大型企業電子會計檔案管理系統探討

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摘要：財務共享模式是當前大數據時展的產物，在很多企業管理中逐漸開始流行起來，特別是在會計檔案管理工作過程中發揮了重要的作用。本文通過了解當前大數據時代，在財務共享模式下大型企業是如何構建電子會計檔案管理系統，分析了其構建和運行所存在的問題，提出了相關優化的方案。

關鍵詞：財務共享模式；大型企業；電子會計檔案管理系統

在20世紀80年代越來越多的企業推出財務共享服務，從個體的發展到共享服務的轉型，在很大程度上提高了大型企業在進行財務管理的效率，有利于企業財務信息的傳遞，保證了大型企業財務信息及流程的公開透明性。大型企業充分利用好當前大數據時代處理準確和速度快等特點，將對會計檔案管理電子化，取代傳統的紙質會計檔案管理，這樣有利于提高管理人員的效率。將不同區域的會計信息進行統一的管理，其中就包括了原始會計憑證、報賬和入賬等，推動大型企業電子會計檔案管理財務共享模式的應用。

1大型企業電子會計檔案管理系統的作用

在大數據和云時代，傳統的會計檔案管理相比于現代的會計檔案管理，傳統的會計檔案管理效率比較低，電子會計檔案管理使用財務共享模式下打破了原有的思想。2016年1月1日開始，我國國家檔案局了關于會計檔案管理的辦法，積極響應時代的需求，充分利用好當前大數據時代的優勢。首先，將會計檔案電子化的流程更加公開透明和系統化，不僅節約了對會計檔案管理的成本，而且在很大程度上減少了自愿的浪費，在傳統的會計檔案管理中紙質電子檔案管理需要要消耗大量的成本，而且非常費時間，由于企業的業務系統每日報表所包含的種類非常之多，如果是月和年更為繁多，這就需要大量的紙質，加上打印機等機器設備的消耗，這樣進行紙質會計檔案管理低效且成本高；其次，一旦電子會計憑證的各個流程都實現電子化管理，其中包括憑證的獲取、報銷和入賬等，大大提高了企業對于財務的管理效率，一方面，對于相關流程的辦理可以通過網上就直接辦理，這對于辦理人員更為便捷和快速，另一方面，這有利于財務人員對于所填寫的電子會計信息進行分類，不需要組織相關人員對信息的采集采取現場辦理的方式，這大大節約了企業的人力和物力；最后，電子會計檔案管理是這個大數據時展的必然趨勢，通過相關軟件對數據的處理，提升了企業對于數據的發掘處理和應用能力，高效地處理相關財務信息，企業的財務管理所包含的內容非常之廣泛，在財務共享模式之下，能夠將企業戰略發展的各個環節透明公開化，這有利于企業提高充分了解自身的現狀，及時的發現并解決問題，通過大數據的處理財務管理可以做到精準高效，避免由于人為因素所造成的損失，而對于結果更有說服力，及時地通過財務數據分析當前企業所處的狀況和所面臨的挑戰，企業管理者再根據相關財務數據分析來制定出符合當前企業發展的戰略目標，這樣就會使得目標更為清晰準確，可操作性也會增強，有利于企業的長遠發展。

