機關檔案范文10篇

一、機關單位檔案文化建設的現狀

我國各大小機關單位當中出現了各種各樣的檔案管理問題，不僅與時展的潮流相違背，而且對于機關單位本身的發展產生了很大的制約作用，具體表現在以下幾個方面：（一）檔案管理意識淡薄。從目前我國機關單位檔案管理工作的現狀來看，一般的機關單位存在完善的檔案管理機構，有專人對這項工作全權負責，工作開展的過程也符合相關的規范。但是這些工作都停留在表面上，只能適應一般的檔案管理工作，檔案管理意識表現出淡薄的特點，使得對檔案文化建設的思考嚴重不足。首先，相當一部分領導欠缺相應的法律知識，對于檔案文化建設的重視力度不夠。其次，普通的單位成員檔案管理意識不夠，不能積極配合檔案管理部門的工作，比如沒有及時將本部門的檔案資料進行上交，對于檔案管理部門工作的開展造成了不同程度的影響。最后，檔案管理部門的工作缺乏細致性，不能做到完全符合相關規范。這些內容對于在全機關單位形成一種良好的檔案管理風氣相當不利。（二）檔案管理制度參照標準不統一。目前，很多機關單位都按照既定的標準，對于檔案的歸檔、保管、利用以及保密等工作制定了相關的制度，使得檔案的目錄相對比較完善。還有一些單位明確制定了檔案的借閱、參考等標準，使得檔案管理工作在開展的過程中阻力相對較小。但是這些管理制度具有個體性，不同的單位，或者是同一單位的不同部門難以形成全面的、統一的標準，間接加大了制度的隨意性以及差異性，不利于今后統一化管理工作的開展，久而久之，也就會對檔案管理文化建設的進程產生不同程度的制約。（三）檔案資料的收集不全面。機關單位的不同部門都能按照相關規范上的細則要求開展相關的檔案管理工作，對于檔案收集、整理、分類以及后續其他方面的工作進行全面的管理，但是在工作當中仍然會出現資料收集不全面的問題，對于良好的檔案文化建設造成了不同程度的影響。一般而言，檔案管理工作中文書檔案、會計檔案以及相關人事檔案資料都比較全面，但是設備、歷史、慶典等方面的資料卻十分欠缺，使得后續工作在進行的過程中會面臨較大的難度，讓文化建設面臨著較大的阻礙。（四）檔案管理當中硬件設施不足。目前，隨著科技水平的不斷提高，我國的檔案不再僅僅依靠手寫、紙質化的模式進行管理，而是相繼引入相關的檔案管理軟件，將檔案錄入到系統當中，實現無紙化管理。這樣的工作對于檔案分類、管理以及查閱等工作都帶來了很大的便利。但是從工作現狀仍然可以看出不同機關單位檔案管理的軟件設施不健全，沒有完善的防火機制，也沒有做好備份工作，使得檔案的安全性受到了很大的挑戰，對于檔案文化建設的發展步伐產生了很大的制約作用。

