高校檔案資源管理價值與原則分析

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摘要：隨著社會的快速發展及信息化程度的提高，激活檔案資源，充分發揮其管理價值，是高校管理人員、教師和檔案工作者面臨的一項重要課題．激活高校檔案資源，能充分挖掘和合理配置高校人力、物力、教育教學和科研資源，對高校建設和發展具有重要意義．激活高校檔案資源，應當遵循共享性原則、紀律性原則、保密性原則、規范性原則．

關鍵詞：高校檔案資源；激活；管理價值；原則

1引言

檔案是反映人類社會實踐活動的原始記錄，是世界文明發展到一定程度的產物，在社會發展歷史中發揮著特殊重要的作用．存在于檔案中的那些原始性、基礎性的信息資源，只要我們能認真地挖掘、充分地利用，就能清楚地認識人類社會生存發展的脈絡和軌跡，使這種珍貴的歷史記憶成為現實社會發展不可替代的寶貴財富．高等學校的檔案也是如此，高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校、社會具有保存價值的文字、圖像等形式的記錄資料，及時歸集編檔管理，科學地予以利用，同樣能成為高校自身發展以及社會發展的寶貴財富．合理激活檔案資源，充分利用大量的原始性、基礎性檔案資源，對學校管理工作有著怎樣的價值、應遵循什么樣的原則，值得我們深入研究和思考．

2文獻綜述

檔案學是信息科學和歷史科學的重要分支學科．檔案問題的研究一直是學術界研究的熱點．通過輸入關鍵詞發現，近10年來知網上涉及研究檔案管理問題的學術論文上萬篇，其中在權威期刊發表的論文就超過了1000篇．這些論文都是從檔案管理和提升服務質量的視角來研究的．如：郭若涵等研究了在突發公共衛生事件檔案管理中后現代檔案學理論應用問題［1］；曹玉基于現代社會檔案管理的責任與義務，研究了檔案管理社會責任倫理的政治、法律與道德責任類型及其普遍性、前瞻性、階段性與自律性的特點［2］；畢娟從集成模式研究了提升檔案管理與服務對策問題［3］；武志芳在分析高校人事檔案管理面臨新問題的基礎上，研究了高校人事檔案管理的改革路徑［4］；蔣冠研究了國家綜合檔案館數字檔案資源服務質量提升問題［5］；李文慶等基于現代信息技術，研究了實現高校檔案管理信息化、自動化問題［6］．從高校檔案資源對管理所產生的價值視角來研究的文獻較少．本文試圖結合高校檔案資源的內容和特點來分析其對高校管理的價值和原則，以彌補現有研究的不足．

