我國(guó)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行論文

時(shí)間:2022-08-24 08:30:00

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我國(guó)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行論文

【摘要】本文簡(jiǎn)要論述了檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)在我國(guó)的確立和執(zhí)行過(guò)程,先從國(guó)內(nèi)外形成的鑒定標(biāo)準(zhǔn)著手,分析其在我國(guó)檔案理論界與鑒定工作實(shí)踐中的貫徹情況,明確我國(guó)檔案鑒定理論、檔案鑒定的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)(檔案保管期限表)以及鑒定工作中存在的不足;同時(shí),指出檔案價(jià)值判斷過(guò)程中體現(xiàn)出的時(shí)代局限性;針對(duì)實(shí)際情況提出了一些改進(jìn)措施,以期提高鑒定工作質(zhì)量,進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)確立執(zhí)行

檔案鑒定作為一種價(jià)值評(píng)價(jià)活動(dòng),主要表現(xiàn)為主體以一定的評(píng)價(jià)尺度或標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量被鑒定的檔案價(jià)值這一客體的活動(dòng)過(guò)程。在此過(guò)程中,由于參與評(píng)價(jià)的主體存在著學(xué)識(shí)水平、分析問(wèn)題能力等的差異,加上檔案的自身價(jià)值存在多樣性、相對(duì)性和潛在性等特點(diǎn),因此在對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定時(shí),易出現(xiàn)不同的鑒定意見(jiàn)或結(jié)果。為了最大限度地實(shí)現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性,必須首先確立明確的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn),以此為依據(jù),方能保證檔案鑒定工作的有序進(jìn)行。本文擬對(duì)中外檔案界長(zhǎng)期形成的一些檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行簡(jiǎn)要列舉,并在此基礎(chǔ)上簡(jiǎn)析我國(guó)的檔案鑒定理論與實(shí)踐,明確其所存在的不足及應(yīng)采取的一些改進(jìn)措施。

一、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介

總的說(shuō)來(lái),檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)可分為兩大類(lèi),即理論性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。

(一)理論性標(biāo)準(zhǔn)

理論性標(biāo)準(zhǔn)是檔案價(jià)值鑒定的基本標(biāo)準(zhǔn)和理論依據(jù),綜觀中外檔案學(xué)界長(zhǎng)期以來(lái)形成的理論研究成果,檔案鑒定的理論性標(biāo)準(zhǔn)主要包括:

1、德國(guó)檔案學(xué)家邁斯奈爾提出的年齡鑒定標(biāo)準(zhǔn)和來(lái)源鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

(1)年齡鑒定標(biāo)準(zhǔn):即“高齡案卷應(yīng)當(dāng)受到尊重”。邁斯奈爾主張:每一個(gè)國(guó)家應(yīng)設(shè)置一個(gè)禁銷(xiāo)檔案的“界限年份”,應(yīng)對(duì)在此年份前形成的檔案加以高度重視、妥善保管,而不應(yīng)擅自毀棄。

(2)來(lái)源鑒定標(biāo)準(zhǔn):強(qiáng)調(diào)不能把案卷當(dāng)作零碎的材料孤立地、分別地單獨(dú)評(píng)判,而應(yīng)當(dāng)以它們固有的行政關(guān)系為具體背景進(jìn)行鑒定,即在鑒定時(shí),應(yīng)該考慮各行政單位在政府結(jié)構(gòu)中所處的地位,其活動(dòng)性質(zhì),以及這種活動(dòng)與上下級(jí)行政單位活動(dòng)的關(guān)系。

2、波蘭檔案學(xué)家卡林斯基提出的“職能鑒定論”。這是在研究繼承邁斯奈爾來(lái)源鑒定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上提出的,主張按照形成檔案的機(jī)關(guān)在政府體系中的地位和職能的重要性來(lái)確定文件的價(jià)值及保管期限。

3、美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格提出的文件雙重價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)。指出文件價(jià)值中存在著第一價(jià)值和第二價(jià)值的區(qū)別,這是按利用文件的主體為參照進(jìn)行劃分的。指出公共文件的價(jià)值首先體現(xiàn)為對(duì)原機(jī)關(guān)的原始價(jià)值,即第一價(jià)值,具體體現(xiàn)為行政管理、財(cái)務(wù)、法律和科研價(jià)值;而后再體現(xiàn)為對(duì)其它機(jī)關(guān)及非政府方面使用者的從屬價(jià)值,即第二價(jià)值,分為證據(jù)性?xún)r(jià)值和情報(bào)性?xún)r(jià)值兩種形式。對(duì)這兩種不同價(jià)值,在鑒定時(shí)應(yīng)予以充分考慮。