二、推進機關單位檔案文化建設的策略

改革開放對于檔案文化建設工作也提出了新的要求，它希望檔案文化建設應該秉承開放、包容以及辯證的態度，從而使得本機關的檔案文化對于全社會的影響力大大提升，進而使得檔案在促進單位本身發展上真正發揮出它應有的價值。（一）轉變觀念，增強機關檔案文化的傳播力。在新時代的今天，機關檔案文化的建設需要不斷創新，才能適應時代的要求，單位本身也才能更加具有核心競爭力。首先，各級領導應該進行思想觀念的轉變，使得檔案管理工作實現常態化。要在為全單位灌輸新型檔案管理理念的前提下實現檔案管理工作的專業化，實現檔案文化傳播力度的大大提升。其次，應該實現檔案管理工作的數字化。在創新型理念的制約下，不斷利用數字化的檔案管理模式進行文化和資源的整合，使得相關的檔案數據庫能夠形成，為檔案文化的共享奠定堅實的基礎。最后，要不斷豐富檔案文化的內涵，從而使得檔（下轉第69頁）案文化的底蘊真正發揮出其自身的價值，在機關單位形成一種良好的檔案管理氛圍，為后續工作的開展奠定堅實的基礎。（二）加強宣傳，提高檔案文化的服務力。長期以來，機關的檔案管理工作都停留在自身狹小的范圍內，使得其他非檔案管理部門的人員對于這一管理工作的認識相當片面，意識不到這項工作的重要性，因此檔案管理工作就很難發揮出其自身的價值。這主要是由于缺乏對于這項工作的宣傳而造成的。因此檔案管理部門要改變自己的工作姿態，以一種全新的機制開展檔案文化宣傳工作，提升檔案文化的服務能力。首先，可以通過編制一些檔案的精品資料，擴大檔案的影響力。其次，也可以成立一個檔案服務平臺，形成多品種、成系列的檔案文化，為后續工作的開展奠定堅實的基礎。（三）培養人才，建立專業化的檔案管理隊伍。檔案管理人才在檔案文化建設當中發揮出來的作用是巨大的，是基礎性的，管理人員的專業化水平對于檔案文化建設進程起著極大的影響作用。因此機關單位首先應該加大對于檔案管理人員的培養力度，不斷提升這些人的文化意識以及專業修養，從而為檔案文化建設取得實效打下堅實的基礎。其次，應該保障檔案管理人員工作的連續性。最后，要對檔案管理人員進行定期的培訓，讓他們及時更新自己的頭腦，跟上時代的需求，不斷完善檔案文化建設工作機制。（四）加強機關檔案管理信息化建設。電子檔案的引進對于提高檔案管理水平、加快工作效率具有十分重要的作用，但是一旦沒有做好后續保障工作，那么對檔案文化建設造成的影響將是深遠的。因此首先應該做好電子檔案的引進工作，將傳統的資料錄入到系統當中，為實現文化建設打下基礎。其次，應該積極引進相關的檔案管理軟件，使得電子化的檔案管理更加規范化、科學化。最后，要積極發揮檔案管理工作的引領作用，使得機關單位的檔案文化建設在整個地區政治文明建設當中都能發揮出實際的價值，為實現文化強國而不斷努力，這對于整個中華民族的意義都將是深遠的。

【參考文獻】

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根據《中共市紀委市監察局關于印發<市直黨政機關、事業單位黨政正職“四個不直接分管”實施辦法>的通知》和《關于對<市直黨政機關、事業單位黨政正職“四個不直接分管”實施辦法>貫徹執行情況開展專項檢查的通知》文件精神，市檔案局高度重視，認真貫徹執行文件精神。現將我局自查有關情況報告如下：

一、加強學習，提高認識

為提高領導干部特別是主要領導對黨政正職“四個不直接分管”工作的認識，切實把領導干部的思想認識統一到省、市紀委的工作部署上來，進一步建立健全懲治和預防腐敗體系，加強對權利運行的監督制約，特別是加強對黨政主要領導干部的監督，從源頭上預防腐敗現象的發生。我局利用局長辦公會、局務交辦會和全體干部會，以及學習會等多種形式，對《中共市紀委市監察局關于印發<市直黨政機關、事業單位黨政正職“四個不直接分管”實施辦法>的通知》等文件進行了學習，并結合開展腐敗風險預警防控活動，召開民主生活會，強化對領導干部尤其是單位主要領導的監督，增強領導干部尤其是單位主要領導腐敗風險預警防控意識。要求全體干部特別是領導干部務必做到立黨為公，執政為民，堅持在是非面前有辨別能力、在誘惑面前有自控能力、在警示面前有自省能力，清清白白做人，干干凈凈做事，堅持自重、自警、自省、自勵，筑牢黨性原則、思想道德和法律法規三道防線，堅持做到不正之風不染、不法之事不為、不義之財不貪、不德之事不干。任何時候耐得住寂寞，守得住清貧，頂得住誘惑，經得起考驗；任何時候，以身作則、率先垂范，謹言慎行，珍惜黨和人民的信任。珍惜自己的政治榮譽，永葆共產黨員的高尚情操和革命氣節。

