高校檔案管理的問題及策略

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1學校成人教育學生檔案管理的特點

1.1檔案高頻查閱率，檔案管理呈現動態化趨勢

接受成人教育的學生其自身的數量比較龐大，加之其學習的地點具有不確定性，使其檔案的查閱呈現高頻狀態，而在學生檔案的管理上本身就有一定的動態性.接受成人教育的學生，其學籍的變動相對頻繁，其檔案的變動也較為明顯，當接受成人教育的學生進行專升本考試、出國留學深造以及研究生考試時，都需要對其檔案進行相應的調整，即使是在單位上班，有時也需要調取其相應檔案，這就使得學生的檔案管理變得更為動態化.隨著打假范圍的擴大，學歷上的造假行為有下降的趨勢，但并沒有消失，這從某種程度上給用人單位帶來了一定的損失.因此，用人單位開始利用學生檔案對其所招人員的真實學歷進行核實，這也在一定程度上增加了學生檔案查閱的頻數，與此同時使得接受成人教育的學生檔案有了更為高效的利用.

1.2檔案管理較為分散，其歸檔時間具有一定的特殊性

高等學校接受成人教育的學生的檔案絕大多數是由其所在學校的成人教育學生檔案管理部門、成人教育管理處抑或各學校的辦學點進行保管的，這就使得成教學生的檔案相對分散，管理上也較為零散.一般而言，每個學生檔案的歸類都是按照一定的年度進行的，其形成不同于文書檔案的年度歸檔.而在實際情況中，學生檔案的歸檔并不能如己所愿，并不能能按年度進行相應的歸檔，只能依照學制進行相應的歸檔劃分，如常見的成績登記表，它記錄了學生從入學到畢業的全部學習狀況.就此而言，學生檔案的歸檔時間具有一定的特殊性.

2高等學校成人教育學生檔案管理中出現的問題

2.1不完善的檔案管理體制，淡薄的檔案管理意識

國家檔案管理局以及教育部于2009年9月攜手制定并實施了《高等學校檔案管理辦法》.這一法律的實施，從一定程度上規范了高等學校的檔案管理.但是，在這一法律中并沒有對有關成教學生檔案管理的具體細節進行相應的描述，從而使得在高等學校接受成人教育的學生的檔案并沒有相對規范的管理方式，其工作本身存在著一定的缺陷，相關部門對待學生檔案管理的態度上也比較淡薄，不夠重視.主要表現在：第一，從領導層次講，在對學生檔案以及學生檔案管理的重要性上，部分領導存在認識不足的現象，其在日常的工作行程中，并沒有將學生檔案納入議事日程；第二，從管理人員角度上講，部分管理人員存在錯誤的觀念，認為學生一畢業，其檔案就會隨學生本人走，那么這部分學生的檔案就沒有必要進行整理了，這是一種責任意識淡薄的表現，同時體現了工作人員對學生檔案管理認識上的不足；第三，從學生自身角度上講，有些學生缺乏檔案管理意識，在對待自身檔案的態度上不夠認真，不知道珍惜自己的檔案，在進行檔案歸檔填寫時，不按要求填寫抑或填寫的不夠認真，從而使檔案中的材料質量比較低，更甚者，有些學生畢業之后，從未考慮過檔案的處置情況，更不知檔案的流向，致使某一天用到檔案時，無處查詢.

2.2相對陳舊的檔案管理設施，偏于落后的檔案管理手段

第一，學生檔案的存放條件相對較差.在高校中，雖有相關科室對檔案進行相應的管理，但并沒有固定的管理庫，很多地方將學生檔案同一些雜亂的材料堆放在一起.如果遇上潮濕的環境，其檔案的完整性就會受到一定的損害；第二，在學生檔案的管理手段上，盡管計算機網絡已經得到了很好的普及，但多數的高等院校還是采用紙筆的形式.這樣的管理手段所形成的檔案具有不規范性，其在內容上也不夠齊全，有些甚至并沒有依照管理規定中要求的那樣去做，如沒有按要求加蓋公章等；第三，由于接受成人教育的學生的檔案具有很大的變動性，其轉換場地相對較多，因此，在搬運過程中，很容易因為沒有對其進行很好的管理致使檔案受損.以上種種現象的存在，都為檔案的管理帶來了或多或少的麻煩，為檔案的進一步管理瞞下隱患.

