綜合設計院檔案管理論文

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一、重點工程項目的工程設計檔案需要重點管理

重點工程項目一般都具有一定的保密性和知識產權在其中，然而其建設是一個動態的過程，從項目提出、設計、施工、驗收，檔案一直處于分散狀態，僅僅靠檔案管理人員是遠遠不夠的，這就需要項目的開始就要從制度上、驗收環節上、經濟手段上進行制約，對項目建設過程中各個階段及各部門所行成的工程檔案落實到具體人員，一旦工程除了問題，第一時間就能找到責任人。擺正檔案和建設項目的關系，確保重點工程檔案資料齊全、完整、準確。

二、強化檔案人員的培訓，提高檔案管理人員的素質

隨著工程設計檔案管理向信息化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術。努力提高自己的業務素質和科學知識。工程設計檔案不同與一般的文書檔案，它不僅需要檔案專業知識，還需要所涉及的業務知識。在一套圖紙中，需要檔案管理人員能夠分清其前后形成的過程，內在的聯系，這樣才能更準確的管理工程設計檔案。培訓是提高管理素質的最主要途徑，在培訓中講解工程設計中一般形成哪些文件材料、具體歸檔范圍等，如工業項目中會形成什么文件資料、圖紙，規定哪些是必須歸檔的等。工程設計檔案管理人員還可以通過加強業務研究來探索工程設計檔案的管理方法，以便適應新形勢下工程設計檔案管理的工作需要。檔案管理者的業務水平高低直接影響檔案利用率高低。

三、完善服務功能，注意服務機制的創新

服務是檔案工作的主題，是檔案工作的生命力，也是檔案工作者的主要職責。檔案服務的不斷創新是企業利用檔案信息的需要，檔案管理人員要從檔案原件中提煉出讓專業人員有用的信息，編寫多方位，多種類的檢索工具，這樣加工出來的檔案信息能夠使本院的專業技術人員、管理者、院外業主更加快捷地查詢到自己所需要的信息。工程檔案數量大，種類繁多，這就迫切需要檔案管理人員在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，在實踐中積極創新，打破常規，創新服務機制，實現檔案服務由被動變主動，由單一變全方位，提高檔案的服務質量。

四、加快工程設計檔案信息化建設

工程檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，看一個設計院工程檔案的管理水平，主要是看工程檔案信息化建設的程度。專業人員在工程設計時，往往產生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質資料的同時也要接受和管理電子檔案，檔案室要及時配備檔案信息化設備，如掃描儀、光盤刻錄機等，將現有的工程檔案目錄索引數字化，將施工圖底圖進行掃描，把常使用而易損壞的檔案及需要長期保存的檔案數字化，還可以根據本院工程設計的特色形成有自身特色信息化數據庫，如礦山設計信息庫、民用建筑信息庫等，以便檔案得到更好的保存。開發適合本院的檔案信息化軟件，建立檔案管理平臺，不僅能有效的實現工程設計檔案的動態管理，還能節省人力物力，節省檔案庫房用地。保證檔案信息化建設與社會信息化建設同步，提供快捷有效的檔案信息服務。

總之，工程設計檔案管理是設計院管理的一項重要的基礎性工作，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，搞好工程設計檔案工作對企業的發展有很重要的作用，應結合自身檔案特點，管好、用好這筆財富，為設計院的發展做出應有的貢獻。

作者:趙靜單位:蘭州有色冶金設計研究院有限公司