高校檔案編研研究論文

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1高校檔案編研工作的作用

1.1直接為高校加強管理、科學發展提供最全信息。

高校檔案部門主要通過對各類檔案進行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統性資料提供給各級領導、業務部門調閱使用。利用這些編研成果，調閱使用人員可少花時間、少費精力，獲得自己所需要的全面完整和準確可靠的資料。高校檔案部門通過編研工作，改變過去那種“看門守攤”和“你來我借”的被動服務方式，積極主動地為高校加強管理、科學發展提供準確可靠的全面信息。

1.2主動為高校推廣先進、介紹經驗提供最新信息。

高校保存著成千上萬的檔案，既載有成功的經驗，又記錄失誤的教訓，這些檔案是歷史的見證者。但這些檔案平常都淹沒在檔案館室的陳紙故堆中，不是人人都了解的。高校檔案部門可以將檔案中有價值的、有推廣意義的資源信息，撰寫成編研成果，在高校內部或社會廣泛傳播，使高校成功經驗或辦學理念在社會得到推廣應用，開花結果。通過編研工作，使“靜止”的檔案信息變成了“流動”的檔案信息。“死”檔案變成了“活”檔案，“陳”檔案變成了“新”檔案，溝通了高校檔案信息的內外交流，便于互相學習，取長補短，使學校先進辦學理念和成功經驗得到發揚和推廣。

1.3積極為高校領導決策、教學服務提供最佳信息。

高校檔案部門不能停留在“收收發發”、“借借還還”這種服務方式上，要改變人們把高校檔案部門工作看作是資料庫和圖紙庫的模糊認識。高校檔案部門不能滿足于編輯匯編、寫寫簡介這種低層次的利用工作，而要充分利用檔案信息資源，進行綜合分析，撰寫調研報告，提出改善教學管理的具體措施，發掘檔案資源的最佳信息，拿出高層次的有份量的編研成果，為高校領導決策和提高教學質量發揮參謀助手作用，為高校發展作出積極的貢獻。

1.4及時為高校檔案晉級、水平提高提供最快信息。

高校檔案管理的各項業務工作，如收集整理、立卷歸檔、編制檢索工具、安全保管等都是檔案管理的基礎工作，也是搞好檔案編研工作的前提和基礎，不做好這些工作是無法進行編研工作的。從另一方面說，通過編研工作，可以看出檔案歸檔是否完整準確、鑒定組卷是否規范合理、檢索工具是否齊全、保管條件是否安全、檔案晉級是否達標。一旦發現問題，即可及時改正、補充，從而使文件資料的歸檔率、完整率得到提高，整理組卷更為合理，保管條件更為安全，檔案晉級早日實現。這就是通過編研工作，自我發現自我檢查自我改正，為加強高校檔案管理的基礎工作，促進高校檔案管理水平的提高提供最快信息。

2高校檔案編研工作的特點、范圍和形式

高校檔案編研工作以高校檔案為主要對象，在加工整理、分析研究的基礎上，編輯參考資料，撰寫專題文章，形成編研成果，有其自身的特點：

一是實用性。高校檔案是學校本身在教學實踐活動中形成的歷史記錄，其主要服務對象是本學校，其主要利用者是本校教職員工，因此高校檔案編研工作首要的特點就是實用性，是為本單位服務的。所以，高校檔案的編研工作，應從高校的實際出發，確定編研課題，撰寫出符合高校發展需要的檔案編研成果。

二是技術性。對于高校來說，教學檔案記載了教學管理工作的內容、途徑和效果，準確地反映出學校各個歷史時期限的教學管理、教育質量面貌，在高校全部檔案中具有特殊的重要作用。高校檔案部門要緊緊圍繞學校教學檔案富有成效地開展檔案編研工作。檔案編研人員要對這些教學檔案進行分析研究，比較評價，綜合歸納，這就要求編研人員了解檔案、熟悉檔案，也就是要求編研人員要了解和熟悉檔案所記述和反映的教學業務專業知識，這樣才能拿出合格的檔案編研成果。因此可以說，高校檔案的編研工作也是一項技術性的工作。