3激活高校檔案資源的管理價值

高校檔案記載著高校的辦學歷史、管理過程與文化資源，是高校長期發展過程中積累下來的管理經驗與大學精神．激活檔案資源有兩層含義：一是查閱和搜集，二是利用和開發．雖然高校檔案為高校過去了的歷史，但通過有效激活，實現其資源的再開發、再利用，對高校管理會產生獨特的價值．3．1有助于充分挖掘和合理配置高校人力資源高校人事檔案是高校檔案中必不可少的一部分，覆蓋了高校所有在職工作人員和曾經在校工作過的人員，包括從事基層工作的勞務人員、普通教師、專家學者和各級各類管理人員，這些人員是高校賴以生存和發展的最重要的人力資源．在高校工作的各級各類人員，多的高校有上萬人，少的也有上千人，對于各級各類管理人員來說，一般很難全面了解和掌握這些規模龐大的人力資源．通過調閱高校的人事檔案材料或電子檔案，就可充分了解這些資源．特別是對于各級各類管理人員來說，人力資源的優化組合與合理配置是節約管理成本、提升管理效率的最重要的前提．通過與檔案管理人員配合，查閱相關人事檔案，可全面掌握所管理人員的年齡結構、學歷結構、職稱結構、職務歷史、能力狀況等各類相關情況．并通過研究，進一步利用和開發這些人力資源，進行重新組合或調配，可充分挖掘本單位人力資源，做到合理配置與利用，實現其人力資源的管理價值．3．2有助于充分挖掘和合理配置高校物力資源高校后勤檔案也是高校檔案不可缺少的一部分，其記載著高校所有的關于房屋建筑、水電設備、綠化環境、周邊環境、道路設施、體育設施、辦公設施等基礎物力資源．而且高校的這些資源既分散又龐雜，管理人員很難全面了解和把握．通過查閱學?；A設施建設的檔案材料或電子材料，就可全面掌握這些資源，并通過進一步的研究進行開發利用，對本單位利用這些資源降低管理成本具有重要價值．如二級學院在組織學術會議時，如果不了解學校的學術報告廳資源，就有可能與其他院系發生沖突，一旦全面了解后，就可能在發生沖突時利用其他學術報告廳來解決這一問題．3．3有助于充分挖掘和合理配置教育教學資源高校檔案記錄最多的應是學校的教育教學資源，這里不僅有諸如教室、實驗室等硬件資源，更多的是記錄了歷年教學狀態的軟件資源，如教務處歷年的教學計劃、課堂教學、實踐教學、歷屆學生成績、教師課堂競賽、學生學科競賽、人才培養方案修訂、教學改革課題申報和審批、學生創新創業課題的申報和審批等大量的檔案．這些檔案資源是對學校所有教學狀態的反映，是學校最寶貴的教學資源和財富．對于學校分管教學工作的領導、二級學院院長、分管教學工作的副院長、普通教師、輔導員來說，這些資源尤其重要．通過查閱這些檔案并研究開發、利用這些資源，對管理層的教育教學管理決策、教師層的備課、輔導員有針對性實施對學生的教育引導等有著基礎性的指導價值．例如，教務處對人才培養方案的修訂，只有在借鑒、研究歷年的人才培養方案基礎上，才能結合新時展的要求，構建合理有效的新人才培養方案．專業班級輔導員只有在通過查閱學生的檔案，充分了解學生個性或家庭背景的基礎上，才能實施有針對性的輔導和教育．3．4有助于充分挖掘和合理配置科學研究資源高校不僅肩負著培養專業人才的教學工作任務，也擔負著開發創新的科研工作重任．因而會產生大量的科研工作檔案，尤其對于重點本科院校來說，由于擔負的科研任務多、級別高，科研工作者隊伍規模龐大，這些檔案資源更是汗牛充棟．如歷年各種級別的科研人員檔案、科研成果檔案、科研課題檔案、科研成果轉化檔案、校外科研資源檔案等．由于數量多、種類多，一般科研人員和管理者很難全面了解和把握．如果不充分了解這些資源，學校在科研管理方面、教師在申報科研課題或做課題的過程中都可能是盲目的、無知的．如果搜集歷年的科研檔案材料并加以充分利用和開發，管理者可合理配置學校科研資源，實現現有資源的有效布局和管理；科研工作者可在申報課題或做課題中，調配學校已有的相關科研力量、申報學校有優勢的科研課題、提升科研效率完成課題任務等．如高校教師在選擇科研課題主題時，如果能結合學科在某一方面的科研優勢，組合學校最得力的科研人員形成科研團隊，其申報成功的概率會提升很多．

