房產檔案信息化管理特點及應對措施

時間:2022-09-28 04:16:07

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房產檔案信息化管理特點及應對措施

房產檔案屬于國家檔案的重要組成部分,主要是通過臺賬、照片、卡、圖以及文件的形式對房產從初建到消亡的全過程歷史活動進行記錄,并且對其進行歸檔處理。房產檔案不僅具有高度的真實性、有效性,而且具有較大的資源信息量。隨著我國信息化技術水平的不斷提高,現階段通常會采用電子信息化文檔方式對房產的資源信息與相關交易記錄進行保存,在其保存的過程中,需要充分利用存儲技術、多媒體技術、數據庫技術、掃描技術以及計算機技術等多種高科技。本研究就房產檔案信息化管理的相關內容進行探討,具體如下。

一、房產檔案信息化管理特點分析

(一)信息傳輸網絡化。現階段,主要是通過對計算機網絡進行信息交流與傳遞來實現房產檔案信息化。通過對信息化平臺進行充分利用,能夠在世界各地完成房產檔案信息的傳輸,有利于隨時進行信息查詢,能夠促使需求者、房產開發商以及房產管理部門之間進行有效交流,并且還能夠充分發揮出房產檔案應有的價值。

(二)資料存儲數字化。在對房產檔案進行信息化管理的過程中,需要將各種各樣的房產資源向數字化電子信息進行轉化,這些經過轉化之后的電子信息能夠被計算機程度進行讀取與識別,整合處理大量資料之后,便會有新的數據庫形成,進而能夠建立起一個新的信息管理系統,收集、分類、整理體以及存儲完成這些信息之后,有利于及時、方便地查詢到所需信息。

(三)查詢智能化。在信息化時代下,通常房產檔案信息都是采用數字化的形式進行存儲,這能夠促使檔案信息網上檢索智能化,能夠進行更加方便地瀏覽,在很大程度上減少了人力與物力的浪費。

二、應對措施分析

(一)樹立信息化管理意識。在進行房產檔案管理的過程中,不僅需要采用先進的設備與技術,而且其資金投入量也相當大,管理人員與各級領導需要對其進行充分重視,樹立起信息化管理意識。如果在進行房產檔案信息化管理過程中,沒有強大的資金支持,并且沒有配備先進的科學技術系統與先進的設備,這會對信息化管理帶來很大阻礙,并且會將管理水平降低,無法實現資源共享。針對以上問題,管理人員與相關領導應該在房產檔案管理上形成信息化意識,充分認識到信息化管理的重要性,加大資金投入,完善設備配備,引進先進的科學技術,最終達到提高房產檔案管理質量的目的。只有檔案管理部門領導以及相關行業主管部門對房產檔案信息化管理進行充分支持,并且將其建設作為重點,才能真正實現房產檔案管理信息化。

(二)提高管理人員素質。首先,應該定期對房產檔案管理人員進行檔案資料管理相關知識的培訓,將其專業水平提高,促進管理工作更好開展。其次,房產檔案管理部門要設置檔案管理專業化知識培訓課程,定期組織管理人員進行學習,將其管理操作技能與業務技能提高。管理人員在學習新技術以及新理論知識之后,將其應用于具體的檔案管理工作中,能夠在很大程度上提高管理效率與水平。最后,要建立起科學的激勵與約束機制,采用合同制的方式來聘用管理人員,將其工作積極性提高,促使其個人潛能得到充分性的發揮。

(三)完善管理技術系統。信息安全系統、檔案咨詢系統、信息檢索系統以及信息歸集系統屬于房產檔案信息化管理過程中需要用到的四大系統。在進行管理的過程中,要確保各種信息資料的全面性與完整性,并且對數據庫中的庫存信息進行及時更新,確保管理信息的同步性。要對信息計算機技術的優勢進行充分利用,確保檢索系統的快捷性、方便性、多角度性以及多功能性,建立起多級檢索系統。要建立起完整的房產檔案數據分析系統,確保能夠多方面、多角度分析房產檔案信息,促使政府能夠適當采用宏觀調控手段對房地產市場結構進行有效調整,確保房地產市場的健康、平衡發展。

(四)利用與監管檔案信息。在利用檔案信息過程中,應該嚴格將房產檔案管理規范與我國相應檔案管理法依據,然后再執行,確保房產手續的完整性與規范性。除此之外,為了對房產檔案管理信息安全性與完整性進行有效保證,管理者應該拷貝檔案管理信息,并將其復制到可以進行永久性保存的載體中,盡量不要在同一臺電腦中儲存所有檔案信息,采用一式三套的保管模式。最后,還要加大力度監管檔案信息,確保檔案資源的有效性與完整性,謹防出現信息泄密或者丟失的現象。要嚴格遵照房產檔案使用權限對檔案進行管理,采用科學技術措施,確保其安全性,最大程度上發揮檔案資源效用。

三、結語

綜上所述,在房產檔案信息化管理模式下,能夠對房產檔案進行快速、及時管理,進而能夠在很大程度上將檔案管理的效率與質量提高,有利于房產檔案資源共享的實現。

作者:宋曉婷 單位:運城市房地產管理局

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