物資采購管理體系論文

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摘要：為加快推進多維精益管理體系變革工作，落實智慧供應鏈業(yè)務場景落地，促進ERP集中采購結(jié)算業(yè)務“全業(yè)務融合、全流程貫通、全線上結(jié)算”，財務部、物資部緊密協(xié)作，共同協(xié)商，形成集中結(jié)算業(yè)務的主數(shù)據(jù)標準、管理規(guī)范和系統(tǒng)集成規(guī)范。借助影像管理、電子簽名、指紋身份認證等手段，將驗收單、質(zhì)保單、投運單等線下業(yè)務提升到線上管理，將項目、合同等業(yè)務信息與財務信息進行銜接，實現(xiàn)資金流與業(yè)務流的融合，推動結(jié)算業(yè)務全流程電子化、智能化。

關鍵詞：項目；合同等業(yè)務信息與財務信息進行銜接；確保維度信息傳遞鏈路暢通；滿足多維精益管理要求

1實施的目標

1.1實施背景。為加強業(yè)務精益管控，強化合同管理對資金收支管理支撐，保證資金支付合法合規(guī)，需打通ERP采購管理與經(jīng)法系統(tǒng)的集成，擴展納入采購訂單管理的業(yè)務類型，實現(xiàn)業(yè)務橫向集成、數(shù)據(jù)縱向貫通、流程全面可控的收支流程精益管理體系。同時，借助影像管理、電子簽名、指紋身份認證等手段，對涉及物資流與資金流的業(yè)務進行嚴格管控、責任到人、規(guī)避風險，實現(xiàn)物資采購業(yè)務全流程的業(yè)務信息貫通、流程在線、風險可控。1.2實施目標。一是堅持依法合規(guī)原則，以公司財務管理、物資管理等相關管理制度為依據(jù)，進一步加強采購業(yè)務過程管控。二是堅持共建共享原則，以采購訂單、付款訂單等為載體，將項目、合同等業(yè)務信息與財務信息進行銜接，確保維度信息傳遞鏈路暢通，滿足多維精益管理要求。三是借助影像管理、電子簽名、指紋身份認證等手段，將驗收單、質(zhì)保單、投運單等線下業(yè)務提升到線上管理，將項目、合同等業(yè)務信息與財務信息進行銜接，實現(xiàn)資金流與業(yè)務流的融合，推動結(jié)算業(yè)務全流程電子化、智能化。

