學(xué)籍檔案范文

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篇1

大學(xué)生畢業(yè)后，由于各種原因，加上許多大學(xué)畢業(yè)生對(duì)檔案的作用與處理方法不了解，也不關(guān)心，所以，每年越來(lái)越多的畢業(yè)生對(duì)檔案隨意處置，然而，在以后的生活中，碰到當(dāng)公務(wù)員、考研、出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等事情，沒(méi)有檔案無(wú)法辦理的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)自己的檔案已不知去向，所以要重視學(xué)籍檔案；

保管方法：

1、畢業(yè)工作后可以由公司接收存檔；

2、沒(méi)有檔案管理資質(zhì)的單位可以委托人才交流服務(wù)中心托管；

篇2

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)及結(jié)業(yè)證書(shū)；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書(shū)的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶(hù)口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類(lèi)匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門(mén)--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門(mén)等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類(lèi)清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專(zhuān)職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專(zhuān)職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對(duì)高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

篇3

一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

1.人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)

人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職學(xué)校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績(jī)登記表》、《學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)的材料，應(yīng)該凸顯的《學(xué)生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。

2.電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵

學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來(lái)作保證（如系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢(xún)信息必須的手續(xù)），還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題、電子檔案的長(zhǎng)期保存、軟件技術(shù)的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決。

3.檔案作用發(fā)揮缺位

在學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)用人機(jī)制的大環(huán)境下，學(xué)生學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長(zhǎng)情況重要的文本材料，發(fā)揮了其它無(wú)法替代的育人和人力資源開(kāi)發(fā)作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題就是缺乏創(chuàng)新意識(shí)，沒(méi)有真正從服務(wù)中職學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理，由此造成了學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在信息不全、信息失真、缺乏過(guò)程管理、信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念

隨著中職學(xué)校教育改革的不斷深入，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，就要實(shí)現(xiàn)從上到下的思想轉(zhuǎn)變。一方面，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理在學(xué)校教育中的價(jià)值、地位和作用，意識(shí)到學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性；進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務(wù)功能，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案信息的綜合分析和深度利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作從簡(jiǎn)單的管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把學(xué)校檔案管理部門(mén)建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫(kù)和參謀部，使檔案人員立足于學(xué)校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

2.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度

（1）規(guī)范歸檔材料的要求

按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書(shū)寫(xiě)，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

（2）建立歸檔材料收集制度

雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來(lái)源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要你留心去觀察，是不難掌握的。如中職學(xué)校學(xué)生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個(gè)階段：第一個(gè)階段是收集招生時(shí)形成的和中職學(xué)校入學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時(shí)和學(xué)生入學(xué)時(shí)就著手抓緊收集；第二個(gè)階段檔案材料的收集，除了平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在校期間所形成的德智體能、各類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各種競(jìng)賽及各類(lèi)證書(shū)復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加入黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會(huì)收集評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等材料；第三階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對(duì)學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評(píng)價(jià)材料，大致可形成的材料有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績(jī)總表和積分表、中職學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料。

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【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍檔案 管理對(duì)策

一、前言

所謂的高校學(xué)籍檔案，指的就是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這一時(shí)期所形成的，能夠體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)資格、在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、在校行為表現(xiàn)、學(xué)籍更變狀況、獎(jiǎng)罰狀況及其學(xué)歷學(xué)位授予等情況的歷史記錄與原始材料。通常情況下，學(xué)籍檔案具體包含新生登記表、學(xué)籍表、學(xué)生操行評(píng)定以及學(xué)習(xí)成績(jī)總冊(cè)等等。對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行合理的管理，在穩(wěn)定高校教學(xué)秩序、形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣、提升教學(xué)效果與質(zhì)量等諸多方面，發(fā)揮著極為重要的作用。