二、理清職責，細化分工

根據文件要求，我局以腐敗風險預警防控為契機，對領導班子成員進行了分工，建立崗位責任制，規范單位財務、人事、工程招標和物資采購等程序，定期召開局長辦公會對單位財務、人事、工程招標和物資采購等工作進行研究。黨政“一把手”在領導班子分工中，不直接分管財務、人事、工程建設招標和物資采購事項，而由班子其他成員分管。凡涉及財務、干部人事、工程招標和物資采購的工作事項，由職能科室提出意見建議，經分管副職審核，報局長辦公會集體研究后，按程序運行。物資采購統一由辦公室負責，發票需有經手人、審核人、證明人簽字后，再由分管領導“一支筆”簽字報銷。工作用車由辦公室主任統一調度，個人特殊情況需要用車須經主要領導同意。形成了“副職分管、正職監管、集體領導、民主決策”的工作機制，有效預防了“一把手”腐敗行為的發生。

三、建章立制，規范管理

為加強本局檔案庫房管理，確保庫存檔案的安全，根據《中華人民共和國檔案法》和自治區檔案工作有關規定，制定本管理制度。

一、檔案庫房是保存檔案的重要場所，由局辦公室負責管理。除檔案管理工作人員外，其他人員不能隨意進入檔案庫房，如工作確實需要，由檔案管理工作人員陪同進出。

二、檔案進出庫房，要履行登記手續，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。

三、做好庫房的防蟲、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入庫的檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經技術處理后方可入庫。

四、庫房內安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度控制在14-24℃之間，相對濕度控制在45-60％之間。超出標準范圍時，要及時采取自然通風或機械除濕、降溫等措施進行調控。

五、定期清點庫存案卷，核實帳、物是否相符，發現案卷短缺或長期借出未歸還的，及時追查。

2011年局社會治安綜合治理工作要緊緊圍繞黨的十七大精神，以鄧小平理論和“三個代表”為指導，深入貫徹落實《中共中央、國務院關于進一步加強社會治安綜合治理的意見》，按照市政法委社會治安綜合治理工作具體部署，圍繞花園街道2011年目標管理要求，扎實做好今年的綜治工作，全面完成責任書的各項任務，確保檔案安全，營造穩定和諧的社會治安環境。

一、增強領導責任意識，全力維護社會穩定

1、要牢固樹立“穩定壓倒一切”的思想，實行“一把手負總責”的原則，建立和落實維護穩定工作機制和領導責任制；穩定形勢分析會制度；重特大案（事）件報告制度。定期分析我局社會穩定和社會治安形勢，研究部署維護穩定工作，化解矛盾，解決問題切實負起“保一方平安”的政治責任。

2、全面落實綜治領導工作責任。健全完善矛盾糾紛排查調處工作機制、信息報送、督促檢查等制度，開展經常和集中相結合的排調工作，確保問題及時解決。認真制訂處置各種突發事件的預案。發生影響穩定的重大矛盾糾紛和群體事件，局主要領導要在第一時間親臨現場，靠前指揮，依法妥善處置。

3、嚴密防范危害國家安全的境內外敵對勢力的滲透破壞，打擊“”、“東方閃電”等邪教組織的非法活動。

二、采取有力措施，狠抓綜治各項措施的落實

摘要：推進數字檔案建設是網絡環境下機關檔案管理的必然要求，但同時也面臨著新的安全風險。文章分析了網絡環境下機關數字檔案安全管理的重要性，闡述了機關數字檔案安全管理內容，并提出了機關數字檔案安全管理具體策略與路徑。