2主要做法

2.1物資采購全過程規(guī)范化管理。2.1.1管理規(guī)范。（1）在合同簽定環(huán)節(jié)。對于經(jīng)法系統(tǒng)管理的合同，在經(jīng)法生效后將UDS存儲地址通過接口發(fā)送給原始憑證電子化系統(tǒng)，實現(xiàn)采購訂單與經(jīng)法合同影像的自動或手工選擇掛接。無電子簽名的合同，紙質(zhì)合同傳遞到財務部門有困難的，可由物資部門在電子化系統(tǒng)補采蓋章頁，紙質(zhì)合同由物資部門或合同管理部門歸檔管理，財務部門不再接收紙質(zhì)合同。（2）在物資收貨環(huán)節(jié)。對到貨驗收單進行法律認可的在線CA電子簽名，其中：對運到項目現(xiàn)場的需有“五方”（物資管理部門、供應商、項目單位、施工單位、監(jiān)理單位）電子簽名；對運到倉庫的，需有“三方”（物資供應公司、項目單位接收人、供應商交付人）電子簽名。（3）在物資入庫環(huán)節(jié)。物資倉儲管理人員在線審核到貨驗收單信息完整性，在指紋驗證身份后才可進行收貨操作，無完整影像化信息或簽名不齊全不得收貨。在收貨后，入庫單由庫房主管在ERP系統(tǒng)中補充審批，審批不完全則不能進行發(fā)票校驗操作。在資產(chǎn)實物ID、PDA涉及到的物資收貨業(yè)務中，增加指紋身份認證功能，先進行身份認證后再掃碼簽收。（4）在物資領用環(huán)節(jié)。業(yè)務專責在線發(fā)起領料申請，部門負責人線上審批，物資倉儲管理人員審核領料單信息完整性，在指紋驗證身份后方可進行發(fā)貨操作，實際領料人錄入指紋存檔備案。領料單信息不齊全不得發(fā)貨，不經(jīng)項目部門提出領料需求則不允許發(fā)貨。在發(fā)貨后，出庫單由庫房主管在ERP系統(tǒng)中進行補充簽批。在資產(chǎn)實物ID、PDA涉及到的業(yè)務中，領料時增加指紋身份認證功能，先進行身份認證后再掃碼發(fā)貨。（5）對于其他物資業(yè)務。如物資報廢、盤盈盤虧、廢舊物資銷售、公司間平衡利庫、對外捐贈等業(yè)務，先通過指紋身份認證才能進行實物變動操作，內(nèi)部單據(jù)需要線上生成及審批，關鍵外部單據(jù)（如合同）進行線上管理。（6）在發(fā)票校驗環(huán)節(jié)。供應商提供電子發(fā)票的，發(fā)票電子版通過電子化系統(tǒng)提交至財務部門；供應商提供紙質(zhì)發(fā)票的，各單位根據(jù)管理需要自行決定是否需由物資部門或供應商掃描及OCR識別并簽收。2.1.2系統(tǒng)實現(xiàn)。（1）優(yōu)化經(jīng)法合同集成。實現(xiàn)經(jīng)法系統(tǒng)將生效合同UDS地址、審批流程、關鍵字段自動發(fā)送到原始憑證電子化系統(tǒng)；實現(xiàn)經(jīng)法合同與采購訂單自動掛接，完成合同購銷雙方電子簽名的功能實現(xiàn)。（2）開發(fā)到貨驗收單在線管理功能。簽章不符合要求不允許收貨，到現(xiàn)場物資需“五方”（物資供應公司、項目單位接收人、供應商交付人、監(jiān)理單位、施工單位）電子簽名；到倉庫物資需“三方”（物資供應公司、項目單位接收人、供應商交付人）電子簽名。（3）開發(fā)指紋應用功能。在物資收發(fā)貨等實物變動環(huán)節(jié)，物資倉儲人員在ERP系統(tǒng)中進行物資收發(fā)操作前，必須先進行指紋認證，才能進行業(yè)務處理；領料業(yè)務時，實際領料人需留存指紋影像以提高身份責任意識；指紋認證應有授權功能，當?shù)谝回熑稳瞬辉趰彆r可授權他人通過身份認證后進行收貨操作。（4）開發(fā)增值稅發(fā)票管理功能。發(fā)票校驗前自動完成增值稅發(fā)票驗真工作；自動完成發(fā)票全要素信息的獲??；自動檢查增值稅發(fā)票是否在稅務有效期內(nèi)；自動檢查稅號、開票內(nèi)容是否符合稅務要求；自動檢查增值稅電子發(fā)票是否重復入賬；自動完成發(fā)票的進項稅認證。（5）與資產(chǎn)實物ID、PDA融合。在資產(chǎn)實物ID、PDA涉及到的物資收發(fā)貨業(yè)務中，增加指紋身份認證功能，先進行身份認證后再掃碼簽收。2.1.3實施的效果。（1）強化業(yè)務規(guī)范。通過業(yè)財部門共建采購管理執(zhí)行標準，進一步規(guī)范物資和服務業(yè)務處理。（2）加強業(yè)財融合。通過合同管理、采購管理和財務管理的橫向集成，實現(xiàn)業(yè)務流程端到業(yè)務信息與財務信息的緊密銜接，加強業(yè)務部門和財務部門的融合。確保工程物資全過程、全鏈條、智能化穿透管理，理清部門職責、完善業(yè)務流程，實現(xiàn)業(yè)財深度交互，做到信息一次錄入，全程共享。（3）促進信息共享。通過原始憑證電子化手段，實現(xiàn)合同、到貨驗收單等業(yè)務單據(jù)數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化共享、可視化查詢，確保業(yè)務處理全過程的信息共享。利用供應商對業(yè)務信息、合同信息、付款需求的了解，充分發(fā)揮供應商的主觀能動性，為物資結(jié)算前端業(yè)務提供信息支撐。

參考文獻

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作者:房玲 單位:國網(wǎng)山西核算中心