高校財務報賬流程優化論文

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摘要:財務報賬是財務工作的一項基礎工作，對于高校而言，財務報賬工作的質量好壞影響著高校財務管理水平，也影響資金的使用效率。文章將結合XH大學財務報賬的實際情況，簡要分析XH大學財務報賬流程中存在的問題，提出優化對策，以提升XH大學的財務報賬工作的水平與效率。

關鍵詞:財務報賬;高校;XH大學;報賬流程;優化

一、XH大學財務報賬現狀

當前，XH大學采用的是安徽亙達信息科技有限公司研發的財務軟件，財務工作全面采取網上自主填報的方式。網上自主填報的流程為:項目負責人或經辦人員登錄XH大學主頁，進入信息門戶，點擊財務報銷，選擇要報銷的業務，比如一般票據報銷、差旅費報銷、勞務津貼發放、借款業務等。選擇相關報銷業務后，接著選擇費用支出項目，并根據實際報銷的內容對應選擇資源項，然后輸入對應資源項的金額，接著選擇支付方式，對公轉賬或者對私上卡，最終提交打印。打印出來后，連同原始單據粘貼在一起，找相關人員簽批，簽批完畢后再交到財務大廳對應的審核窗口，審核無誤后財務工作人員在財務軟件中處理該業務單據，系統自動生成憑證。這種報賬模式給了項目負責人更大的自主權，也提升了工作效率。但在實際工作中，仍然存在一定的問題。

二、XH大學財務報賬流程中存在的問題

(一)單據返工率高。雖然采用這種財務報賬方式后，經辦人員不需要在財務大廳等待單據處理完畢。但如果在一審期間，沒有及時的發現單據存在的問題，而在二審等后續處理環節發現了問題，財務工作人員就需要通過電話與經辦人員進行溝通，有時甚至需要刪除原始單據重新填報報賬流程。在XH大學，從2019年年初全面實行財務網上填報后，財務工作人員人均每日能處理40份單據，其中人均每日返單量約為8份，其中包括單據簽字不全的、單據相關手續不全的、單據有問題不需要不簽字也不需要補手續但要確認相關信息的等，也就是說問題單據大約耗用了正常工作時間的20%。如果財務工作人員與經辦人員溝通不暢，還有可能造成錯誤單據二次返工，甚至多次返工。如果經辦人員不及時來財務處領取錯誤單據，會增加財務工作人員遺失單據資料的風險，同時還需花費時間來查找錯誤單據，嚴重增加財務報賬的時間成本，極大地降低報賬效率。(二)單據簽批緩慢、審核效率低。在XH大學，由于不同的業務單據需要不同的相關人員簽批。只有完成單據簽批的所有環節，才能到財務大廳投遞單據。有的業務單據需要簽批的人員較多，流程就相對比較繁瑣，而一旦某個環節簽批的相關人員不在，就沒法及時的完成簽批流程，最終導致簽批時間較長。有的單據可能在實際的簽批過程中還會出現錯誤，就需要重新填報單據，又進入新的一輪簽批流程。這樣就增加了簽批時間，嚴重的降低了工作效率。此外，由于經辦人員業務的不熟悉，可能導致原始單據粘貼的不規范，財務人員在實際審核過程中，就需要對雜亂無章的原始單據進行二次粘貼梳理，這自然就占據了財務人員大量的時間，極大的降低工作效率。(三)報賬人員財務知識缺乏。在XH大學，財務報賬的經辦人員大多是研究生或者項目負責人本人，一般都不具備相關的財務報賬常識，缺乏對財務報賬流程的了解，更不具有辨別正規且完整的財務票據以及正確粘貼財務票據的能力。(四)財務規章制度響應不及時。一套新的財務規章制度從起草到落地，需要與其他部門或者財務處內部充分討論協商后，才能最終實施。而在這個過程中，存在著兩方面的壓力:一是財務人員不能準確理解新的財務規章制度，不能及時按照新的財務規章制度的要求來進行審核執行，并且不同的財務人員對于新的財務規章制度理解又不盡一致，可能導致財務報銷尺度的不一致，這容易給經辦人員造成故意刁難的心理意識;二是由于信息的不對稱，經辦人員不能及時的了解新的財務規章制度，容易導致單據返工，增加經辦人員來回奔波的時間成本，從而對財務報賬產生抵觸情緒。

