高校人事工作信息化管理探討

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一、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已悄然滲透到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，為社會(huì)的繁榮進(jìn)步帶來(lái)廣泛而積極的影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會(huì)服務(wù)的信息化已成為發(fā)展的趨勢(shì)，隨著信息化改革的不斷深入，人力資源管理可以更為方便、快捷、高效地實(shí)現(xiàn)人力資源的信息共享、合理配置和資源整合，從根本上提高管理水平。作為高校行政管理工作的核心，人事管理直接關(guān)系到高校的運(yùn)轉(zhuǎn)效率與長(zhǎng)足發(fā)展。近年來(lái)，國(guó)家持續(xù)推進(jìn)高等教育體制改革，明確了建設(shè)雙一流高校的總體目標(biāo)和實(shí)施方案。這些重大舉措在進(jìn)一步擴(kuò)展高校辦學(xué)規(guī)模、建設(shè)一流師資隊(duì)伍、培養(yǎng)拔尖創(chuàng)新人才、引領(lǐng)高校機(jī)制改革的同時(shí)，也無(wú)疑給人事管理工作提出了新的要求，帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何科學(xué)高效地處理好指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)的人事信息量、日趨多樣化的人事關(guān)系、日益復(fù)雜化的人員結(jié)構(gòu)等諸多問(wèn)題，成為新形勢(shì)下高校人事管理工作必須面對(duì)的嚴(yán)峻現(xiàn)實(shí)，加快推行和實(shí)現(xiàn)高校人事信息化管理成為必然。

二、高校人事工作信息化管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1、管理層觀念滯后，信息化認(rèn)知度尚淺

要想真正實(shí)現(xiàn)高校人事管理工作的信息化，必須從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層就牢固樹立信息化的觀念，明確發(fā)展目標(biāo)，破除固有模式，做好頂層設(shè)計(jì)。然而，目前國(guó)內(nèi)多數(shù)高校還停留在“就事論事”的層面，并未從學(xué)校層面設(shè)立專門的信息管理部門，搭建統(tǒng)一的信息平臺(tái)，而是任由各部門“各自為政”，根據(jù)需要自行創(chuàng)建平臺(tái)、購(gòu)置系統(tǒng)，這雖然能在短期內(nèi)解決一定的困難，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看必將成為信息化進(jìn)程的羈絆。反過(guò)來(lái)看，人事信息化管理工作的全面推行必須依托健全的機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理辦法，而當(dāng)前高校人事機(jī)構(gòu)的設(shè)置卻基本是以業(yè)務(wù)分割為依據(jù)，信息化工作或被忽視，或僅作為輔助手段而已，管理者們并未真正認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性和緊迫性。

2、信息資源共享率低，數(shù)據(jù)的權(quán)威性存疑

高校黨政部門眾多，工作需求各不相同，關(guān)注點(diǎn)各有側(cè)重。在信息化初期，由于學(xué)校層面未作整體的規(guī)劃和考慮，各部門便根據(jù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)所需，相繼建立起符合自身業(yè)務(wù)需要的管理模式和信息系統(tǒng)。如學(xué)生處的學(xué)工管理系統(tǒng)、組織部的干部管理系統(tǒng)、教務(wù)部門的教學(xué)管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)一般由不同公司獨(dú)立開發(fā)，其平臺(tái)架構(gòu)和開發(fā)理念的迥異在制約人事信息共享的同時(shí)，帶來(lái)了嚴(yán)重的信息資源冗余，反而從很大程度上阻礙了高校管理一體化的建設(shè)進(jìn)程。此外，各部門的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容決定了對(duì)數(shù)據(jù)采集的不同要求，數(shù)據(jù)的字段設(shè)置、采集要求、更新方式等存在很大差異，當(dāng)需要跨部門整合數(shù)據(jù)供決策之用時(shí)困難重重，嚴(yán)重的影響了人事數(shù)據(jù)的權(quán)威性和準(zhǔn)確性。

3、信息更新維護(hù)困難，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率堪憂

首先，高校人事管理部門以大量的人事數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，輻射出十幾類數(shù)十種流程復(fù)雜的業(yè)務(wù)，主要涉及人才引進(jìn)、定編定崗、人員異動(dòng)、職稱評(píng)審、培訓(xùn)進(jìn)修、年度考核、薪資福利、社會(huì)保險(xiǎn)、檔案管理等。除基礎(chǔ)信息的幾十個(gè)字段外，個(gè)人與業(yè)務(wù)相關(guān)的擴(kuò)展信息也數(shù)據(jù)量龐大，有的信息庫(kù)字段要上百個(gè)，數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)工作需要占用大量的工作時(shí)間。其次，信息化管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)需要相應(yīng)的制度規(guī)范作為支撐，而二級(jí)院系在配合人事部門工作時(shí)存在一定的隨意性，這無(wú)疑會(huì)增加管理的難度。最后，由于分散式管理，各管理部門對(duì)各自信息庫(kù)進(jìn)行信息錄入和維護(hù)的口徑不一致，在獲取信息和進(jìn)行信息整合時(shí)，會(huì)產(chǎn)生極大困難，稍有閃失，甚至?xí)霈F(xiàn)大量連鎖性的錯(cuò)誤，如果沒有權(quán)威的人事信息作保障，難以保證工作和決策的準(zhǔn)確性。

