高校檔案管理問題與優化路徑研究

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摘要：融合互聯網進行檔案管理工作不僅能夠提升管理效率，更好地實現對原檔案資料的保管，還能有效解決管理的時間與成本，是適應現代化發展形式的一種檔案管理方式。現階段高校開展的檔案信息化建設尚存在諸多問題。本文通過分析目前高校學生檔案管理的現實情況，運用“互聯網＋”的新理念、新思維針對高校檔案管理中存在的問題提出“互聯網＋”視域下檔案管理的優化對策，進一步推動高校檔案信息化建設水平。

關鍵詞：檔案管理；“互聯網＋”；優化對策

高校學生檔案是記錄學生在校期間各種表現的重要載體，包括學生在成績、獎懲、現實表現、科研、黨團關系等方面的內容，形成對學生、學校和社會有保存價值的真實記錄材料。是國家和社會選聘人才的直觀依據，對用人單位選聘人才具有廣泛的參考價值。為了確保檔案管理的真實性，高校學生檔案管理顯得尤為重要。隨著日前網絡信息技術的更新以及“互聯網＋”的大力提倡，信息發展進步為人們工作和生活的各個領域都帶來新的變化，在此背景下，高校檔案管理應主動與信息技術融合，運用“互聯網＋”的新理念、新思維不斷優化檔案管理工作，從而創建符合新時期高校檔案管理特點和變化趨勢的學生檔案管理模式。

1高校學生檔案管理的現狀

目前，大多數高校的學生檔案管理多為傳統式的管理模式，檔案管理人員的工作依然停留在對大學生檔案資料的收集上，對大學生檔案管理主要通過線下的收集、封裝、保存、轉遞，檔案的轉入和轉出主要依靠人工登記。由于高校對學生檔案管理的重視程度不足，導致沒有形成規范性和強制性的管理文件，管理人員工作怠慢，無積極性和創新性。由于缺乏科學管理意識，導致部分管理工作出現混亂，學生檔案材料入檔不及時、檔案轉遞不規范出現檔案材料丟失的情況。另外在檔案管理過程中，由于工作程序化、創新型不強，工作亮點不突出，導致工作人員對檔案管理的積極性不高。與其他學生管理工作相比，學生檔案管理工作只是學生工作中的冰山一角甚至可以忽略不計，只要不出錯，工作就算完成。以至于導致眾多畢業多年的學生的檔案丟失，錯裝漏裝，甚至出現“張冠李戴”的現象。信息化手段管理模式較為落后，檔案管理過程中人工操作的程序比較多，信息化利用程度較低，學生檔案記載的豐富性不強，無法滿足大學生的發展需要和就業需要。

2高校檔案管理的原則

2．1保密原則。學生檔案屬機密文件，檔案管理部門要嚴格遵守保密制度，未經許可不得擅自將檔案帶出檔案室或向外人透漏檔案內的任何內容和信息。檔案管理部門應選配專人管理學生檔案，并設置檔案室，確保檔案室安全。2．2登記原則。在學生檔案保管、收集、整理、歸檔以及學生檔案的查閱、移交、接收等工作中，需進行登記，做好相關轉遞記錄，建立完整借閱、轉遞記錄臺賬，做到檔案各個運轉環節有記錄、有簽名，確保學生檔案的完整與安全。2．3及時原則。檔案管理人員應根據學校招生部門、教務處、學院等部門移交的學生相關獎懲材料、鑒定材料及時歸檔，對學生檔案進行動態管理。2．4完整性原則。對于學生檔案而言，證明其價值的最基本條件就是檔案的完整性，如果缺失，那么檔案的價值、可用性會受到嚴重影響。所以，在進行檔案收集、管理過程中，保證檔案完整性是最基本的要求。在具體工作中，管理人員每年要對學生檔案材料進行核查，尤其是要對獎懲文件、每年的鑒定材料及時裝入檔案，對于大四學生在畢業前要對其檔案進行系統性核查以保證其檔案完整性。2．5真實性原則。在高校檔案管理工作中，嚴格歸檔程序、保證檔案材料真實性是檔案管理工作最基本的要求。檔案管理人員第一要務是確保和維護學生檔案的真實性，及時將能夠反映學生德、能、勤方面的檔案材料及時入檔，嚴禁錯裝和漏裝尤其是故意不裝的行為。

