紙質檔案范文10篇

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

摘要：在如今社會不斷發展的背景下，城建檔案管理模式出現了翻天覆地的變化，紙質檔案已經無法滿足人們對于檔案管理的需求。所以，亟需對城建紙質檔案和電子檔案開展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質檔案和電子檔案并行管理的必然性，并分析了城建紙質檔案與電子檔案并行管理的相關舉措，以供管理人員參考。

關鍵詞：城建紙質檔案；電子檔案；并行管理；必然性

電子信息網絡技術在新形勢發展中取得了很好的成績，而城建管理檔案更是因為其無與倫比的重要性得到了越來越多人的關注。在電子信息網絡技術的不斷推動下，怎么把電子和紙質檔案開展合理的檔案并行管理舉措已經變成了目前人們亟待處理的一個問題。

1紙質檔案和電子檔案并行管理的必然性

在二十一世紀中，電子檔案與紙質檔案均有著自身的優點，兩者都很重要。在造紙術發明以后，紙質檔案始終是重要的信息載體，給人們廣泛運用，和電子檔案比較，紙質檔案具備了載體的依附性。檔案的出現屬于社會現象，其通過固定的物質形式存在著，形成檔案信息和載體，變成了十分重要的信息資源。紙質檔案客觀記錄了過去的歷史情況，有著讓人信服的憑證功能，這樣的憑證效用連電子檔案也比不上。長時間以來，檔案界始終使用紙質檔案，對于電子檔案運用較少，原因是電子檔案雖然具備了信息量大與檢索快速等優點，可是因為其本身有著不能攻克的缺陷，對檔案穩定性與可靠性的影響較大，所以需要及時處理該問題。紙質檔案和電子檔案比較，雖承載信息處理優勢不明顯，可是其原始特性比電子檔案更好。在未能全面掌控電子檔案證據性與持續性以前，還是需要使用紙質檔案進行管理。基于紙質檔案和電子檔案各自的特征，根據現階段城建檔案管理實況看來，還需要將紙質檔案與電子檔案開展并行管理，此乃社會發展的必然趨勢。

2城建紙質檔案與電子檔案并行管理舉措

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

摘要：本文簡明扼要地闡述了紙質檔案的概念及特點，深入分析了紙質檔案的優勢與劣勢，歸納總結檔案信息化管理背景下紙質檔案的重要性，從四個方面提出了發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的對策，能夠對彰顯紙質檔案的重要作用提供有效參考。

關鍵詞：紙質檔案；檔案信息化；管理；重要作用

隨著計算機技術的廣泛應用，檔案信息化管理已經勢不可擋。但是，在電子檔案和紙質檔案并存的背景下，紙質檔案的重要性依然不能忽視。紙質檔案具有自身獨特的優勢，認真研究紙質檔案的特點和重要性，制定科學的對策與措施，充分發揮紙質檔案的重要作用，對提高檔案信息化管理建設的實效具有非常重要的現實意義。

一、紙質檔案綜述

1.紙質檔案的概念及特點。顧名思義，紙質檔案就是以紙張為載體記錄下來的人類活動的信息，包括信札、電報、戶籍、賬冊、契約、日記、書稿、證書、筆記和家譜等等，記錄的方式包括圖表或文字等，其目的是方便日后查閱。紙質檔案管理和使用比較方便，具有三個特點：一是原始性，也即記錄的信息是原始憑證；二是可靠性，也即記錄的信息一般來講都比較可靠；三是耐久性，也即信息存儲介質用起來時間較長。2.紙質檔案的優勢。紙質檔案從產生至今已經有近兩千年的歷史，它之所以能夠有這么長久的歷史生命就在于其具有電子檔案不能替代的優勢。其一，檔案的信息和載體具有不可分離性。這種不可分離性又稱依附性，也即紙質檔案所記錄的信息和紙張這一載體有著穩定的依附性，既不可分離，也難以被修改，使檔案所記錄的信息具有很大的穩定性。紙質檔案把信息和載體有效地結合在一起，使用檔案時只能通過記錄的文字或圖表來獲得信息。其二，紙質檔案能夠體現信息的原始性。紙質檔案是用紙和筆記錄的信息，都是歷史發生的事件，里面的文字或圖表能比較清楚地表達出時間和事件的基本脈絡，能夠讓大眾認同和信服，也容易讓人接受。此外，紙質檔案都有專業的檔案工作人員進行保管，具有非常高的安全性。其三，紙質檔案的載體具有良好的耐久性。紙質檔案保存的時間很長，加之有專業的保管人員，因此，一般不會輕易被損壞。誠然，在保存過程中紙質檔案也會受到氧化、水解等難題，但只要加以注意，并采取有效的針對性措施，這類問題都能得到有效的規避，從而使紙質檔案的壽命更長。3.紙質檔案的劣勢。在漫長的發展過程中，紙質檔案雖然具有一定的優勢，但隨著時間的推移和科學技術的不斷發展同樣也表現出自身的劣勢。其一，紙質檔案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪費大。紙質檔案的記錄、整理、歸檔和保存，不但需要大量的人力、物力，還需要很長的時間，這造成了成本高、浪費大的不良現象。其二，紙質檔案檢索量大，利用效率低下，容易造成資源浪費。一是紙質檔案具有獨占性，只能一人閱讀，難以實現多人同時共享；二是紙質檔案檢索起來工作量很大，檢索所需要的信息比較困難，造成效率不高；三是由于紙質檔案使用不便，很多深層次的檔案信息難以開發和利用。其三，紙質檔案的收集、整理、儲存和管理非常不便，難以滿足社會需求。紙質檔案收集、整理、歸檔比較原始，整理需要大量的人力，儲存需要大量的空間，管理手段也非常落后，根本就無法滿足社會快速發展的要求。