關鍵詞：網絡環境；機關檔案管理；數字檔案；安全管理；大數據技術

在網絡環境下，現代信息技術的快速發展和廣泛應用對機關檔案管理產生重要影響，特別是機關數字檔案安全管理，更是面臨著巨大挑戰[1]。因此，要對網絡環境下的機關數字檔案安全風險進行系統研究，根據機關數字檔案安全風險特點與問題，制定和實施有針對性的解決措施。機關檔案數字化帶來新的問題，涉及新的載體安全、內容安全、過程安全等諸多問題，是機關檔案管理傳統模式所不曾遇到的，必須以新的思想、技術、方法與路徑，對機關數字檔案管理系統開展安全管理[2]。特別是在網絡環境下，數字檔案存儲和查詢利用時空分離，更要對機關數字檔案的安全性進行實時動態管理，避免機關數字檔案在查詢利用各個環節中受到外在侵害。加強機關數字檔案安全管理，可以有效保障機關檔案信息的安全。

一、網絡環境下的機關數字檔案安全管理內容

網絡環境下的機關數字檔案安全管理，內容涵蓋了數字檔案管理各個環節，主要包含了機關數字檔案基礎設施和運行環境安全管理、機關數字檔案數據安全管理、機關數字檔案的網絡安全管理、機關數字檔案應用安全管理、機關數字檔案系統安全管理、機關數字檔案的人員安全管理、機關數字檔案的授權和審計安全管理等方面內容[3]。1.機關數字檔案的基礎設施和運行環境安全管理。機關檔案數字化建設，需要投入大量資金，購置專門檔案管理設備和專業檔案管理系統。由于資金投入的限制，一定程度上導致機關數字檔案主機系統安全等級較低問題，供電條件、防火防盜、溫度和濕度等必備條件難以保障，甚至把機關數字檔案簡單地存儲在一臺未加密、未備份的普通電腦中，給機關數字檔案帶來很大的安全隱患。2.機關數字檔案的數據安全管理。載體與介質安全、檔案數據訪問安全、檔案數據完整性和可用性、檔案數據存儲備份等，都是機關數字檔案的數據安全管理主要內容[4]。在機關數字檔案的數據安全管理中，介質損壞、電腦病毒、硬盤損壞等，都可能導致機關數字檔案資源被破壞或者被非法使用、被惡意篡改等。數據是機關數字檔案的核心，機關檔案數據一旦發生上述問題，將給機關數字檔案帶來無法估量的損失。3.機關數字檔案的網絡安全管理。機關數字檔案的網絡安全管理，主要是對網絡竊取、網絡非法接入、網絡故障、網絡ARP攻擊（地址解析協議）和DDOS攻擊（分布式拒絕服務）等進行安全防護。這些網絡安全問題，不僅可能導致機關數字檔案系統無法正常使用，甚至可能導致檔案數據外泄問題，特別是網絡ARP攻擊，會導致數字檔案管理系統被非法侵入和非法控制。4.機關數字檔案系統安全管理。檔案管理系統的穩定運行，是機關數字檔案管理的重要支撐保障。由于技術本身的不完善，系統在運行過程中存在各種安全隱患，如數字檔案的平臺故障、網絡故障和設備故障等。這些故障的出現將會直接影響機關數字檔案的安全和機關數字檔案系統正常運行。因此，機關數字檔案系統安全管理，主要承擔了降低運行安全隱患，快速解決運行安全問題，以最快速度恢復檔案管理系統運行的責任。5.機關數字檔案的應用安全管理。由于機關數字檔案自身價值較高，從而引發許多非法用戶以各種非正常手段入侵機關數字檔案管理系統，非法獲取系統操作權限，導致檔案管理系統數據外泄、數據損毀、非法篡改等；或者合法用戶以不合法手段實施了超越權限的操作，非法獲取機關檔案信息、篡改檔案數據等；檔案管理系統設計缺陷，導致查詢利用不規范或不合理等。這些都可能導致機關數字檔案應用安全風險，只有加強機關數字檔案的應用安全管理，才能為用戶提供穩定的檔案信息服務。6.機關數字檔案的人員安全管理。在機關檔案管理中，由于編制緊張，未能配備專門檔案管理人員，無法有效保障機關數字檔案的運行維護工作；或者是由于人員培訓不足，導致機關檔案管理人員專業技能缺乏，很難勝任新形勢下的機關數字檔案安全管理工作；檔案安全意識薄弱，甚至個別機關檔案管理人員在外在誘惑之下，對機關檔案數據進行非法篡改或竊取，產生機關檔案數據的“安全風險”；機關數字檔案管理中，缺乏規范性操作流程和要求，導致管理漏洞。人是機關數字檔案安全管理最為活躍的影響因素，應加強對機關數字檔案工作人員的安全管理，形成安全風險防范第一道防線。7.機關數字檔案的授權和審計安全管理。主要對機關數字檔案管理中的授權和審計過程進行管理。由于機關數字檔案管理中的授權機制不完善，導致權限混亂、亂授權和過度授權等問題；由于系統審計日志缺失，從而導致無法對非法入侵及時阻止、有效跟蹤、快速追查等問題。機關檔案的授權和審計管理，需要建立完善的授權管理機制和系統的審計日志，對非法入侵進行提前防控。

