現代化信息技術開拓管理事業論文

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編者按：本文主要從現代化的檔案管理，呼喚高素質的專職人員；實現學校師生檔案管理信息化的途徑進行論述。其中，主要包括：學校檔案管理系統是一所學校不可缺少的組成部分、學校應當建立起現代化的檔案管理體制，實現檔案管理的信息化和現代化、由于受傳統檔案管理意識的影響，現在學校的檔案管理水平還停留在紙介質的基礎上、一個檔案管理人員必須具備的素質，應該是其思想素質、業務素質和能力素質最佳狀態的綜合表現、有效地推進檔案管理自動化建設、抓好學校檔案的數據庫建設、提高學校檔案管理的工作質量等，具體請詳見。

學校檔案管理系統是一所學校不可缺少的組成部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都是至關重要的。所以，學生的檔案管理系統應該是能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。

筆者認為，針對傳統檔案管理方式所存在的效率低、保密性差、檔案查找和維護困難等問題，學校應當建立起現代化的檔案管理體制，實現檔案管理的信息化和現代化。因為，現代化檔案管理系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便等特點，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用，對促進學校檔案管理的高視點、高層次、科學化和規范化具有十分重要的意義。

一、現代化的檔案管理，呼喚高素質的專職人員

從當前來看，由于受傳統檔案管理意識的影響，現在學校的檔案管理水平還停留在紙介質的基礎上，檔案管理工作流程還停留在傳統的管理層面上，檔案管理人員隊伍普遍存在著觀念落伍、知識老化、知識結構不合理等現象，浪費了許多人力和物力。二十一世紀是信息時代，要跟上社會的進步，解決檔案事業發展中的問題，就要不斷提高檔案管理工作者的整體素養，以適應檔案事業的迅速發展。一個檔案管理人員必須具備的素質，應該是其思想素質、業務素質和能力素質最佳狀態的綜合表現。因而，合格的檔案管理工作者應該是一個與時俱進，善于吸收新理念、新技術、新模式、新方法的廣涉博學的多面手。只有具備了較好的基礎知識、較高的專業素養和良好的管理能力，才能使學校的檔案管理工作跟上時代的發展步伐，向更高的層次邁進。

二、實現學校師生檔案管理信息化的途徑

為適應當前社會經濟發展的需要，學校應盡快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。我認為，實現學校檔案管理的信息化應從以下途徑入手：

1、有效地推進檔案管理自動化建設。

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案的標準化、規范化管理滯后和應用軟件的多且亂，檔案歸檔內容分類不科學、文件格式不統一、部門之間管理系統不能相互兼容等現象，這些都嚴重影響了檔案管理系統整體水平的提高。我認為，能對這一問題達成共識是檔案管理建設意識上的一次飛躍，它使我們的視野在立足于計算機系統的基礎上，擴大到整個檔案信息管理系統。因為，檔案信息自動化的內涵應包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是規范檔案業務、建立健全檔案標準和真正的實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，抓好檔案的標準化、規范化建設，掌握好兩者之間的相輔相成、相互促進的辯證關系，才能有效地推進檔案管理的自動化建設。

2、抓好學校檔案的數據庫建設。

從總體來看，目前檔案信息自動化系統仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，而完成這一步的關鍵完全在于檔案信息的數據庫建設。數據庫的含義是依托于先進的信息技術對所歸檔的資料進行科學的管理和方便的使用。因此，全力抓好學校檔案的數據庫建設，是全面提高學校檔案管理標準化、科學化和規范化的基礎，也是其基本的前提。

3、提高學校檔案管理的工作質量。

要全面推進檔案管理自動化建設，學校必須在人力、物力、財力上給予優先支持，創造條件，切實抓好學校的檔案硬件建設。發揮庫房、辦公區和閱覽室的獨立功能，嚴格按照檔案保管“八防”要求，配備相應設備。建立分管領導、教研組長、檔案員等組成的檔案管理網絡機構，及時調整充實檔案管理人員，配備專職檔案員，通過職業道德教育和業務技能培訓，全面提高檔案管理人員的素質。堅持檔案工作為領導決策服務、為教育教學服務、為教職工服務的導向，努力提高檔案的利用率。加強檔案的編研工作，利用現有的數據和資料，進行研究匯集，為檔案的綜合利用開辟重要的途徑。嚴把質量檢查關，嚴格歸檔入庫手續，及時將歸檔的文件資料按照有關檔案要求，進行自動化處理和存檔。對不符合要求的歸檔材料進行退回整改，并對歸檔情況進行鑒定評估。

總之，學校檔案管理的信息化是檔案工作發展的必然趨勢。因此，積極利用現代化的信息技術，結合學校傳統檔案工作的管理經驗，開拓信息化、網絡化的學校檔案管理事業，對全面推進學校教育整體改革、維護學校權益、促進教師隊伍的發展具有十分重要的作用。

【參考文獻】

［1］郭志敏《檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題》，《山東檔案》，2003年第19期。

［2］張正強：《電子文件管理》，解放軍出版社，2004年。