高校儀器設備信息化建設思考

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摘要：將企業管理領域的“流程管理”思想和“全生命周期管理”理念引入高校儀器設備管理，基于對儀器設備全生命周期的考量，多角度論述儀器設備信息化建設過程中的優化創新和管理難題，做到系統管理標準化、部門管理流程化、平臺導航模塊化、流程梳理精致化、賬目維護定期化，進一步維護國有資產安全，提高儀器設備管理水平。

關鍵詞：全生命周期；流程管理；信息化建設

高等學?！半p一流”建設的核心是一流學科建設。一流學科的標志之一是有一流的科研實驗室隊伍，同時儀器設備的管理水平為建設一流大學提供良好的支撐條件，對于培養一流人才和產生一流的成果意義重大。設備全生命周期管理的核心特征是“模塊流程一體化”，既能在管理體系中完成對設備全生命周期的過程控制，又能進行流程模塊化的動態管理。

1互聯網視域下全周期管理理念

1．1全生命周期管理的理念構建。資產全生命周期管理理論是通過儀器設備前期購置、中期維護、后期處置三個階段的流程管理實現的，也是全生命周期管理（簡稱：全周期管理）的主要框架［1］。隨著“互聯網＋”的引入，新的理念與方法得到重塑；通過流程化和信息化的管理手段，充分發揮儀器設備全生命周期管理的內涵和外延［2］；前期采購中避免出現重復投資、低水平引進；中期使用中開發設備維修管理模塊和調劑調撥管理模塊，最大限度延長設備的使用年限；后期處置中最大限度地將無法滿足使用需求的設備進行再利用、調劑和殘值回收，防止國有資產流失，從而實現高校設備資產投入產出最大化，滿足高校的教學、科研等方面的工作要求［3］。1．2全生命周期管理的必要性。通過建設多部門協同的儀器設備全周期管理平臺，采用集約化、人性化等管理方式，實現統籌化、流程化、模塊化管理，完善資產管理制度和評價標準［4］。在思想上提高各級管理人員對設備資產精細化管理的意識，樹立嚴謹的設備資產管理態度，以提高使用效益和使用價值為思想紐帶，以賬目賬戶和設備實際使用為管理對象，覆蓋全生命周期的各個環節，實現學校設備資產管理集約化和精細化的目標［5］。學校必須做好設備全生命周期各個階段的具體管理工作，樹立以設備為本的意識，實施在線人性化的維護維修管理流程。最終實現了對儀器設備的規范化、科學化管理，保證高校儀器設備在生命周期內可追溯，提高儀器設備的使用效率［6］。

2全周期管理的思考

儀器設備的全周期管理是指從設備的選購、論證、采購、驗收、運行使用、維修保養、淘汰報廢、再利用、處置處理。全周期管理信息化建設主要是對儀器設備實行的實時信息與過程的管理。它既是一門技術，又是一種管理理念［7］。全方位思考儀器設備全生命周期各個階段的管理過程，防止無用購置和重復購買所造成的閑置資產浪費，提高全周期設備管理的可靠性和穩定性，降低設備閑置率，保證正常運行。在儀器設備調劑調撥、閑置調劑、處置處理再利用環節上，最大限度地將閑置資產轉化為學校的使用效益，從而實現學校設備資產投入產出最大化，滿足學校師生對實驗及教學設備“安全、可靠、優質、高效、經濟運行”的要求［8］。為實現設備全生命周期管理目標，我校設備管理部門必須全方位提升資產運營管理理念，通過建設多部門協同的儀器設備全周期管理平臺，完善資產管理制度和評價標準，提高設備精細化管理意識［9］。

