衛生監督檔案管理思路

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1衛生監督檔案管理工作現況

1.1衛生監督檔案的重點發生變化

衛生監督事業從原有衛生防疫站轉變為衛生監督局（所）后，工作職能從原有的以專業技術為主轉變為執法和監督檔案為主，從原來健康監測為主的技術業務轉化為日常監管執法事務為主，因此檔案的內容和重點發生了一系列的變化，因此在檔案的分類管理、預立卷和立卷管理、檔案收集的重點內容，檔案的收集重點也發生變化。

1.2衛生監督檔案管理的配套機制未充分建立

衛生監督事業體制改革經過十年后，在衛生監督業務發展上取得了輝煌的成就，創建了科學高效的監管模式，打造出專業引領的執法隊伍，培育了富有時代特色的衛生監督精神，檔案管理工作作為后臺性的業務和基礎性的業務,因此往往處于較為次要的地位，在檔案的管理機制上仍顯滯后。仍然存在檔案組織體系建設不夠完善，檔案管理制度需進一步改進創新，檔案信息資源開發力度不夠，服務衛生監督事業的渠道和方式拓寬不足，檔案管理仍停留在收集實物檔案階段，電子檔案和實物檔案“雙軌制”集中管理機制仍未建立，對專業檔案、特色檔案、重大活動、重大事件等的文字、聲音、影像檔案的收集力度仍舊不足。

1.3衛生監督檔案管理的硬件設施和軟件配套上仍有待提高

由于辦公場所面積所限，衛生監督檔案管理人員大多是兼職,工作重心主要為日常監管執法事務,也制約了衛生監督檔案管理的發展進程。如部分衛生監督機構尚未建立專用檔案室，部分單位檔案室面積偏小，檔案工作人員的專業素質和服務水平較差，思想上對檔案的重視程度不足等，上述問題已無法適應新時期衛生監督檔案事業發展的需要，也直接制約了為衛生監督事業服務的動力和創新力。

1.4衛生監督檔案管理的科技含量不高

在許多基層監督機構的檔案管理上，仍使用手工整理檔案的操作模式,檔案的收集、整理、立卷、歸檔基本上是通過手工操作,一方面整理工作量非常大,影響工作效率,另一方面在查閱、借閱檔案上極不便利,在很大程度上影響了檔案的準確查詢和準確應用,影響了檔案價值的充分發揮[1]。隨著社會的不斷進步和衛生監督事業的不斷發展,衛生監督檔案包涵的范圍越來越廣,檔案科目越來越繁,新的檔案載體越來越多，僅僅依靠手工勞動已不能跟上時代的步伐，而仍未能將計算機、掃描儀、光盤存儲等技術運用到檔案管理中,嚴重制約管理效率和利用效率的提高,檔案管理工作的信息電子化進程較慢,已不能適應社會發展和改革開放形勢的要求。

2加強衛生監督檔案管理工作的對策

2.1明確衛生監督檔案管理的科學指導思想

堅持科學發展觀，以服務衛生監督事業發展和衛生執法工作需要作為推動檔案事業科學發展的主題，建立檔案管理創新體制，積極提升檔案服務水平為目標，在現有發展階段的基礎上，追求新的發展、實現大的突破，全力推進檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設，優化檔案管理體制，拓展檔案工作領域，提升檔案管理在衛生監督事業發展的影響力和貢獻力，逐步形成領導牽頭、架構清晰、職責明確、責任到人的檔案管理體系。