二、加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)指的就是工作人員在具體的工作過(guò)程中，對(duì)檔案資料的反應(yīng)度與認(rèn)知情況。高校的領(lǐng)導(dǎo)層和學(xué)籍檔案管理工作人員必須積極強(qiáng)化對(duì)相關(guān)政策與法規(guī)的學(xué)習(xí)，提升檔案意識(shí)，以便能夠在思想意識(shí)上提升認(rèn)識(shí)水平，且真正意識(shí)到加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的必要性與重要性。在校期間學(xué)生所形成的學(xué)籍檔案資料，是教學(xué)管理工作當(dāng)中一個(gè)不可忽視的重要內(nèi)容，學(xué)生學(xué)籍檔案資料收集齊全與否，信息真實(shí)與否，資料歸檔符合規(guī)范與否，不但直接關(guān)系著整個(gè)學(xué)校檔案管理工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)還將使得學(xué)校或社會(huì)對(duì)一個(gè)人的了解與人才的有效選用等帶來(lái)極大的影響。

三、建立健全高校學(xué)籍檔案歸檔機(jī)制

（一）構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案歸檔管理體系，并實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理。教學(xué)管理人員的檔案意識(shí)不高，就可能會(huì)出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象，進(jìn)而造成極大的損失。因此，高校構(gòu)建以校檔案館為依托，以教務(wù)處為中心，以學(xué)院各個(gè)教學(xué)單位為支點(diǎn)的學(xué)籍檔案管理體系，對(duì)各個(gè)院系及其職能部門(mén)的檔案員予以進(jìn)一步明確，是極為迫切且有必要的。自學(xué)籍開(kāi)始，集中組織廣大新生填寫(xiě)學(xué)籍登記卡；確保學(xué)籍檔案能夠長(zhǎng)久保存，要求填寫(xiě)學(xué)籍登記卡時(shí)，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆，必須一律采用素碳鋼筆，并且要書(shū)寫(xiě)規(guī)范、字跡工整、清晰，填寫(xiě)內(nèi)容必須完整，使用的照片必須是近期的彩色免冠照片。書(shū)寫(xiě)結(jié)束后交到教務(wù)處，由教務(wù)處對(duì)全部的學(xué)籍登記卡進(jìn)行逐個(gè)審查與驗(yàn)證，合格后以班集體為單位，依據(jù)學(xué)號(hào)進(jìn)行裝訂，進(jìn)而構(gòu)成最初的學(xué)生學(xué)籍檔案，歸檔處理。之后，把學(xué)生的原始信息輸入到學(xué)校教務(wù)處的教務(wù)管理信息化平臺(tái)上，從而構(gòu)成電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者并存的學(xué)籍檔案管理體系。伴隨著學(xué)生在校學(xué)習(xí)與生活的不斷推行，學(xué)籍檔案也隨之發(fā)生改變，進(jìn)而可以充分的展現(xiàn)學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)狀況。倘若要對(duì)學(xué)籍檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改或者是補(bǔ)充，必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，不能任意對(duì)檔案資料進(jìn)行改動(dòng)。

（二）構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案管理機(jī)制。高校學(xué)籍檔案的構(gòu)建、管理以及使用等，都與學(xué)生的利益密切相關(guān)，構(gòu)建健全的檔案管理規(guī)章制度，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的規(guī)范化、程序化管理，不同的教學(xué)環(huán)節(jié)都可以依據(jù)有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行，進(jìn)而確保高校學(xué)籍檔案工作的順利開(kāi)展。制定完善的學(xué)籍檔案管理機(jī)制以及相配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是確保高校學(xué)籍檔案工作有序展開(kāi)的重要手段之一。高校職能部門(mén)必須構(gòu)建系統(tǒng)、全面的收集整理、檢查審核、鑒別歸檔、保存保密以及管理職能等各個(gè)方面的管理制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作有章可依、有據(jù)可循。

