高校教務(wù)檔案規(guī)范化管理論文

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一、高校教務(wù)檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容及價(jià)值功能

1.高校教務(wù)檔案的組成。高校教務(wù)檔案是高等院校在教學(xué)程序運(yùn)轉(zhuǎn)中所形成的具有重要儲(chǔ)存意義的各類(lèi)資料的歷史記載，是凝結(jié)著院校師生以及教學(xué)管理工作人員勞動(dòng)成果和智慧的寶貴財(cái)富。伴隨著高等教育的快速發(fā)展，教育改革的不斷深入以及教學(xué)工作水平的不斷提高，高校教務(wù)檔案管理作為高校整體管理的一部分，面臨著新的挑戰(zhàn)，必將為了適應(yīng)學(xué)校的改革發(fā)展需要而要不斷地提高管理水平。對(duì)于高校教務(wù)檔案的構(gòu)建或高校教務(wù)檔案的保管范圍，專家們存在不一樣的區(qū)別方式。周學(xué)穎根據(jù)資料類(lèi)、籍貫類(lèi)、考卷類(lèi)、教學(xué)規(guī)劃類(lèi)、教務(wù)保管類(lèi)和章程規(guī)則類(lèi)區(qū)分；郭榮祥根據(jù)政治管理、教務(wù)管理和籍貫管理區(qū)分；巫彩云卻是依據(jù)教學(xué)教務(wù)、教師檔案以及學(xué)員檔案區(qū)分；邱成華、葉建國(guó)、文莉蓉這些人則把高校教學(xué)檔案的保管范圍區(qū)分得更詳細(xì)。本文傾向于郭榮祥等專家的觀點(diǎn)，就其檔案管理的內(nèi)容，認(rèn)為高校教務(wù)檔案可以分成三類(lèi)。但是總體上不管如何區(qū)分，都必須要在遵循《教育檔案劃分表》以及《中國(guó)檔案劃分法》劃分指標(biāo)的前提下，聯(lián)系院校和單位的實(shí)際情況，本著容易貯存、方便使用的準(zhǔn)則實(shí)施。

2.高校教務(wù)檔案的價(jià)值功能。高校教務(wù)檔案工作的重要性，是由教務(wù)檔案的價(jià)值與功能決定的。因此，從高校教務(wù)檔案管理的價(jià)值功能來(lái)看，筆者將其概括為如下三點(diǎn)。

（1）為資料考察提供憑據(jù)。教務(wù)檔案作為高校檔案管理體系的一個(gè)子系統(tǒng)，是教務(wù)管理工作運(yùn)營(yíng)的歷史記載，誠(chéng)如在通常意義上的“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”。教務(wù)檔案之所以擁有這樣的憑據(jù)功效，它的突出特征就在于它的初始性好，擁有別的信息不能替代的功能。教務(wù)管理者要深入地開(kāi)展工作，探尋高校教學(xué)教務(wù)的特點(diǎn)和規(guī)律，草擬相關(guān)材料，解決相關(guān)問(wèn)題等等，必然要參考教務(wù)檔案；教師要清楚往屆的課程狀況，用來(lái)指導(dǎo)教學(xué)科研，學(xué)生要清楚自己以前的學(xué)習(xí)狀況，要進(jìn)行深造或去國(guó)外上學(xué)等等，也需要參考教學(xué)檔案。這一系列現(xiàn)象都說(shuō)明了高校教學(xué)檔案所擁有的查詢憑據(jù)功效。

（2）為校務(wù)決策提供依據(jù)。高校教學(xué)檔案擁有提供決策支持的功效在于，教學(xué)檔案可以為保管人員、教師以及學(xué)員提供決策性、導(dǎo)向性、持續(xù)性以及擴(kuò)張性的全面真實(shí)的指導(dǎo)憑據(jù)，為院校實(shí)施教務(wù)管理工作提供歷史憑據(jù)，為院校領(lǐng)導(dǎo)組織教務(wù)活動(dòng)和教學(xué)決策，乃至確定教學(xué)改革方略，在依據(jù)教務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)的分析并采取有效的方法方面給出合理、有力的支持。

