學(xué)籍檔案管理范文

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篇1

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊(cè)制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)正式開(kāi)通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過(guò)渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢(shì)下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1對(duì)學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識(shí)上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒(méi)有按崗配備專(zhuān)門(mén)人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒(méi)有取消手工操作方式，沒(méi)有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊(cè)打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊(cè)打印等各類(lèi)有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢(shì)，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對(duì)成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。

4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無(wú)形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒(méi)有傳統(tǒng)檔案的直觀性?？梢哉f(shuō)，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。

將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對(duì)信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會(huì)影響電子檔案的真實(shí)性。

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體相對(duì)于紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標(biāo)，強(qiáng)化管理意識(shí)。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會(huì)急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來(lái)開(kāi)展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來(lái)做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過(guò)程的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)的同時(shí)，需要強(qiáng)化管理意識(shí)。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識(shí)和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺(jué)地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高工作能力。要使他們通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問(wèn)題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹(shù)立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識(shí)，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理?，F(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來(lái)制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實(shí)際情況，在廣泛聽(tīng)取學(xué)生意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實(shí)到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對(duì)原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對(duì)與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。

規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對(duì)成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，我們必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過(guò)程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對(duì)待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。

3充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢(shì)最大化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開(kāi)發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

為此，成教學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開(kāi)發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報(bào)到注冊(cè)管理、在校生管理、成績(jī)管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時(shí)候該去哪個(gè)教室上課。

篇2

論文摘要:學(xué)籍管理是對(duì)學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績(jī)的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案的管理進(jìn)行了論述。

“學(xué)籍”專(zhuān)指符合招生規(guī)定條件被正式錄取，并按規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對(duì)學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績(jī)的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。職業(yè)教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業(yè)教育的學(xué)生層次差異較大，使得職業(yè)教育的學(xué)籍管理較普通教育管理難度更大。

一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

(一)人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績(jī)登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。

(二)電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵

學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來(lái)作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題、電子檔案的長(zhǎng)期保存、軟件技術(shù)的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而魚(yú)待解決。

(三)檔案作用發(fā)揮缺位

在學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)用人機(jī)制的大環(huán)境下，學(xué)生學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長(zhǎng)情況重要文本材料，發(fā)揮了它無(wú)法替代的育人和人力資源開(kāi)發(fā)作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題就是缺乏創(chuàng)新意識(shí)。沒(méi)有真正從服務(wù)中職學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理。由此造成的學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過(guò)程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

(一)提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念

隨著中職學(xué)校教育改革的不斷深入，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，就要實(shí)現(xiàn)從上到下的思想轉(zhuǎn)變。一方面，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理在學(xué)校教育中的價(jià)值、地位和作用，意識(shí)到學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性;進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務(wù)功能，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案信息的綜合分析和深度利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作從簡(jiǎn)單的管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把學(xué)校檔案管理部門(mén)建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫(kù)和參謀部，使檔案人員立足于學(xué)校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

(二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

1、規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書(shū)寫(xiě)，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

篇3

關(guān)鍵詞：高?！W(xué)籍檔案　管理　策略

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間逐步形成的記載學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始材料。一份完整的學(xué)籍檔案，能真實(shí)地反映學(xué)生在校所學(xué)全部課程的成績(jī)，升學(xué)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)及綜合表現(xiàn)等情況。從高校學(xué)籍檔案的形成過(guò)程看，它是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間留下來(lái)的未經(jīng)任何改動(dòng)的原始材料。具有很強(qiáng)的可信度和真實(shí)性。因此，正確處理目前高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，制定科學(xué)的管理模式十分重要。

一、高校學(xué)籍檔案管理狀況

在高校學(xué)籍檔案管理工作中，多數(shù)高校在宏觀上對(duì)學(xué)籍檔案管理工作比較重視，但仍有少數(shù)高校對(duì)學(xué)籍檔案工作重視不夠，意識(shí)淡薄，在學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理及具體工作上還存在諸多問(wèn)題，面臨很多實(shí)際困難。

1　案卷質(zhì)量不高。紙張破損。各教學(xué)系一般在學(xué)生畢業(yè)后才將學(xué)籍檔案移交到學(xué)校檔案室，由于這些部門(mén)沒(méi)有符合檔案保管條件的庫(kù)房和設(shè)備，也沒(méi)有專(zhuān)職人員從事保管工作，學(xué)籍檔案得不到科學(xué)的管理，一定程度上造成紙張發(fā)潮變霉、變黃破損，不利于學(xué)籍檔案的永久保存。

2　時(shí)間編目混亂。有的學(xué)籍檔案年度分不清，尤其是預(yù)科生、插班生和延長(zhǎng)學(xué)制的學(xué)籍檔案，有的歸到插班前的年度，有的又歸到插班后的年度，時(shí)間混亂，難以查找。

3　標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。由于部分高校在學(xué)籍管理方面沒(méi)有制定一個(gè)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍檔案的編目，檢索工作一般都是有檔案室負(fù)責(zé)，但在各系移交的標(biāo)準(zhǔn)不一、規(guī)范程度不同的學(xué)生學(xué)籍檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行編目、檢索工作，顯然難以卓有成效。

4　檢索方式陳舊。部分高校提供學(xué)籍檔案利用的方式，是到校檔案室進(jìn)行手工檢索。這樣，提供利用的效率不高。加上以前的學(xué)籍檔案管理不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料雜亂無(wú)序，查找時(shí)相當(dāng)困難。因此，學(xué)籍檔案的檢索手段有待進(jìn)一步改進(jìn)，

5　培養(yǎng)模式復(fù)雜。很多高校并不是單一的本科教學(xué)模式，還有短期培訓(xùn)、成人教育、大專(zhuān)教育、專(zhuān)升本教育、遠(yuǎn)程教育、函授教育、高師衛(wèi)電教育、研究生教育等，造成學(xué)籍檔案的多樣性和復(fù)雜性。這樣就增加了學(xué)籍檔案收集工作的復(fù)雜性，給收集學(xué)籍檔案齊全、完整帶來(lái)困難。

6　學(xué)籍檔案內(nèi)容不完整。部分高校對(duì)學(xué)籍材料管理往往是教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和學(xué)籍變動(dòng)的記載，學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況，而學(xué)生每學(xué)期參與重大事件、活動(dòng)后的鑒定材料則由各系輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果部門(mén)之間互相溝通不夠，容易使學(xué)生在校期間一些重要情況不能集中反映到學(xué)籍檔案中。使學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性。

二、高校學(xué)籍檔案管理走向

1　完善管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。建立一套完善的、科學(xué)的規(guī)章制度，建立明確的辦事理念，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度是高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，在實(shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。進(jìn)一步創(chuàng)新，改進(jìn)方式，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化。各高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)文件精神，制定適合校情的學(xué)籍檔案管理制度。各個(gè)環(huán)節(jié)必須要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立校、系兩級(jí)管理崗位責(zé)任制，減少隨意性。避免人為因素的干擾，確保工作萬(wàn)無(wú)一失。