二、加強網絡環境下機關數字檔案安全管理策略與路徑

摘要：數字化建設，是機關檔案管理更好地適應信息化建設，提升檔案管理能力和服務水平的現實要求。文章分析了新時期開展機關檔案室數字化建設的現實意義，針對機關檔案室數字化建設中存在規范標準不統一、專業人才缺乏、軟硬件設施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關檔案室數字化建設的對策建議。

關鍵詞：機關檔案；管理；信息化檔案；數字化

數字化已經成為機關檔案室建設的必然趨勢，可以有效提高機關檔案信息資源開發水平和利用效率[1]。但是，機關檔案室數字化建設是一項系統性工程，涉及建設規劃、信息化技術、檔案管理等諸多環節與內容。因此，機關檔案管理人員必須要充分認識檔案室數字化建設的重要性，針對機關檔案室數字化建設特點和規律，探索建設新路徑。

一、機關檔案室數字化建設現實意義

隨著各類信息技術、多媒體技術、網絡技術的快速發展與應用，數字檔案這種新型的檔案信息形態出現。因此，機關檔案數字化主要是指通過對數據庫技術、高速掃描技術、數據壓縮技術的應用，把機關各類檔案資料電子化處理，使其成為系統組織，形成有序結構的機關數字檔案信息庫[2]。機關檔案數字化主要包含了兩個方面內容：第一，對傳統介質的檔案資料，使用高速掃描技術進行數字化轉化；第二，對以電子文件形式存儲的機關各類檔案資料進行結構化轉化。機關檔案數字化包含了兩個階段：第一，為了對機關檔案信息著錄標引加以規范，需要建立機關檔案目錄數據庫結構；第二，將機關檔案資料全文轉化成為數字檔案資料。機關檔案數字化包含了數字化檔案資料的收集與轉化、機關數字檔案的存儲、機關數字檔案的檢索利用三個過程。從機關檔案數字化內涵、內容和階段的分析可以發現，機關檔案數字化的現實意義主要體現在以下三個方面。1.機關檔案數字化是提升機關檔案管理水平的現實需要。當前，各類信息技術、網絡技術、多媒體技術層出不窮，并在社會方方面面廣泛應用，推動了人類社會向網絡化、信息化和數字化的邁進。機關檔案數字化更是把機關在服務社會發展、經濟建設中形成的各類檔案資料，更加完整、系統、高效地呈現給社會，也是建設陽光政府、提高行政效能的重要內容。因此，機關檔案數字化是行政機關適應新形勢下檔案管理工作的必然要求。2.機關檔案數字化是機關創新社會治理的現實要求。當前，為了提高行政服務效能，行政機關中大量的行政許可業務和行政審批業務都是在網絡中完成的。公共權力網絡化運行、公共資源市場化交易等過程，都數字化建設，是機關檔案管理更好地適應信息化建設，提升檔案管理能力和服務水平的現實要求。文章分析了新時期開展機關檔案室數字化建設的現實意義，針對機關檔案室數字化建設中存在規范標準不統一、專業人才缺乏、軟硬件設施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關檔案室數字化建設的對策建議。3.機關檔案數字化是提供優質公共服務的現實要求。

