疫情防控常態化下智能預約報銷探析

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摘要：2003年的“SARS”催生了諸如阿里巴巴、京東、淘寶等在線消費的發展，而今年的肺炎疫情，則激發了在線教學、線上答辯、線上招生以及零接觸網上辦公模式的變革。互聯網、大數據等信息化技術手段在疫情防控中得到廣泛應用并發揮了重要的作用。此次疫情，給高校傳統財務報銷面對面、線下模式的變革提供了機會，本文基于高校信息化建設和未來高校財務管理發展趨勢，提出線上、“非接觸式”智能報銷模式的途徑，旨在提升高校報賬效率和減輕報賬人員的壓力，也為高校財務管理轉型提供保障。

關鍵詞：疫情；高校；智能；財務報銷

一、引言

2020年初，一場潛伏周期長，傳染性極強的病毒肺炎迅速蔓延全國，各地均開啟公共衛生事件一級響應。在此情形下，教育部一再宣布延遲全國各高校開學時間，原因在于高校師生來自全國五湖四海，又值寒假期間，不乏師生會選擇旅游或探親，人員流動性極大。一旦復學，可能會導致疫情再次傳播，從而會給學校防疫工作帶來更多的困難與壓力。目前，我國國內疫情雖已基本得到控制，但是由于的特殊性以及國外病例的輸入，聯防聯控機制依然不可缺失。在疫情防控常態化下，于各高校而言，在積極響應教育部“停課不停教，停課不停學”的號召的同時，也要保障校內科研工作、教學研究、日常管理、各項經費報銷等事項的順利進行。高校財務部門作為學校經濟業務管理的主要職能部門，在面對疫情的形勢下，要打破傳統的面對面線下辦公模式，迅速適應“零接觸”和線上辦公，更多地采用信息技術等手段來實現由“管控式”到“服務+管控式”的轉變。

二、肺炎疫情對高校財務報銷工作的影響

（一）傳統的面對面線下報銷方式增加疫情傳播風險。多年來，高校傳統的財務報銷模式主要有四個業務流程：報銷人制單、領導審批、財務審核、和資金支付，而這些業務流程基本以線下為主，這不可避免地導致報銷人員與領導、財務審批人員、出納人員之間進行面對面的接觸溝通。一份報銷單據從原始憑證的收集（包括各類紙質發票、火車票、飛機票等）到制單再到歸檔可無能會經多人手中傳遞，此種情形無疑會增加疫情傳播風險，更會給高校疫情防控工作帶來巨大阻力，影響高校其他方面工作有序開展。（二）教職工居家網上辦公時效一定程度上受到封閉的內部局域網限制。在疫情較為嚴重期間，基于高校教育工作安全考慮，多數高校一再延期開學。在此形勢下，不僅要做好防疫工作，切實保障全體教職工生命安全，更要支持高校“停課不停學、業務不停辦”的相關要求，保證教學科研活動以及財務工作的順利開展。因此，高校信息部門在保證學校網絡安全的前提下，與其他部門通力合作，打通網絡訪問限制，構建遠程辦公平臺，實現居家辦公模式，從而有效降低人員流動風險。但是出于對高校財務工作的保密性及安全性考慮，財務信息系統都是建立在封閉的內部局域網之上，加之物理隔離等手段確保財務信息的安全，使得當前的“線上辦公”變成“電話+微信+郵件”等輔助方式的辦公，無法及時有效處理財務相關事項，一定程度上也會激發財務與其他相關部門的矛盾。（三）特殊時期，特事特辦事項給財務工作帶來潛在風險。疫情之下，人員的流動和接觸勢必會增加感染風險，但防疫也影響了正常工作的開展。特殊時期，傳統管控制度下的業務流程要滿足疫情防控“零接觸”的要求，日常業務將基本停滯，一些重要業務先行辦理，諸如涉及防控資金業務的處理和其他一些重要資金的支付，本著特事特辦的原則，以微信截圖、拍照或者電話語音的形式進行溝通、審批和支付，這樣的業務辦理形式存在事后領導補簽、單據補交、賬務滯后處理等問題。所有這些優先處理的賬務報銷事項需依靠財務工作人員事后人為進行跟蹤與完善，一定程度上會帶來單據缺失，領導審批遺漏、資金錯付等潛在風險，給財務管理工作造成嚴重阻礙。