2　增強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理意識(shí)。樹(shù)立檔案意識(shí)是做好學(xué)籍檔案管理工作的重要內(nèi)容。高校檔案部門(mén)和檔案工作者要增強(qiáng)檔案意識(shí)。必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作特別是學(xué)生學(xué)籍檔案管理，對(duì)高校教學(xué)評(píng)估以及高校教育長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要作用。有關(guān)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》以及黨和國(guó)家在檔案方面的有關(guān)政策和相關(guān)法律。真正地從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，它可直接影響到整個(gè)學(xué)校的檔案工作，影響到用人單位對(duì)畢業(yè)生的全面了解，影響到高校畢業(yè)生的就業(yè)和高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3　制定周密的收集方案。學(xué)籍檔案是對(duì)學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行的一系列管理工作，是對(duì)教學(xué)活動(dòng)的原始記錄。因此。學(xué)籍檔案的建立，必須伴隨整個(gè)教學(xué)活動(dòng)過(guò)程，按其自身的特點(diǎn)和原則進(jìn)行。一份健全、完善的學(xué)籍檔案需要對(duì)學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、考勤、學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德、專(zhuān)業(yè)變動(dòng)、休學(xué)與退學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)與結(jié)業(yè)、畢業(yè)去向等方面做完整的記錄，數(shù)據(jù)來(lái)源涉及招生、教務(wù)、學(xué)生處及各院系等部門(mén)。因此。需要制定周密的收集計(jì)劃，根據(jù)學(xué)籍檔案的形成規(guī)律，采取多種形式的搜集，在搜集學(xué)籍檔案以前就要主動(dòng)搜集相關(guān)基礎(chǔ)資料，并能主動(dòng)加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)收集到位。由于數(shù)據(jù)來(lái)源不同部門(mén)，質(zhì)量和格式難免參差不齊。因此，在收集時(shí)務(wù)必檢查，必須堅(jiān)持隨時(shí)收集，隨時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，提供材料的原始數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無(wú)誤、真實(shí)可靠，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4　充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高辦公自動(dòng)化水平。高校應(yīng)為學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化提供一定的資金支持，配備檔案現(xiàn)代化辦公設(shè)備。如各個(gè)系的教學(xué)秘書(shū)應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等。這是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的必要的硬件條件。利用技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化和自動(dòng)化，對(duì)于改革檔案管理手段、改善檔案管理?xiàng)l件、有效提供利用具有重要意義。

5　遵循學(xué)籍檔案的建檔原則。學(xué)籍檔案產(chǎn)生于教學(xué)活動(dòng)中。是人才培養(yǎng)過(guò)程的原始記錄。因此。學(xué)籍檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行教育部及地方教育行政主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德、考核記載、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等方面作完整的記載，并按規(guī)章制度妥善保存，從而形成完整的學(xué)籍檔案。在平時(shí)的學(xué)籍檔案管理中。要按檔案規(guī)范化原則及時(shí)進(jìn)行整理。不僅要做好平時(shí)的立卷工作，還要及時(shí)歸檔，避免材料失散，確保檔案的完整。對(duì)學(xué)籍管理的內(nèi)容必須實(shí)事求是客觀的記載。不得弄虛作假，對(duì)含糊不清的問(wèn)題必須及時(shí)調(diào)查核實(shí)。只有這樣，才能做到事事記載真實(shí)，件件查之有據(jù)，真正體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

6　做好學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作。隨著教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)籍檔案管理必須采取有效手段適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化教育的需要。學(xué)籍檔案包含豐富的信息。內(nèi)容繁多，提高查準(zhǔn)率和查全率。必須運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理學(xué)籍檔案。首先，要做好基礎(chǔ)材料的錄用工作。其次。高校學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)與全國(guó)高校學(xué)歷電子注冊(cè)聯(lián)網(wǎng)，建立一個(gè)完整的學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開(kāi)始。加入學(xué)生在校期間的信息管理，直到學(xué)生畢業(yè)的全部材料。貫穿學(xué)生在校期間的整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程，形成一個(gè)完整的學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案記載了學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)生活的歷程。是學(xué)生在校期間的最真實(shí)，最可靠，最具備參考價(jià)值的資料，同時(shí)能為用人單位全面了解畢業(yè)生提供重要的憑證。具有較高的參考價(jià)值。學(xué)籍檔案不僅影響到整個(gè)學(xué)校檔案管理的完整性，更重要的是會(huì)影響到對(duì)一個(gè)人的全面了解和對(duì)人才的合理使用程度。因此，收集和利用好高校檔案，是高校檔案管理工作的重要任務(wù)，我們必須采取有效措施加快高校學(xué)籍檔案建設(shè)步伐。

篇4

一、樹(shù)立以人為本的高校學(xué)籍管理理念

科學(xué)發(fā)展觀的第一要?jiǎng)?wù)是發(fā)展，核心是以人為本。實(shí)現(xiàn)偉大的“中國(guó)夢(mèng)”靠的是人。因此，高校學(xué)籍管理工作要以人為核心，始終樹(shù)立以人為本的學(xué)籍管理理念，注重突出學(xué)生主體性地位，通過(guò)學(xué)籍管理激勵(lì)學(xué)生努力學(xué)習(xí)，充分發(fā)掘自身潛能，讓學(xué)生的個(gè)性得到充分的發(fā)展。

以人為本的學(xué)籍管理就是要求學(xué)校突出學(xué)生為主體的管理理念。在管理中充分考慮學(xué)生的個(gè)性，學(xué)生間的差異，包括學(xué)習(xí)、興趣、價(jià)值取向等等的差異進(jìn)行管理。那么，怎樣才能在學(xué)籍管理上做到以人為本呢？首先要做好高校學(xué)籍管理的有關(guān)宣傳，讓學(xué)生普遍理解和熟悉國(guó)家及學(xué)校有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)定，使學(xué)生知道學(xué)校里應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，做好了會(huì)怎樣，違規(guī)后結(jié)果如何，使學(xué)生心中有數(shù)。其次，要根據(jù)學(xué)生的具體情況區(qū)別對(duì)待，因材施教，讓學(xué)生的個(gè)性特征得到充分發(fā)揮，使學(xué)生學(xué)到他想學(xué)到的東西，實(shí)現(xiàn)自我成長(zhǎng)和自我教育的目標(biāo)。再次正確對(duì)待和評(píng)價(jià)學(xué)生的自我價(jià)值觀，在學(xué)籍管理中充分體現(xiàn)出來(lái)，最后，充分發(fā)揮學(xué)籍管理的效益，給社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生的全面了解和擇用。

二、完善學(xué)籍管理制度，提高管理水平

完善的管理制度是搞好高校學(xué)籍管理的基礎(chǔ)和保證。只有符合當(dāng)前高校發(fā)展并兼顧學(xué)籍管理方方面面的完整的管理制度，才能確保高校學(xué)籍管理工作的正常開(kāi)展。目前高校學(xué)籍管理制度普遍存在制度的陳舊或缺位，很多制度仍是十幾年前頒布的，這些制度遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代高校的辦學(xué)模式和辦學(xué)層次。

