管理理論在技術經濟的運用

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本文作者：王建設李慧民工作單位：西安建筑科技大學

一、引言

目前,管理理論廣泛應用于企業管理、工程項目管理等社會各方面,并取得了顯著成效,但很少有人把它應用到技術經濟工作中去。所謂技術經濟工作就是對工程項目進行投資估算、效益分析與預測,以便給決策者提供科學合理的經濟方面的決策依據或結算依據。隨著我國加入/WTO0和市場經濟的繁榮,對技術經濟工作質量和效率的要求越來越高,為此必須分析技術經濟工作的特點及影響其質效的因素,然后對癥下藥,靈活運用管理相關理論提高質量與效益,適應市場需求。

二、技術經濟工作特點

11涉及的專業多如做一個礦井初步設計概算,要計算礦建工程、土建工程、設備安裝工程概算,這就涉及到采礦、土建、機械、總圖、給排水、采暖、供電、通訊、環保和技術經濟等專業,技術經濟專業人員除了掌握本專業知識外,還需要對其他各專業知識有個大概了解。21信息交換頻繁技術經濟專業人員要接受其他各專業人員提供的資料,而且這些資料可能隨時修改,因此與其他各專業人員之間信息交流較多。31計算量大技術經濟專業人員要估算各種費用,套用的指標多,計算量大,而且由于業主的要求及專業設計人員的設計思路在設計期間可能隨時改變,導致提交的資料隨時修改,而數據間的聯動性強,修改一個數據就必須修改環節匯總、總表、評價參數等,使得計算量更加增大。41任務急、時間緊由于技術經濟專業處在其他各設計專業的下游,其他專業資料幾乎都在最后幾天同時提交給技術經濟專業人員,而設計文件的最后出版時間已定,這就要求技術經濟專業人員必須在短時間內完成任務,因此時間緊迫。

三、影響質量與效率的因素

11基礎資料準備不足做技術經濟工作前需要準備大量的資料,如概預算定額、設備材料價格匯編、取費文件、稅率、已建單項工程實際造價指標,項目概況、項目特點等,這些資料如果收集不全,就會影響質量和效率。21信息傳遞失真各相關專業之間傳遞資料失誤,尤其是上下游專業之間,往往存在著信息傳遞失真的情況,上游專業把資料修改了,沒有及時通知下游專業,導致下游專業給經濟專業人員提供的資料因變動全部作廢。如機械專業人員將設備尺寸提交給土建專業人員,土建專業人員據此設計廠房,并將廠房資料提交給技術經濟專業人員,技術經濟專業人員據此估算投資。可后來機械專業人員設計思路變了,重選了工藝設備,而沒有通知土建、技術經濟專業人員,直到項目負責人匯總時才發現,這樣土建、技術經濟專業人員返工工作量大。31定額指標與實際市場價差別大由于定額指標是一個綜合平均價,且具有滯后性,因此,隨著施工技術的不斷改進、物價水平的不斷變化以及地域的差別,按定額指標算出來的工程投資有可能比實際市場造價高得多或低得多。41工作方法不當無項目管理意識、用人不當或人員搭配不合理、計算方法低效,設計的計算表格無自檢性和連接性,改一個數就得改一串數等。