四、加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

眾所周知，高校學(xué)籍檔案的管理工作是一個(gè)極為復(fù)雜又十分細(xì)致的工作，具有極強(qiáng)的業(yè)務(wù)性與政策性。學(xué)籍檔案管理工作人員自身工作水平及其素質(zhì)的高低，在一定程度上決定了高校學(xué)籍檔案的正確性以及教育工作的效率和質(zhì)量。此外，在技術(shù)或者是政策上，高校的學(xué)籍檔案管理工作要求具備一定的延續(xù)性，所以，高校應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高，并且比較穩(wěn)定的學(xué)籍管理隊(duì)伍，進(jìn)而避免在檔案管理工作過(guò)程中發(fā)生混亂與脫節(jié)的情況。為了讓學(xué)籍檔案管理人員可以較好的做好檔案管理工作，高校必須采取有效措施使其能夠安心的工作，具體措施為：第一，高校應(yīng)當(dāng)采取相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)異、成績(jī)突出的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，反之則給予一定的處罰，獎(jiǎng)罰分明，進(jìn)而有效激發(fā)檔案管理人員工作的主動(dòng)性與積極性。第二，高校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)，以便促使學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與水平獲得一定的提升。例如：到其他院校學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班、召開(kāi)座談會(huì)等方式，使學(xué)籍檔案管理人員能夠有機(jī)會(huì)向其他優(yōu)秀同行學(xué)習(xí)，掌握他們先進(jìn)的檔案管理手段，進(jìn)而最大限度的提升自身學(xué)籍檔案管理人員的信息化管理水平，從而有效滿(mǎn)足高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展要求，推動(dòng)高校學(xué)籍檔案管理工作的快速發(fā)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)極為復(fù)雜、繁忙且詳細(xì)具體的工作，從事檔案管理工作不但需要付出大量的勞動(dòng)，同時(shí)還必須具備一定的責(zé)任心與耐心。伴隨著我國(guó)高等教育改革的不斷推進(jìn)，學(xué)分制在高校教學(xué)工作中的深入發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。針對(duì)這種情況，高校教學(xué)管理部門(mén)及其有關(guān)工作人員，必須在不斷的實(shí)踐過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)其中的新情況，進(jìn)行研究，探究檔案管理工作的新規(guī)律；堅(jiān)持育人服務(wù)的原則展開(kāi)學(xué)籍檔案管理工作，進(jìn)而有效提升高校學(xué)籍檔案管理工作的適應(yīng)水平，使學(xué)籍檔案管理的作用充分展現(xiàn)出來(lái)，從而為提升高校教學(xué)質(zhì)量而服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]焦丹瓊.高校學(xué)籍檔案的社會(huì)服務(wù)功能及管理對(duì)策[J].教育教學(xué)論壇，2013，（34）：5-6.

[2]白雯.新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理對(duì)策探析[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2011，29（20）：17-18.

篇5

現(xiàn)階段隨著我國(guó)教育改革進(jìn)一步深化，對(duì)高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來(lái)很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類(lèi)層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（23）.

［2］吳放.淺談高校如何建立服務(wù)型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.

篇6

關(guān)鍵詞: 學(xué)籍檔案 管理 利用

一、學(xué)籍檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)

學(xué)籍檔案與其它類(lèi)檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專(zhuān)門(mén)檔案,在其發(fā)展過(guò)程中也形成了自己的特點(diǎn)。

1.檔案材料的分散性和私密性。學(xué)籍檔案的這些材料分散在學(xué)校不同的職能部門(mén),學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記錄,畢業(yè)材料等形成于教務(wù)科;學(xué)生錄取名冊(cè)、獎(jiǎng)懲材料等形成于學(xué)生科與招生就業(yè)辦。因此,學(xué)籍管理涉及的部門(mén)多、范圍廣,這就給學(xué)籍檔案材料的收集帶來(lái)了一定的難度。學(xué)籍檔案本身的某些內(nèi)容具有內(nèi)部保密性,如考試成績(jī)、學(xué)籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開(kāi)和擴(kuò)散,這就使學(xué)籍管理材料在收集過(guò)程中要注意遵守相關(guān)的規(guī)定和完善必要的手續(xù)。

2.檔案材料內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。學(xué)籍管理是由教務(wù)處和學(xué)生工作處、招生就業(yè)辦公室在教育教學(xué)工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊(cè)、歷年成績(jī)記載、學(xué)籍變更情況、獎(jiǎng)勵(lì)懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學(xué)籍管理中的真實(shí)情況,反映每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,即學(xué)籍檔案本身固有的屬性。