2.3模式化的檔案管理形式

六、七十年代左右的大學畢業生，畢業之后，其檔案一般是被一次性的送往用人單位，并不需要自己對檔案進行相應的管理.但是，隨著經濟體制的不斷改革以及用人單位對人才的不同需求，雙向選擇就業的趨勢使得不少高校同意學生畢業后由學生自己將檔案帶走.但由于檔案中的材料相對較多，隨身攜帶比較繁瑣，因此一種迎合學生以及用人單位的“畢業生就業推薦表”成為大家熱捧的資源.然而這一資源中所包含的內容必定有限，處于激烈的競爭中的求職者們，并不能借此獲得好的工作單位，于是大家開始用各種各樣的方式包裝自己.種種形式的轉變，使得學生原有檔案的價值似乎正在逐漸的消失.但由于近幾年來，學歷造假現象比較嚴重，因此，許多用人單位開始重新核對求職者的學歷信息.但此時，那些自己隨身攜帶檔案的學子們由于沒有檔案管理的意識，沒有看到檔案的潛在重要性，在用到檔案時變得束手無措.

2.4相對薄弱的檔案管理隊伍

就現在的情況看，在高等學校接受成人教育的學生的檔案并沒有專業的人員對其進行管理.對學生檔案的管理本身就是一件工作量大，耗時間，需耐心的工作.但基于種種原因，真正有編制的工作人員數量有限，加之檔案的管理需要很多的步驟，因此，管理隊伍的薄弱成為管理工作中的一大障礙.

3相應的解決策略

3.1強化檔案管理意識，提高工作人員的管理水平

法律對于規范人們的行為具有一定的強制作用，除此之外，法律還可以為人們的行為提供一個可以遵循的模式.因此，在對待學生檔案的管理上，相關工作人員應該依照法律的要求對其進行相應的處理.第一，在工作人員中大力宣傳檔案管理的重要性，對相關工作人員進行定期的培訓，使其隨時掌握檔案管理的最新動態，強化人們對學生檔案管理的認識，使其從意識上認識到檔案管理與自身發展的關系；第二，檔案管理部門應該加強檔案管理的監督制度，并健全檔案材料的收集制度；第三，對于學生檔案的管理各學校盡量做到一個學期結束后就對其進行相應的整理，保證檔案材料的完整性以及時效性；第四，從對學生的要求層面講，應該嚴格要求學生按照相應的程序對檔案進行登記、交接以及存檔.

3.2健全檔案管理體制，實現統一管理

檔案的有效管理在很大程度上取決于學校領導的重視程度，因此，加強領導的重視力度是管理好檔案的極為重要的條件.在檔案的管理中，應依照學生的整體數量，安排專業的工作人員，對學生檔案進行統一的編制管理，即使對待教學站點分散的學生的檔案，也應該配備相應的工作人員對其檔案進行嚴格的管理，確保整個過程的流通性.

3.3強化檔案監督力度，確保檔案資料的真實性以及完整性

針對高校學生檔案管理較為分散的現象，相關部門需做好較為嚴格的檢查力度，在檢查過程中對收集的材料進行核實歸類，對不完整抑或有問題的檔案資料及時的進行更新處理，確保檔案資料的有效性以及完整性.除此之外，學校還應該對有助于學生日后擇業的資料進行全面的調查，確保其全面性，從而為學生今后的就業貢獻一份力量.

3.4促進檔案管理信息化方式的實施，確保檔案管理的動態性以及時效性

隨著計算機網絡的興起以及普及，學生檔案信息的電子化已經成為可能.在我國，多數高等學校已經實現了辦公方式的自動化，在處理學生檔案管理上也正逐漸跟上時代的步伐.就目前而言，新生剛入學時，學校都會對其進行電子錄入，并在學生求學的整個階段對其學習以及各方面的表現進行時時更新，從而有效確保了學生檔案管理的時效性.

4結語

依照學生檔案管理的特點以及在檔案管理中出現的問題，對學生的檔案進行相應的管理，不僅是學校相關工作人員需要做的工作，也是學生以及社會各方面都需參與的工作.加強檔案管理的監督力度，完善檔案管理體制，提高管理人員的專業管理水平等，都會為檔案管理的順利進行貢獻一份力量.

本文作者：吳嵐工作單位：瀘州醫學院