3儀器設備管理系統全生命周期模塊化建設

3．1購置論證，線上流程銜接化。一般用戶（校內教職工）在線提交購買申請，單價超過10萬元的貴重儀器設備，在采購之前進行可行性論證，實驗室與設備管理處組織相關專家進行論證，分析擬購設備的先進性、適用性以及合理性，分析同類設備數量，并針對高校大型儀器共享平臺提出共享使用方案，專家的論證意見可在線流轉到招標業務系統，保證儀器設備購置質量。3．2招標采購，源頭把關嚴格化。嚴格把控采購環節，一是提高設備的投資效率，因為它在整個生命周期管理中投資比重最大；二是降低或杜絕低水平引進和重復設備投資建設造成的資金浪費；三是確保設備質量和設備的使用效率。大型儀器設備的采購除了歸口學校管理部門的管理、學校資產管理委員會綜合評價外，更需要充分考慮學校各類專業委員會的決策以及各學院專業采購小組的規劃與采購準備工作，加強管理從源頭把好關。3．3驗收錄入，產籍管理便民化。儀器設備管理系統開通一般普通用戶，校內教師可利用計算機或手機客戶端，隨時可提交驗收錄入申請。提交內容包括新增儀器設備登記、附件增值登記、配件增值登記、信息更正修改、退庫處理等。錄入環節除儀器名稱、單價等基本信息外，還需錄入儀器設備的合同照片、發票照片、設備驗收照片等信息，以便學校進行統一管理。3．4賬目賬戶，數據整理定期化。賬目賬戶模塊包括核查盤點、賬目修改、數據補充、賬目整理等單元，定期賬目賬戶整理能有效提高管理者對于儀器設備分布情況，以及對于不同現狀的儀器設備進行統籌安排，提高儀器設備的使用效率和效益。因信息化和學科發展的需要，各個賬戶需要定期調整，本系統模塊可進行賬戶合并（拆分、信息修改），調整賬戶申請，修改或刪除調整賬戶申請、賬戶解凍申請，修改或刪除解凍申請、賬戶注銷申請、修改或刪除注銷申請等。3．5維護維修，功能提交信息化。系統維修功能包括維修申請、維修驗收、信息修改、驗收打印、驗收備忘等。儀器設備的維修線上流程化和程序化可以有效提高維護維修經費的使用效益最大化，更有效延長儀器設備的生命周期。3．6調劑調撥，使用效率最大化。高校儀器設備調劑調撥是儀器設備管理內容的重要環節，也是確保國有資產發揮最大經濟效益并且不流失的重要手段。該功能將使用效率低或閑置使用的儀器在網上調劑平臺申請閑置調出，經確認公示，由認領單位進行接收。管理系統按照調劑的類別劃分，調劑調撥可以分為院內調劑、校內調撥和校外調撥三種途徑。高校工作人員流動大，有效地利用和開展調劑調撥工作，可以改善和預防盤虧、盤盈設備狀態的發生。因此對于閑置儀器設備的調配工作順利實施，必會促使全校固定資產的清產核資工作更加容易，賬目清晰明了。3．7處置處理，線上處理效率化。儀器設備的報廢處置工作是整個設備全生命周期管理的最后一個流程，從某種意義上講，儀器設備報廢意味著設備壽命周期的終結。處置處理過程包括處置申報、技術鑒定、審核審批、撤賬報備、處理提交、資產評估、公開競賣、系統銷賬等。系統處置處理環節，由一般管理用戶（保管使用人）進行提交申請，由單位二級管理員網上進行單據整合，這樣大大提高資產處置報廢效率。學校嚴把技術鑒定關，經鑒定分類后，設備主管部門有針對性和方向性地對這些設備進行處理報廢或再利用，這樣儀器設備可實現物盡其用，也是提高設備使用效益的一種重要途徑。與此同時，新加入報廢再利用公示功能，各級單位均可提交拆裝教學、維修配件、社會實踐等再利用申請，力爭實現報廢儀器設備的最大經濟效益和社會效益。

4儀器設備管理系統信息化建設成效

為建設雙一流大學高校儀器設備管理平臺，管理系統重新定義人性化、服務化、流程化的管理理念，一級導航模塊設有購置論證、驗收錄入、維護維修、調劑調撥、處置處理、統計分析、賬目賬戶等多功能線上索引。（1）一般個人用戶。新升級系統為全校教工開通一般個人用戶，統一身份認證，提高了系統開放性和便捷性，在校人員可以登錄系統查詢設備，提交設備購置申請，提交設備變動申請。（2）多級規范化管理。系統采用立體管理模式，建立了學校一級管理員、各業務功能管理崗、中層單位二級管理員、各實驗室三級管理員等多級聯動管理模式。充分提高系統的先進性和可靠性；重新優化了系統的核查盤點功能，利用網絡技術化手段提高年度核查的工作效率和數據統計的準確性。（3）延長全生命周期。系統在首頁開設了閑置設備調劑調撥公示平臺和儀器設備報廢再利用公示平臺，校內教工可隨時在系統內提出設備調劑和再利用申請，從而延長設備生命周期的使用效益。（4）其他平臺建設。建立了我校低值儀器設備管理平臺、吉林大學使用權儀器設備管理平臺、吉林大學大型儀器設備共享平臺［10］。這些平臺的建立可對于不同來源和購買方式的設備進行全范圍覆蓋式管理。綜上所述，線上流程信息化建設，以及圍繞設備全生命周期的模塊化管理方式，可以進一步提高各類儀器設備的使用效益，對于加強高校“雙一流”建設具有重要意義。

5思考與建議

關于高校儀器設備全周期管理與信息化建設，有一些思考與建議。（1）全周期模塊流程崗位負責制。按照系統的不同導航模塊，設定專人管理流程，業務人員熟悉系統流程和操作，對負責模塊進行日常維護和測試診斷，并不斷根據工作特點，實現流程更新和系統微調，保持工作的時效性。（2）信息化培訓宣傳制。為了提高全校教工的系統操作水平，每年定期召開儀器設備管理平臺的交流培訓活動，利用互聯網開設學習交流平臺，制作工作演示視頻和操作手冊，多角度、多頻次、多方式提高儀器設備管理的服務意識，提高管理負責人的業務能力，提高全生命周期的管理理念。（3）賬目賬戶信息定期梳理。隨著發展，所屬單位類型變得復雜、單位規模逐步擴大，學校儀器設備系統的單位賬目數據的整理工作也需要跟進，以便進一步提高國有資產合理流動和優化配置，推動資產管理布局和結構調整，以及做好國有資產監督管理工作。（4）增強中層單位人員管理力度。按照國家簡政放權、放管結合、優化服務的相關要求，除了建立有效的體制保障，還應加強中層單位人員管理素質，建立高校設備管理文化，培養積極向上的責任感和使命感，提高使用保管人的管理意識和管理水平。

6結語

提高“雙一流”高校儀器設備管理水平，運用儀器設備全生命周期管理理念，確立有效的流程化和模塊化管理模式，加強網絡信息化建設，對于提高高校儀器設備的使用效益，增強國有資產（儀器設備）全覆蓋管理等方面具有巨大的先進性和延展性。

作者:趙喜君 王野 孟瑩 單位:吉林大學