2.2應用提升檔案管理工作效率的信息技術手段

隨著信息化時代的到來，信息化建設的重要性日益突出，信息化水平已成為衡量一個單位、一個系統現代化水平和綜合管理水平的重要標志以及能否進一步加速發展的重要基礎，因此，衛生監督檔案管理要跟上時代的步伐,檔案管理技術和手段也要不斷地更新和發展,實現檔案管理信息化和自動化。檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實體保管向以檔案內容為重點的數字化信息管理，并以數字化信息為主要形式向單位內部、社會提供利用服務為重點的轉變過程。這一轉變過程充分依托現代信息技術裝備，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化技術水平，啟動衛生監督檔案管理系統的開發和紙質檔案數字化工程，通過電子軟件等現代化信息設備，將檔案資源及其管理過程數字化,建立區域性、專題檔案目錄數據庫、紙質檔案全文信息庫、多媒體信息資源庫，完成所有照片、錄像、錄音檔案的數字化工作[2]。通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸,實現檔案資源的合理配置與有序開發,從而實現檔案信息資源的共享。實現檔案在線歸檔、查閱、統計分析等多種功能，方便利用者查詢和利用，與日常業務緊密結合，為檔案信息的及時利用提供了保證，操作簡單、使用方便，通過數字檔案助力一線監督執法工作，促進政府信息公開、提高衛生監督日常監管效率，從而提高檔案信息資源的利用率，最大限度發揮檔案信息資源的效能。

2.3建立衛生監督檔案人員的科學培養機制

衛生監督檔案工作既具備科學性、學術性,同時也具備政治性、保密性。檔案工作不止是機械整理，同時也是發揮主觀能動性的腦力勞動[3]。因此，必須著力做到以下兩點：①提高衛生監督檔案工作者的政治素質。檔案工作的特殊性要求檔案工作者要以衛生監督大局為重、無私奉獻，甘做無名英雄。②要加強衛生監督檔案業務培訓。衛生監督檔案管理具有很強的基礎性、技術性的特點,在檔案管理工作中,檔案收集、立卷、歸檔和安全保管等有復雜的技術規范。因此,應大力加強對檔案人員的業務培訓,檔案管理人員也要自覺學習檔案專業知識，同時，各單位也要把檔案業務培訓列入衛生監督的整個培訓計劃中,不斷提升檔案管理人員對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定等基礎知識的學習,以適應檔案工作的需要。

2.4優化檔案文件的集中管理機制

①完善檔案集中管理機制。建立健全文件整理、移交、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案室移交的流程和規范[4]，探索建立衛生監督檔案集中管理模式。②探索電子、實物檔案“雙軌制”集中管理機制建設，建立專題檔案數據庫、多媒體信息資源庫，完成所有照片、錄像、錄音檔案的數字化工作，實現電子文件與紙質文件同步運行的“雙軌制”歸檔管理。③加強重大活動和重大項目檔案工作。加強專業檔案、特色檔案、重大活動、重大事件等的文字、聲音、影像檔案的收集工作。

2.5積極開展檔案管理的宣教工作

①檔案管理部門應根據衛生監督各業務部門的職能,明確應歸檔文件范圍,增強衛生監督員的檔案意識,提高對檔案工作的重要性的認識,檢查實際執行情況,把檔案管理作為年度績效考核內容之一。②檔案管理部門應利用多種機會，采用多種形式,爭取領導的重視，經常性地開展檔案知識和檔案法制宣傳工作,采取新聞報道、網站消息等方式檔案工作的進展情況，形成全員關心檔案管理工作的共識,積極參與檔案工作。③建立獎懲激勵機制，表彰、獎勵材料收集齊全、分類準確、組卷合理、歸檔及時、利用得當的部門和個人,促使立卷歸檔制度的規范執行,逐步使檔案管理工作規范化、科學化。

3結語

衛生監督檔案管理是一項涉及多層面、多領域的工作,具有參與衛生監督管理的必要性和體現價值的長期性。因此，在檔案管理上要緊跟時展，緊扣時代主題，以高度的責任感和改革開拓精神,以衛生監督科學發展為行動指導,轉變思想觀念,勇于創新,加強與衛生監督專業業務之間的相互協調、緊密配合,形成良性互動,共同推進衛生監督事業的健康快速發展,為新時期衛生監督事業發展作出新的貢獻。

作者：李賢冠工作單位：深圳市衛生監督局