3高校檔案管理中存在的問題

3．1檔案管理人員思想重視不夠。大部分高校和部門對檔案管理工作存在認識偏差，思想重視程度不夠，在檔案管理人員安排上大部分是工作能力不突出、年齡偏大、計算機水平不過關的人員管理檔案。高校學生檔案管理人員老弱無能化的現象比較突出，而且缺少專職檔案人員，人才結構不合理。由于科學管理意識的相對欠缺，導致部分管理工作人員無法對數字化技術進行充分應用的現象。另外是在檔案管理的硬件設施上配套不健全，經費投入不足。其實是檔案管理人員對檔案管理的重視度不夠，責任心不強。突出表現在對于學生的獎懲檔案不及時入檔，學生檔案材料存放不規范，檔案查詢、領取程序不規范。3．2歸檔內容陳舊、簡單，已不能滿足社會選才要求。高校學生檔案歸檔范圍一般涉及高校招生錄取材料、軍訓鑒定表、學籍成績、黨（團）材料、將成文件、學年鑒定和畢業生鑒定等材料。但是隨著時代和社會的進步、發展，學生檔案信息多元化的要求越來越緊迫。但目前學生檔案內所承載的信息內容簡單、陳舊未能全面反映畢業生在校表現。在社會選才方面，用人單位通過查詢學生檔案，更多的希望是從中了解學生的個人素質、成就、能力、誠信等方面的材料，而檔案中缺乏學生反映這些尤其是綜合素質方面的材料。檔案的鑒定表也多流于形式，很多班主任、輔導員在對學生個人評價中多是套用模板、千篇一律對于學生的特點描述不詳，對于學生的個性材料較少，這很難滿足用人單位想要了解的情況。3．3歸檔工作滯后。檔案材料具有原生性，因獎懲產生的檔案材料應及時歸檔。但多數檔案管理單位大多在學生畢業離校時才突擊整理檔案，平時學生在校期間產生的獎懲材料、鑒定材料一般分散在輔導員、教務員或班主任手中，等到畢業生離校時才再集中整理歸檔。這不僅會造成檔案材料的丟失，而且不利于就業單位全方位了解畢業生。轉專業、降級學生的檔案未能及時調整，導致學生在畢業時存在找不到檔案的現象，往往對畢業生檔案轉遞工作造成被動。3．4未達到畢業條件的學生的檔案處理。不同高校對于未達到畢業條件的學生的檔案處理方式不同，有些學校會將這部分學生檔案跟隨正常畢業的學生一同寄到用人單位或生源地人力資源與社會保障局，待這部分學生達到畢業條件后將畢業材料合檔。另一部分學校的處理方式是將此部分學生檔案暫存學校，待學生達到畢業條件后將畢業材料合檔，再郵寄至學生單位所在地或生源地人力資源和社會保障局。對于這部分學生的檔案管理并未有一個明確的規定。3．5電子檔案網絡化管理有待于規范與提高。往屆畢業生檔案查詢還是依靠人工核查，未能達到歷屆畢業生自助查詢檔案的情況。學生檔案管理信息化手段利用不夠，檔案流轉、轉遞、查詢等工作依然是在線下進行，檔案管理的效率較低不適應社會發展的需求。信息化、網絡化應用不夠，導致針對往屆畢業生查詢檔案工作耗費大量人力和時間。3．6學生檔案意識薄弱。目前，學生只關注成績、關注畢業、關注就業，但對于自己的檔案如何存放，怎樣提取，重視程度不高。加上目前畢業條件越來越嚴，有小部分學生不能正常畢業，并且有部分學生中途退學，往往是這部分學生的檔案會存在丟失或保管不善的情況。當這部分學生走向社會需要遷移戶口或找到的工作單位需要學生檔案，這時學生才會通過各種渠道尋找自己的檔案，往往此時，由于時間久遠，學生檔案管理人員更換頻繁導致找不到相關檔案的現象，最終會對學生造成不利影響。3．7學籍檔案與黨員、團員檔案管理存在脫節。高校在學生檔案管理過程中出現一個學生檔案可能會有三位或更多的老師在進行管理。會存在學籍檔案有檔案管理老師在負責，團員檔案可能是學院分團委老師負責，黨員檔案可能是學院組織員在負責，有些老師非專業檔案管理老師，則會在畢業生檔案歸檔時會出現黨團檔案缺失等情況。

