房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理分析

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摘要：探討實施房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理的必要性、房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的原則、房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的具體實施方案。

關(guān)鍵詞：房屋權(quán)屬檔案；數(shù)字化；管理模式

房屋權(quán)屬檔案的保存管理對于房產(chǎn)管理具有重要的意義，當?shù)胤慨a(chǎn)管理部門要依靠房屋權(quán)屬檔案來開展房產(chǎn)的登記、測繪、調(diào)查、房產(chǎn)轉(zhuǎn)移和房屋變更等工作。然而，面對紛繁復(fù)雜的房屋權(quán)屬檔案，以及產(chǎn)生的越來越多的房屋權(quán)屬問題，傳統(tǒng)的手動檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理模式由此應(yīng)運而生。但是，數(shù)字化管理需要工作人員在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合紙質(zhì)管理，一同做好房屋權(quán)屬檔案的管理工作。

1對房屋權(quán)屬檔案進行數(shù)字化管理的必要性

1.1房屋權(quán)屬檔案的數(shù)量需求

隨著城市化進程的加快，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)也在日益擴大，一個城市不僅要建造房屋，政府還要落實道路改建、城市規(guī)劃、房屋拆遷及建造大型工程，等等。這些工程的實施，會牽涉到許多房屋權(quán)屬問題，這時，紙質(zhì)管理模式就會暴露出工作效率低下、出錯率高和資源難以共享等缺點，因而，面對浩如煙海的數(shù)據(jù)，必須有一套系統(tǒng)、完整的數(shù)字化管理模式來實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)資源共享的目的，提高管理的準確度和工作效率。

1.2可以方便快速查閱

房產(chǎn)交易的投資雙方都希望及時迅速地掌握房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息，因為投資所涉及的款項數(shù)額巨大，專業(yè)性較強，波及范圍較廣，如果獲取信息時不夠及時準確，對于交易雙方的損失都是巨大的。如在房產(chǎn)銷售的時候，銷售商希望盡可能全面、迅速地掌握附近樓盤的銷售情況，以此來調(diào)整市場策略，從而提升其銷售量。

1.3數(shù)字化管理模式的功能優(yōu)勢

紙質(zhì)管理模式落后低效，但是，許多珍貴的原始資料和一些復(fù)雜情況都是在紙質(zhì)管理模式時代保存下來的。與之相比，數(shù)字化管理模式更適應(yīng)時展的需求，具有其特有的功能優(yōu)勢。首先，能把大量的數(shù)據(jù)系統(tǒng)化，便于共享資源信息。再者，還衍生了一些新功能，例如預(yù)測報警功能。實現(xiàn)了高度信息共享，而且數(shù)據(jù)較及時全面，因而，決策者通過對這些數(shù)據(jù)分析來預(yù)測房地產(chǎn)的發(fā)展前景，從而做出有利于企業(yè)發(fā)展的決策。

2房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的原則

2.1實用性原則

在安裝數(shù)字化系統(tǒng)時，首先要安裝穩(wěn)定的、和房產(chǎn)運行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)設(shè)備，以最大的限度去滿足房產(chǎn)管理部門現(xiàn)在和未來發(fā)展的需求，保證系統(tǒng)長久、穩(wěn)定地運行。

2.2安全性原則

安全性是指檔案的保密性能。數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，卻不可避免地導(dǎo)致信息處于一個公共環(huán)境里，很難保證其安全。正如電腦會被黑客入侵一樣，如果有些機密檔案數(shù)據(jù)泄露，對于房產(chǎn)公司的信譽和經(jīng)濟效益都會帶來難以估量的損失。

2.3真實性原則

真實性是指所記載的數(shù)據(jù)必須真實可靠，不能隨意更改。真實性原則是數(shù)字化管理模式的基本原則，也是紙質(zhì)管理模式的基本原則。為了一己之私，隨意更改房屋權(quán)屬檔案，不僅會對產(chǎn)權(quán)所有者造成傷害，也會損害國家和政府的信譽。

3房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的具體實施方案

3.1謹慎選擇數(shù)據(jù)庫

目前，最先進的存儲系統(tǒng)就是全光纖架構(gòu)的SAN存儲系統(tǒng)，不僅能確保系統(tǒng)的高能和可靠，針對產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，除了要有這樣高能的存儲系統(tǒng)外，還要建立一個完善的光盤備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以免數(shù)據(jù)丟失或被盜。與此同時，為該備份恢復(fù)系統(tǒng)配備高度的自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對其高度的自動化控制。最后，要及時更新數(shù)據(jù)庫，因此，要建立完善的動態(tài)更新機制，確保資源的有效性。

3.2加強人員培訓(xùn)工作

對檔案管理人員的培訓(xùn)包括兩種：一種是讓其熟悉所選擇的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的操作技術(shù)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)水平。另一種是有針對性的培訓(xùn)，即將管理人員劃分為記錄員、掃描員、核查員和備份員等，讓他們熟悉自己的職責(zé)范圍，學(xué)會合作，從而不斷提高數(shù)字化管理的工作效率。

3.3數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份和審核人員的選擇

數(shù)據(jù)的錄入者必須是具有高度責(zé)任心以及打字速度較快的人，具有高度的責(zé)任心，才不會在錄入數(shù)據(jù)的過程中粗心大意，因為其打字速度較快，能夠勝任這份高強度的工作。數(shù)據(jù)掃描人員也需要秉承著高度負責(zé)的精神，在掃描過程中不能漏掃，隨意刪改掃描數(shù)據(jù)，以免對房屋權(quán)屬所有者造成難以挽回的損失。數(shù)據(jù)備份人員的工作不單單是備份，還包括對前兩位工作的再度審核，確保信息無錯漏，才能為其做好備份。最后是對所有數(shù)據(jù)進行審核，審核人員必須錙銖必較，兢兢業(yè)業(yè)，審核時要全方位核對各類信息，不能應(yīng)付了事。

3.4開放式管理

開放式管理包括兩方面內(nèi)容：第一，權(quán)利人能夠查看自己的檔案，即房產(chǎn)登記機關(guān)不能阻止單位或個人查看自己的權(quán)屬登記信息。第二，權(quán)利人能夠隨意變更自己的房產(chǎn)權(quán)屬信息，因為信息的所有者是該單位或個人，因此，對自己房產(chǎn)權(quán)屬信息的更改是理所當然的事情，相關(guān)部門不能阻止。

4結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，房屋權(quán)屬檔案的管理必須依賴數(shù)字化存儲備份恢復(fù)系統(tǒng)，紛繁復(fù)雜的市場和權(quán)屬檔案，需要更精細化的管理，以實現(xiàn)資源的共享。因此，有關(guān)部門要加強對存儲備份恢復(fù)系統(tǒng)的管理、對工作人員的篩選和培訓(xùn)，確保其工作的專業(yè)性以及認真負責(zé)的工作態(tài)度。還要注意信息的開放式管理，同時，注意信息的真實可靠和安全性，避免數(shù)據(jù)丟失、被盜。

作者:裴亞艷 單位:吉林省公主嶺市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心

參考文獻：

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