高校財務管理信息化與流程研究

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摘要：從業務流程角度出發，考察高校財務管理信息化建設中出現的問題，再將信息化與流程再造結合起來，給出解決問題的辦法。介紹了高校財務管理信息化建設階段模型。對流程再造理論的核心思想和原則進行介紹，探討了將流程再造應用于高校管理中的原因、方式和內容。分析了流程再造和信息化之間的關系，流程再造在信息化建設各階段中的地位和作用，以及流程再造和信息化對組織的結構、文化和人力資源構成帶來的影響。

關鍵詞：高校；財務；管理；信息化；流程再造

一、我國高校財務管理信息化發展階段理論

信息化本身是一個動態發展的過程。具體到高校財務管理信息化建設，同樣有其自身發展規律可循。研究高校財務管理信息化建設的發展階段理論，有助于高校認清自身信息化建設的現狀和所處階段，為未來的發展指明方向。

1、諾蘭信息化發展階段模型

諾蘭模型是為信息系統規劃所制定的框架，它闡明了信息系統的成長曲線是S型曲線，并提出了信息系統成長的六個階段。即初始階段、傳播階段、控制階段、集成階段、數據管理階段和成熟階段。在初始階段，組織中開發了應用于某個具體功能的應用程序，各部門逐步應用了針對本部門工作的管理軟件來降低成本。在傳播階段，信息技術的應用范圍越來越廣，信息化對辦公方式的改變被越來越多人接受。管理者也開始關注信息化帶來的經濟效益。在控制階段，“控制”成為一種需求，管理者和各部門用戶共同規劃組織信息化的發展，對信息系統進行集中控制。在集成階段，經過前三個階段的發展，組織內各部門都有了各自獨立的管理系統。在這一階段，利用網絡技術和數據庫技術，分散獨立的管理系統被整合為一體化的解決方案。在數據管理階段，建立數據管理體系和數據通用標準，對信息系統數據進行統一的管理和應用。管理者對組織中的信息化建設進行全面評估和規劃。最后，在成熟階段，對數據資源進行戰略規劃，更有效的利用數據資源，提升組織的競爭力[1]。

2、我國高校財務管理信息化建設階段模型

諾蘭模型的正確性和預見性后來被全球很多企業的信息化建設過程所證實，該理論已經成為描述企業信息化建設發展階段的工具。高等學校財務信息化建設是教育信息化的一部分，必然遵循一定的發展規律，呈現諾蘭模型中描述的階段性特征[2]。同時，由于諾蘭模型提出的時間和背景與我國高校財務信息化建設的環境相比較，發生了很大變化。因此，應該在結合高校財務管理信息化自身特點的基礎上借鑒諾蘭模型，找到適合高校財務管理信息化的發展階段劃分方法，并對各發展階段的目標、內容和可能出現問題做出相應的規劃。首先，要對高校的財務管理信息化建設進行統一規劃，信息化建設是一項綜合性的系統工程，需要管理者站在全校的高度進行規劃和設計，沒有統一的規劃作為支撐，信息化建設難以取得成功。其次，高校的財務管理信息化建設具有階段性，各發展階段具有自己的內容和特點，并未作為進入下一階段的基礎，循序漸進，不能片面追求發展速度。第三，高校應當對自身進行合理的定位，認清本校所處的發展階段，這樣才能使信息化建設更加合理更符合本校的實際需要。綜上所述，以諾蘭階段模型作為理論基礎，結合高校財務管理信息化建設的實際，本文將高校財務管理信息化建設劃分為三個階段，即單項業務引人階段、各部門系統化集成階段和學校整體系統化集成階段[3]。單項業務引人階段，對應諾蘭模型中的初始階段和傳播階段，為高校財務管理信息化建設打下基礎。隨著個人電腦和網絡的普及，特別是微軟Office系列應用軟件的使用，高校中的財務管理人員也逐步把手工完成的工作用信息化的方式來完成，特別是重復性強、相對獨立并且易于實現的業務。財務管理信息化建設由財務部門內部主導完成，為后兩個階段的發展打下基礎。各部門系統化集成階段，對應諾蘭模型中的控制階段和集中階段，起著承上啟下的作用。在上一階段中，信息化給工作帶來的變革，工作效率得到了提升，信息化的理念逐步深入人心。同時上一階段中存在的問題也顯露出來，設計和開發時缺乏前瞻性、專業性的管理軟件不能適應工作中新的變化和需要。在高校擴大規模、財務部門工作量增加的情況下，各自獨立的管理軟件數據冗余、準確性差的弊端更加凸顯。為了解決以上問題，在這一階段中，如何將分散在各工作崗位或工作流程中獨立的管理軟件進行集成和整合，形成財務部門統一的管理信息系統，是高校財務管理信息化建設的主要方向。為了實現以上目標，需要對財務部門的業務流程進行詳細的分析和梳理，在此基礎上進行設計和開發，使工作效率進一步提高。這一階段對財務人員信息化素質水平更加重視，高校普遍建立信息中心等部門對本校的信息化建設提供支持。學校整體系統化集成階段，對應諾蘭模型中的數據管理階段和成熟階段，是高校財務管理信息化建設的最高階段。在這個階段中，高校將站在更高的層次統一規劃包括財務管理在內的全校的信息化建設，建立校級的信息化工作指導小組或者CIO機制。面對上一階段產生的信息孤島現象，從認真研究高校教學、管理的業務流程和服務對象入手，協調業務流程中各部門之間的關系，建立健全相應政策和規定，應用新的信息化技術手段，統一制定數據格式和各管理系統之間的接口，使信息能夠在各部門之間充分流通和共享。最終實現高校信息化的目標，使高校教學、科研和管理現代化、規范化，為廣大高校師生服務。