4激活高校檔案資源的原則

按照檔案管理工作相關制度要求，在激活的同時，檔案的利用、開發也應當遵守和把握好一些重要原則．4．1激活高校檔案資源應當堅持共享性原則《中華人民共和國檔案法》第二條第二款對“檔案”一詞作出如下法律規范：“本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄．”這里從時間、空間和價值量三個維度全面概括了“檔案”的含義，從它涉及對國家和社會產生廣泛的價值影響來看，我們要激活檔案資源的服務功能，就應當充分注重檔案自身具備的廣泛價值，積極創造并提供更多的查閱、利用平臺與手段，努力實現其價值的廣泛共享性．4．1．1激活高校檔案資源功能，以檔案資源的充分性和便捷性推進廣泛的共享就國家檔案而言，其內容主要涉及政治、軍事、經濟、科技、文化、社會、生態環境和宗教諸多方面．就某所高等學校，內容就更加具體了：教職工的人事檔案、學生檔案、教學檔案、科研檔案、財務檔案、基建檔案、儀器設備檔案、圖示資料檔案、校園文化檔案、學校變遷檔案……所有這些年代不同、層次不等的大大小小的檔案資源，全都具備服務的功能，全都在“激活”的范圍之內．檔案工作者為了激活檔案服務功能，一是要保證入庫資源的全面性，要高度重視內容的廣泛性，不應該有選擇性地眷顧與突顯，更不應該有選擇性地忽略與遺忘．二是要提高查找使用入庫資源的便捷性和可靠性，在檔案資料的接收、編排、歸類整理、查閱管理工作過程中，既要依靠結構式管理，提高檔案的查全率、查準率；又要及時做好入庫資料的數字化轉化，積極降低檔案出庫率，使檔案利用更加方便快捷．只有這樣，才能充分激活和發揮檔案資源廣泛的服務功能，提高檔案服務功能的共享性．在當今知識經濟時代，激活和促進檔案資源共享具有特別重要的意義．它是伴隨著各項社會活動形成的文件，它其實就是一種資源整合，是服務創新的一種模式．4．1．2激活高校檔案資源功能，要以凸顯檔案資源的價值性來鼓勵和引導廣泛的共享美國社會學家詹姆斯．科爾曼說過，社會發展不僅需要經濟資本，也離不開社會資本和文化資本．而社會資本“并非某種單獨的實體，而是構成社會機構的各種要素組成的整體，包括信息網絡、權威關系”等，進而把社會資本看成是增加個人利益和解決社會問題的重要資源［7］．而檔案資源其實正是一種隱性的社會資本和文化資本資源，誰能更好地、有效地激活它，它就能幫助誰更便捷進行社會交流、溝通和增強社會凝聚力．例如，普通高校在招生就業、各類人員培訓、面向社會的文化傳播這些方面，都可以加強利用學校檔案資源制作、開發并向社會輸送信息，以此滿足不同消費層次的文化教育需求，為當前社會經濟建設發展提供信息資源，達到資源廣泛共享，同時又能提升高校自身社會形象，不斷為學校創造效益．激活高校檔案資源功能，可以在不同領域引導、利用和互動，特別在當前信息化高速發展的時代，每個單位和部門的檔案機構都會以檔案資源社會共享為目的、提供社會服務為宗旨，利用網絡技術、計算機云平臺等信息手段，讓單位內部的檔案實體“動起來”，既及時提供自身所形成的檔案資料，讓檔案館藏資料豐富起來，又積極實現功能的轉換，讓檔案提供與利用資源越多的部門越能優先獲得資源和擴大社會影響，在矛盾的對立統一中實現共享性．例如在高校各院、系中定期檔案利用率最高的前幾位名單，并采取措施將這些院系的專業檔案作為優先進館的重點，把這些院系的科研成果重點推送，以此大力促進檔案更加廣泛的共享．同時還可以將檔案進行“數字化處理”，按照各自檔案機構的不同特色，建立自己的網頁、網站等．由此滿足社會利用者不同形式、不同內容的要求，輕松選擇網上下載、閱覽，方便快捷地得到自己所需內容，從而實現檔案信息資源的共享利用，提高其利用價值．這實際上就是以激活檔案服務功能來實現資源整合和服務創新．4．2激活高校檔案資源應當堅持規范性原則《辭?！分小皺n案”的簡潔概念為“保存起來以備查考的文件”．簡單地說，檔案活動就是一為“存”，一為“查”，但存與查是否有意義，決定于怎么“?！薄⑷绾巍皞洹保畯谋举|上說，檔案的生命線就是“?！贝娴煤茫辍皞洹币撞椋瑱n案只有盡可能地發揮它的服務功能才有存在的意義．而要做到保存好、完備易查，就必須具有嚴格的規范性．檔案資料絕不是任何可隨意收集保存的文件及實物，也不是地攤文學，可任意進行描摹篡改．檔案是有價值的文獻集合，是厚重的國事國策的集合，是國家機密的集合，是人類文明成果的集合．檔案的每一段文字、每一幀照片、每一幅圖表，都是嚴肅而神圣的，是不容褻瀆和冒犯的．因此，我們在強調激活檔案資源功能的同時，必須強調檔案資源的規范性．在信息時代，各種信息每天都呈爆發式增長，高校作為信息集中交流的場所，檔案資源在深層次發展過程中，其規范性越來越重要．所以，對激活檔案資源功能的規范性應予以高度重視，應不斷將檔案資源進行有效整合，不斷推進入館信息資源有序化，不斷深化檔案資源利用的廣泛實踐，從而實現檔案服務功能效用的最優化．4．2．1激活利用檔案資源要建立嚴格的程序檔案作為“備查考的文件”，這個“備”就包含了檔案查閱、復制、摘錄的方式和程序．檔案利用人要“查考”何種類型的檔案、何種級別的檔案，首先必須事先向相關管理機構提出申報，在得到正式批準后再按一定的程序完成查閱、復制工作．《中華人民共和國檔案法》規定：“單位和個人持有合法證明，可以利用已經開放的檔案．”