4、信息系統(tǒng)框架陳舊，數(shù)據(jù)的安全性較差

經(jīng)過(guò)若干輪的事業(yè)單位人事制度改革，高校的人事管理工作已經(jīng)發(fā)生了很大變化，簡(jiǎn)單的信息管理系統(tǒng)已難以滿足日益增長(zhǎng)的人事管理需求，一個(gè)優(yōu)秀的系統(tǒng)，既要滿足現(xiàn)有的工作需求，又要便于擴(kuò)展，同時(shí)還可從信息化的角度對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行優(yōu)化。目前，多數(shù)高校還依然采用封閉的系統(tǒng)平臺(tái)，單純面向管理人員，限于管理優(yōu)先的慣性和服務(wù)基層概念的缺乏，缺乏管理者和廣大教工的交互，無(wú)法真正達(dá)到信息化的管理要求和資源的真正共享。目前，主流的人事管理信息系統(tǒng)均采用B/S架構(gòu)，通過(guò)瀏覽器進(jìn)行用戶端和管理端的操作，簡(jiǎn)化了用戶端的操作流程，帶來(lái)了舒適的用戶體驗(yàn)，同時(shí)減輕了系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)的工作量，有效降低了成本。但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特殊性也使得系統(tǒng)的安全性面臨更多未知的挑戰(zhàn)，一旦產(chǎn)生諸如硬件損壞、黑客入侵、病毒襲擊等問(wèn)題，都會(huì)給系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全造成極大的威脅和損失。

5、管理隊(duì)伍素質(zhì)不一，實(shí)施的有效性受限

事在人為，再好的政策如果沒有一批精干的隊(duì)伍去實(shí)施，也將是一紙空文。高校人事干部不僅是信息化建設(shè)的實(shí)施者，更是人事改革的推動(dòng)者，這支隊(duì)伍的素質(zhì)將直接影響高校的發(fā)展。目前，從高校人事工作者本身來(lái)說(shuō)，還存在思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)文化素質(zhì)、心理素質(zhì)等基本素質(zhì)較低，創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)較為薄弱；溝通協(xié)調(diào)能力、決策執(zhí)行等能力尚缺的問(wèn)題；從高校角度來(lái)看，進(jìn)人缺乏專業(yè)性、用人缺乏科學(xué)性、育人缺乏長(zhǎng)期性等問(wèn)題并沒有進(jìn)行有針對(duì)性的改善，導(dǎo)致這些問(wèn)題將長(zhǎng)期存在并對(duì)人事工作的開展產(chǎn)生負(fù)面影響。

三、對(duì)目前高校人事信息化管理改革的幾點(diǎn)思考

要想突破高校人事信息化進(jìn)程中的重重阻礙，就必須革新觀念、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、全面部署，將信息化建設(shè)作為一項(xiàng)“必須做、科學(xué)做、持續(xù)做”的重點(diǎn)工作，納入到高校行政管理體系中來(lái)。