因此，除國(guó)家和教育主管部門(mén)及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的學(xué)籍管理政策外，高校要根據(jù)自身實(shí)際情況制定規(guī)范合理的學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則，在管理層面上正確確定各具體管理部門(mén)的職能，區(qū)分各管理層次的權(quán)利與義務(wù)，特別注重學(xué)生的權(quán)利與義務(wù)。如在辦理學(xué)生專(zhuān)業(yè)轉(zhuǎn)換、學(xué)籍異動(dòng)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、選教選課、實(shí)習(xí)見(jiàn)習(xí)、考查考核、違規(guī)處理以及畢業(yè)鑒定等方面制定相應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)而規(guī)范且具可操作性的制度，不流于形式。

同時(shí)打破以往以學(xué)校教務(wù)處為主的管理制度，建立以學(xué)院為主的二級(jí)學(xué)籍管理體制，使二級(jí)學(xué)院有權(quán)對(duì)學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行直接管理，這樣對(duì)學(xué)生的個(gè)性發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量的提高更有保證。學(xué)籍管理只有建立在嚴(yán)格科學(xué)的基礎(chǔ)上，并有嚴(yán)謹(jǐn)完善的制度做保證，高校才能培養(yǎng)出有能力的、有個(gè)性的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要的多元人才。

三、更新管理手段，提高學(xué)籍管理質(zhì)量

落后的管理手段是科學(xué)管理的瓶頸，而管理手段的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確的學(xué)籍管理的基本條件，隨著高校的迅猛發(fā)展以及管理的要求更加科學(xué)、細(xì)化，各種資料信息急極增加，任務(wù)更加繁重。許多高?，F(xiàn)有的學(xué)籍管理手段和方法遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代高校管理的需要，迫切要求學(xué)校建立適合本校實(shí)際、可操作性強(qiáng)的學(xué)籍管理平臺(tái)以及一套較完整的學(xué)籍管理信息資料檔案，實(shí)現(xiàn)學(xué)校資源共享。通過(guò)這些平臺(tái)和信息資料檔案，達(dá)到快捷查詢，方便錄入和修改數(shù)據(jù)功能。及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)，操作等方面情況，掌握學(xué)生學(xué)籍和教學(xué)質(zhì)量的動(dòng)態(tài)情況，實(shí)現(xiàn)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全程化管理，以及對(duì)教學(xué)方法、教學(xué)內(nèi)容的及時(shí)調(diào)整，從而提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平，培養(yǎng)出更多更好的人才。

四、提升學(xué)籍管理人員整體素質(zhì)

學(xué)籍管理質(zhì)量的好壞直接影響著高校的管理水平，影響著學(xué)校教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高，而學(xué)籍管理的主體和執(zhí)行者是學(xué)籍管理隊(duì)伍，因此，學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)至關(guān)重要。目前，各高校普遍存在學(xué)籍管理人員不足，學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理，專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，管理手段落后等問(wèn)題。因此，建立一支具備現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)籍管理隊(duì)伍尤為重要。第一，高校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍管理的重要性，投入適當(dāng)?shù)娜肆ξ锪Γ鹿芾硎侄?，引入一些?zhuān)業(yè)管理人才，充實(shí)學(xué)籍管理隊(duì)伍。第二，提高現(xiàn)有管理人才素質(zhì)，通過(guò)送出學(xué)習(xí)和參加培訓(xùn)，掌握相關(guān)學(xué)籍管理的理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高他們的學(xué)歷層次和管理水平，從而提高學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體水平。第三，建立行之有效的人才激勵(lì)機(jī)制，把物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與成就獎(jiǎng)勵(lì)，精神獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)合起來(lái)，對(duì)那些在學(xué)籍管理中做出貢獻(xiàn)的人員給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

五、加強(qiáng)學(xué)籍檔案建設(shè)，發(fā)揮學(xué)籍管理效益

篇5

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍 檔案管理 發(fā)展

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的人才市場(chǎng)不斷擴(kuò)大，對(duì)高校的畢業(yè)分配影響越來(lái)越大，而高校的學(xué)籍檔案憑著數(shù)量多、利用率高與專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域廣等優(yōu)勢(shì)，受到了社會(huì)廣泛的認(rèn)同及應(yīng)用，與其他門(mén)類(lèi)的檔案相比，學(xué)籍檔案價(jià)值的優(yōu)越性更大，但在現(xiàn)代高校中，學(xué)籍檔案管理還存在一些不足之處，需要采取相應(yīng)的對(duì)策給予解決，以促進(jìn)高校學(xué)籍檔案的管理發(fā)展。

1.高校學(xué)籍檔案內(nèi)涵

高校學(xué)籍檔案作為學(xué)校檔案的重要構(gòu)成，主要指的是學(xué)生通過(guò)考試合格，并有招生辦正規(guī)錄取，且辦理入學(xué)手續(xù)之后，獲得正式學(xué)籍的高校學(xué)生，字入學(xué)開(kāi)始至畢業(yè)離校間所形成的具有利用價(jià)值的查考原始資料。其內(nèi)容主要包含高考成績(jī)單、入學(xué)通知書(shū)、學(xué)生登記表、學(xué)年成績(jī)單、學(xué)籍卡與獎(jiǎng)懲材料等。學(xué)籍檔案具有法律憑證、提供原始資料支撐與人才模式改進(jìn)的參考等作用，也為用人單位的人才選拔提供了相關(guān)的咨詢服務(wù)功能，因此，加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案的合理管理是必要的。

2.高校學(xué)籍檔案管理存在的一些不足之處

2.1學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

在高校管理中，學(xué)籍檔案管理所發(fā)揮的作用是隱性、潛在與滯后的，很容易被高校領(lǐng)導(dǎo)所忽略，強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理水平，是需要資金投入的，但投入和回報(bào)間沒(méi)有立竿見(jiàn)影之效果，所以，常常被學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)忽視，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分地重視學(xué)籍檔案，并做好檔案的管理工作。

2.2學(xué)籍檔案管理不規(guī)范

在學(xué)籍檔案的管理方面，存在不規(guī)范性，有些高校并未將學(xué)籍檔案管理歸入檔案館的統(tǒng)一管理當(dāng)中，僅是從屬于教務(wù)處或者學(xué)生處，尤其在民辦高校中，一些學(xué)校為了減少辦學(xué)成本，并沒(méi)有建立檔案館，學(xué)籍檔案僅是由教務(wù)處的某位教師進(jìn)行管理，并且民辦高校的教師流動(dòng)性大，僅靠教師個(gè)人責(zé)任心是無(wú)法保證檔案管理的安全性與完整性的。

2.3檔案管理方式滯后

有些高校的檔案管理方式依然應(yīng)用的是手工管理，隨著我國(guó)高校招生規(guī)模越來(lái)越大，高校人數(shù)的不斷增多，僅依靠傳統(tǒng)手工管理方法已不能滿足應(yīng)用者要求，檔案管理任務(wù)繁重，手工管理效率低，致使很多檔案材料無(wú)法有效利用。

2.4相關(guān)人員不穩(wěn)定，開(kāi)發(fā)利用不足

在高校學(xué)籍檔案管理中，檔案資料層次多、種類(lèi)多、工作量大且事物繁忙，檔案管理部門(mén)通常處在從屬地位，無(wú)法得到領(lǐng)導(dǎo)重視，這使得檔案管理人員的隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。學(xué)籍檔案方面的開(kāi)發(fā)利用會(huì)受到一定限制，像無(wú)現(xiàn)代化的檔案管理軟件、信息資源匱乏，業(yè)務(wù)熟練的技術(shù)人員缺乏，受學(xué)籍檔案的保密性制約，檔案利用具有小范圍的局限性，而且學(xué)籍檔案管理大多僅停留于簡(jiǎn)單整理、收集與歸檔方面，之后，束之高閣，檔案信息的加工性不夠，其作用未得到充分發(fā)揮。