4“互聯網＋”視域下檔案管理的優化對策

4．1提高認識，增強服務意識。做好高校學生檔案工作，是提升高校學生檔案嚴肅性和公信力的現實需要。學生檔案材料的真實性、完整性直接影響到用人單位對高校學生的能力判斷，高校學生檔案是眾多用人單位尤其是國家機關、政府、事業單位、部隊等單位選人用人的標準，檔案管理人員應嚴格按照檔案歸檔程序和檔案真實性、完整性的原則整理檔案，保證學生檔案材料真實、完整。針對檔案管理中出現的漏裝、錯裝、混裝、歸檔滯后等問題，高校和檔案管理人員對檔案管理的重視程度顯得尤為重要，各高校應進一步提高檔案管理工作人員的思想意識，提高檔案管理人員的專業水平、增強檔案管理人員的責任心。尤其檔案管理人員要轉變工作思路，本著立德樹人的根本任務和“圍繞學生、關照學生、服務學生”的工作態度對待檔案管理工作，在檔案的歸檔、查詢、保存、轉遞過程中要有為學生服務的意識和高度的責任感，確保高校學生檔案材料齊全完整、信息真實準確，歸檔及時按程序進行，不能因為管理人員的疏忽侵害學生的正當權益。4．2強化規范管理、建立健全相關機制。目前，在學生檔案管理過程中顯著的問題是沒有規章制度或者規章制度比較陳舊已不適應現在的檔案管理模式。各高校應根據《高等學校檔案管理辦法》，結合自身學校實際制定出本校的學生檔案管理規定，制定相應管理制度、措施和辦法，以規范學生檔案歸檔的質量、程序和時間，規范學生檔案的保管、轉遞和查詢要求，對檔案材料的內容以及各類學生鑒定都應做出統一、具體的指導原則，做到有法可依，有章可循，確保學生檔案的完整性、保密性、真實性、及時性，使學生檔案能夠為用人單位真實反映學生在德、智、體、美、勞、等方面的現實表現。4．3利用信息化技術，規范檔案管理。規范并充實電子檔案，建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。利用現代信息化技術，進行網上檔案信息登記、流轉、轉遞，進一步提高檔案管理效率。高校應逐步形成學生電子檔案，因紙質檔案存儲的有限性，無法將反映學生德、智、體、美、勞等方面的材料全部裝入紙質版檔案中，可將此部分檔案的照片、證書、證明材料形成電子檔案予以保存，待學生畢業后將電子檔案與紙質版檔案一同轉遞給用人單位。開通往屆畢業生檔案網上自助查詢功能，釋放檔案管理員查詢往屆畢業生檔案的壓力。4．4規范學生檔案材料的收集、整理。各高校和檔案管理部門在對學生檔案進行歸檔、收集、整理的過程中應堅持及時性、真實性原則。對于大一新生入校時的檔案要及時進行整理，并及時將大學入學后形成的錄取材料、軍訓鑒定等檔案材料與高中檔案一并歸檔建立學生大學檔案，后期根據學生的專業、班級分類統一進行保管。檔案管理老師要隨時將事發性檔案材料及時歸檔，對于學年鑒定類材料按時間要求及時入檔。并對于學生檔案做好電子檔案信息的維護，需要拍照、掃描形成電子檔案的材料要及時存儲和錄入，爭取做到學生檔案管理線上線下一同維護，同時進行。檔案管理老師要有高度的責任心以保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，避免錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確等人為錯誤。4．5提高檔案管理人員素質，增強學生檔案意識。檔案管理工作是一項專業性、業務性、保密性比較強的工作，各單位在選配檔案管理人員時，要選擇責任心強、計算機水平高、工作紀律性強的同志來擔任。以確保高校學生檔案的完整性。因檔案材料種類的多樣性、檔案保管的連續性對于檔案管理人員要求具有固定性，以確保學生檔案管理過程連續、合規。另外，學校、學院、輔導員要加強在學生中進行檔案重要性的宣傳，提高學生對自己檔案的重視程度，尤其是對于畢業生，學院需通過開會培訓、網上通知、公告欄公示等形式加強對學生檔案轉遞、存放、檔案的作用等相關知識的普及，增強學生檔案意識。4．6未能正常畢業學生檔案的管理。未能達到畢業條件的學生檔案，此時檔案中的資料是不完全的，后期此部分學生如果在規定的修業年限范圍內達到畢業條件能夠獲取畢業證，那么他的檔案存在合檔的問題。筆者認為，為了保證檔案的安全性，這部分學生的檔案可在學校進行保管，待學生達到畢業條件后，檔案管理老師將達到畢業條件的相關檔案材料裝入檔案并進行郵遞。這樣會節省學生來回提檔、合檔的時間，并且檔案在學校保管也確保了這部分學生檔案的安全性。4．7高校應設置專人對學生在校期間的檔案進行管理。高校在管理學生檔案時，常常會有多個部門對接學生檔案業務，對學生檔案材料進行收集、整理個歸檔。為確保檔案的安全性、完整性、及時性。負責學生入黨、入團的老師要及時將學生的黨團員檔案交至檔案管理員進行歸檔保管，防止畢業生檔案郵寄時黨團員檔案丟失的情況。

參考文獻

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［3］王磊．高校學生學籍檔案的數字化管理模式研究［J］．山西檔案，2019，（06）：74－78．

作者:張芳 阿地力•多力坤 單位:新疆大學黨委學生工作部