二、建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)籍檔案

1.對(duì)在校學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)實(shí)行“文檔一體化”管理。學(xué)籍表是學(xué)籍檔案的主體。按照廣東省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳統(tǒng)一印發(fā)技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍表中需填報(bào)的學(xué)生個(gè)人信息資料發(fā)給新生填寫(xiě),再按一定規(guī)律統(tǒng)一編定學(xué)號(hào),堅(jiān)持學(xué)號(hào)的惟一性原則,不得重號(hào)。

2.對(duì)收集來(lái)的檔案要及時(shí)整理,確保檔案的完整性和真實(shí)性。檔案工作分為:收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等幾個(gè)方面。由于學(xué)籍檔案來(lái)源比較分散、內(nèi)容豐富,具有復(fù)雜多樣的特點(diǎn),給學(xué)籍檔案的管理工作帶來(lái)了很多麻煩,因?yàn)檎怼⒀b訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項(xiàng)工作。做好學(xué)籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎(chǔ)。如果檔案人員工作不認(rèn)真、不細(xì)致,在收集整理學(xué)籍資料不完整、內(nèi)容不真實(shí)的情況下,都會(huì)給學(xué)籍檔案的利用帶來(lái)?yè)p失,因此,我們要認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案收集和管理的重要性,充分發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性,并對(duì)收集到的檔案室材料進(jìn)行認(rèn)真的分類(lèi)整理,使學(xué)籍檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性在學(xué)籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到做好學(xué)籍檔案管理工作的重要性,嚴(yán)格遵守檔案工作的保管、保密等有關(guān)規(guī)定,努力適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),自覺(jué)地提高業(yè)務(wù)水平,積極參加培訓(xùn),使自身的素質(zhì)跟上形勢(shì)的變化。并按照科學(xué)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性的原則進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學(xué)籍檔案的利用造成損失。

三、大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源,主動(dòng)提供服務(wù)

學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開(kāi)發(fā)和利用,使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)隨時(shí)了解和掌握學(xué)校的教學(xué)動(dòng)態(tài)和信息,以及科研社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)成果等方面的動(dòng)態(tài)和信息,以便為制定學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,正確合理的培養(yǎng)、選拔和使用人才服務(wù),實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的使用價(jià)值,發(fā)揮其在學(xué)校的特殊作用。要提高檔案利用率的關(guān)鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的意識(shí),運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索,管理好學(xué)籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作中。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系,管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

四、加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案在收集過(guò)程中雖然目標(biāo)是檔案實(shí)體,但是它的工作對(duì)象卻是各職能部門(mén)的辦事員。他們的檔案業(yè)務(wù)水平直接影響檔案收集的質(zhì)量,要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化,就必須加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員的素質(zhì)。一要有較高的政治思想覺(jué)悟,具有較強(qiáng)的事業(yè)性和工作責(zé)任感,能適應(yīng)形勢(shì),轉(zhuǎn)變觀念,敬業(yè)愛(ài)崗,樹(shù)立良好的檔案意識(shí),在具體的學(xué)籍管理工作中對(duì)資料數(shù)據(jù)作出敏捷的反映,以便及時(shí)地收集、整理、保管。二要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。學(xué)籍檔案管理人員不僅僅要熟練學(xué)籍管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)和技能,為檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。三要運(yùn)用計(jì)算機(jī)參與學(xué)籍檔案管理,運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理好學(xué)籍檔案,是學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化的一個(gè)大發(fā)展,充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]竺筠.加強(qiáng)調(diào)職院校的學(xué)生檔案管理工作中國(guó)成人教育,2007.9.

[2]張靜.高校學(xué)籍檔案的收集和利用[J].中國(guó)檔案,2004,(1).

