我國檔案管理信息化建設論文

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一、檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理信息化指運用現代信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。檔案管理信息化建沒的基本內涵包括：檔案信息的標準化建設、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網絡化。檔案信息化建設是一個信息數字化建設的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息時代，檔案管理信息化建設對推動我國經濟社會繼續發展具有十分重要的作用。

1、檔案管理信息化是實現資源共享的必然要求

在當代，各行各業信息化已經成為世界各國搶占經濟發展最高點，加速經濟和社會發展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經濟和社會全球一體化新形勢下加快發展的迫切要求，也是實現檔案信息資源共享的現實需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發、利用、保存和傳遞，消除了各個信息使用者互相共享資源的壁壘，實現資源的高度共享。

2、檔案管理信息化是檔案事業發展的必然要求

檔案事業是為全局服務的基礎性部分，在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業基礎性地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內部需求都在發生新的變化，在新時期，要適應檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，調整檔案工作的結構，使其與社會整體發展相協調、相一致。同時，檔案管理信息化建設可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

3、檔案管理信息化是提高工作效率，節約資源的必然要求

傳統檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。傳統的檔案管理方法已經在信息技術和通訊技術高速發展的今天突顯弊端。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節約型社會的建設。

二、制約我國檔案管理信息化建設的主要因素分析

1、檔案管理信息化建設驅動力不足

在信息化建設過程中，各檔案管理部門應該是主體、是基礎，政府的政策支持和相關制度安排，只能是起誘導和激勵機制作用。如果各部門缺乏內在的動力和壓力，這就直接削弱了檔案管理信息化建設的基礎，并且勢必導致相關政策和機制作用失靈。

2、傳統文化慣性的制約

傳統文化慣性制約檔案管理信息化進程。總體上看，我們尚處于工業社會時代，因而社會文化的主旋律也打上了這個時代深深的烙印。隨著檔案管理信息化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統檔案管理的方法有很大的區別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現，都是檔案管理信息化建設的障礙。

3、檔案的本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

4、缺乏統一標準和規范，法律法規不完善

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。

5、缺乏信息化建設的人才基礎

人是最核心的資源,沒有相應的人才,任何先進的技術和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。檔案管理信息化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而目前各級檔案館的信息化人才中，現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才都十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。

6、信息技術發展程度的影響

檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復制、修改的特點，因此其保密和安全措施應該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網絡技術的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構成了極大的威脅，同時由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術、權限控制、防寫措施必須達到相應的水平，檔案管理信息化才能順利進行。因此，信息技術發展程度也直接影響檔案管理信息化的建設。

三、我國檔案管理信息化建設的幾點對策

《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并入國家信息網。具體講，檔案管理信息化建設的主要對策有以下幾點：

1、盡快制訂我國檔案信息化發展規劃

目前，我國檔案信息化發展規劃尚未確立。為了必須克服目前標準不一、各自為政的分散局面，我們必須研究制訂全國統一的檔案信息化發展規劃。要通過制訂相關措施，保證我國檔案信息化網絡建設沿著健康、穩定、有序的方向發展。當務之急應該是組織全國核心力量研究檔案信息化建設，包括發展的總體框架、規劃、措施、技術支撐、標準規范以及相關內容，使檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。

2、確保檔案保存“社會記憶”功能的實現，建立電子文件管理的記錄系統，保證檔案的真實性可靠性

對于檔案部門來說，保存和延續“社會記憶”是立業之本，提供信息、服務社會是強業之路。檔案信息化建設必須要在實現“社會記憶”功能的基礎上進行，它不僅要利用先進的信息技術來拓展和實現檔案部門提供信息服務功能，更要確保檔案部門保存“社會記憶”功能的實現。由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料大多可以進行數字化處理，并按數字化手稿進行管理，以磁盤、光盤存貯量，已經有效地解決了傳統檔案管理中存在的“保存”問題，“安全性”問題，以及“借閱難”問題，確保了檔案保存“社會記憶”功能的實現。國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》中指出，應對電子文件的“元數據”和“背景信息”進行記錄和保存。電子文件記錄系統是一種自動記錄系統，這種“跟蹤記錄”具有原始性，可以記載電子文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等相關“背景信息”，相當于該電子文件的“出生證”和“身份證”，延續了檔案的本質屬性——原始記錄性。公務員之家

3、拓寬檔案館管理、服務職能，建立和完善檔案數據庫，為檔案學理論研究學者提供豐富的信息資源

由于信息化后的檔案管理是與傳統檔案管理有所區別的管理，近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學，新一代檔案學尚未產生，在妥善處理檔案管理信息化的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾之余，應盡快利用已有和現有的檔案資源加快檔案學理論研究的腳步。所以檔案館既要有歷史信息，又要有政府的現行公文信息，不斷擴充、拓展和延伸館藏信息種類，并且積極推進館藏檔案數字化進程，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數據儲備，為檔案信息化做好后臺數據庫支持，逐步實現館藏信息轉輸網絡化和利用在線化，建立檔案館局域網和廣域網，實現資源共享，為研究學者們提供大量的有價值的信息資源，促進新一代檔案學的形成。

4、統一規范，建立檔案管理現代技術標準，加快相關法規的完善，保護知識產權、提高信息的可獲取性

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區、一個系統、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家相繼出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，如《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)、《CAD電子文件光盤存儲系統的一致性測試》(GB/T17679-1999)、《CAD電子文件管理》(GB/T17825.1～10-1999)、《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T31-2005)、《公務電子郵件歸檔與管理規則》(DA/T32-2005)等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關法律，進一步為檔案管理信息化提供法律依據。