3.高校學(xué)籍檔案的管理發(fā)展對(duì)策

3.1加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的重視性

在高校學(xué)籍檔案方面，應(yīng)加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生本人與各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其認(rèn)識(shí)與重視，并自覺(jué)收集與更新學(xué)籍檔案，因高校的學(xué)籍檔案形式多樣、種類(lèi)多及構(gòu)成復(fù)雜，這對(duì)檔案資料的收集整理、歸檔與管理等方面帶來(lái)了一定難度，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理與建設(shè)工作的重視，并在人財(cái)物配備方面給予支持，對(duì)檔案的辦公與管理環(huán)境進(jìn)行改善，并讓學(xué)籍檔案管理更為規(guī)范與制度，正規(guī)科學(xué)的學(xué)籍檔案管理應(yīng)建立在完善的規(guī)章制度上。

3.2加強(qiáng)檔案管理制度的完善

完善的檔案管理制度是學(xué)籍合理管理的基礎(chǔ)，只有不斷規(guī)范學(xué)籍管理制度，在各教學(xué)系下，對(duì)高校檔案管理部門(mén)實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、合理的過(guò)程管理與監(jiān)督檢查等目標(biāo)管理，并且歸位于高校的檔案管理部門(mén)。在新管理模式下，學(xué)籍管理應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作，像畢業(yè)生就業(yè)、學(xué)校招生、政治思想教育與教育教學(xué)管理等，在服務(wù)為主的教育思想下，加大高校的學(xué)籍檔案服務(wù)功能，對(duì)學(xué)籍的管理數(shù)據(jù)與內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)放，以提升高校的學(xué)籍管理效率。

3.3改變學(xué)籍檔案的管理方式

要提升高校學(xué)籍的檔案管理工作，改變?cè)瓉?lái)的手工管理方式，讓檔案管理人員能夠從繁雜事務(wù)當(dāng)中解脫出來(lái)，就應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，引進(jìn)現(xiàn)代化與信息化的管理軟件，有效實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與電子化，以減輕檔案管理人員的勞動(dòng)量，提升管理工作效率，在信息化檔案管理中，要做好注冊(cè)、目錄、受托權(quán)與屬性的保密工作，利用權(quán)限設(shè)置，加強(qiáng)檔案資料的完整安全性。

3.4強(qiáng)化學(xué)籍檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)

人力資源作為首要資源，要推動(dòng)學(xué)籍檔案管理的發(fā)展，需要提升相關(guān)人員的素質(zhì)水平，向相關(guān)人員提供相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育，并鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行自學(xué)，以不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與責(zé)任心。

3.5加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的開(kāi)發(fā)利用

隨著高校教育的深入改革，學(xué)籍檔案信息資源越來(lái)越受到人們的重視，高校學(xué)籍檔案資源能否充分利用，直接影響著高校管理工作是否被社會(huì)所認(rèn)可與接收，為了充分發(fā)掘?qū)W籍檔案的信息資源，應(yīng)加大編研工作，形成教研管的一體化。并且創(chuàng)造舒適優(yōu)雅的環(huán)境，以拓寬高校學(xué)籍的檔案利用空間?？茖W(xué)檢索體系與查詢系統(tǒng)，能夠有效滿足需求者的要求，提高信息使用效率，從而有效發(fā)揮學(xué)籍檔案信息的作用，推動(dòng)檔案管理的高水平高效率發(fā)展。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，市場(chǎng)人才競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，高校學(xué)籍檔案所發(fā)揮的作用越來(lái)越大，高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理水平的提高是很有必要的，不僅能為高校管理工作開(kāi)展提供參考依據(jù)，還能為社會(huì)人才選拔提供可靠的原始資料，完善高校的學(xué)籍檔案管理，強(qiáng)化信息資源充分的開(kāi)發(fā)利用，可有效促進(jìn)高校管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展與高校發(fā)展的適應(yīng)性。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳靜.初探高校學(xué)籍檔案管理的有效措施[J].管理觀察，2011（30）

篇6

(一)成人教育學(xué)籍檔案管理受重視度低

成人教育作為高校的附屬，在檔案管理上受重視程度低，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)成人教育的學(xué)籍檔案管理安排專(zhuān)人管理，而是和全日制學(xué)生檔案一起交由教務(wù)處管理，但教務(wù)處在檔案管理的重心都放在了全日制學(xué)生上，忽略了成人教育檔案管理，這就導(dǎo)致了畢業(yè)時(shí)學(xué)生檔案信息的缺失和不全面，同時(shí)信息化的檔案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此種情況對(duì)成人教育的檔案管理是有不利影響的。

(二)成人教育學(xué)籍檔案完整性不足

入學(xué)通知書(shū)、考生信息表、學(xué)生登記表、成績(jī)單、學(xué)籍卡、畢業(yè)實(shí)習(xí)考核鑒定表和畢業(yè)生登記表，這些是成人教育檔案的組成部分。在檔案管理中，這些內(nèi)容缺一不可，這是學(xué)生檔案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育檔案管理中，檔案缺失的現(xiàn)象嚴(yán)重，其中檔案缺失嚴(yán)重的為入學(xué)通知書(shū)與檔案照片，入學(xué)通知書(shū)是學(xué)生入學(xué)的有效憑證，但在學(xué)生注冊(cè)后，大多檔案管理人員并未對(duì)其進(jìn)行回收與歸檔;成人高考報(bào)名時(shí)需要考生信息表，但由于檔案中缺失照片，在考生信息表里不會(huì)顯示照片信息，這就降低了學(xué)生學(xué)籍檔案的可信度，對(duì)學(xué)生進(jìn)入社會(huì)參與崗位競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)生不利影響。

(三)成人教育學(xué)籍檔案管理模式落后

現(xiàn)在信息化應(yīng)用到了各行各業(yè)，各高校也開(kāi)始采用信息化管理，以往的成人教育學(xué)籍檔案管理模式不適于信息化的發(fā)展，隨著教育改革的步伐，成人教育相對(duì)于以前也有了很大的進(jìn)步，此時(shí)對(duì)檔案管理有了新的要求。檔案管理方式的改變迫在眉睫。信息化的檔案管理是成人教育學(xué)籍檔案質(zhì)量和完整性的保障，可以有效提升學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。以往檔案被他人拆檔、泄密的現(xiàn)象發(fā)生就是管理模式落后造成的，這都是亟待解決的問(wèn)題。

