無票”報銷等便捷功能。科研人員可直接在試劑平臺選擇對應科研項目支出賬號，并實時凍結經費，確保結算時項目余額充足，在結算方式上，定期由供應商發(fā)起結算，并提供本次結算涉及所有的訂單的增值稅發(fā)票，試劑平臺實時統(tǒng)計出對應凍結的科研項目賬號，并反饋財務系統(tǒng)自動生成財務憑證，通過相關審核流程后，采用網上銀行匯款方式完成結算。對于科研人員來說，僅需結合科研需要在平臺選擇試劑類別和數量，不再需要按照付款、取得發(fā)票、財務報銷的流程來完成結算，極大簡化了試劑、耗材采購及報銷的業(yè)務流程。（六）在線培訓———提高業(yè)務水平，提升報銷效率。科研財務助理作為高校報銷業(yè)務辦理的重要力量，其對報銷政策及業(yè)務流程的掌握程度極大影響了報銷業(yè)務的辦理效率。為了幫助科研財務助理更好地為課題組提供預算編制和調劑、經費報銷、財務決算等專業(yè)服務，高校開展了各種方式的宣傳和培訓，在線課程培訓充分利用多媒體及互聯網技術，通過錄制視頻并上傳網絡平臺的方式開展教學，課程不受時間、地點限制，學員可隨時隨地利用各種終端進行學習。此外，在線課程采用的系統(tǒng)操作視頻、業(yè)務流程動畫講解等課程形式也較現場培訓具有更好的效果。P大學采用在線課程形式分別針對科研財務助理、科研人員、會計人員等開設了不同培訓課程。針對科研財務助理的課程主要針對科研經費管理政策、報銷流程、預算編制等內容開展，培訓學員可結合業(yè)務需要報名學習相關課程并參加線上考核，通過考核人員可獲得學校頒發(fā)的結業(yè)證書，作為科研財務助理未來績效考評、崗位續(xù)聘等工作重要指標。通過線上系統(tǒng)學習及考核，科研財務助理在為課題組開展經費報銷等工作時，可更熟練地依據相關經費管理政策確保經費合規(guī)使用，也會嚴格按照學校內部各類規(guī)章制度辦理審批、報銷等業(yè)務，減少了不必要的跑路和重復辦理，有效提升了為課題組提供財務報銷服務的效率。

五、信息化手段的局限性及思考

綜上，不斷迭代更新的信息化技術為高校的財務管理和報銷工作提供了多種便利化手段，讓經費報銷越來越簡化，但在充分合理應用的同時也應關注其局限性，辯證地看待和應用信息化手段。（一）財務信息化建設需要在便利性和功能可實現性上。權衡和取舍，二者難以兼得信息化工具將原本需要線下審批和手工計算的各個報銷環(huán)節(jié)轉化為信息化終端的各個界面和按鈕，通過數據傳輸的線上方式實現報銷的便利性，但這些便利性需要基于財務管理的規(guī)則并通過若干的“功能”來實現，而各項“功能”則需要通過程序開發(fā)人員、報銷人員或財務人員等角色在系統(tǒng)中設計、設置、輸入、核算等不同的流程分工來實現，便利性越高，往往對應的內在功能及實現環(huán)節(jié)將越復雜。以科研人員常用的出國業(yè)務報銷為例，由于涉及到機票、住宿、城市間交通、伙食及公雜補助等多個報銷類別，且根據不同的國家和城市會有不同的限額標準以及不同的貨幣匯率，對于包干補助的規(guī)則各個高校也有各自的管理制度。在信息化模式下，若想實現報銷補助金額全自動計算、住宿費限額標準自動控制、自動生成財務憑證等業(yè)務便利性，需要系統(tǒng)在后臺依據報銷業(yè)務規(guī)則設置大量的計算公式及邏輯判斷，且需要報銷填報人準確填寫城市、幣種、補助形式、出入境時間等大量細節(jié)信息，如一味追求便利性，則會造成程序開發(fā)難度增大、填報環(huán)節(jié)復雜冗余等問題。因此，在實務操作中，需要權衡便利性和功能實現性，既要盡可能簡化流程提升報銷效率，也要兼顧功能實現的難易程度，如系統(tǒng)設置程序過于冗雜，則可考慮犧牲部分便利性來提高整個報銷業(yè)務環(huán)節(jié)的順暢性。（二）要防止過度依賴信息化，忽略會計人員的把關和監(jiān)控。通過信息化手段的應用，財務報銷業(yè)務在審批、填報、核算等各環(huán)節(jié)中均實現了效率的提升，也使得會計核算更為規(guī)范，財務人員對信息化工具的依賴程度越來越高。在充分利用信息化帶來便利性的同時，需要充分認識到，任何信息化手段僅能按照會計人員設定好的規(guī)則，做到“非是即否”的判斷，而財務報銷及核算的基本職能是通過對賬務規(guī)范、科學的管理為業(yè)務的發(fā)展提供保障，而在這一完整的管理和服務流程中，信息化僅僅是輔助工具，會計人員才是核心和保障。在報銷流程的設計中，會計人員可以充分利用信息化技術盡量減少重復性工作流程，提升報銷業(yè)務的效率，但與此同時，會計人員必須具備基本的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)判斷，需要依據對政策法規(guī)的理解和把握，結合實際情況，對各項經濟業(yè)務作出分析和判斷，為每一筆經費支出做好財務把關。（三）解決高校科研經費“報銷繁”問題的根基在于健全的制度和規(guī)范的管理。綜合來看，雖然信息化技術的發(fā)展為高校科研經費報銷和管理的優(yōu)化提供了有力支撐，但信息化并不能從根本上解決“報銷繁”問題。在“放管服”改革的背景下，各高校應抓住改革契機，深入把握政策內涵，結合本單位科研活動實際需要制定科學合理的財務報銷制度，夯實管理基礎，積極開拓財務信息化的應用范圍，將便利的信息化手段融入規(guī)范的制度落實中，這樣才能進一步優(yōu)化科研經費的報銷管理，真正為科研人員“松綁減負”。

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作者:王阿樂 單位:北京大學財務部