二、流程再造理論在高校財務管理中的應用

1、流程再造理論簡介

企業流程再造(BusinessProcessReengineering)，簡稱BPR，哈默和錢皮在《改造企業——再生策略的藍本》一書中對流程再造的定義是：“業務流程再造就是對企業的業務流程進行根本性的再思考和徹底的再設計，從而獲得可以用諸如成本、質量、服務和速度等方面的業績來衡量的戲劇性的成就”。（1）流程再造的核心思想流程再造的核心思想是打破企業按職能設置部門的管理方式，代之以業務流程為中心，重新設計企業管理過程，從整體上認識企業的作業流程，追求全局最優，而不是個別最優。傳統的層級制管理機制是各職能部門層層分工形成的“金字塔”型組織結構，整個業務流程被分解開由各部門分別完成，關注的是職能管理和職能部門的精細化、專業化。用三角形來代表傳統的組織結構，組織中的絕大多數人位于三角形的下部，科層制的管理向上延伸。這種類型的組織往往由一系列“子組織”構成。這些稱作職能部門的“子組織”由擁有專業技能的人員組成。流程再造的核心思想是把“流程”作為關注的重點。打破面向職能的科層制組織結構和職能分工的界限。建立面向客戶、市場的業務流程體系，實現從傳統面向職能管理轉變為面向流程管理，建立扁平化的流程型組織結構。（2）流程再造的基本原則流程再造過程中需要堅持的三個基本原則是：以流程為中心原則、以人為本的團隊式管理原則和以顧客為導向原則。以流程為中心原則。指的是把原本層級組織結構中以部門和分工為中心轉變為以業務流程為中心，堅持以流程為向導，調整組織內部部門的辦事方式和任務，協調處在業務流程中各部門之間的關系，使業務流程的方向直接指向顧客。以人為本的團隊式管理原則。傳統的層級組織結構中，管理的方向是垂直的，領導制定計劃、分配資源、安排下屬工作，下屬對領導負責，保證質量按時完成工作，他們不關心其他個人和部門的工作，忽視整體的業務流程的完成情況。以顧客為導向原則。顧客是組織或企業業務流程的服務對象，業務流程為顧客創造價值。在流程再造過程中，應當以顧客的需要和訴求作為導向，從顧客的角度出發分析、設計業務流程，使之真正為顧客提供便捷、滿意的服務，為顧客創造價值[4]。流程再造的三個基本原則是相互依存互為前提的，在流程再造的實施過程中，需要以客戶為向導來規劃流程，那么就需要打破原有的組織形式和管理方式，以流程為中心并且使用團隊式的管理方式取而代之。