二、加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理工作的有效措施

(一)提高檔案重視度，建立管理體系

提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作人員對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的重視度是加強(qiáng)檔案管理工作的前提。需要安排專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行管理，管理人員上崗前需對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，要求完全掌握檔案管理的重要性，并定期對(duì)管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作。跟隨教育改革和社會(huì)的發(fā)展，不斷地更新學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容與方式，通過(guò)系統(tǒng)的管理讓檔案管理工作得以有序地進(jìn)行。檔案管理還需要學(xué)生自身參與，在以往的檔案管理中，學(xué)生都處于被動(dòng)的狀態(tài)，沒(méi)有掌握自己檔案的完整度，在填寫(xiě)資料時(shí)也沒(méi)有保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，這對(duì)其未來(lái)的發(fā)展是有一定影響的。所以新的檔案管理模式下，需要先提升學(xué)生對(duì)自己檔案的重視度，其次引導(dǎo)他們正確、謹(jǐn)慎地填寫(xiě)檔案相關(guān)表格。

(二)強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理意識(shí)與管理水平

學(xué)籍檔案是學(xué)生參加工作的基本資料，是學(xué)生的綜合能力與素質(zhì)的體現(xiàn)，同時(shí)是用人單位錄取人才的依據(jù)，這就要求檔案管理人員在完全掌握《檔案法》的前提下開(kāi)展檔案的管理工作。在檔案管理部門(mén)普及相關(guān)法規(guī)，樹(shù)立員工檔案意識(shí)，使其從根本上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題需要及時(shí)地解決，有效地提高檔案的管理水平，并利用檔案的有效管理來(lái)推進(jìn)成人教育的開(kāi)展以及普及。檔案管理需要在完善的管理體系下進(jìn)行，這是提高管理水平的前提。

(三)將信息化技術(shù)運(yùn)用于成人教育學(xué)籍檔案管理中

成人教育的學(xué)生覆蓋面廣，由此形成了學(xué)籍檔案種類(lèi)多、資料數(shù)量龐大的特點(diǎn)，信息化技術(shù)隨著教育改革的發(fā)展已經(jīng)在高校中得到廣泛的應(yīng)用，因此在成人教育學(xué)籍檔案管理中使用信息技術(shù)管理是發(fā)展的需要，且信息化技術(shù)可以提升學(xué)籍檔案管理工作的效率。檔案管理系統(tǒng)的使用，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案的完整性起到了保障作用，學(xué)校或者用人單位查詢學(xué)生檔案時(shí)可以直接通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，這不僅節(jié)省了時(shí)間也提高了效率。

(四)加強(qiáng)檔案管理，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性

真實(shí)性是檔案的基本性質(zhì)，學(xué)生學(xué)籍檔案最終要交由用人單位保管，這就提升了用人單位對(duì)檔案的重視度。因此教師在對(duì)學(xué)生做評(píng)價(jià)時(shí)需要保證真實(shí)性，杜絕空話、虛話，這對(duì)學(xué)生的發(fā)展是毫無(wú)作用的。檔案要求對(duì)學(xué)生各方面的能力進(jìn)行真實(shí)的評(píng)價(jià)，因此要檔案管理部門(mén)對(duì)檔案的填寫(xiě)進(jìn)行有效監(jiān)督，防止學(xué)生自己填寫(xiě)檔案的鑒定欄，嚴(yán)格地保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性。

三、結(jié)束語(yǔ)

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通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化來(lái)進(jìn)行傳輸信息實(shí)現(xiàn)了有效便捷的服務(wù)，但是依然有著安全危險(xiǎn)存在，有些檔案在密碼措施上沒(méi)有保護(hù)好輕易地就被打開(kāi)了，還有就是檔案密碼遭到破譯使得信息泄露等。

2在遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理上的問(wèn)題應(yīng)對(duì)措施

隨著在教育上的不斷改革發(fā)展，遠(yuǎn)程教育也在向著制度化和規(guī)范化以及科學(xué)化的方向發(fā)展，而學(xué)籍檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理也要得到逐步的完善以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展，在面對(duì)以上的問(wèn)題時(shí)本人通過(guò)認(rèn)真的分析總結(jié)出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)問(wèn)題的措施，希望能對(duì)這個(gè)領(lǐng)域有所幫助。（1）要對(duì)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，由于遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案在管理上難度比較大，所以對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化的管理就需要一些素質(zhì)相對(duì)較高的人員，要把專(zhuān)兼職得到合理的結(jié)合，在學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的隊(duì)伍上要進(jìn)一步的加強(qiáng)，首先要對(duì)專(zhuān)職管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和培養(yǎng)，把責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)以及大局意識(shí)得到深化，并在網(wǎng)絡(luò)化管理的技能上使之得到提高，其次要在兼職管理隊(duì)伍的建設(shè)上要做好，學(xué)籍管理人員在學(xué)校的地位要明確，在考核等方面要有具體的制度規(guī)定[2]。（2）要對(duì)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺(tái)進(jìn)行完善，在當(dāng)今的遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理越來(lái)越向著現(xiàn)代化的水平發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的管理對(duì)于硬件有著較高的要求，在管理的系統(tǒng)以及功能上要完善，在網(wǎng)絡(luò)的安全上要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的設(shè)置，還要有較為嫻熟的管理隊(duì)伍，另外在資金的投入上還要得到保證。（3）在遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理上要向著標(biāo)準(zhǔn)化以及法制化的方向靠攏，在此基礎(chǔ)上要對(duì)電子檔案的管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與管理等方面的規(guī)章進(jìn)行認(rèn)真研究，在學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理建設(shè)上形成一個(gè)有著高效的約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，特別是在網(wǎng)絡(luò)信息安全機(jī)制上的建設(shè)。（4）在學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的利用率上要得到相應(yīng)的提高，遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理人員要有一個(gè)服務(wù)育人的思想意識(shí)，在服務(wù)目的上要明確，能夠?qū)τ谛虑闆r發(fā)出自己的聲音以及及時(shí)解決問(wèn)題，要在信息咨詢的服務(wù)上多做提供，在利用率以及在學(xué)籍檔案管理上的重要性得到認(rèn)識(shí)[3]。

3結(jié)語(yǔ)

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[關(guān)鍵詞]高校學(xué)籍檔案 檔案管理 紙質(zhì)檔案 電子檔案 可持續(xù)發(fā)展

一、我國(guó)部分高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)籍檔案所含龐雜眾多，大體上說(shuō)是指學(xué)生從入學(xué)進(jìn)入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍卡（含學(xué)年評(píng)語(yǔ)表、考試成績(jī)登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)地記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長(zhǎng)歷程。然而，不少高校的學(xué)籍檔案管理手段還相對(duì)滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。（1）學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級(jí)的班主任老師負(fù)責(zé)填寫(xiě)、保管，這樣就會(huì)因?yàn)閭€(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，造成字跡模糊不清，不利于檔案長(zhǎng)期保存；又比如有的未按要求填寫(xiě)，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒(méi)有按規(guī)定粘貼照片，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；同時(shí)，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內(nèi)沒(méi)有目錄、頁(yè)碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來(lái)了不便，從而降低了它的使用價(jià)值。

2.檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準(zhǔn)確。（2）現(xiàn)如今有的學(xué)校原有學(xué)籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫(xiě)制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒(méi)有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級(jí)時(shí)，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費(fèi)了大量時(shí)間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率，給查閱者和檔案員帶來(lái)了工作上的困擾。

3.檔案材料內(nèi)容空泛無(wú)物，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)和個(gè)性差異。這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評(píng)語(yǔ)格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績(jī)及政治表現(xiàn)，而他的社會(huì)活動(dòng)能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒(méi)有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