（3）為教務(wù)管理提供資料和經(jīng)驗(yàn)支持。在實(shí)際工作中，教務(wù)管理人員應(yīng)該怎樣正確地訂立教學(xué)規(guī)劃，合理地安排課程等等，除了要確立新的管理理念，不斷地掌握新的知識(shí)，還要結(jié)合過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和資料，從中汲取有益的營(yíng)養(yǎng)。如教務(wù)管理人員在新的管理理念的指引下，翻閱教務(wù)檔案資料，并借鑒學(xué)習(xí)其他院校教務(wù)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，制定新的教學(xué)管理措施，為提升教務(wù)和教學(xué)工作質(zhì)量提供資料和經(jīng)驗(yàn)支持。

二、高校教務(wù)檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題

1.教務(wù)檔案保管人員檔案觀念薄弱，專業(yè)的教學(xué)檔案保管人員欠缺。目前在一些高校，檔案管理工作“談上去重要，實(shí)施起來(lái)次要，實(shí)際操作起來(lái)不行”的情況還是司空見(jiàn)慣的。很大一部分檔案保管人員兼任其他教務(wù)工作和行政事務(wù)工作，日常性工作的繁瑣再加上對(duì)檔案歸屬觀念的漠視，導(dǎo)致一系列初始資料沒(méi)能夠在第一時(shí)間歸入檔案管理。

2.教務(wù)檔案保管人員的整體素質(zhì)需要進(jìn)一步加強(qiáng)。教務(wù)檔案保管工作與日常性教務(wù)工作不同，它是一種保密性較強(qiáng)的工作，要求檔案保管人員要有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和使命意識(shí)，而做到堅(jiān)守職責(zé)不泄露私密，這是檔案保管人員應(yīng)該具備的最基本的職業(yè)素質(zhì)。另外，教務(wù)檔案保管人員一定要有豐富的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)、熟練的電腦操作技能和檔案保管業(yè)務(wù)水平。然而，目前一些高校的教務(wù)檔案管理工作不盡人意，其中很重要的原因就是相關(guān)人員的整體素質(zhì)欠缺。

3.教學(xué)檔案承載體簡(jiǎn)單，同現(xiàn)實(shí)情況脫節(jié)。目前一些高校的教學(xué)檔案承載體仍然是紙張。這些高校紙質(zhì)檔案管理比較全面細(xì)致，但是非紙質(zhì)檔案的保管卻沒(méi)有引起足夠的重視。紙張文檔擁有長(zhǎng)遠(yuǎn)、消極、穩(wěn)定不變等特征，相較于守舊的紙張檔案，非紙質(zhì)檔案以其承載體的方式多樣化，資料的可操作性、可更改性、共同利用性、重復(fù)利用性以及遠(yuǎn)程傳遞性的特征而表現(xiàn)出它特有的優(yōu)點(diǎn)，是現(xiàn)在和今后檔案管理的重要措施。盡管非紙質(zhì)文檔存在不牢固性、非長(zhǎng)遠(yuǎn)性、不消極、易變化的特點(diǎn)，但它的優(yōu)勢(shì)是客觀存在的。我們應(yīng)該從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，紙質(zhì)文檔和電子文檔相輔相成，提升教務(wù)檔案的科學(xué)化管理水平。

4.教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，利用程度低。目前有的高校在教學(xué)檔案存儲(chǔ)資料的使用方面大體上處于停滯狀態(tài)，經(jīng)常是關(guān)注“入”而忽視了“使”，或是因?yàn)闅w檔的延時(shí)拖拉，利用起來(lái)特別不便利，從而使教務(wù)檔案失去了應(yīng)有的真正意義上的利用功效。

三、高校教務(wù)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

1.提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注程度。檔案管理是一種很細(xì)微很繁雜的工作，并且檔案保管的時(shí)效性特征也制約著其重要意義需要在一段期限之后才可以表現(xiàn)出來(lái)，但是并不能因?yàn)檫@種情況就可以忽略對(duì)檔案保管工作的關(guān)注。一方面高校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案保管工作給予高度關(guān)注，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，要在體制構(gòu)建、團(tuán)隊(duì)構(gòu)建、管理方法和技能提高方面上給予協(xié)助和支持。另外，檔案保管人員更應(yīng)該加強(qiáng)自身素質(zhì)的完善和提高，以對(duì)檔案保管高度負(fù)責(zé)的精神，不斷提高檔案管理水平，提高教務(wù)檔案的利用率。