4、宏觀職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)。這是上世紀(jì)80年代以來(lái)電子文件大量涌現(xiàn)后的產(chǎn)物。“此時(shí)鑒定的注意力首先不是形成者來(lái)源,而是能夠反映社會(huì)需要的各種社會(huì)職能活動(dòng)過(guò)程或其主題”①;“宏觀鑒定法所面對(duì)的不再是單份文件,而是某種職能的文件”②。

5、效益標(biāo)準(zhǔn)。這是歐美國(guó)家近些年來(lái)在鑒定中奉行的一條原則,主張?jiān)阼b定檔案保存價(jià)值時(shí)應(yīng)考慮到檔案的保管費(fèi)用。從其發(fā)展歷程看,效益標(biāo)準(zhǔn)已從出現(xiàn)伊始的飽受批判轉(zhuǎn)變?yōu)楸桓鞣N鑒定體系廣泛采用,顯示出了其實(shí)用科學(xué)的一面。

6、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。這是我國(guó)檔案學(xué)界提出的一種檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn),即在承認(rèn)文件的價(jià)值取決于檔案客體屬性及其滿(mǎn)足利用者需要的程度之前提下,適當(dāng)分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度,從全宗和全宗群范圍內(nèi)來(lái)觀察檔案被保存的狀況。通常情況下,全宗和全宗群檔案的完整程度越高、絕對(duì)數(shù)量越多,每一份文件的價(jià)值就相對(duì)越低,反之則越高。即:在一定情況下某些文件的保存價(jià)值和保管期限可以相對(duì)地提升或降低。相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的提出,旨在使檔案鑒定工作做到具體問(wèn)題具體分析,避免機(jī)械主義和教條主義。

(二)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)

技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)是檔案鑒定實(shí)踐中用以參照的具體標(biāo)準(zhǔn),主要有文件材料的歸檔和不歸檔范圍、檔案保管期限表、檔案鑒定工作制度等。

我國(guó)目前的檔案保管期限表可分通用檔案保管期限表、專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表、同類(lèi)型檔案保管期限表和機(jī)關(guān)檔案保管期限表五種類(lèi)型。它們是各機(jī)關(guān)、檔案館鑒定檔案價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn),以此作為參考,文書(shū)立卷人員能較容易地區(qū)分文件的不同保存價(jià)值,初步確定其保管期限,為以后檔案館鑒定檔案的價(jià)值打下基礎(chǔ)。至于檔案鑒定工作制度,則包括制發(fā)鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)文件、檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和銷(xiāo)毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)銷(xiāo)制度等幾方面內(nèi)容。一種健全的檔案鑒定工作制度,可以有效保證檔案鑒定工作的質(zhì)量和防止有意破壞檔案,使檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行。事實(shí)證明,這些技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)在文書(shū)檔案人員的具體鑒定工作中起到了有力作用。

二、我國(guó)檔案鑒定理論的發(fā)展及檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的確立過(guò)程

(一)我國(guó)檔案鑒定理論的特征

我國(guó)的檔案鑒定理論在新中國(guó)成立以后,得到了一定程度的發(fā)展,主要是在學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上結(jié)合我國(guó)檔案工作實(shí)踐,并且吸收了民國(guó)時(shí)期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論而逐步形成的。民國(guó)時(shí)期的檔案界提出的鑒定標(biāo)準(zhǔn)均重視檔案的歷史價(jià)值和行政價(jià)值,但它存在缺陷,即僅僅停留在機(jī)關(guān)范圍內(nèi)的一般的行政價(jià)值和歷史價(jià)值的認(rèn)識(shí)上,且當(dāng)時(shí)沒(méi)有得到有效實(shí)行。而原蘇聯(lián)的檔案鑒定理論對(duì)我國(guó)的影響可說(shuō)是最為深刻和久遠(yuǎn)的。例如,原蘇聯(lián)檔案界提出:檔案的鑒定原則是歷史主義原則、黨性原則、全面性原則和系統(tǒng)性原則;在鑒定檔案的價(jià)值時(shí),應(yīng)考慮文件內(nèi)容、文件來(lái)源、文件的形式特征、情報(bào)的重復(fù)性、檔案全宗文件的完整程度、文件的物理狀況及文字、語(yǔ)言、藝術(shù)及其它特點(diǎn),等等。這些原則和標(biāo)準(zhǔn)被我國(guó)檔案工作者加以吸收和借鑒,再與我國(guó)的檔案鑒定工作實(shí)踐相結(jié)合,明確提出了鑒定檔