例如對學校館藏檔案進行激活利用，首先必須符合國家規定，還要報校長或主管校領導批準后，方可對外開放；而社會其他單位和個人需要利用檔案時，應持單位介紹信或本人身份證方可查閱．利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》．即便是備考網絡商務檔案，也必須按相關程序規則辦事．不符合程序、違背原則的做法是絕對不允許的．對個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，可以通過征集、代管等形式進行管理．特別是音頻、軟件、數據庫等很多非規范性的動態信息和電子產品，它們涵蓋面廣，不同類型的檔案機構在網絡信息歸檔和保存中承擔不同責任，社會各組織內部的檔案機構是網絡信息歸檔和保存的基礎性業務機構，它承擔著對與其自身有關的各類網絡信息進行捕獲和存檔的任務［8］．若資源整合不到位、不規范的話，它的資源分布和流通都會不均衡，就不能達到信息資源的有序化，就會影響網絡信息服務資源共享效用的最大化．4．2．2激活利用檔案資源要有權責意識，遵守相關制度和紀律查閱、復制不同種類不同級別的檔案資源，必須受到相應紀律條款的約束．能否摘抄，能否復制，能否外借，諸如此類，都必須按紀律按規定辦事．在實際工作中，檔案工作人員可能會碰到蠻不講理、越規逾矩索取檔案資源的行為，對這種行為應當嚴肅批評、堅決抵制．例如高校的黨群、行政類的黨委會議記錄和紀要，校長聯席辦公會議的會議記錄和紀要等，查閱人如果需要查閱和借閱，必須嚴格按照檔案規章規定的紀律要求辦事：不能隨意借出，更不能出現任意涂改；認真組織相關部門的責任人員進行不定期的學習培訓，建立健全檔案法律意識；按照國家行政主管部門的檔案法規文件辦事，如《檔案法實施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等，保證在需要檔案資源時嚴守紀律，不隨性而為．檔案部門也要為檔案利用者創造條件、簡化手續，保證服務的便捷性，對檔案資料予以公布時，應認真審查并嚴格遵守國家相關規定，不得損害國家安全和利益，也不得侵犯他人的合法權益［9］．4．3激活高校檔案資源應當遵循保密原則一般來講，在各部門、單位檔案管理機構的檔案資源中，都會有涉及個人隱私的、涉及單位重大利益的、涉及項目生死存亡的甚至涉及國家發展成敗的檔案資料．高校檔案在這方面主要是涉及科研成果、技術研發之類的檔案．對這些檔案資源，都有相關的嚴格的保密制度并確定了保密級別．毫無疑問，檔案查閱人需要使用這類檔案資源時，必須嚴格遵守保密規范、查閱級別和保密承諾，可以查閱的就申報查閱，不該碰的則必須保持應有的距離．在使用這些檔案資源的過程中，如果出現泄密造成損失，則必須及時追查，追究責任，予以嚴肅處理．所以，檔案單位對于核心檔案資源的“激活”，必須慎之又慎，必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十四條所做出的保密檔案密級的變更和解密的規定，必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規定．高校還應當注意，按照規定嚴禁將檔案資料隨意向社會團體和外國組織出賣或贈送，若各級各類檔案館以及機關、團體、企事業單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案資料，進行國際文化交流，以適應經濟建設、科學研究和科技成果推廣等需要，則必須經過國家檔案局或省、市、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，才可以向國內外相關單位和組織提供、贈送、交換檔案的復印件［10］．對高校來說，實物檔案資料包括獲獎獎牌、名人字畫等．如果需要開展國際交流或展出，高校已經畢業的學生如果出國留學需要錄取信息、學籍資料、成績信息等，都必須在將這些信息資源利用好的同時，進行細致嚴格規范管理，對相關方認真協調，根據各自需要，找準范圍，找準位置，進行有針對性的定點服務．

5結論

總之，激活高校檔案資源功能，必須充分調動檔案資源管理方和需求方的能動作用，廣泛開發利用檔案資源，積極充分地為高校建設和發展服務．對檔案資源若不重視開發利用，只是一味地收集整理，即使汗牛充棟、價值連城，它也不會有“生命的活力”，無法為社會發展提供有力的服務．在高校建設和發展過程中，要時時客觀地記錄人們在管理、建設、教育、教學、科研等方面的發展印跡，檔案管理機構和工作人員一定要以發展的眼光，和高校各級各類人員一道積極開發利用檔案資源，共享高校文化財富，促進高校發展和進步．只有激活了檔案資源的管理價值，才能更好了解事物未來的發展趨勢，為清醒地謀劃未知將來提供有力證據，才能更好把握正確的發展方向．這正是激活檔案資源功能的高超境界，體現了激活檔案資源價值的最佳效應．激活高校檔案，充分利用和開發檔案資源，在學校建設與管理、教育教學改革、科學研究工作中都有著十分重要的信息價值和決策價值．因此，無論是高校的領導層還是中層干部，或是普通教師和普通工作人員，都應當重視檔案的激活、利用和開發研究．

參考文獻：

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作者:趙菁菁 單位:長沙學院綜合檔案室