衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案管理論文
時(shí)間:2022-07-25 05:38:00
導(dǎo)語:衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳,不代表本站觀點(diǎn),若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師,歡迎參考。
我國(guó)各級(jí)衛(wèi)生防疫站承擔(dān)著群體預(yù)防任務(wù),在開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)、科研、教學(xué)及健康教育等業(yè)務(wù)活動(dòng)中,形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。從全國(guó)來看,各地各級(jí)防疫站對(duì)這部分本應(yīng)構(gòu)成防疫站檔案主體的衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案采取的管理模式不盡相同,有的防疫站是采用科存檔案站存目錄,有的則分散在科室,或固定人員管理,或干脆分散在個(gè)人手中。本人認(rèn)為,對(duì)衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案采取分級(jí)管理的方法,這樣既符合檔案工作基本原則,又能滿足衛(wèi)生防疫站業(yè)務(wù)開展的需要。
一、衛(wèi)生防疫一務(wù)檔案兩級(jí)管理的原則
防疫業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分別站級(jí)、科級(jí)兩級(jí)管理。其內(nèi)容有以下四個(gè)方面:
1將衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案納入站檔案工作管理體系:同其他門類的檔案一樣,業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由站檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。
2將業(yè)務(wù)檔案分為站科兩級(jí):對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案分別為站級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次。
3站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理:凡劃歸的站級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案,由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷,定期向站檔案室歸檔,交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。
4科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理:凡劃歸為科級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案,交科保存,由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷,并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、站科兩級(jí)檔案范圍的確定
(一)站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍
在確定站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí),應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對(duì)檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測(cè)上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長(zhǎng)的材料確定為站級(jí)檔案,以確保站存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平。總體來看,站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面:
1業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報(bào)告、編制說明及驗(yàn)證報(bào)告等。
2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)等。
3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)的總結(jié)分析。
4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄及有關(guān)的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。
5專題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告或總結(jié),統(tǒng)計(jì)匯總等材料。
6各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)、年報(bào)。
7省市級(jí)以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。
(二)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍我國(guó)各級(jí)防疫站在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對(duì)象檔案,即在對(duì)其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定,需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定,而且不少材料還因工作需要逐年加以補(bǔ)充,因此存科保管更為便利。此外,衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長(zhǎng),其疾病流行及防治規(guī)律得自于長(zhǎng)期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料不僅對(duì)當(dāng)年的疫情分析有用,更可能是在若干年以后,能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此,這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料不能因?yàn)橛辛司C合性或總結(jié)性報(bào)告,就可以隨意處置,而應(yīng)做為科級(jí)業(yè)務(wù)檔案存科保管。科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面:
1衛(wèi)生監(jiān)督材料
(1)預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料:包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗(yàn)材料;新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目審查材料。
(2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料:包括對(duì)所轄地區(qū)或監(jiān)測(cè)點(diǎn)或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)材料,包括監(jiān)測(cè)記錄、記事,監(jiān)測(cè)小結(jié),控制結(jié)果,監(jiān)測(cè)報(bào)告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。
2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料,包括個(gè)案調(diào)查表,現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄(筆錄),人員尋訪記錄,檢驗(yàn)結(jié)果及處理報(bào)告等。
3行政處罰材料,包括監(jiān)督筆錄、檢驗(yàn)報(bào)告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結(jié)案單及送達(dá)回執(zhí)等。
4各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料;廣告登記管理材料。
5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)材料,包括體檢表、檢驗(yàn)單、統(tǒng)計(jì)表;培訓(xùn)計(jì)劃、教材及小結(jié)等。
6咨詢工作材料,包括咨詢登記、記錄及小結(jié)等。
7各種毒理檢驗(yàn)、化驗(yàn)材料。
三、實(shí)行兩級(jí)管理的意義
1兩級(jí)管理有利于解決檔案儲(chǔ)藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾
我國(guó)各級(jí)防疫機(jī)構(gòu)中,檔案室檔案庫(kù)房大多狹小,根本無法容納全部的業(yè)務(wù)檔案,因此,只能將那些保存價(jià)值更大、保存期更長(zhǎng)的檔案集中到站檔案室中,而一般性的,基礎(chǔ)性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行的。
2站級(jí)管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高
首先,站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平,對(duì)于站領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局,做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次,由于站級(jí)業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔,從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié),而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料上做進(jìn)一步的加工,形成分析性報(bào)告,從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三,站檔案室人員針對(duì)業(yè)務(wù)檔案開展信息加工,通過各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù),有利于防疫機(jī)構(gòu)科研工作的開展。第四,站級(jí)檔案管理便于開展站際防疫信息的交流,為全市甚至全國(guó)的防疫工作提供利用。
3科級(jí)管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要
防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性,在對(duì)監(jiān)測(cè)點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測(cè)中,要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案;特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的變化,有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等就屬這種情況。因此科級(jí)管理就可以及時(shí)滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。
四、兩級(jí)管理的實(shí)施
1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)
兩級(jí)管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實(shí)現(xiàn)有序的實(shí)施。因此,建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級(jí)管理的組織保障。
建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級(jí)設(shè)立由主管站長(zhǎng)牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會(huì),負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃,提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求,并協(xié)調(diào)解決在實(shí)行兩級(jí)管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對(duì)業(yè)務(wù)檔案的總體要求,具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度,除管理站級(jí)業(yè)務(wù)檔案外,還要對(duì)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各
科設(shè)兼職檔案員,在站檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行站級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>
2建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度
對(duì)種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案,要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理,就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先,在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí),站檔案室人員應(yīng)深入各科室,了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng),再結(jié)合衛(wèi)生部“全國(guó)衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范圍的規(guī)定,經(jīng)與各科密切協(xié)商,具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科站級(jí)和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次,對(duì)于各科的科級(jí)業(yè)務(wù)檔案也要同站級(jí)業(yè)務(wù)檔案一樣,提出統(tǒng)一的立卷要求,以確保科級(jí)檔案立卷的規(guī)范,但可使用不同的卷皮,以示區(qū)分;第三,嚴(yán)格科級(jí)秋檔案的保管及利用制度,任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
3加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)
各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù),檔案知識(shí)相對(duì)貧乏。因此,要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔,就必須加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容,進(jìn)行學(xué)分評(píng)定,以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí),檔案室人員也要主動(dòng)指導(dǎo)科室立卷和編目。
4推行責(zé)任制,加強(qiáng)考核
各級(jí)防疫站在推行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制時(shí),應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中,制定相應(yīng)的考核指標(biāo),定期對(duì)各科進(jìn)行考核,與獎(jiǎng)金掛鉤,這是確保兩級(jí)管理實(shí)施的十分重要的措施。此外,應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全站業(yè)務(wù)人員年終考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中,從而真正確保業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔。
綜上所述,將業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級(jí)管理,是衛(wèi)生防疫站貫徹我國(guó)檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式,它符合衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要,隨著業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展,它將會(huì)更加完善,一定會(huì)為衛(wèi)生防疫站業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。