篇7

高中學(xué)籍檔案畢業(yè)后就找到了接受戶(hù)口的單位，檔案和戶(hù)口都轉(zhuǎn)到工作的單位，這是通常認(rèn)為最正規(guī)的檔案流向，但據(jù)統(tǒng)計(jì)，這種情況大約只占到畢業(yè)生檔案的10%左右的比例。

畢業(yè)后沒(méi)有找到接受戶(hù)口的單位，戶(hù)口和檔案留在學(xué)校兩年后戶(hù)口打回原在地，檔案或留在學(xué)校，或轉(zhuǎn)到省檔案局。在這里需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，由于國(guó)家相關(guān)政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年，許多大學(xué)生以為，既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無(wú)須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了，這是一種省錢(qián)的檔案存放方式，其實(shí)不是的。

（來(lái)源：文章屋網(wǎng) ）

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【關(guān)鍵詞】綜合性大學(xué)；學(xué)籍檔案管理；規(guī)范管理；技術(shù)創(chuàng)新

1前言

高校學(xué)籍檔案建立于學(xué)生入學(xué)時(shí)，結(jié)束于學(xué)生畢業(yè)走向社會(huì)或其他高校。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生入學(xué)來(lái)源、在校學(xué)習(xí)成績(jī)以及考核情況、學(xué)籍變動(dòng)信息、及學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)懲信息以及學(xué)位授予信息等學(xué)生在校期間最基本信息。學(xué)生檔案通常由各種基本入學(xué)資料、學(xué)籍變更材料以及學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等多種資料冊(cè)組成，包含著學(xué)生在校期間的大量信息，全面記錄并反映著學(xué)生在校期間的培養(yǎng)過(guò)程以及表現(xiàn)情況。學(xué)生學(xué)籍檔案能夠?yàn)閷W(xué)生就業(yè)、學(xué)位學(xué)歷驗(yàn)證、學(xué)生深造提供依據(jù)。新形勢(shì)下，各綜合性大學(xué)都擴(kuò)大了招生規(guī)模，并實(shí)施了適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的教育改革，先前的學(xué)籍檔案管理方法已經(jīng)不能滿(mǎn)足教育改革的需求。加強(qiáng)并完善學(xué)籍管理是新形勢(shì)下綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案管理人員所面臨的一個(gè)重要任務(wù)。

2綜合性大學(xué)學(xué)籍檔案特點(diǎn)

綜合性大學(xué)學(xué)科科目多，學(xué)生來(lái)自全國(guó)乃至世界各地，教育方法復(fù)雜，經(jīng)常實(shí)行與其他高校實(shí)行學(xué)生交換培養(yǎng)、與高校以及研究機(jī)構(gòu)聯(lián)合培養(yǎng)等培養(yǎng)方式。這就決定了綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案具有龐大性、復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性以及時(shí)效性四個(gè)基本特征。綜合性大學(xué)在校學(xué)生人數(shù)多達(dá)數(shù)萬(wàn)人，學(xué)生來(lái)自全國(guó)不同地區(qū)，也有海外留學(xué)生，每個(gè)學(xué)生入學(xué)初期都帶來(lái)了最基本來(lái)源信息，學(xué)校根據(jù)學(xué)生最基本信息建立學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案隨著學(xué)生在校時(shí)間的遞增信息量逐漸增加，通常每名學(xué)生學(xué)籍信息多達(dá)上千字，最后形成了一個(gè)規(guī)模龐大的信息庫(kù)。面對(duì)如此大量的學(xué)籍信息，學(xué)籍工作人員需要大量的統(tǒng)計(jì)和記載工作，面臨著巨大的壓力。綜合性大學(xué)由于開(kāi)設(shè)學(xué)科較多，學(xué)科錯(cuò)綜復(fù)雜，不同學(xué)科的學(xué)生學(xué)籍信息也有一定的差別，例如考核信息、學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)信息等都有區(qū)別。另外由于綜合性大學(xué)實(shí)行聯(lián)合培養(yǎng)、交換培養(yǎng)等多種培養(yǎng)方式，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)頻繁，而且普通在校生學(xué)籍也有休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等基本變動(dòng)，因此學(xué)籍檔案復(fù)雜而且變動(dòng)頻繁，學(xué)籍管理人員在學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)應(yīng)立即做出相應(yīng)處理。學(xué)籍檔案的時(shí)效性體現(xiàn)在學(xué)籍檔案的建立、信息的采集以及學(xué)籍的調(diào)動(dòng)都必須在限定的時(shí)間內(nèi)完成，否則將會(huì)對(duì)學(xué)生的正常學(xué)習(xí)生活帶來(lái)一定的影響。通常學(xué)生入學(xué)兩周內(nèi)即應(yīng)完成信息采集并建立學(xué)籍檔案，把學(xué)生的信息錄入檔案庫(kù)。每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生新的學(xué)籍檔案信息，都需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)錄入系統(tǒng);當(dāng)學(xué)籍發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該立即做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出處理。