四、提高質量與效率方法

11運用項目管理過程理論把技術經濟工作本身當作項目進行管理從理論上講,項目所含若干階段的每個階段都含有啟動、規劃、執行、控制和結束五個過程,它們是通過所產生的結果來加以連接的,同樣,項目管理過程也相應地由輸入(啟動階段)、計劃過程、執行過程、控制過程和輸出(收尾過程)組成,各過程之間相互聯系重疊如圖1所示。技術經濟工作間,需要消耗一定的資源,必須達到特定目的的一次性任務,符合項目的基本特征,即一次性、獨特性及漸進明細[1]。如做某個礦井的初步設計概算,它必須在業主規定的時間內完成,需要消耗人力、軟硬件設施等資源,所完成的概算書必須符合國家有關文件規定。因為每個礦井有與其對應的獨一無二的概算,所以它具有一次性和獨特性,又因為它隨著設計的展開,逐漸明確工程構成內容及其造價,所以它是漸進明細,因此它是項目。樹立項目管理理念,對技術經濟工作的每個過程進行管理,就能提高質量與效率。具體來說,就是在各個過程做好以下工作。(1)輸入過程主要是初選項目組成員、準備好硬軟件設備、收集基礎資料。(2)計劃過程主要是用多目標規劃模型確定所需的人員類別和數量,即根據時間、工資費用、人員素質高低等約束條件選擇滿足管理目標的最優人員組合方案;應用工作分解結構(WBS)和責任矩陣,確定每個人員的工作內容、進度安排及質量考核指標;核算成本費用,做好成本計劃,如購買設備、文件資料、辦公紙張、人員差旅費等;應用計劃評審技術(PERT)[2]編制總體進度計劃,如何時出差收集資料、何時完成投資估算,何時完成效益分析,何時出版等。(3)執行過程主要是準確、快捷地收集項目相關資料,如:設計規模、征地費、采礦權價款計算規定、地區價差綜合調整系數、地震烈度、海拔高度、取暖期、礦井涌水量、開拓方式、提升高度、當地主要材料價格,資金來源及比例、貸款利率;地方規定的取費文件及勞保費率、人均工資、電費、地面塌陷費、鄰近礦的經營成本、總成本、流動資金、產品銷售渠道、最可能的售價等,根據信息集成的思想進行數據集成,設計小組共享集成數據;應用市場調研、查詢設備和材料價格匯編等方法快速查詢設備材料價格;編制投資估算表,盡量使報表文件格式標準化,提高應變性;應用經濟評價軟件,對項目進行財務評價,測算經濟效益指標,編制說明書;自檢,防止漏項、錯項。(4)控制過程主要是按計劃中的質量考核指標對每個人的工作隨時抽查,掌握各自進展情況,發現問題,及時糾正;隨時根據業主的要求調整計劃,保證進度;根據項目的進展和變化情況,隨時調配人員,核算費用,保證費用支出在計劃的合理范圍內;為保證質量和效率,盡量不鼓勵加班,以使大家工作時精力旺盛,效率更高,事半功倍;鼓勵大家發揚團隊合作精神。(5)收尾過程主要是全面檢查、校對整個項目的文件資料,投資計算結果是否正確,有無遺漏,依據是否充分,評價指標是否正確,評價結果是否可靠,可行性研究的結論是否闡述準確,是否滿足業主的事先要求等;打印出版成品文件,檢查有關附表、附圖、附件是否齊全;將本項目有用的資料保存歸檔,并總結工作心得,以備后用。21運用多目標規劃理論優選人員在項目的計劃過程,需要根據多目標規劃理論選擇最佳的人員組合。所謂多目標規劃是研究在某些限制條件下,同時考慮多個目標的最優化問題[3]。可根據業主的要求和單位的工期、效益目標要求,建立目標函數,然后求解以確定人員。下面舉例說明這一理論運用。如某造價咨詢公司現有技術經濟人員20人,其中:教授級高工2人,高級工程師5人,工程師10人,助理工程師3人。現欲做某礦井初步設計概算,要保證質量,如只讓教授級高工做,則2人需20天完成;如只讓高工做,則5人需12天完成;如只讓工程師做,則10人需8天完成;如只讓助理工程師做,則3人需40天完成。假設業主要求15天完成,教授級高工日工資100元/人;高工日工資80元/人;工程師日工資50元/人;助工日工資30元/人。由于公司領導考慮在做此項目期間,隨時可能有新的項目任務,因此要求設計時間越短越好,設計人數越少越好,最多不超過5人,另外,考慮到公司的經濟效益,要求成本越低越好(假設除工資成本外,其它成本固定不變),工資成本最多不超過4200元,問該公司領導如何安排項目組成員?顯然,這是一個典型的多目標規劃問題,設公司領導安排教授級高工、高工、工程師、助工人數分別為x1,x2,x3,x4;根據題意,教授級高工、高工、工程師、助工每人每天完成工作量分別為/40,1/60,1/80,1/120,為計算簡化,設助工每人每天完成工作量為1個單位,則教授級高工、高工、工程師每人每天完成工作量分別為3,2,1.5個單位,該設計任務總工作量為120個單位,于是有目標函數:Minf1(x)=120/(3x1+2x2+1.5x3+x4);Minf2(x)=x1+x2+x3+x4;Minf3(x)=(100x1+80x2+50x3+30x4)@120/(3x1+2x2+1.5x3+x4)。約束條件:-x1+2\0,-x2+5\0,-x3+10\0,-x4+3\0,-(x1+x2+x3+x4)+5\0,-120/(3x1+2x2+1.5x3+x4)+15\0,-(100x1+80x2+50x3+30x4),@120/(3x1+2x2+1.5x3+x4)+4200\0,x1,x2,x3,x4為非負整數,求解此題可得:費用最小的解是x1=2,x2=0,x3=0,x4=3,f1(x)=13.33,f2(x)=5,f3(x)=3867;工期最短的解是x1=2,x2=0,x3=3,x4=0,f1(x)=11.4,f2(x)=5,f3(x)=4000;人數最少的解是x1=2,x2=0,x3=0,x4=2,f1(x)=15,f2(x)=4,f3(x)=3900。31建立項目管理信息系統,實現信息資料共享管理信息系統涉及系統的規劃、開發、管理和信息技術工具的應用,其目的是幫助人們完成與信息處理和信息管理相關的一切任務。而信息技術是指各種以計算機為基礎的工具,人們用它來加工信息并支持組織對信息的需求和信息處理的任務,它包括鍵盤、鼠標、顯示器、打印機、調制解調器、文字處理軟件和操作系統軟件等[4]。在技術經濟工作項目的執行過程中可以利用信息技術,創建項目管理信息系統實現業主、其他專業人員、技術經濟專業人員之間信息資料共享,避免信息傳遞失真,從而縮短了時間和空間。此外,將所做過的每個項目資料輸入項目管理信息系統數據庫,可便于今后做技術經濟工作時快速查詢參考。41模式化作業在執行過程中編制投資計算表時,盡量規范化,各表格之間自動連接。如項目投資計算總表與礦建工程投資計算表、土建工程投資計算表、設備安裝工程投資計算表、其它基本建設費用計算表以及建設期貸款利息計算表自動連接,這樣一旦某個專業資料修改時,只需修改該專業的投資計算表就可以了。這種模式化作業的優點是減少了計算修改量,提高了工效,避免漏改,保證了質量,同時為后續項目提供示范。