二、檔案信息化管理背景下紙質檔案的重要性

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

檔案管理既是專業性很強的業務管理體系，也是以服務性為主的日常管理工作。為保證檔案管理工作的順利進行，特作以下規定：

1、凡是部內工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種材料，均應歸檔。應保證歸檔的材料能全面地反映工作的基本情況。辦理完畢的工作材料，一般應在第二年上半年歸檔。應歸檔的文件材料要齊全完整，根據分類立卷，卷內文件應按一定次序排列，編頁號，填寫卷內目錄，注明保管期限，并編制案卷目錄。

2、人事檔案應嚴格按中央、市委組織部有關規定管理，查閱人事檔案須持黨委(黨組、總支)以上單位的介紹信，在部內指定地點查閱。未經部領導同意，不得外借。

3、干部考核材料由干部科分類整理立檔，查閱干部考核材料須得到部領導的同意，一般情況下不得摘錄和外借。

4、部長辦公會議、部務會記錄由辦公室保存，未經領導同意，不得對外提供查閱。

5、凡部內專項性工作應形成專題文書檔案材料，專項工作結束時，負責該項工作的同志應把有關材料匯總到辦公室，由有關科、室和辦公室分管的同志一起負責歸檔。

一、紙質檔案數字化管理

1、資管建設，資源開發，應加大對檔案目錄數據庫的建設力度，做好相關重要文件檔案的收集與整理工作，將其以圖片、音頻或視頻文件等方式保存。數字文件具有許多顯著優勢，除了可對原始檔案起到優良的保護之外，使用起來也極為方便。將紙質檔案進行數字化處理，可有效保護原始檔案。

2.易于電子歸檔及電子檔案管理，電子歸檔實現了傳統紙質檔案向數字化的飛躍，不再受到傳統文檔管理局限性的束縛，而最大程度上為圖書館藏增加了存儲空間。不管檔案的類型以及層次，盡管現如今還在研究它的組成、自主以及管理模式，但數字化的趨勢是勢不可擋的。

二、紙質檔案管理工作存在不足

1.學歷結構年齡結構的單一性和低層次性，隨著計算機網絡技術得到廣泛的使用，在紙質檔案也應得到響應和應用，然而，由于圖書館檔案管理工作人員的綜合素質并不高，許多單位也并未意識到圖書館工作的重要性，在他們看來紙質檔案的管理工作并元重要性可言無關高校發展大局。

2.缺乏專業技能培訓，由于高校中的檔案管理工作人員一般沒有經過專業的培訓，檔案管理與信息化建設方面的知識較為薄弱，因此在管理檔案上具有較大的主觀性，缺乏合理科學的管理理念。而又因并未對檔案管理工作人員進行再教育，因此在很大程度上影響了檔案信息化的進一步發展。

【摘要】目前，紙質檔案和數字化檔案管理存在一些問題，制約著二者實現規范化統一管理，應該采取針對性的解決辦法。本文從統一紙質檔案與數字化檔案管理渠道、構建紙質檔案和數字化檔案管理機制、統一紙質檔案和數字化檔案管理制度三個方面進行分析。

【關鍵詞】紙質檔案；數字化檔案；規范化；統一；管理

檔案，是在實踐活動中形成的記錄各類主體行為的數據。檔案管理是管理性、政治性、服務性的工作。檔案管理不會直接產生物質財富，是負責管理各部門形成的歷史文件的一個專業，檔案管理是管理性的工作。檔案管理系統是國家文獻信息系統的重要組成部分，檔案管理對局部單位的生產，對整個社會都有重要的意義。同時，也有著長遠的歷史意義。隨著互聯網的出現，“互聯網+檔案”管理成立檔案管理發展的新趨勢、新方向，數字化檔案應運而生，如何實現紙質檔案和數字化檔案的規范化統一管理，是本文研究的重要內容。

一、紙質檔案與數字化檔案規范統一管理的意義

檔案管理，是國家、單位、組織行政管理的重要組成部分，檔案為國家、單位、組織的發展提供了決策的依據，檔案對各項事業的發展、重要業務往來都起著記錄和參考的作用，同時也與文化息息相關，檔案見證了一個組織的發展，是文化、價值觀的一種體現，在組織文化形成過程中，發揮著不可替代的作用。紙質檔案和數字化檔案二者具有優勢互補的特點，紙質檔案有自己的特點，如紙質檔案的安全性更有保障，例如一些關系國家秘密的絕密檔案，數字化檔案的安全性不如紙質檔案。紙質檔案不容易丟失，也不容易被篡改。紙質檔案時間越久越珍貴。在互聯網信息化時代，數字化檔案是時代發展的必然趨勢。數字化檔案有自己的優勢，例如數字化檔案具有可分享性，具有不易失真性、更加經濟環保，更加多樣化，具有趣味性。紙質檔案與數字化檔案各有自己的優勢，二者有效結合，能夠充分發揮檔案的作用，對不同的檔案采取不同的管理方式，意義重大。

二、新時代數字化檔案技術的價值分析