案價(jià)值時(shí)應(yīng)考慮的相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)需要標(biāo)準(zhǔn)等新的標(biāo)準(zhǔn),初步形成了較為系統(tǒng)的概念、原理體系。無(wú)可否認(rèn),這些鑒定理論在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi),確實(shí)對(duì)我國(guó)的檔案工作起到了一定指導(dǎo)作用,在很大程度上保護(hù)了檔案的安全,防止了任意銷(xiāo)毀檔案文件的事件發(fā)生,有效地保證了我國(guó)檔案管理工作的有序性。

但是,建國(guó)以來(lái)長(zhǎng)期形成并得以貫徹的具有我國(guó)特色的檔案鑒定理論,雖在實(shí)踐中證明了其價(jià)值,但同時(shí)也正是實(shí)踐——這一檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn),宣告了這些理論自身存在著的不足。因?yàn)槲覈?guó)的鑒定理論一直以來(lái)都側(cè)重于對(duì)鑒定的原則、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鑒定工作組織的研究,而對(duì)檔案鑒定中的一些基本理論和應(yīng)用技術(shù)研究得不夠,這在實(shí)際工作中就顯得空泛,缺乏足夠的實(shí)用性,可操作性不強(qiáng)。“對(duì)基本理論研究的不足,造成‘檔案價(jià)值’概念模糊,鑒定的理論框架構(gòu)建不起來(lái);對(duì)應(yīng)用技術(shù)研究的不足,造成具體的操作技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定質(zhì)量的檢查與控制的方法空白或殘缺”③。事實(shí)上,在科學(xué)研究中,定性分析法和定量分析法是兩種常用的分析方法。我國(guó)長(zhǎng)期形成的鑒定理論往往側(cè)重于對(duì)檔案鑒定的原則及其工作性質(zhì)等等進(jìn)行描述、概括,而忽略了檔案價(jià)值中實(shí)際存在著的數(shù)量關(guān)系,缺乏足夠的定量分析的成分。這一現(xiàn)象與其它許多國(guó)家明確規(guī)定文件進(jìn)館比例的做法相比,顯然存在著具體操作上的困難,鑒定質(zhì)量無(wú)法得到保證。

(二)在此時(shí)期內(nèi)確立的鑒定標(biāo)準(zhǔn):檔案保管期限表

檔案保管期限表是檔案鑒定的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn),是以表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式,并指明其保管期限的指導(dǎo)性文件,是鑒定檔案集中保存和確定檔案保存期限的依據(jù),是開(kāi)展檔案鑒定工作和保證其質(zhì)量的有效工具,是國(guó)家管理和控制檔案信息資源的重要手段,對(duì)防止錯(cuò)誤銷(xiāo)毀檔案,為子孫后代保存歷史文化財(cái)富提供了一定保證。但是,在充分認(rèn)識(shí)檔案保管期限表積極作用的同時(shí),也應(yīng)看到它自身存在的不足:

一是條款太少。文書(shū)檔案保管期限表經(jīng)過(guò)幾次修訂,條款日趨簡(jiǎn)化,概括程度越來(lái)越高,難以涵蓋復(fù)雜的檔案類(lèi)型、范圍,這與國(guó)際上文件處置標(biāo)準(zhǔn)日益細(xì)化的趨勢(shì)相悖。