1、以人為本——加快高校人事管理向人力資源管理的轉(zhuǎn)軌

高校人事管理信息化，就是高校人事部門借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，通過(guò)對(duì)高校各種人事信息資源的廣泛收集、整理、深入開發(fā)和充分利用，促進(jìn)人事管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理向現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，不斷提高人事管理的效率和決策水平的過(guò)程。高校人事管理信息化的進(jìn)程其實(shí)也是傳統(tǒng)人事管理向人力資源管理轉(zhuǎn)軌的過(guò)程，轉(zhuǎn)軌的方式和速度將直接影響信息化的深度。人事管理依次經(jīng)歷了“經(jīng)濟(jì)人”和“社會(huì)人”的人性理論，逐漸形成了組織行為學(xué)，強(qiáng)調(diào)對(duì)人的管理不僅要依靠規(guī)章制度和組織形式，還要激勵(lì)并保持成員的責(zé)任感、成就感、事業(yè)心和集體精神。由于管理的視角、類型、側(cè)重點(diǎn)、形態(tài)、方式等多方面的區(qū)別，高校人事管理與人力資源管理存在很大的差異性。人力資源以人為本，將人力視作第一資源，通過(guò)積極的科學(xué)管理和主動(dòng)開發(fā)可以使其不斷升值和增值，比傳統(tǒng)的人事管理更加契合時(shí)代的發(fā)展需求。我國(guó)在近年來(lái)出臺(tái)的一系列改革政策，迫使高校朝著科學(xué)化、制度化和社會(huì)化的方向發(fā)展。2014年的《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》明確了按需設(shè)崗、以崗定薪、崗變薪變的合同契約式管理方案；2015年的《國(guó)務(wù)院關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定實(shí)施辦法》中提出了養(yǎng)老金并軌的要求，明確了單位和個(gè)人繳納的比例，持續(xù)推進(jìn)了社會(huì)人理念和高校社會(huì)化；2016年，人社部宣布將研究制定高校不納入編制管理后的人事管理銜接辦法，再一次打破了高校與社會(huì)間的壁壘，“鐵飯碗”成為過(guò)去，專業(yè)人才的自由流動(dòng)和社會(huì)化管理成為必然趨勢(shì)。這場(chǎng)人事管理到人力資源管理的革命性變革的號(hào)角已經(jīng)吹響，面對(duì)這場(chǎng)變革，高校不僅需要借鑒已有的理論和經(jīng)驗(yàn)，更要在管理實(shí)踐中不斷探索和總結(jié)，以形成適應(yīng)變革需要和自身發(fā)展的新理論，應(yīng)快速轉(zhuǎn)變陳舊觀念，積極探索和健全適應(yīng)本單位特點(diǎn)的分配激勵(lì)機(jī)制，形成高校內(nèi)部以及高校與地方間人才流動(dòng)的合理機(jī)制；應(yīng)當(dāng)合理配置人力資源，以科學(xué)合理的手段培養(yǎng)人才，以社會(huì)化、科學(xué)化和自動(dòng)化有效提高行政服務(wù)能力。

2、打通通道——建立基于服務(wù)域的高校人事信息平臺(tái)

人事管理工作是高校管理中非常重要的一環(huán)，其工作效率的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣都直接關(guān)系到教職工對(duì)高校的認(rèn)可度。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，人事管理以龐大的人事數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，其準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性和全面性決定了管理的效益和決策的正誤。因此，建立起基于服務(wù)域的高校人事信息管理模式將逐漸取代保守封閉的管理方式，并以此突圍現(xiàn)有的困境。此處所講的“服務(wù)域”，是指將相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理并重組整合成的服務(wù)集合，該管理模式的推行將會(huì)引發(fā)從頂層到部門、從管理到服務(wù)、從打碎到整合的一系列變革。從“頂層”到“部門”。高校應(yīng)設(shè)立校級(jí)的信息化中心，著眼全局，履行全校性的信息化部署和指導(dǎo)職能，積極打破部門之間的“信息孤島”局面，實(shí)現(xiàn)以人事信息為主體的信息資源共享；與之相呼應(yīng)，在二級(jí)部門設(shè)置信息管理科室，結(jié)合部門實(shí)際進(jìn)行信息化建設(shè)的構(gòu)想和實(shí)施；在院系設(shè)置信息管理員，負(fù)責(zé)更新和維護(hù)教工信息；如此形成自頂向下輻射的局面，確保人力資源信息化的整體性和有效性。從“管理”到“服務(wù)”。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校延續(xù)了政府機(jī)關(guān)的管理模式，但其產(chǎn)生的種種弊端成為了高校發(fā)展的桎梏。在高校“去行政化”的進(jìn)程中，不但要推進(jìn)高校行政體制改革，還要引入現(xiàn)代服務(wù)理念，構(gòu)建科學(xué)的行政制度，并將這種“以人為本”的服務(wù)理念貫徹到信息化建設(shè)中去。摒棄傳統(tǒng)的單機(jī)式管理模式，引導(dǎo)教工從“被動(dòng)接受管理”到“主動(dòng)自我管理”，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能突出教工自我意識(shí)的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)窗口。從“打碎”到“整合”。信息化建設(shè)不是簡(jiǎn)單的辦公無(wú)紙化進(jìn)程的延伸與推進(jìn)，更多的體現(xiàn)為系統(tǒng)的信息資源整合與共享。模式將打碎各部門業(yè)務(wù)壁壘，聚合為系統(tǒng)性的跨部門業(yè)務(wù)流程，形成業(yè)務(wù)清晰、流程合理的人力資源管理模式，并基于以大人事為主體的“服務(wù)域”理念，進(jìn)行“大平臺(tái)+微應(yīng)用”的重構(gòu)，解決各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)孤立、服務(wù)零散的問(wèn)題，為教職工提供從招聘到離退休的全生命周期管理；長(zhǎng)此以往，這些全面積累的人事業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，定將成為決策分析和制度改革的強(qiáng)有力支撐。