二、機關檔案數字化建設現狀和存在的問題

摘要：推進檔案數字化管理是機關檔案管理發展必然趨勢。在共享視域下推進機關檔案數字化管理，必須牢固樹立共享服務理念，建立共享服務標準，整合共享服務資源，強化共享服務安全，提升人員素質能力。

關鍵詞：共享視域；機關檔案；數字化管理；共享

隨著現代信息技術在機關檔案管理中的深度融合和應用，機關數字檔案建設已成為時代潮流。機關數字檔案建設主要目的是提高檔案服務的效率，共享是提高檔案服務效率的重要途徑[1]。機關檔案數字化管理共享服務，可以更好地實現機關檔案資源的社會價值和經濟價值。

一、共享視域下機關檔案數字化管理的意義

機關檔案數字化管理的意義主要體現在以下幾個方面[2]。1.機關檔案數字化管理，有助于提高檔案管理效率。在機關傳統檔案管理模式中，檔案管理工作程序煩瑣、流程冗長、效率低下，特別是在檔案資料利用過程中，僅對于檔案信息資料的收集就可能會耗費大量的人力、物力和財力，如果檔案資料歸檔不規范、不完整、不準確，還會降低檔案信息查詢準確性，影響檔案管理人員的工作積極性。機關檔案數字化管理的實施可以優化檔案信息查詢流程，簡化檔案信息利用程序，減少檔案資料丟失損毀，明顯提高機關檔案管理人員工作積極性。因此，機關檔案數字化管理具備檔案管理的高效性、便捷性、準確性等優勢，有助于提高機關檔案管理效率。2.機關檔案數字化管理有助于提高檔案利用率。機關單位在開展業務工作過程中積累了大量檔案資料。這些檔案資料對于不同階段的業務開展具有很強的參考借鑒價值。如果機關檔案管理還是繼續采用傳統的管理模式，需要檔案資料的時候還要到檔案管理部門調取信息，不僅利用程序煩瑣、效率低下，還可能造成檔案資料的丟失。機關檔案數字化管理，可以把檔案信息儲存在檔案管理系統中，需要調取相關檔案的時候，可以直接通過檔案管理系統查閱，大大提高了機關檔案利用效率。由此可見，機關檔案數字化管理可以為檔案用戶共享使用創造條件，檔案用戶可以多人異地同時查閱，快速查找檔案信息，減少檔案查詢時間，提高機關檔案利用效率。3.機關檔案數字化管理有助于提高檔案管理效益。機關檔案管理，社會性應該是要放在第一位的，但是在確保機關檔案管理社會性的基礎上，還要提高機關檔案管理的經濟性，盡可能減少檔案管理的人力、物力與財力投入[3]。在機關檔案傳統管理模式下，檔案管理人員所從事的檔案工作挑戰性較小，以重復性勞動為主，長此以往導致他們在工作中存在一定的反感心理，可能導致工作質量和工作效率、機關檔案服務水平的下降，甚至對機關社會形象產生負面影響。因此，推進機關檔案數字化管理可以提高檔案管理人員工作積極性。電子檔案存儲節約了大量辦公用房，減少了實體檔案存儲維護費用，不僅提高了機關檔案管理效率和服務水平，還可以大大降低機關的資源投入，提高機關檔案管理效益。

二、共享視域下機關檔案數字化管理現狀與問題

摘要：檔案工作作為機關真實樣貌的客觀記錄，其目的大多是為了提高機關單位的工作質量和效率，借助機關檔案有效地預測機關單位的未來工作任務情況。而伴隨機關單位的日益發展，其中檔案管理工作逐步暴露出一些問題，需要進一步加以改革與創新，建立規范化的管理體系和制度，才有助于促進機關單位的整體全面發展。本文基于機關檔案管理的現狀研究，探討提高檔案管理規范化的策略。