二是檔案保管期限表“就具體的鑒定標(biāo)準(zhǔn)而言,基本上屬于‘職能鑒定論’的范疇”④,這與國(guó)外許多國(guó)家鑒定標(biāo)準(zhǔn)呈多元化的現(xiàn)象是相脫節(jié)的。我國(guó)檔案學(xué)界近幾年來(lái)雖也在理論上提出了類(lèi)似的標(biāo)準(zhǔn),但在具體操作時(shí)卻忽略了這些。因此,我們的檔案保管期限表中的鑒定標(biāo)準(zhǔn)表現(xiàn)單一化,在具體操作時(shí)“很難逐項(xiàng)鑒定檔案的證據(jù)價(jià)值、情報(bào)價(jià)值,進(jìn)而也就無(wú)法保證永久保存的檔案是否具有永久性?xún)r(jià)值”⑤。

三是重宏觀檔案輕微觀檔案,側(cè)重于方針政策性、總結(jié)性、綜合性檔案,對(duì)微觀的、依據(jù)性、原始性的基本情況和數(shù)據(jù)方面的檔案,保管期限偏短,造成進(jìn)館檔案“只有骨架沒(méi)有血肉”,難以滿(mǎn)足歷史研究與定量研究的需要。

四是可操作性差,條款理解隨意性較大。如“重要的”、“一般的”等類(lèi)似的模糊語(yǔ)言大量存在,檔次則只給出“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”三檔,缺少具體的保管年限,導(dǎo)致各單位長(zhǎng)期、永久檔案劃分比例偏高,大大加重了各級(jí)檔案館的負(fù)擔(dān)。

正是我國(guó)現(xiàn)有檔案鑒定理論的不足,促使不少頭腦清醒的檔案學(xué)者有了學(xué)習(xí)、借鑒西方先進(jìn)理論為“我”所用的迫切念頭。于是,合理借鑒西方檔案界長(zhǎng)期以來(lái)形成的、在實(shí)踐中得到了完善與發(fā)展的鑒定理論,實(shí)現(xiàn)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化并使之有效指導(dǎo)鑒定實(shí)踐活動(dòng),成為我國(guó)檔案學(xué)界努力的目標(biāo)。近幾年來(lái),我國(guó)檔案學(xué)者對(duì)檔案價(jià)值鑒定效益標(biāo)準(zhǔn)、宏觀職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)等都已有所涉及,如何嘉蓀主編的《檔案管理理論與實(shí)踐》一書(shū),就提到了鑒定檔案價(jià)值必須考慮效益因素;馮惠玲《電子文件的雙重鑒定》則提出要重視“宏觀職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)”,等等。但是,雖然學(xué)術(shù)界提倡實(shí)行多種檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn),但在實(shí)踐操作中要真正實(shí)現(xiàn),尚需時(shí)日。

三、我國(guó)檔案鑒定工作實(shí)踐:檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行過(guò)程

(一)我國(guó)檔案鑒定工作實(shí)踐中存在的不足

鑒定理論的不完善,相應(yīng)導(dǎo)致了實(shí)踐操作中的偏差。綜觀我國(guó)檔案鑒定工作實(shí)踐,大致存在著以下一些不足:

1、鑒定過(guò)程中,對(duì)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的理解與貫徹各有不同,缺乏一致。如前所述,我國(guó)的檔案保管期限表存在顯而易見(jiàn)的缺陷,如條款內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)練、可操作性差等等,導(dǎo)致具體實(shí)踐中出現(xiàn)對(duì)保管期限表較嚴(yán)重的曲解現(xiàn)象。筆者曾在某單位實(shí)習(xí),期間發(fā)現(xiàn):此單位檔案室保存的檔案中,永久、長(zhǎng)期檔案所占的比例偏高,其中有不少是單位工會(huì)組織聯(lián)歡活動(dòng)的記錄,還有一些文件記述了本單位召開(kāi)的會(huì)議上人員報(bào)到的情況。試想一下,如果每個(gè)單位在對(duì)本單位形成的文件劃分保管期限時(shí),都采取“就高不就低”原則,把有保存價(jià)值(不管其價(jià)值大小)的文件都置于“重要的”一欄名下,這將浪費(fèi)多少的保管空間和人力!