三是真實性。編研人員必須尊重歷史、尊重科學、尊重教學規律，實事求是地開展檔案編研工作。高校檔案編研成果是為提高教學質量、改進教學方法、提高學生素質服務的。因此，編研成果的內容和所取得的數據等都必須準確無誤，不僅選題要科學，選材要忠于原文，而且在編研過程中要認真細致、一絲不茍，一個數據、一段文字都要仔細核對，絕不能出錯，確保檔案編研成果的真實性。

高校檔案編研工作的范圍，按不同加工層次檔案編研成果的類型主要有三個層次：

第一層次是根據教學管理、教學改革等活動中形成的原始文件（或原始文件的復印件），按時間或不同類別匯編成冊。一次加工檔案編研成果主要是利用原始文件或復印件匯編而成，基本保持檔案原貌，繼續發揮依據作用，其加工編輯比較簡單。如《高校年度發文匯集》、《教學評估文件匯編》、《學籍管理規定》等。

第二層次是對原始文件進行摘錄、縮編、剪輯，并按一定要求重新組織編寫而成。按專題特點，進行加工歸納，形成概要性、介紹性資料。如《學校大事記》、《學校組織機構沿革》、《高校院系介紹》等。二次加工檔案編研成果改變了檔案原來的面貌，針對性強，信息相對集中，提供利用簡便迅速，既有依據作用，又有參考作用。現有的高校檔案編研成果大多數屬于此類。

第三層次是在對檔案資源進行分析研究和歸納的基礎上，編寫形成的一種新的參考材料。如《高校××年發展史》、《高校志鑒》等。三次加工檔案編研成果的編寫過程是一個再創造過程，編寫難度比較大，對檔案編研人員的要求特別高。這一高層次的編研成果不同程度地產生其他材料沒有的知識和內容，形成了新的知識產品，從信息量的角度來看這些都是新增加的信息，更具有參考價值。可以說，有了這三個層次的檔案編研成果，基本滿足了高校加強教學管理、提高教學質量、促進科學發展的需要，高校檔案的編研工作躍上一個新臺階。

高校檔案編研成果的形式，根據高校的具體情況，常見的有八種形式：

一是專題匯編。專題匯編是將反映同一問題的一組文件匯集成冊。可以是全文匯編，也可以是摘錄匯編；可以是文字匯編，也可以是圖形匯編。

二是大事記。大事記是按照時間順序，簡要地反映學校一定歷史時期與一定范圍內發生的大事要事的真實的文字記錄。大事記述范圍要準確，力求大事突出，要事不漏。

三是組織機構改革。主要是將學校組織機構和院系結構等方面的情況編寫成冊，供高校領導、人事部門及有關方面研究使用。

四是簡介。主要是對檔案的內容、范圍作簡單的介紹，為利用者選用檔案提供線索。簡介突出“簡”字，簡明扼要，要點突出。

五是手冊。手冊大多是專業性的，具有簡明、實用、方便的特點，是深受高校領導和業務人員喜愛的資料齊全、知識全面的工具書。

六是志鑒。志鑒是以記述學校綜合情況為內容的歷史性資料工具書，編纂志鑒對檔案史料的征集和檔案編研人員的要求較高，學校領導及各業務部門必須高度重視，密切配合，并在志鑒主管部門指導下才能完成。

七是文摘。以簡單的文字摘錄檔案的主要內容，便于人們了解檔案的概況。摘錄要精煉，文字要簡短。

八是調研報告。主要對某一個專題、某個專業、某項技術的檔案進行綜合研究后編寫的專題報告。高校檔案編研成果除上述形式外，還可以列出不同形式。這就要求高校檔案編研人員堅持一切從實際出發的原則，根據高校的特點，切忌單純追求編研數量，而不顧實際需要帶來學校成本增加，給學校造成浪費。