關鍵詞：機關檔案；工作規范化；管理措施

1引言

在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。

2機關檔案工作規范化管理的作用與意義

檔案是機關單位在業務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統稱，它詳細記錄了機關單位的發展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現的問題，并且總結有關經驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質量，有助于檔案工作更好地建設發展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監察監督等業務內容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結經驗，獲取了突出的工作業績。第三，規范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內容大幅度增加。檔案工作還會出現資料收集不夠齊全，制度執行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規范化水平有待提升的狀況與現象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰的同時，也為其進一步發展帶來了機遇。所以提高檔案管理規范化水平，充分發揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現檔案的規范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發展提供有力保障。

摘要：檔案管理是機關工作的一項重要內容，涉及事項很多，工作較為繁雜，需要不斷提升規范化水平。對此，檔案管理人員應盡快轉變思想理念，跟上時展步伐，創新機關檔案管理工作方法，加快信息技術、網絡技術、數字化技術的應用，提升機關檔案管理工作效率，為今后的查詢與利用提供便利，確保真正發揮出機關檔案的應有價值。

關鍵詞：機關；檔案管理；規范化

機關檔案具有較高的保存價值，需要不斷提升管理工作的標準化、規范化和科學化水平。但是從現階段情況來看，很多單位仍然采取手工方式管理機關檔案，在檔案存儲過程中，也以手工擺放為主，查找時會浪費大量時間與精力，甚至部分單位對一些業務性檔案的管理，基本上由相應科室負責，這樣不利于機關檔案的集中保存。對此，我們要充分認識到機關檔案管理工作的重要性，積極探索更加有效的方法，讓機關檔案得到規范化管理，為機關單位的發展作出貢獻。

一、機關檔案管理工作現狀及存在的問題

當前很多機關檔案主要通過手工操作的方式來管理，除了要做大量的整理、歸檔工作以外，也為今后的檢索帶來不便。一些單位為讓重要檔案得到有效保護，會實行兩套檔案管理制度，導致在財力、人力和物力上的浪費。隨著時代的快速發展，傳統檔案管理模式已經不能滿足新時期要求，機關檔案管理工作也更加注重速度與效率，這點需要盡快改進。對檔案管理人員而言，必須具備較高專業能力，才能將機關檔案管理做好。但是很多檔案管理人員一般身兼數職，在機關檔案管理工作上投入的時間與精力不足，加之人員變動比較頻繁，也讓這項工作無法穩定、持續開展。檔案管理人員素質參差不齊，導致歸檔文件發生各種各樣的問題，不能讓機關檔案得到規范化管理。個別檔案管理人員對機關檔案認識還停留在保密層面上，認為只有管理好機關檔案即可，從而忽視了整理與分類工作。這使機關檔案管理工作非常混亂，既不利于今后的查詢與利用，也很難真正體現出機關檔案的價值。

二、加強機關檔案規范化管理的策略

機關檔案室在我國普遍地存在，其基本任務是集中管理本機關各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉變其利用模式適應電子政府和政務公開的需要，是我們面臨的現實問題。

一、傳統機關檔案利用模式及其成因分析

我國機關檔案室長期以來處于封閉狀態，只是對機關內部提供利用。盡管在檔案法規中，也規定了經過本級或者上級機關的同意，機關檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數量有限。

這種傳統機關檔案利用模式可以用下列圖表來表示：

相關單位（文件形成者）→←機關檔案室→檔案館

如圖所示，各機關把辦理完畢的文件通過“歸檔”這個環節直接轉變成檔案，保存在檔案室：機關檔案只對機關內部提供利用，保管一定期限后向檔案館移交。文件所針對的對象(文件接受者，有的稱文件內容針對者)或公眾幾乎沒有被考慮在內。由“歸檔”這個環節轉換來的檔案，有許多仍然是現行和半現行文件，但也被看成非現行文件塵封起來。整個圖表顯示的文件運動是線形的、簡單的運動。