研究檔案管理現(xiàn)代化營建

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一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化電子辦公設(shè)備配置不到位現(xiàn)階段，大多事業(yè)單位的檔案管理電子設(shè)備配置不到位，沒有達(dá)到電子化檔案管理的基本要求，與科學(xué)化和規(guī)范化的管理的要求存在差距，有一些辦公環(huán)境較艱苦的事業(yè)單位檔案室內(nèi)的物品存放雜亂，必要的防腐、防盜措施沒有相應(yīng)建立，影響了信息的安全性與完整性，也影響了相關(guān)信息需求者查詢檔案的速度與取得信息的可靠性[2]。（二）檔案管理體制不夠完善網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展是促使檔案管理工作順利進(jìn)行的有力保障，現(xiàn)階段各事業(yè)單位在這方面缺少相應(yīng)的規(guī)章制度，科學(xué)的管理程序沒有完全建立，制約了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展步伐。無法充分調(diào)動檔案室管理工作人員工作的熱情，從而影響了工作人員的工作質(zhì)量。（三）檔案查詢效率相對較低在現(xiàn)代信息數(shù)字化時代，計算機搜索正逐步替代傳統(tǒng)的手工搜索方式，但事業(yè)單位手工形式檔案查閱管理仍然占有較大的比重，這在一定程度上影響了檔案查閱的準(zhǔn)確度和速度。由于手工查閱檔案有一定的局限性，所以在一定程度上也降低了工作人員的工作效率。

二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)路徑

在制定事業(yè)單位檔案管理總體設(shè)計規(guī)劃時，應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位整體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，制定科學(xué)有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程序和相應(yīng)的規(guī)章制度，確保工作的順利開展。重慶生產(chǎn)力促進(jìn)中心是以促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)力和向社會提供信息化服務(wù)為發(fā)展目標(biāo)的事業(yè)單位，該中心面向社會提供以下服務(wù)：科技交流與培訓(xùn)、為科學(xué)技術(shù)開發(fā)提供投融資服務(wù)、為高新電子技術(shù)提供公共支持平臺、受理與復(fù)審各類科技計劃項目、為各企業(yè)提供信息咨詢服務(wù)等。該中心在進(jìn)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)時，首先，應(yīng)該結(jié)合工作職能和規(guī)劃要求，在應(yīng)用設(shè)備的選型上，購買與之相匹配的軟硬件，在專業(yè)的管理和維護(hù)人員的配備上，注意提高相應(yīng)的工作技能；其次，在相關(guān)檔案信息的整理與錄入時，要按標(biāo)準(zhǔn)程序的要求，準(zhǔn)確和完整錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全管理工作。

（一）檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備選型要與網(wǎng)絡(luò)化要求相匹配首先，事業(yè)單位所選用的設(shè)備系統(tǒng)應(yīng)該具有良好的存儲功能和升級能力，使用者可以通過增加擴展模塊來提高系統(tǒng)的存儲量。這樣的存儲系統(tǒng)也應(yīng)該具有較高的擴展性，使用者可以通過網(wǎng)絡(luò)在線，擴大存儲量，同時這樣的存儲系統(tǒng)也要有很好的自我保護(hù)能力。其次，事業(yè)單位所選用的系統(tǒng)應(yīng)該具有較高的可靠性。所采用的陳列產(chǎn)品的磁盤在硬件組成上應(yīng)該是完全的冗余設(shè)計，使系統(tǒng)不存在有單點故障，確保系統(tǒng)的安全運行。最后，事業(yè)單位所選用的系統(tǒng)應(yīng)該具有很好的性能。事業(yè)單位所選用的系統(tǒng)應(yīng)該采用光纖磁盤儲存資料，在系統(tǒng)進(jìn)行升級時不必停機，可進(jìn)行在線升級。同時，該系統(tǒng)也應(yīng)該具有良好的開放性，廠家之間能夠通過互聯(lián)了解彼此的產(chǎn)品。（二）提高檔案信息的管理人員技能隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛，勢必要求檔案管理人員除了熟練的掌握人工收集紙質(zhì)文件技能以外，還需要工作人員具備在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行收集各類信息，利用計算機將收集來的信息進(jìn)行電子化的整理、編目，供需求者查閱等能力。從重慶生產(chǎn)力促進(jìn)中心人員現(xiàn)狀看，工作人員素質(zhì)普遍較高，具有較好的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)，只要中心定期采取多種形式，對工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷的更新工作人員的知識結(jié)構(gòu)，就能夠使工作人員較快的掌握新的計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，適應(yīng)檔案室工作數(shù)字化管理的要求。（三）重視檔案資料整理工作重慶生產(chǎn)力促進(jìn)中心作為多元化高科技服務(wù)單位，應(yīng)當(dāng)及時全面的收集各種政治、經(jīng)濟、科技、金融等方面的資料，將收集回來的各種形式的檔案按文件的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類，將相關(guān)系的文件整理到一起，以備后期電子化處理。（四）利用高科技術(shù)將檔案文件及時轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息檔案是記錄人類原始實踐活動的，它有著豐富的信息資源。事業(yè)單位應(yīng)該利用高科技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將收發(fā)文件及檔案管理融為一體，將各類形式的檔案存儲為各種形式的電子文檔，通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)將計算機內(nèi)的信息共享，使需求者可以通過文件的名頭或相關(guān)信息查詢到所需資料，并能夠下載、打印所需求信息文件，以達(dá)到檔案信息共享的目的，提高檔案使用者查詢信息的工作效率，更好的服務(wù)于社會。（五）確保事業(yè)單位電子檔案信息安全重慶生產(chǎn)力促進(jìn)中心是為社會提供信息服務(wù)的機構(gòu)，同時，也為一些企業(yè)解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的問題，這就關(guān)系到一些檔案資源是不可被共享的，是需要中心為其保密的。為了保證信息共享的同時又能為一些特殊的信息資源保密，就要將檔案管理系統(tǒng)里的檔案數(shù)據(jù)與綜合檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行分開設(shè)置和操作，對于數(shù)據(jù)庫的使用和查詢操作應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限和口令，防止數(shù)據(jù)信息被修改和刪除，還要建立使用者識別程序，限制無權(quán)使用人員查詢數(shù)據(jù)信息，這樣不但能夠保證保密信息不被泄漏，也能夠防止非法破壞者對檔案數(shù)據(jù)施行破壞行動。現(xiàn)代社會是網(wǎng)絡(luò)化、信息化的社會，人們坐在家里就能夠輕松的解決許多問題。大多數(shù)電子信息都建設(shè)都是在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的平臺上展開的。事業(yè)單位檔案的建設(shè)與發(fā)展也正向網(wǎng)絡(luò)化、信息化這樣的道路上前行。但是，要實現(xiàn)這樣的目標(biāo)，事業(yè)單位的檔案服務(wù)還要做大量的工作，循序漸進(jìn)的開展工作，使檔案管理向信息管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，不斷滿足社會各類主體的需要。

作者：袁亦方單位：重慶市科學(xué)技術(shù)信息中心