3高校檔案編研工作的思考

高校檔案編研工作是高校檔案部門的一項基礎性工作，也是一項專業性、技術性和知識性較強的工作。努力完成高校檔案編研工作，確保在檔案編研成果上出“精品”奪“名牌”，是高校檔案編研部門必須認真思考的問題。

首先，加強學習，注重實踐，提高高校檔案編研人員的素質。

檔案編研人員良好的政治素質和業務素質是做好高校檔案編研工作的前提和保障。檔案編研人員要加強理論修養，改進思想作風，熱愛本職工作，忠于職守，盡職盡責，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規。高校檔案編研工作的專業性、技術性特點要求檔案編研人員除了具備系統扎實的檔案學的基本理論、基本知識和基本技能外，還應熟悉和掌握高校教育管理和教學辦法等方面的科學知識，同時要理論聯系實際，勤于實踐，不斷提高自己的業務才干和辦事能力。要腳踏實地，愛崗敬業，淡泊名利，埋頭苦干，在平凡的崗位上做出不平凡的業績。高校檔案編研人員的政治素質、業務素質水平和辦事能力越高，檔案編研的水平就高，編研成果的質量也就越高。

其次，依托檔案，拓寬渠道，擴大高校檔案編研素材的來源。

高校檔案是搞好編研工作的來源和基礎，沒有豐富的檔案提供給編研人員使用，是無法開展編研工作的。但是，僅僅依靠這一點是不夠的。要搞好編研，提高編研成果的質量，特別是提高高層次檔案編研成果的質量，不能局限于高校的檔案資源，還應該拓寬渠道，擴大編研工作基本素材的來源，廣泛收集國內外知名高校教育、教學和教改文獻。從這些文獻資料中，了解和掌握國內國外同行業的水平。通過對本學校檔案和國內外同行檔案史料的綜合分析，研究對比，作出評價，編寫具有一定深度的編研成果。因此，高校檔案部門除加強內部文件資料的收集和整理外，還應注重收集與高校有關的各種教育、教學和教改文獻，不斷豐富編研工作的素材，適應高校檔案編研工作的需要。

再次，部門配合，優勢互補，增強高校檔案編研工作的合力。

檔案編研工作是高校檔案部門的重要工作，理所當然應由高校檔案編研人員來完成。但在多數高校存在這樣情況：

一是由于編研人員知識的局限性，對種類繁多的高校檔案、特別是內容豐富的教學檔案難以全部熟悉；

二是勝任編研工作的檔案人員不可能配備足額，無法承擔大量的編研任務。

為解決這些問題，高校檔案部門可以聘請其它部門的專門人才協助，合作完成提出的編研課題。通過高校檔案部門和其它部門相互合作，取長補短，優勢互補，形成高校檔案編研工作的合力，既完成了編研工作的既定任務，又提高了檔案編研成果的質量。

最后，建章立制，獎懲分明，保障高校檔案編研工作的實施。

按照黨和國家關于檔案工作的方針政策和法律法規，結合高校工作特點，建立健全高校檔案工作的各項制度，確保高校檔案管理工作有法可依、有章可循、有條不紊地進行，逐步走上法制化、規范化、標準化的軌道。對在高校檔案編研工作中作出成績的檔案工作人員及有關人員予以獎勵；對在改善教學管理、提升教育質量、提高學生素質等各方面發揮重要作用的高校檔案編研成果，應該列為參加高校科學成果的評獎范圍。

摘要：提出了高校檔案編研工作的定義及作用，分別闡述了高校檔案編研工作所具有的特點、編研的范圍和編研的形式。最后，在高校教育體制改革的不斷深入和發展的大趨勢下，對高校檔案編研工作做出了深入的思考，力爭將這項基礎性的工作做出精品成果。

關鍵詞：高校；檔案；編研