高校進口儀器采購合同管理思考

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摘要：在“雙一流”高校建設促進高等教育質量和內涵發展舉措的引領下，高校改革發展的步伐不斷加快，尤其是醫學高等院校，科學研究、學科建設的迅速發展，已然成為學校發展建設的主力軍。高端、單臺金額較大的進口儀器設備已呈現逐年增長趨勢。進口設備采購合同簽訂逐年增加，因此進口設備合同管理已成為高校貨物采購管理中的重要部分，尤其對高校控制風險、防治腐敗具有重要的意義。文章通過對進口儀器設備采購合同管理現狀、匯率變動、流程管理、風險防控等進行分析，進一步完善其合同管理過程，使高校進口設備采購合同管理工作真正落到實處，為學校的教學、科研、人才培養保駕護航。

關鍵詞：高校;合同管理;進口儀器設備;管理模式

隨著高校采購種類的多樣化，采購量的日益擴大，采購金額的不斷提升，尤其是近年來高校科學研究的迅速發展，海外高等人才的大力引進，高精尖儀器設備的啟用。這就要求科研儀器設備的配置要與科研發展的步調相匹配，尤其進口儀器設備的采購需求逐年增加，進口設備采購合同簽訂也隨之增長。進口儀器設備具有金額較高，采購周期長，免稅辦理，匯率波動，采購流程中涉及單位較多，其中還包括外貿公司、海關等校外單位等特點，涉及的相關審批手續較為復雜，因而在實際管理過程中可能會遇到更多的問題，帶來一定的風險。本文通過對高校進口設備采購合同管理現狀分析，進一步完善合同管理過程。

一、合同管理現狀

1.合同審核。一般需要對供應商的經營范圍和經營資格進行審查，尤其是進口儀器設備，需要對國內商的資質及其商業信譽進行調查評價。我校有專門的審計部門對合同對象的法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件進行審查，評估合同簽訂對方的信用狀況以及履約能力，并在其合同履約過程中關注資質、信用有無變化。2.合同簽訂。進口設備的簽訂大多是與國內的商簽訂，為了規避匯率變動，結算方式主要為人民幣包死價。但也有少量簽訂條款中涉及外匯結算，進口儀器設備簽訂合同后免稅辦理、清關等程序，到貨周期較長，一般為3到6個月，匯率波動較大，出現結算付款與預算相差甚遠，從而導致用戶部門預算不夠的現象。從而導致合同風險把控不嚴，違約處理風險增加。3.合同履行。合同簽訂后，合同雙方應一起遵循合同約定條款，根據合同的內容、性質和目的履行義務。尤其進口儀器設備，要進行設備性能測試、分析，確保合同全面有效履行。4.合同簽訂后的驗收、結算。合同簽訂后，進口儀器設備需要相關免稅辦理，清關到貨后的驗收工作一般由職能部門、用戶部門以及供應商參與，如果涉及商檢的設備，還需要海關等校外單位參與。進口儀器設備由于指標的復雜性、專業要求，驗收有時會需要專業的場地和條件進行設備性能調試。并且嚴格按照合同的標的物條款進行履約驗收。合同結算是合同履約過程的重要環節，既是對合同履約的監督，也是對合同條款的審查，一般由用戶部門辦理入庫、財務部門辦理結算手續。

二、匯率變動對進口設備采購合同的影響

高校的年度預算是對一年的采購計劃的總體規劃。其中進口儀器設備的采購計劃是年度采購總預算中較為重要的部分，對年度整體采購預算計劃有重要的影響。人民幣匯率的變動不僅會影響采購預算的執行情況，而且對進口儀器設備采購合同的內容也會有一定的影響。我校目前采用的一般結算方式為人民幣包死價，這樣就最大限度地避免了匯率變動風險。但也有少部分進口設備是采用外匯結算，采購合同條款一般會注明付款結算的方式、時間等，合同結算的時間段不同所對應的人民幣匯率就不同，所支付的金額就會隨著匯率的上升或者下降而變化。

三、進口儀器設備采購合同流程管理

目前進口儀器設備普遍金額較高，結合我校的實際工作，超過10萬元人民幣的采購項目需要進行論證、招標采購。大部分的進口儀器設備都需要通過招標方式進行采購。由于進口儀器設備合同簽訂后采購周期較長，流程中涉及單位較多，因而在實際工作中可能會遇到更多的問題。合同管理體現了采購合同過程的閉環管理，包含合同的簽署、辦理免稅、清關、商檢、資料歸檔等環節。高校進口儀器設備采購合同管理流程如圖1所示。

四、進口儀器設備采購合同管理的風險防控

作為政府采購的其中一員，高校進口儀器設備采購活動，也具有商業性質，同樣需要在相關法律法規的規范下開展。學校通過建立完善的經濟合同管理制度，用制度法規約束，施以監督，將合同管理工作推向規范化、法制化，使其更加完善。尤其對于進口儀器設備采購合同，通過規范合同的標的物產地、型號、價格、到貨時間等具有重要意義。通過對進口貨物采購合同的準備、訂立以及履行階段進行合法、規范管理，我們能夠做到保護學校資金、維護學校合法權益，進而有效提高進口儀器設備采購效率。

五、合同管理的信息化建設

我校已經實現集中采購合同統一管理模式，并且已初步建立了合同規范管理的采購合同管理辦法以及合同章管理辦法，但仍然停留在傳統的手工模式。信息化合同管理系統的缺乏，導致用戶在查閱采購合同時效率低下，也為學校采購合同整體管理增加潛在風險。合同管理信息化的建設是合同管理效率提升的重要保障，合同是否及時歸檔、合同檔案分類是否便利、科學，使得合同管理信息化建設具有重要的指導意義。

六、結語

隨著高校科學研究、人才培養的快速建設和發展，進口儀器設備的采購成為學校采購中不可或缺的部分，進而相關合同管理的工作尤為重要。采購主管部門通過對進口儀器設備采購全程管控，以合同管理為基礎，公開、公正、透明的進行物資采購工作，增強服務意識，自覺維護學校利益，促進教育教學、人才培養和科學研究的穩步發展。

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作者:徐芹 單位:徐州醫科大學招投標工作辦公室