4.檔案使用效率低，畢業(yè)轉(zhuǎn)遞較為混亂。雖然絕大部分高校學(xué)生檔案室配有計(jì)算機(jī)，但沒(méi)有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒(méi)有全部輸入進(jìn)去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實(shí)具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，難免會(huì)造成檔案遺失現(xiàn)象。

二、檔案工作中查檔與檔案管理存在的問(wèn)題。

1.目前，學(xué)籍檔案管理相對(duì)滯后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的程度很有限。在國(guó)家實(shí)施電子注冊(cè)制度之前，相關(guān)的學(xué)籍檔案管理，屬非公開(kāi)上網(wǎng)范圍，如今轉(zhuǎn)向電子檔案，實(shí)際操作起來(lái)有諸多的困難。

（1）1994 年《分類(lèi)法》頒布之前，高校檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍管理存在著較多不規(guī)范、不科學(xué)的管理。（3）由于歷年的招生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍表、成績(jī)表等的填寫(xiě)以手寫(xiě)體居多，多年來(lái)經(jīng)手的人眾多，書(shū)寫(xiě)難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對(duì)這些材料進(jìn)行電腦管理并非一蹴而就。

（2）紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動(dòng)化的條件下，教學(xué)部門(mén)定期對(duì)在校生成績(jī)進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門(mén)，由于受到技術(shù)維護(hù)、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時(shí)幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達(dá)到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門(mén)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

2.現(xiàn)階段高校遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取給檔案管理帶來(lái)新問(wèn)題。全國(guó)高校招生已普遍采取遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生紙質(zhì)檔案管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面。

（1）考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標(biāo)表達(dá)的含義對(duì)高校老師而言還存在理解上的困難，容易長(zhǎng)生分歧。

（2）電子檔案信息缺失。比如電子檔案中的“考生評(píng)估”一欄填寫(xiě)內(nèi)容不真實(shí)，有的省份填寫(xiě)認(rèn)真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

（3）被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過(guò)去，開(kāi)學(xué)后全部學(xué)生檔案都能到齊，便于對(duì)考生進(jìn)行復(fù)查。實(shí)行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑解決，有的是考生自己帶到學(xué)校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤(pán)到高校了事，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了新的問(wèn)題。

三、我國(guó)現(xiàn)階段學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策和措施

針對(duì)目前部分高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問(wèn)題，我們必須有清醒的認(rèn)識(shí)。要認(rèn)識(shí)到它的復(fù)雜性，這里面的問(wèn)題，有些是早就存在的，更多的是隨著社會(huì)的進(jìn)步，我們工作方式的轉(zhuǎn)變而衍生出來(lái)的，我們要直面解決。（4）更要認(rèn)識(shí)到它的迫切性，學(xué)籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，要保證每一位學(xué)生離校時(shí)檔案里該生的綜合素質(zhì)是如實(shí)體現(xiàn)的，個(gè)性差異是鮮活可見(jiàn)的。讓檔案真正地發(fā)揮自身的作用。對(duì)目前學(xué)籍檔案工作的改進(jìn)，要有針對(duì)性強(qiáng)的策略方法。

1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的基本管理

（1）增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全規(guī)章制度。增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好學(xué)校檔案工作的重要保證。可采取編制《 檔案法學(xué)習(xí)材料》組織全校師生學(xué)習(xí)，進(jìn)行檔案法知識(shí)競(jìng)賽，在報(bào)上開(kāi)辟檔案知識(shí)欄，以定期介紹檔案小知識(shí)等手段提高全員檔案意識(shí)，同時(shí)健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制。

（2）抓好環(huán)節(jié)工作，規(guī)范檔案管理。從學(xué)生一進(jìn)校起就要把新生的各類(lèi)表格、卡片進(jìn)行統(tǒng)一保管。諸如專(zhuān)門(mén)用筆、字體、項(xiàng)目、頁(yè)碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。

（3）采用計(jì)算機(jī)檢索，提高利用率。學(xué)校要在設(shè)備和人才上加強(qiáng)投入，加快電子檔案的轉(zhuǎn)化速度。學(xué)校檔案室應(yīng)購(gòu)置專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，將學(xué)籍檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)條目全部錄入計(jì)算機(jī)，借助計(jì)算機(jī)查閱學(xué)籍檔案，以提高檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率。

2.加強(qiáng)網(wǎng)上招生檔案的管理

（1）制定相關(guān)規(guī)章制度，明確考生檔案管理的政策要求。各地招辦各類(lèi)中學(xué)必須在每次考生建立電子檔案的同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由各省招辦歸口管理。

（2）保證考生檔案填寫(xiě)內(nèi)容的真實(shí)性與檔案材料的完整性。考生紙質(zhì)檔案歸檔項(xiàng)目要統(tǒng)一規(guī)范，九年義務(wù)教育后的各種層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表，考試成績(jī)登記表，學(xué)生評(píng)估表，獎(jiǎng)懲情況等，對(duì)已參加工作考取大學(xué)的考生檔案還應(yīng)包括其在工作期間的檔案材料。

（3）各省招辦應(yīng)承擔(dān)學(xué)生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責(zé)，確?？忌鷻n案的安全性與及時(shí)性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門(mén)對(duì)檔案要定期備份。

（4）各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。要確?？忌堎|(zhì)檔案能及時(shí)準(zhǔn)確到位，沒(méi)有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時(shí)向考生所在招辦催交；為便于今后查閱，必須對(duì)考生電子檔案信息刻錄成光盤(pán)。

總之，學(xué)籍檔案工作要保持與時(shí)代同步發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，對(duì)即有問(wèn)題不回避，妥善解決，對(duì)發(fā)展帶來(lái)的問(wèn)題用發(fā)展的手段去解決和提高。以創(chuàng)新思維指導(dǎo)學(xué)籍檔案工作實(shí)踐。通過(guò)不斷努力和實(shí)踐，使學(xué)籍檔案管理工作在創(chuàng)新上邁出新步伐，取得新成果，開(kāi)創(chuàng)新局面。