2、我國(guó)現(xiàn)階段的檔案價(jià)值鑒定體系由三個(gè)層次的鑒定程序構(gòu)成。第一個(gè)層次是在文件立卷歸檔之時(shí),由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行的。此時(shí)既要為一部分已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件“判處死刑”,又要為準(zhǔn)備留存歸檔的文件鑒定區(qū)分價(jià)值并據(jù)此分別立卷。可以說(shuō),這是整個(gè)文件生命歷程中最主要和最重要的一次鑒定關(guān)。第二個(gè)層次是檔案在檔案室保存期滿(mǎn)之時(shí),尤其是行將移交檔案館之前,在機(jī)關(guān)(企業(yè))檔案室內(nèi)進(jìn)行的。主要是對(duì)立卷歸檔時(shí)確定的保管期限進(jìn)行檢查,適當(dāng)調(diào)整部分檔案的保管期限并決定哪些應(yīng)移交檔案館、哪些可以造冊(cè)登記并銷(xiāo)毀。第三個(gè)層次是在檔案館中進(jìn)行的,一般屬定期審查性質(zhì),對(duì)保存期不當(dāng)?shù)臋n案進(jìn)行調(diào)整以至銷(xiāo)毀。市、縣級(jí)檔案館還需對(duì)長(zhǎng)期檔案、一些接收了撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的檔案館還需對(duì)這些檔案進(jìn)行價(jià)值再鑒定。后兩個(gè)層次的鑒定實(shí)際上只是對(duì)第一個(gè)層次鑒定的修正和補(bǔ)充。

上述鑒定體系的優(yōu)點(diǎn)是通過(guò)層層把關(guān),在一定程度上保證了館藏的檔案的質(zhì)量。但是,在每一個(gè)鑒定層次,都同時(shí)賦予鑒定第一價(jià)值和第二價(jià)值的兩種責(zé)任,并給予其決定文件取舍的生殺大權(quán),這對(duì)文書(shū)、檔案人員鑒定檔案價(jià)值的能力是一個(gè)極大的挑戰(zhàn),由此給檔案工作帶來(lái)的隱患也是無(wú)可避免的。就第一層次來(lái)說(shuō),機(jī)關(guān)單位的文書(shū)、業(yè)務(wù)人員在判定檔案價(jià)值時(shí),往往是以本機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)來(lái)考慮問(wèn)題,在確定文件有無(wú)保存價(jià)值時(shí),是以文件是否能滿(mǎn)足本機(jī)關(guān)單位日后查考利用需要為前提的,對(duì)那些反映了本機(jī)關(guān)單位基本職能活動(dòng)抑或是輔助職能的文件,只要其日后對(duì)本機(jī)關(guān)有使用價(jià)值,即確定其具有保管價(jià)值,送交本機(jī)關(guān)檔案室保存;對(duì)剩下的文件,則冠之以“無(wú)價(jià)值”而予以銷(xiāo)毀。在這里,文件的第一價(jià)值固然是被充分認(rèn)識(shí)到了,但是,由于這些人員往往未受過(guò)歷史研究訓(xùn)練,甚至可能毫無(wú)歷史眼光或者對(duì)歷史研究和文件是否有歷史價(jià)值毫無(wú)興趣,因此其不可能,也沒(méi)有時(shí)間和精力去考慮未來(lái)整個(gè)社會(huì)對(duì)這

些檔案文件的需要,甚至可能連文件還有第二價(jià)值也沒(méi)有聽(tīng)說(shuō)過(guò)。這一層次的文件鑒定,明顯地突出了“為我”性質(zhì),從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,是不利于檔案的歷史研究和社會(huì)利用的,因?yàn)樵谶@種情況下,一些具有歷史價(jià)值的文件,極有可能被稀里糊涂地送進(jìn)廢紙堆,其損失將是無(wú)可挽回的。

3、檔案館負(fù)荷過(guò)重而目前尚無(wú)有效措施可減輕其負(fù)擔(dān)。造成檔案館超負(fù)荷的原因之一,是建國(guó)后頒布的一些檔案價(jià)值鑒定政策。例如,建國(guó)初期國(guó)家有關(guān)部門(mén)曾經(jīng)規(guī)定,對(duì)待歷史檔案的處理原則是“片紙只字,不得損毀”,這使得大量建國(guó)前的檔案未加辨別地積存在檔案館中。有的檔案館明知一些歷史檔案已失去保存價(jià)值,但礙于上述規(guī)定而始終不敢對(duì)其加以銷(xiāo)毀,既加重了檔案館的負(fù)擔(dān),又降低了庫(kù)藏檔案的信息含量。又比如,1983年頒布的《檔案館工作通則》規(guī)定地(市)、縣級(jí)檔案館應(yīng)同時(shí)接收本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案,從而造成了全國(guó)上下進(jìn)館范圍的不統(tǒng)一,為長(zhǎng)期檔案大量涌入檔案館開(kāi)了先例,加大了地(市)、縣級(jí)檔案館的鑒定難度。