2.提升管理水平，實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。當(dāng)前，一些高校教務(wù)檔案管理在搜集、處理、歸類(lèi)、存檔等工作上都不盡人意。教學(xué)機(jī)構(gòu)的緊急任務(wù)之一是除舊革新，建立健全與時(shí)展同步的檔案保管體制，訂制出適合學(xué)校教務(wù)管理規(guī)律、擁有可管控性的各種教務(wù)檔案的管理章程和規(guī)則，使高校教務(wù)檔案保管步入體系化、制度化、合理化的正確軌道。訂立的章程規(guī)則應(yīng)該含有教務(wù)檔案保管人員職位、職位任務(wù)、教務(wù)檔案立卷存檔的實(shí)行細(xì)則、教學(xué)檔案存檔范疇和保管日期、教學(xué)檔案存儲(chǔ)室必須制定的保密規(guī)則等等。

3.完善管理平臺(tái)，發(fā)揮教務(wù)檔案在院校教研中的功能。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，位于科技領(lǐng)先水平的高校要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段，構(gòu)建高校教學(xué)文檔管理資信體系，實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化。在信息資料存檔時(shí)應(yīng)該關(guān)注紙質(zhì)文檔信息和電子文檔信息的相輔相成的合理配置，依照合理的程序把準(zhǔn)備歸檔的信息編碼整理，構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息管理為主要手段的教務(wù)檔案管理平臺(tái)。檔案保管的最終目的是為了更合理地給使用者帶來(lái)便利。因此檔案管理者應(yīng)盡職盡責(zé)，充分發(fā)揮教務(wù)檔案的應(yīng)用效能，主觀能動(dòng)地為教學(xué)研究等一系列工作大開(kāi)方便之門(mén)。在這一點(diǎn)上，檔案保管人員應(yīng)解放思想，更新理念，從封閉的傳統(tǒng)的檔案管理體制中解放出來(lái)，在完成好檔案保管各項(xiàng)根本性工作基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)，增強(qiáng)包括全體師生在內(nèi)的相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)，提高檔案資料及時(shí)歸檔和合理利用的觀念，要讓相關(guān)人了解到，在教學(xué)活動(dòng)和教務(wù)管理中所出現(xiàn)的檔案資料是院校的珍貴財(cái)富，一定要按規(guī)定系統(tǒng)存貯。檔案管理工作者還應(yīng)該借助所有機(jī)會(huì)，傳遞館藏文檔資信，讓不同學(xué)科的研究人員了解文檔的現(xiàn)狀，并給他們的學(xué)術(shù)科研提供快捷的查詢服務(wù)，從而使他們能夠找到有意義有價(jià)值的學(xué)術(shù)科研資料，使教務(wù)檔案在提升學(xué)?？蒲兴椒矫姘l(fā)揮作用。

4.檔案管理者必須明晰自身責(zé)任，不斷提高自身素質(zhì)。高校教務(wù)檔案管理是專業(yè)性很強(qiáng)的工作。為了把檔案管理工作完成好，要選用具有專長(zhǎng)的人員從事檔案保管工作。一方面檔案管理人員要具有遵守法紀(jì)的思想政治修養(yǎng)，具有一心一意敬業(yè)愛(ài)崗的服務(wù)意識(shí)；另一方面，檔案工作人員要不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提升自身的業(yè)務(wù)水平。需要注意的是，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是教務(wù)檔案電子化管理的基礎(chǔ)，同時(shí)也是引發(fā)信息安全問(wèn)題的關(guān)鍵因素。針對(duì)目前網(wǎng)絡(luò)手段在教務(wù)檔案管理中的廣泛運(yùn)用，檔案工作人員要發(fā)揮創(chuàng)造精神，盡快完成檔案保管工作由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代手段的實(shí)質(zhì)性轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)高校教務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化。

作者:杜成金 張華春 單位:西南石油大學(xué)教務(wù)處