3、隊(duì)伍建設(shè)——自上而下建立起一支強(qiáng)有力的人事管理隊(duì)伍

一流的大學(xué)離不開高水平的師資隊(duì)伍和高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，兩支隊(duì)伍的建設(shè)在一定程度上取決于高校人事管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。人事管理信息化亦如此，不僅要依靠科學(xué)的政策和完善的軟件，更要有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)作為支撐，這種專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)將在以下幾個(gè)方面體現(xiàn)出其特有的品質(zhì)。科學(xué)的管理模式。目前，多數(shù)高校的人事管理隊(duì)伍由人事部門工作人員和二級(jí)院系人事秘書組成，前者由機(jī)關(guān)管理考核，后者由所在院系管理考核，組織結(jié)構(gòu)較為松散，任務(wù)分配不夠合理，考核標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，個(gè)人素質(zhì)參差不齊，這無(wú)疑給人事隊(duì)伍的管理帶來(lái)了困難。要解決以上問(wèn)題，需將與廣大教工接觸最頻繁、聯(lián)系最密切的基層人事工作者真正納入到學(xué)校的人事管理體系中，由學(xué)校人事部門和院系共同完成對(duì)這些人員的招聘、培訓(xùn)、任用、考核等，以例會(huì)和工作沙龍傳達(dá)和解釋政策文件和服務(wù)要求，從而強(qiáng)化人事服務(wù)的第一道窗口。合理的任務(wù)分配。人事信息資源具有資料信息量大、構(gòu)成多維、要求精確、動(dòng)態(tài)變化頻繁、信息交流面廣等特點(diǎn)，光靠校級(jí)人事部門的單個(gè)科室甚至單個(gè)人來(lái)更新和維護(hù)，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還極易發(fā)生錯(cuò)誤。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，規(guī)范人事信息流動(dòng)渠道，合理配置信息維護(hù)的業(yè)務(wù)流，首先可在人事部門設(shè)置相應(yīng)的信息科，作為信息更新的末端，聘任既熟悉人事業(yè)務(wù)又熟悉信息系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員，把人事信息庫(kù)的建設(shè)和人事檔案的管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息統(tǒng)一起來(lái)；與之相應(yīng)的可在人事部門的其他科室設(shè)置信息專員（或由科員兼任），將本科室所屬信息進(jìn)行批量更新和動(dòng)態(tài)維護(hù)，并及時(shí)提交給信息科審核，如職稱評(píng)聘情況、教工狀態(tài)變化等；其次請(qǐng)人事秘書對(duì)教工提出的信息更新進(jìn)行初審，或根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置字段維護(hù)權(quán)限，對(duì)相應(yīng)字段進(jìn)行維護(hù)。長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制。現(xiàn)階段多數(shù)高校人事崗位上“人員流動(dòng)快、專業(yè)出身少”的現(xiàn)狀還未得到有效解決，而高校人事管理涉及面廣、業(yè)務(wù)量大、更新率高，且在向人力資源管理轉(zhuǎn)軌的過(guò)程中逐步突顯的“專業(yè)化、規(guī)范化、法制化、科學(xué)化”等特點(diǎn)，使從業(yè)人員必須適應(yīng)崗位特點(diǎn)和時(shí)展的新需求，擁有更強(qiáng)的理論水平和業(yè)務(wù)能力，成為各高校急需破解的新問(wèn)題。有鑒于此，高校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事管理隊(duì)伍的培養(yǎng)，利用長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制，通過(guò)理論教學(xué)、政策解讀、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、互動(dòng)交流等豐富多彩的培訓(xùn)方式和分階段分時(shí)段的培訓(xùn)結(jié)構(gòu)，普及現(xiàn)代人力資源管理理論、人才工作理論以及法律知識(shí)，不斷探索高校人事管理的新形式、新途徑和新方法，提升人事工作的綜合水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校人事從傳統(tǒng)事務(wù)型管理向現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理的及時(shí)轉(zhuǎn)軌，是高校改革發(fā)展的客觀需要，也是高校提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的必要保障。作為一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)性的工作，人事管理信息化建設(shè)必將隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展和高校實(shí)際情況的日益變化而不斷發(fā)生新的變化，這便要求人事工作者不斷探索、不斷努力，尋求更好的改進(jìn)途徑和方式方法。

作者:何雯 單位:蘇州大學(xué)

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