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篇9

技工院校學(xué)籍管理走過(guò)了若干個(gè)發(fā)展過(guò)程，實(shí)行電子注冊(cè)可謂新時(shí)期技工院校學(xué)籍管理的必然途徑。由技術(shù)與管理兩個(gè)方面探索如何不斷健全電子注冊(cè)管理機(jī)制，對(duì)于促進(jìn)學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化有著重要的意義。隨著技工院校招生規(guī)模與招生對(duì)象領(lǐng)域的不斷增長(zhǎng)擴(kuò)大，大量的檔案信息管理保存也對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。內(nèi)容管理技術(shù)屬于一種管理信息的穩(wěn)妥可行的技術(shù)模式，并且伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，此技術(shù)在學(xué)籍檔案管理方面起著愈加廣泛的功能，同時(shí)運(yùn)用范圍領(lǐng)域也愈來(lái)愈廣泛。學(xué)籍檔案通常指學(xué)生的學(xué)籍檔案、學(xué)生的成績(jī)檔案及其在學(xué)校的所有表現(xiàn)等有存儲(chǔ)價(jià)值的材料，其與學(xué)生的一生都相關(guān)緊密切的聯(lián)系，學(xué)籍檔案即學(xué)生利用在校時(shí)期的學(xué)習(xí)實(shí)踐等諸多活動(dòng)中構(gòu)成的，對(duì)于個(gè)人、對(duì)于學(xué)校以及對(duì)于社會(huì)均有證明、儲(chǔ)存、運(yùn)用價(jià)值的背景記錄，是把握學(xué)生狀況、規(guī)范學(xué)生行為、培養(yǎng)有用人才的根據(jù)，同時(shí)亦是技工院校檔案的重要構(gòu)成部分之一。所以，所謂學(xué)籍檔案管理的過(guò)程客觀來(lái)講即建制、利用、開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案之過(guò)程。對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案，不但對(duì)學(xué)生本身來(lái)說(shuō)極為重要，對(duì)社會(huì)擇才選優(yōu)方面亦是更加發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。伴隨信息技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)以及管理技術(shù)的不斷發(fā)展，電子注冊(cè)的學(xué)籍檔案愈來(lái)愈成為可能，本文從主要從內(nèi)容管理技術(shù)及其對(duì)信息資源整合的優(yōu)點(diǎn)入手，對(duì)內(nèi)容技術(shù)管理在學(xué)籍檔案管理中的有效利用實(shí)施了分析。

一、內(nèi)容管理技術(shù)及其在整合信息資源方面的優(yōu)勢(shì)

（一）內(nèi)容管理技術(shù)的涵義

內(nèi)容管理技術(shù)即應(yīng)把不屬于同一類(lèi)的內(nèi)容用數(shù)字模式妥善儲(chǔ)存起來(lái)，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對(duì)所儲(chǔ)存的數(shù)字內(nèi)容實(shí)施調(diào)閱與檢查，以數(shù)據(jù)挖掘之技術(shù)達(dá)到對(duì)數(shù)字內(nèi)容之智能分析處置，最后使得此部分?jǐn)?shù)字內(nèi)容可以獲得最充分的運(yùn)用。內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括內(nèi)容收集、管理、工作流、等四個(gè)子系統(tǒng)，綜合具體內(nèi)容如下。

1.內(nèi)容收集系統(tǒng)

此系統(tǒng)主要包含對(duì)信息的內(nèi)容實(shí)施收集、編匯以及整理進(jìn)而把其轉(zhuǎn)化后分發(fā)的全過(guò)程，同時(shí)在此階段中能夠加進(jìn)元數(shù)據(jù)進(jìn)而對(duì)內(nèi)容組件實(shí)施定義。

2.管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)主要是針對(duì)組件、信息內(nèi)容及模板采取保存管理，在保存過(guò)程中能夠?qū)?nèi)容之版本、工作流程及設(shè)定權(quán)限方面實(shí)施更新處置。

3.工作流系統(tǒng)

此系統(tǒng)主要針對(duì)信息資源內(nèi)容實(shí)施采集、存入和，通常來(lái)講，學(xué)籍檔案管理歸屬資源性網(wǎng)站，由于其結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，并且內(nèi)容繁多屬于文檔資源類(lèi)之資源等。

4.系統(tǒng)

系統(tǒng)主要是把信息資源內(nèi)容自動(dòng)并且快速的依據(jù)所建的模板至瀏覽器。

（二）內(nèi)容管理技術(shù)在整合信息資源方面的優(yōu)點(diǎn)

內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合上有著很大的優(yōu)勢(shì)。主要包括如下幾個(gè)方面。

（1）內(nèi)容管理技術(shù)把管理的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施統(tǒng)一，把數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)之內(nèi)容采取格式處置以及達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化管理，如此不但統(tǒng)一了網(wǎng)頁(yè)之風(fēng)格，同時(shí)增添了數(shù)據(jù)庫(kù)之拓展能力。

（2）此技術(shù)同以往的數(shù)據(jù)庫(kù)相較，負(fù)載能力愈加增強(qiáng)，并且借助XMI把訪問(wèn)接口實(shí)施統(tǒng)一，同時(shí)借助內(nèi)容管理技術(shù)能夠描述并非規(guī)則的數(shù)據(jù)，所以，能夠借助半結(jié)構(gòu)化之文檔數(shù)據(jù)把其送至客戶端，如此大幅度節(jié)省了效率。

（3）網(wǎng)頁(yè)呈現(xiàn)同內(nèi)核技術(shù)、同平時(shí)、同系統(tǒng)維護(hù)相分離，進(jìn)而不但讓操作更容易，并且內(nèi)容管理技術(shù)給信息管理創(chuàng)造了開(kāi)發(fā)平臺(tái)，大大縮小了開(kāi)發(fā)的難度與維護(hù)成本。

二、目前我國(guó)技工院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

為順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加大服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的力度，近幾年來(lái)技工院校出現(xiàn)了辦學(xué)模式與生源多元化的轉(zhuǎn)變，學(xué)生學(xué)籍檔案的種類(lèi)與內(nèi)容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢(shì)下，技工院校學(xué)籍檔案的管理存在著對(duì)學(xué)籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問(wèn)題。相對(duì)來(lái)講，目前有許多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢(shì)發(fā)展之需求。技工院?，F(xiàn)行的學(xué)籍管理機(jī)制缺乏完善和規(guī)范?，F(xiàn)階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內(nèi)部檔案管理譬如人事檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理、校志檔案管理、教育教學(xué)（包括教學(xué)計(jì)劃?rùn)n案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學(xué)生成績(jī)檔案管理、學(xué)籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時(shí)，從一小部分技工院校大多數(shù)基層管理者、教師到技工院校領(lǐng)導(dǎo)均對(duì)教學(xué)檔案管理工作認(rèn)知不夠。將學(xué)生學(xué)籍檔案工作同教學(xué)核心內(nèi)容相對(duì)比，注重教學(xué)與其他管理工作，可對(duì)教學(xué)檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學(xué)籍檔案管理相關(guān)不到院校整體工作的痛癢，“無(wú)須掛齒”地不加關(guān)注抑或關(guān)注不夠。除此之外，學(xué)校不僅缺少學(xué)籍檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，而且檔案管理設(shè)備比較落后。一方面來(lái)講，技工院校檔案管理之思想、內(nèi)容與手段、人才資源培訓(xùn)與利用之模式仍舊陳舊，制約著學(xué)籍檔案之健康管理；一方面來(lái)講，伴隨時(shí)間的推移及學(xué)生學(xué)籍檔案的進(jìn)一步增加，原來(lái)存儲(chǔ)的學(xué)籍檔案之存儲(chǔ)條件業(yè)已適宜不了學(xué)籍檔案數(shù)量日漸增大之需要。具體主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

（1）學(xué)籍管理文件制度不完善；

（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對(duì)滯后；

（3）學(xué)籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規(guī)范；

（4）檢索手段相對(duì)滯后，提供資料缺乏準(zhǔn)確性；

（5）檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單，未能真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)；

（6）檔案利用率低，轉(zhuǎn)遞比較混亂。

三、內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理中的運(yùn)用

內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書(shū)、檔案以及調(diào)查報(bào)告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內(nèi)容有著不盡相同的反映模式，就結(jié)構(gòu)化的信息來(lái)講，內(nèi)容于本質(zhì)方面屬于非結(jié)構(gòu)化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內(nèi)容等于元數(shù)據(jù)加數(shù)據(jù)。具體主要包括如下三個(gè)方面的工作。