2、流程再造在高校財務管理中的應用

高校的財務管理中存在諸多業務流程，離不開對流程的設計。把流程再造理論和高校財務管理結合起來，對提高我國高等教育質量和提高高校財務管理水平具有十分重要的意義。把流程再造理論中以流程為中心的思想應用于高校財務管理，有助于我們發現管理工作中的薄弱環節和不足，有針對性的進行改造，以建立合理、高效的業務流程，實現高校財務管理水平的提高。對現有流程改造的重點是增進服務水平和提高工作效率，理順管理工作中各項業務流程，減少非增值環節。具體來說就是用ESIA代表的四個字：清除(Eliminate)，簡化(Simply)，整合(Integrate)，自動化(Automate)[5]。清除，主要指清除業務流程中的非增值環節，重新審視和設計業務流程，其中一項非常重要的內容就是消除非增值活動。簡化，對流程進行簡化。使業務流程科學合理。整合，將業務流程中原本分散在不同部門、由不同員工完成的工作，通過流程的合理設計，整合為單個部門、單個人員或者以團隊的方式來完成。自動化，體現出信息技術在流程再造中的重要地位。在業務流程的改造中充分運用信息技術，使財務管理人員從大量繁雜數據的桎梏中解脫出來，并確保數據的完整性和正確率。建立團結協作高效的管理團隊。流程再造理論中的另一個重要原則是建立以人為本的團隊管理模式。我國高校目前普遍存在的以職能為中心的科層制組織結構已經不能很好的適應業務流程再造的需要。近年來，我國各高校都準備進行或者正在進行內部管理體制和運行機制改革，如管理機構大部制改革、二級學院制改革等，這些改革降低了組織的管理層次，增加了管理圍度，使組織扁平化。各職能處室的管理邊界變得模糊，加強了各部門之間的溝通。決策權的下放，增強了管理人員的責任意識。這些改變都迎合了高效業務流程再造的需要，把流程再造理論和高校管理體制改革結合起來，才能更好的促進學校的改革發展，使改革的成效發揮出來。關注于流程的管理團隊必須是一個學習型的團隊。流程管理使工作中各部門間的交流和溝通增多，對流程負責的整個團隊需要對工作進行整體的了解，這就促使員工加強學習新的知識和技能。革新高校管理理念，增強服務意識。我國高校的管理體制長久以來參考了政府管理體制的模式，由此帶來“官本位”思想盛行，高校行政權利泛化等弊端。同時，高校所處的環境已經發生了很大的變化，高等教育已經從以往的“精英化”轉變為“大眾化”，高校教育資源的配置方式也從計劃經濟模式轉變為市場經濟模式，高校之間的競爭越來越激烈，陳舊的高校管理理念已經不能適應新的機遇和挑戰。以顧客為導向是流程再造理論的核心原則。滿足客戶的需求、為客戶創造價值是業務流程設計的出發點和落腳點。高校財務管理面對的“顧客”最主要的組成部分是學生和廣大教職員工。“顧客”的發展是高校發展的前提，“顧客”對服務的滿意程度是衡量高校管理水平的重要標準。重新審視高校管理所面對的顧客群體，從滿足他們的需要，為他們創造價值，提供更優質的服務的角度出發，是轉變高校管理理念的一條有效途徑。

高校財務管理信息化和流程再造是相輔相成、相互促進的關系。流程再造是一種管理思想，它能夠使高校財務管理在業務運行和團隊建設方面發生根本的變革，這些改變正與信息化建設現階段的發展需要相契合。信息化的發展又為流程再造提供了動力和技術支持，成為流程再造取得成功的保障。高校的管理者需要統籌規劃、統一建設，實施對學校整體的信息化集成。而集成的依據應當以工作流程為重點，因為管理工作通過業務流程得以實現，正是業務流程中的一系列活動將各部門、管理人員和顧客聯系起來，組織在業務流程中為顧客創造價值。高校財務管理信息化和流程再造理論的結合對高校管理部門的組織結構、管理文化和管理人員團隊都提出了更高的要求，這些都需要把流程再造和信息化建設結合起來，以使高校信息化建設的功能和優勢得到充分的發揮。

作者:石鑫 單位:北京語言大學財務處

參考文獻

[1]RichardNolan."ManagingTheCrisisInDataProcessing".HarvardBusinessReview57(2):115–126.

[2]李韶馳.基于諾蘭模型的黨校信息化發展階段及趨勢分析[J].中國科教創新導刊，2012（1）:173–174.

[3]仇小微，黃芳.淺談諾蘭階段模型對高校信息化階段劃分的啟示[J].企業科技與發展，2007，（14）:13–14.

[4]劉錦宏.論業務流程再造[D].武漢理工大學碩士論文,2002(4):33-48.

[5]佩帕德，羅蘭.業務流程再造精要[M].北京：中信出版社，2003.192.