衛生防疫專業檔案編研工作論文

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隨著我國衛生防疫事業的蓬勃發展，各級衛生防疫站的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。衛生部“等級站評審標準”，將檔案管理晉級達標做為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進了防疫站檔案工作的發展。僅以我市為例，我市區縣站中目前已有十三家區縣站晉升了市級先進，兩家達國家二級，市防疫站也于96年晉升為國家一級。隨著檔案工作的升級發展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為各衛生防疫站檔案工作中一項十分重要的任務。我站在開展編研工作時，在突出衛生防疫專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性，受到業務人員的歡迎和好評。在工作中我們體會到，要開發有衛生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環節：

一、以業務檔案為編研工作的主要對象

衛生防疫站在以開展衛生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛生防疫是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體棗業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，衛生防疫在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為站開展衛生防病、監督監測工作服務。

二、選題要圍繞業務上的主要任務

檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。

1要了解和掌握單位的中心工作

在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于中心工作。如我站近兩三年來的中心工作是為申報省市級一級站評審做準備工作，而等級站評審標準要求各科出具近十年、五年的監督監測數據的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應，在制定編研計劃時，就安排編制反映這一內容的編研材料，為及時滿足全站的利用需要起到了積極的作用。

2要了解和掌握各項業務工作內容

衛生防疫站的主要業務是開展傳染病、地方病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、勞動衛生的監督監測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。

三、積極開發深層次的檔案編研材料

檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各衛生防疫站的檔案中均有歷年來國務院、衛生部及北京市政府頒發的關于傳染病管理及五大衛生的法規、條例、程序及業務技術規范，而衛生防疫站做為衛生行政機關委托的執法機構，在履行其職權時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編制有關的業務依據性文件匯編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。這種文件匯編既實用，做起來又不難。

然而，由于衛生防病業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、制定防治策略以及對公共衛生實施監督監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監督監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監督監測數據集中起來，做出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進行上述初次加工外，還應將編研工作的重點放在能系統地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產品上。從實踐中看，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如我站所編制的“1984－1995年北京市食物中毒發生情況分析”，“北京市五百例預防接種副反應分析”，“1985－1995年北京市流腦發病、死亡數統計與分析”，這類編研材料已經常地被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示了很強的實用性。

檔案部門在編制專題性統計分析材料時，應注意以下幾個問題：

1要積極爭取業務部門的配合

檔案部門根據所選題目，以站藏檔案為依據，在完成對各年度相關數據統計后，可交予業務科室，由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行，又有一定的深度。

2統計分析時間跨度要大

統計分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規律性、本質性的信息，越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實用的價值，不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。

3統計數據真實準確完整

編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據，是在分析檔案原件內容的基礎上，根據選題對數據進行取舍。因此，如實地采用檔案數據，是決定編研質量及可靠程度的前提。有時，某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認真研究檔案材料，找到相關的數據進行計算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數據必須要準確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類，同類項目才能進行有關的計算。計算要正確，并要經過復核。

4形式新穎好看

編制專題性統計分析，往往以表格、數字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀，新穎好看。

四、檔案人員應具備專業知識

檔案人員要努力開發檔案信息資源，做到編研材料有特色，為衛生防病業務服務，這是衛生防疫站檔案工作不斷發展和進取的需要。同時，這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做為衛生防疫站檔案人員，做好編研工作，應具備的專業知識應有兩層含義，一是檔案編研專業知識，一是衛生防病專業知識。目前的衛生防疫站檔案人員多為“半路出家”，因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。另一方面，檔案人員只有學習和掌握了衛生防病專業知識，才能閱讀和分析業務技術報告和總結，才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關的業務人員配合進行，也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上，與業務人員進行充分的交流，才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然，這并不是要求檔案人員要成為預防醫學專家，但應該做到“耳熟能詳”。還有，檔案人員還應走出站門，向兄弟站學習編研工作的經驗，這也是提高編研水平的捷徑。總之，為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開發衛生防疫檔案信息資源，檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。