三、XH大學財務報賬流程優化建議

(一)建立高效的溝通渠道。在XH大學，財務部門統一建立了QQ群，全校師生可以通過加入QQ群的方式，在群內向財務人員提出疑問，財務人員在群內對相關問題做出解答。由于核算科處于報賬的最前端，因此核算科的財務人員的回答可能更加準確些，如果其他科室的老師對相關問題解答有誤，容易使經辦人員重復勞動。此外，在XH大學，由于網絡安全等問題，財務報賬的網絡與外網之間是獨立的，沒有雙網合一。因此，財務人員只有在處理完自己手上的相關業務后才能切換網絡，去解答QQ群中老師的疑問。有的老師可能早上提出了疑問，快要下班才能得到財務人員的解答，加大了時間成本，降低了報賬的效率。在信息化時代下，財務部門要充分利用網絡，將不同業務的報賬流程、常見問題及處理方式、不同業務的報賬要求、財務票據真偽的辨別方式等規范要求，制作成流程導視圖、PPT、視頻等方式，及時的在QQ群和財務部門的官方網頁上。定期在QQ群內開展指導性培訓，及時的就最新的財務規章制度、報賬要求等進行詳細講授，系統的解析。財務人員要對QQ群里相類似的問題進行整理，待做出解答后，以文件的形式上傳到QQ群平臺和財務部門的官方網頁上進行保存，減少相類似問題的重復解答，也方便師生下載學習。校內二級內部也可以建立一個類似的交流平臺，充分了解一線師生的財務疑問和訴求，然后再集中向財務部門尋求解答，具體問題具體處理。此外，對審核過程中發現問題單據，可以設置經辦人員短信通知提醒，將相關問題以短信形式通知經辦人員，經辦人員好第一時間了解業務單據的處理結果。(二)引入在線簽批系統。對于簽字難的問題，可增加無紙化網上簽批環節，經辦人員在網上填報好相關報賬業務后，并將原始業務單據拍照上傳至報賬系統中，相關人員只需登錄網上報賬系統可就業務單據進行審批并進行在線簽名，經辦人員只需打印附有相關人員電子簽名的報賬單并投遞到財務大廳即可。無紙化簽批省去了經辦人員去找相關人員面對面簽批的環節，經辦人員還可以通過網上報賬系統隨時報賬業務的簽批進度。通過這種方式，大大的節省了財務報賬的簽批時間，提高了財務報賬的效率，也有利于財務流程的優化整合。(三)強化報賬人員的財務培訓。財務部門應加大財務知識的宣傳，多渠道全方位為全校教職工和學生普及財務報賬知識。可以通過制作財務報賬流程或者印制報賬手冊等方式，介紹XH大學各種財務報賬的規定和要求。此外，財務部門可以整合各報賬業務相關部門簽批人的聯系電話，以方便各經辦人員及時找到相關人員進行簽批。針對項目負責人，財務部門可以就報賬權限的授權、經費的使用規定等不定期進行培訓。對于經辦人員，可以開展原始票據整理、發票真偽辨別、發票規范粘貼等進行培訓。通過多方式的宣傳與培訓，逐步增加教職工的財務知識，提升經辦人員的報賬質量，減輕財務工作人員的壓力，最終提高報賬效率。(四)設置財務助理。在XH大學，學校在各學院和部門設置了財務秘書崗位，由財務秘書負責整個學院和部門的財務報賬。但是財務秘書可能是兼任科研、教學等職務的老師，除了財務報賬工作之外，還需要完成本身的工作。再加之財務秘書對于報賬業務的不熟悉，剛開始推行時，也出現了許多的問題。經過長時間的運行之后，某個別財務秘書已經能達到了輕車熟路的程度，能夠很好的勝任財務秘書這個崗位。除此之外，建議學校設置財務助理，將業務熟練的財務工作人員設置為某個或某幾個學院和部門的財務助理，由他負責這幾個學院和部門的日常財務報賬問題的解答，并指導這些學院和部門正確的進行財務報賬業務。(五)完善崗位設置。在XH大學，經辦人員將填報單據交到財務部門設置的窗口進行初審，初審崗位的工作人員就業務單據的開支標準、簽批手續是否齊全、票據的真偽、票據粘貼是否合規等進行初審，發現問題就當面告知經辦人員進行更正，然后再將確認無誤的單據分發給核算科其他的會計進行二審處理。通過這種方式可以大大的減少單據不符合標準的情況，降低單據的返工率，從而提升財務工作效率。在二審環節，學校財務部門應結合財務報賬的類型，分別予以設置崗位，比如:差旅費報銷、外出培訓報銷、出國費用報銷、借款、勞務費發放、校內轉賬、工資發放等。通過將崗位精細化，有助于增強財務工作人員專業知識的記憶，強化自身的專業技能，提高單據審核的精確性，最終提升工作效率。同時，出納也可以根據普通銀行轉賬、支票、國庫支付等業務分別設置崗位。此外，學校還可以在財務大廳設置報賬指引員，負責經辦人員的指引，以及問題的解答。同時，要加強報賬指引員的培訓，使其能夠熟練的掌握學校經費報銷流程，以及具備過硬的財務知識。

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作者:杜靖 單位:西華大學計劃財務處