2財務共享模式下大型企業電子會計檔案管理系統的構建

由于大型企業單位部分和員工比較多，并且所屬的子公司也很多，如果是單一的財務管理系統很難將母子公司進行很多的對接和管理，這就會導致最后的財務狀況掌握不夠清楚，無法對企業的發展制定更為高效的策略，如何跨部門跨地區將財務信息整合一直都是大型企業的重點和難點工作，而財務共享模式下的電子會計檔案管理系統滿足了大型企業的這一需求。首先，對于電子會計檔案數據的采集和加工環節必須將分公司和總部進行對接，其中就包括了各個系統和信息，比如ERP系統和報賬系統等，其中還包括原始憑證的留存，必須保證所采集到的財務信息的準確性和真實性，避免出現由于電子信息采集的虛假性，只有在經過相關財務人員的審批之后，才能夠生成相關的電子報表，這前期的工作對于財務管理是非常之關鍵的，為后續的財務管理工作奠定非常好的基礎。其次，對電子會計檔案數據的儲存，與傳統的會計檔案數據儲存方式不一樣，紙質版的會計電子檔案不僅費時費錢，而且在儲存和查閱非常不方便，嚴重影響到財務管理工作效率。通過對相關會計信息的采集，將其形成電子版的方式儲存在計算機中，保證記賬憑證的信息和原始憑證的影像票據等信息進行雙儲存，以便于后期的查閱和核查，當前我國很多大型企業都是根據《板式電子文件中保存格式需求》的原則對會計信息進行儲存。最后，對于電子會計檔案歸集管理和查閱，大型企業對于自身財務系統的要求是非常之高的，一般都是自身發展管理的要求選擇與之相適應的會計檔案管理系統，其中就包括了對分類方案、保管期限和檔號規則的管理等，在進行管理過程尤為要加強其安全性，企業應該安排專門的管理負責人員，根據不同部分進行歸納整理之后，構建自身的電子會計檔案數據庫，一旦查詢所需要的會計信息，只要進行搜索就可以一鍵搞定，簡單快速，這大大提高了企業財務管理的效率。

3大型企業電子會計檔案管理系統存在的問題

首先，對于電子會計檔案管理工作人員的專業性，很多大型企業沒有重視對于這方面人才的培養，沒有設立專門的機構來進行管理，隨著信息化時代的到來，很多技能都需要相關的工作人員與時俱進，不斷去學習，這樣才能夠緊跟時代的步伐；其次，電子會計檔案管理沒有實現部門共享信息，這大大影響到員工工作的效率，企業中部門與部門之間應該是有一定信息共享的，比如相關的采購和使用信息的共享，會明確好各個部門之間的職責，同時還會使部門對于企業現狀做到心中有數，提高部門辦事的效率；最后，由于電子會計檔案管理涉及到網絡安全的問題，對于一個企業來說，會計檔案的管理是非常重要的，企業一旦在技術上出現漏洞，在很大程度上會給企業帶來經濟上的損失，比如電腦黑客使得相關信息的泄露就會導致企業的公信度下降，給企業帶來一定的經濟損失。

4加強大型企業電子會計檔案管理系統的具體措施

首先，企業應該重視電子會計檔案的管理工作，加強對相關專業人員的培訓，為了能夠更好地迎合時展的需求，提高工作效率，企業應該定期對員工組織相關專業的培訓，提高員工對于電子會計檔案管理的專業性；其次，企業要明確好各個部門的職責，將責任到部門甚至是個人，在進行電子會計檔案登記之后，可以通過電子會計檔案系統進行共享，避免部門之間做重復工作，不了解當前企業的現狀，讓員工在工作過程中目標更加明確，提高工作效率；最后，加強企業的網絡信息安全，一方面是避免由于尋租行為導致的人為的信息泄露，這就要求企業制定和完善相關的法律法規，保護好企業的電子會計檔案信息，另一方面，要提高企業電子會計檔案系統的安全技術性，企業很多會計信息都是屬于企業的內部私密，避免由于技術不強硬導致系統遭受黑客侵入，造成企業的經濟損失，不斷提高企業自身的網絡安全技術，有利于企業對于電子會計檔案系統的管理。

5結語

大數據時代的到來對于大型企業的發展和會計檔案管理提出了更高的要求，為了能夠更好地提高大型企業的財務管理效率，必須要充分認識到當前時代的特點，與時俱進，實施財務共享模式，將會計檔案管理電子化，這樣才能夠更好地促進企業的快速發展。

參考文獻

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作者:何孝容 李德慶 單位:江西科技學院