四、改善檔案鑒定工作局面,推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展

如前所述,鑒定的時(shí)代局限性是必然存在的,對(duì)其不可能加以根本解決。因此只能采取一定的措施,增強(qiáng)鑒定過(guò)程的科學(xué)性,盡量避免因個(gè)人主觀性的局限而對(duì)檔案鑒定事業(yè)造成損害,盡量弱化因鑒定的時(shí)代局限性給后世檔案利用所造成的不良影響。具體措施有以下幾點(diǎn):

(一)首先要對(duì)鑒定的意義與地位有正確的認(rèn)識(shí),將其作為檔案工作的核心加以對(duì)待。長(zhǎng)期以來(lái),我國(guó)對(duì)鑒定的意義與地位的認(rèn)識(shí)相對(duì)不足,僅僅將鑒定工作作為檔案工作的一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),沒(méi)有在檔案工作中突出其特殊的作用。這種情況雖然從20世紀(jì)80年代末以來(lái)有所改變,但在實(shí)踐中一直沒(méi)有特別得力的措施,因此并沒(méi)有根本改變鑒定工作相對(duì)薄弱的現(xiàn)象。因此,鑒定工作的切實(shí)推行,尚有待于檔案界乃至全社會(huì)的重視。

(二)修訂與完善檔案保管期限表。原有的檔案保管期限表存在著條款簡(jiǎn)練、操作性不強(qiáng)等特點(diǎn),需要對(duì)其加以修訂。西方國(guó)家檔案保管期限表的條款至少不下百八十條,保管期限的檔次有十多個(gè),其詳細(xì)的條款規(guī)定使檔案人員在具體操作時(shí)更易把握,操作性強(qiáng)。我國(guó)檔案保管期限表的修訂,也應(yīng)朝著細(xì)化的方向發(fā)展。具體的做法可以是采取劃限與標(biāo)時(shí)法相結(jié)合,標(biāo)明檔案保管的具體期限,以使鑒定人員在操作時(shí)有明確的標(biāo)準(zhǔn)可以參照,從而提高檔案鑒定的效率與質(zhì)量。

(三)進(jìn)一步完善檔案鑒定理論,使其更具有實(shí)踐操作性,逐步實(shí)現(xiàn)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化,更有效地指導(dǎo)實(shí)踐。對(duì)西方相對(duì)成熟的鑒定理論體系,要加以正確的吸收與借鑒,同時(shí)要結(jié)合我國(guó)檔案工作實(shí)際情況加以發(fā)展、完善,形成具有針對(duì)性的檔案鑒定理論,以引導(dǎo)鑒定實(shí)踐前行。

(四)逐步實(shí)現(xiàn)檔案鑒定工作的程序化、科學(xué)化、系統(tǒng)化,建立文件價(jià)值雙重鑒定機(jī)制,形成完整的檔案鑒定工作制度。在建立雙重鑒定機(jī)制方面,西班牙實(shí)行的設(shè)立文件中心暫時(shí)保管文件、對(duì)文件的第一和第二價(jià)值分別由文件中心和檔案館加以鑒定的做法,值得借鑒。我國(guó)也應(yīng)采取有力措施,切實(shí)改進(jìn)和完善鑒定機(jī)制,努力實(shí)現(xiàn)檔案鑒定工作的程序化、科學(xué)化、系統(tǒng)化,以促進(jìn)檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。

(五)針對(duì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中存在的一些問(wèn)題,可以相應(yīng)地采取措施以提高檔案人員素質(zhì),而這有賴(lài)于檔案教育事業(yè)的進(jìn)一步開(kāi)展。只有教育搞好了,檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)術(shù)水平才能更上一個(gè)層次,綜合素質(zhì)才能增強(qiáng),也才能帶著更自信的態(tài)度和更科學(xué)的精神投身到檔案鑒定工作中去,推動(dòng)檔案事業(yè)前行。