三、疫情背景下，高校財務智能預約報銷模式探析

近年來，各高校已在積極利用信息化手段，進行業務流程改造。今年，面對突如其來的疫情，對于高校財務工作而言，既是機遇也是挑戰。以此為契機，借助數字化平臺，打造“非接觸式”線上報銷系統，實現“網上預約報銷－網上領導簽批－財務零接觸審核－智能生成憑證－網銀結算－電子影像化檔案”的全流程網絡化，讓師生、領導和財務實現零接觸、無等候實時處理報銷業務。（一）確定相關系統模塊和流程，打造新型財務報銷模式。新型財務報銷模式在制度上需符合高校內控要求，技術上需借助互聯網技術和數字化平臺，該模式主要涉及網上預約報銷系統、網上簽批系統、自助物流投遞系統、賬務處理系統、銀校互聯系統及電子影像檔案系統構成。高校財務全流程零接觸智能報銷系統交互流程，如圖1所示。（二）梳理財務相關制度，對相關業務進行流程設計。財務工作人員根據不同業務類型及經費使用性質，在預約報銷平臺設計與之對應的報銷模塊，主要涉及日常報銷、往來借款、酬金發放、差旅報銷等內容。這些業務模塊的網上報銷流程大致分為以下步驟，區別主要在于審批人及審批權限的不同：①系統填報。報銷人登錄網上預約報賬系統，填寫報銷單，上傳相關票據及報銷材料，提交審批申請。②在線審批。報銷平臺根據事先設置好的業務審批流程，自動識別并推送至各節點審批人，審批人按照級次進行審批③打印單據、自助投遞。審批流程完結后，報銷人收到相關推送信息，可在網上報銷系統打印帶有審批人簽字的報銷單，并通過自助投遞設備進行投遞④財務人員接單初審。財務處取單、進行初審并分單。⑤智能憑證生成。會計人員收到紙質報銷單后，輸入報銷單號，自動生成憑證并實現預算會計的自動觸發。⑥會計復審。復核人員對記賬憑證和報銷業務進行最終審核。若存在問題，將退回報銷單。⑦資金支付。對會計復審無誤的報銷業務，出納通過無現金報賬系統或網銀系統及時進行付款，完成業務報銷。⑧憑證歸檔。檔案人員對相關憑證電子掃描，上傳至影像系統，方便后續查閱。（三）搭建網上預約報賬互動溝通平臺，提升服務質量。優化后的財務智能報銷系統削弱了傳統模式中最重要的會計記賬功能，這主要取決于當前高校財務信息化的實現程度和水平。就當前信息化水平而言，高校財務要實現智能憑證生成的完整性和準確性，則需確保前期網上預約報銷單據填寫的規范以及在選擇業務類型時要與報銷費用相匹配，這對各部門的報銷人員具有一定的會計基本要求。高校財務部門對于系統的更新升級及新平臺的推廣應用都會進行相應的前期培訓與指導，但高校師生在新系統使用磨合期，難免還會遇到各種各樣的問題，遇到問題需要及時溝通，若溝通不暢就會影響報賬的順利進行。高校財務部門應牽頭搭建預約報賬互動溝通平臺，為師生解決各類報銷問題創造必要條件。鑒于高校財務人員日常工作的繁忙，可以建立在線聯絡員機制，其中在線聯絡員專門負責在交互平臺上與高校師生進行交流，并做到定期向高校師生推送學校的財務政策相關信息和最新報銷公告。同時，由在線聯絡員負責與報銷人的日常溝通，報銷人在報賬過程中遇到問題或者是對智能報銷系統的相關建議，可以通過留言、在線溝通等形式與聯絡員溝通，通過在線聯絡員的引導和幫助，給報銷人員提供便利，提高報賬效率。

四、高校財務無接觸智能報銷模式的創新與意義

高校財務現行報銷最常見的問題集中體現在報銷等候時間長和反復“跑腿”兩個方面。現行高校財務無接觸智能報銷模式在很大程度上解決了報銷人員和財務人員共同面對的“報賬難”問題，實現“共贏”。1.高效縮短報銷時長。在網上預約無接觸智能報銷模式下，高校師生可以不受時間和空間的限制，隨時、隨地登錄網上預約報銷平臺，填寫報銷單，并將簽字審批后的預約報銷單據打印出來放置物流投遞系統，節省了現場辦公模式下報銷人在報銷業務處理時的排隊時間，無需費時等候。2.實現“教工少跑腿”。高校財務報銷人主要是高校科研教師，他們對財務部門的相關規章制度和財務報銷規定缺乏深入的了解，在財務報銷過程中，會時常出現報銷單據缺少相應的原始支撐材料，出現反復“跑腿”現象。而新的財務報銷模式將會計人員的工作整體前置，財務人員根據業務類型對報銷業務進行分類。報銷人只需根據系統提示填寫相關信息及上傳附件，極大降低教工報銷的“返工率”。3.與內控制度相輔相成。網上預約報銷模式是完全通過線上交互，數據推送，此系統已結合財務規章制度和內控標準設定好審批流程和節點，當報銷人提交網上預約報銷單后，系統會根據級次逐級推送給審批人。審批人可在網頁端及手機端通過電子簽名的方式審閱各類報銷單據，確保了網上信息傳遞雙方身份的真實性、信息的保密性。此外，如果報銷項目或費用項超過預算，系統自動提示該項目無法填報，能夠有效控制預算超支。在一定程度上，提高內控制度的執行力，實現對各項經濟業務的有效約束。4.提升財務人員業務處理的高效性、準確性。由于報銷人員在網上填制預約單環節，就已經將支出項目、業務費用項、報銷金額、摘要信息、轉賬戶名、賬號等信息均以填報完成，財務人員只需將預約報銷單號轉入賬務處理系統即可自動生成記賬憑證，因此極大地提高了業務報銷處理效率。另外，所有相關報銷信息由報銷人自主填報，不僅大大減少了會計、出納日常的工作量，還提高了銀行支付信息的準確性。5.報銷人員實時掌握報銷進程。在智能報銷模式下，報銷人不需要在現場等待業務處理進程。預約報賬系統嵌入的查詢功能和短信推送功能，可以為報銷人隨時、隨地查詢報銷處理進展情況提供便利，有助于報銷人對業務處理的全過程跟蹤。同時，先進的短信平臺可以將報銷完成情況和付款信息推送到報銷申請人的手機上，以便申請人可以及時掌握報銷的完成情況。

五、結語

此次肺炎疫情于高校財務管理工作而言機遇與挑戰并存，高校應充分利用信息化技術，擁抱新思維、變革舊模式，實現財務報銷及辦事流程等一體化、數字化和智能化，推動高校財務管控流程的不斷優化與變革，以適應新時代高校高質量發展的需要。基金項目：江蘇省商業會計學會2020年度重點課題《業財融合視角下高校財務信息化建設研究》項目編號：2020JSSYKJ201。

參考文獻：

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[4]張晨燕.疫情防控背景下高校財務管控流程優化研究[J].會計之友,2020(08):142-144.

作者:范玲玲 郭秀國 單位:揚州工業職業技術學院