（一）對(duì)技工院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容建模

內(nèi)容管理技術(shù)對(duì)技工院校學(xué)籍檔案之內(nèi)容建模包含對(duì)數(shù)據(jù)管理之要求和元數(shù)據(jù)之結(jié)構(gòu)化，對(duì)內(nèi)容主要是設(shè)定針對(duì)管理對(duì)象之元數(shù)據(jù)信息，此外還包含內(nèi)容同對(duì)象二者之間的相互關(guān)系，譬如學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度的建立規(guī)范了對(duì)其的管理，此管理制度的建立屬于一項(xiàng)關(guān)鍵性變革，是對(duì)技工院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范科學(xué)管理指出的愈加高的要求，電子注冊(cè)制度促進(jìn)了技工院校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。從技術(shù)方面來(lái)看，完整的電于注冊(cè)檔案系統(tǒng)至少要包含如下幾項(xiàng)模塊。

1.新生注冊(cè)管理模塊

此管理的流程是先把招生機(jī)構(gòu)呈報(bào)的招生數(shù)據(jù)同實(shí)際報(bào)到學(xué)生數(shù)據(jù)有機(jī)融合處置后生成新的數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生被編輯學(xué)號(hào)之后即在校生數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)能夠依據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)同學(xué)生實(shí)施核實(shí)明確后，由院校學(xué)生處輸入教務(wù)處成績(jī)錄入學(xué)歷證書(shū)管理模塊，依據(jù)軟件要求實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)，最后上報(bào)勞動(dòng)局完結(jié)學(xué)籍注冊(cè)工作。[4]此種工作形式達(dá)到了信息操作之科學(xué)性，并且工作流程嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)可靠安全。

2.學(xué)歷證書(shū)管理模塊

把在校時(shí)期適宜畢業(yè)條件的學(xué)生，生成預(yù)畢業(yè)的學(xué)生名單呈報(bào)主管部門(mén)審查，經(jīng)核查后再將預(yù)計(jì)畢業(yè)的學(xué)生名單發(fā)至各校，實(shí)施畢業(yè)證書(shū)處置。最終自動(dòng)生成證書(shū)利用狀況登記表上批，再由上級(jí)下達(dá)業(yè)已注冊(cè)發(fā)證的學(xué)生名單。經(jīng)過(guò)注冊(cè)的畢業(yè)生借助互聯(lián)網(wǎng)，直接匯總至各級(jí)教育行政管理機(jī)構(gòu)。此外，應(yīng)獨(dú)立建立一個(gè)換、補(bǔ)證書(shū)之學(xué)生管理庫(kù)。

3.學(xué)籍管理模塊

若有學(xué)生要求個(gè)人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報(bào)學(xué)生處批復(fù)，再由學(xué)生處進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)更換同時(shí)以學(xué)籍異動(dòng)的模式告知相關(guān)機(jī)構(gòu)。依據(jù)電子注冊(cè)軟件學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)律規(guī)范技工院校學(xué)籍異動(dòng)管理程序以及系統(tǒng)維護(hù)。對(duì)學(xué)籍異動(dòng)處置也實(shí)施這種手段，應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)處置，隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)記錄、維護(hù)。

4.綜合檔案信息管理模塊

綜合檔案信息相關(guān)學(xué)生很多方面的信息。借助同其他功能協(xié)調(diào)配合，組成了完整的學(xué)生綜合電子檔案。此部分檔案均是學(xué)生在校時(shí)期不斷補(bǔ)充、完善構(gòu)成的具體檔案材料。

（二）Content Manager v8.3系統(tǒng)的應(yīng)用

技工院校之學(xué)籍檔案管理中含有對(duì)電子考卷的儲(chǔ)存保管，此系統(tǒng)能夠依據(jù)之前提升的原理實(shí)施開(kāi)發(fā)，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內(nèi)容管理技術(shù)應(yīng)用，現(xiàn)就目前運(yùn)用比較普及的Content Manager v8.3簡(jiǎn)述如下：

1.利用Content Manager v8.3技術(shù)對(duì)成績(jī)實(shí)施元數(shù)據(jù)建模

結(jié)合Content Manager v8.3設(shè)計(jì)，能夠借助此技術(shù)可視化之建模工具，如此不僅能夠?qū)Τ煽?jī)實(shí)施元數(shù)據(jù)建模，同時(shí)針對(duì)內(nèi)容建模，包括設(shè)定訪問(wèn)與版本的控制以及日志管理等。

2.利用接口對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施導(dǎo)入

對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施導(dǎo)入能夠借助接口來(lái)達(dá)到，如此能夠以內(nèi)容技術(shù)管理的界面達(dá)到手工接入，進(jìn)而能夠把批量的數(shù)據(jù)實(shí)施導(dǎo)入。

（三）內(nèi)容技術(shù)管理同技工院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的整合

學(xué)籍檔案管理能夠把在線的學(xué)籍信息給予有機(jī)整合，譬如，能夠在目前運(yùn)用的系統(tǒng)里獨(dú)立增添學(xué)籍檔案建立模塊，此能夠借助關(guān)系型管理系統(tǒng)把學(xué)籍檔案信息建立為元數(shù)據(jù)及電子檔案，然后此時(shí)能夠借助內(nèi)容管理系統(tǒng)之編程接口把信息保存至資源服務(wù)器中，如此能夠提升學(xué)籍檔案之自動(dòng)化處置，進(jìn)而達(dá)到節(jié)約成本的目的。

四、結(jié)語(yǔ)

篇10

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍　電子檔案　管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊(cè)制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)正式開(kāi)通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過(guò)渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢(shì)下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1　對(duì)學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識(shí)上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒(méi)有按崗配備專(zhuān)門(mén)人才，檔案管理混亂等。

2　管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒(méi)有取消手工操作方式，沒(méi)有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊(cè)打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊(cè)打印等各類(lèi)有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢(shì)，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3　忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對(duì)成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。

4　信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無(wú)形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒(méi)有傳統(tǒng)檔案的直觀性?？梢哉f(shuō)，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。

將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對(duì)信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會(huì)影響電子檔案的真實(shí)性。

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體相對(duì)于紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。

(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施

1　明確管理目標(biāo)，強(qiáng)化管理意識(shí)。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會(huì)急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來(lái)開(kāi)展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來(lái)做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過(guò)程的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)的同時(shí)，需要強(qiáng)化管理意識(shí)。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識(shí)和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺(jué)地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高工作能力。要使他們通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問(wèn)題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹(shù)立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識(shí)，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。

2　完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理?，F(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來(lái)制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實(shí)際情況，在廣泛聽(tīng)取學(xué)生意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實(shí)到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對(duì)原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對(duì)與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。

規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對(duì)成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，我們必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過(guò)程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對(duì)待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。

3　充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢(shì)最大化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開(kāi)發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

為此，成教學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開(kāi)發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報(bào)到注冊(cè)管理、在校生管理、成績(jī)管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時(shí)候該去哪個(gè)教室上課。