3加強(qiáng)籍檔案管理的措施

隨著高校教育改革的進(jìn)行，高校學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題也逐漸浮現(xiàn)出來(lái)，建立完整而有效的學(xué)籍管理制度越來(lái)越受到重視。檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)綜合性大學(xué)學(xué)籍檔案的基本特點(diǎn)，在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上采取一定的創(chuàng)新手段，建立一套符合學(xué)校實(shí)際情況以及學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài)的學(xué)籍檔案管理方法，具體措施如下。3．1提高檔案管理人員素質(zhì)隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，目前高校檔案管理采用電子信息庫(kù)與基本材料庫(kù)統(tǒng)一的方式。由于學(xué)籍檔案信息量龐大，而且信息頻繁更新，檔案管理對(duì)管理員的素質(zhì)要求越來(lái)越高。學(xué)籍檔案管理應(yīng)該按照檔案管理法規(guī)進(jìn)行，因此學(xué)校應(yīng)該并在聘用專(zhuān)業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的檔案管理人員基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，建立一套適合學(xué)校情況的管理方法。另外，應(yīng)該合理利用檔案管理人員資源，對(duì)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)較強(qiáng)，計(jì)算機(jī)軟件使用熟練的員工，應(yīng)該作為管理帶頭人員;對(duì)于使用計(jì)算機(jī)有困難的、有經(jīng)驗(yàn)的老員工可以管理基本資料。3．2加強(qiáng)師生對(duì)檔案管理重視多數(shù)高校，師生往往忽略了對(duì)學(xué)籍檔案工作，使檔案管理人員在采集信息時(shí)困難重重。由于綜合性大學(xué)學(xué)生來(lái)自世界各地，在采集檔案信息時(shí)學(xué)生及時(shí)匯報(bào)信息、語(yǔ)言交流等方面都需要師生的配合。因此，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)師生對(duì)學(xué)籍檔案的重視。每年入學(xué)初期學(xué)校應(yīng)該組織全部新生接受學(xué)籍檔案建立的宣講，并印發(fā)學(xué)籍檔案建立流程的基本資料發(fā)到每一個(gè)學(xué)生手中。另外，由于綜合性大學(xué)學(xué)科復(fù)雜，學(xué)校應(yīng)該配合學(xué)籍管理人員合理安排信息采集及上報(bào)時(shí)間，確保按時(shí)完成學(xué)籍信息建立工作。在學(xué)校的網(wǎng)站以及報(bào)刊欄等位置應(yīng)該做出檔案建立的宣傳，讓每一位師生都了解并重視學(xué)籍檔案管理的重要性。3．3加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的交流各高校都會(huì)建立一套符合自身情況的學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)籍檔案管理關(guān)系到每一位學(xué)生。在新形勢(shì)下，各高校都會(huì)進(jìn)行一定的教育改革，改革進(jìn)度也大不相同。隨著改革的進(jìn)行，原有的管理制度就會(huì)表現(xiàn)出一定的落后性。由于各高校的檔案管理方法都具有自身的優(yōu)點(diǎn)和不足，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流，不同學(xué)校管理人員相互學(xué)習(xí)、相互討論，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鑒其他學(xué)校管理方法的優(yōu)點(diǎn)，從而逐漸完善自身的管理方法。3．4加強(qiáng)檔案管理方法的創(chuàng)新隨著高校的發(fā)展，原有的檔案管理方法雖然可以基本滿(mǎn)足學(xué)校需求，但需要學(xué)校投入大量的人力。在科技技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理人員應(yīng)該不斷摸索新技術(shù)，結(jié)合原有的規(guī)范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的檔案管理方法。隨著云技術(shù)的開(kāi)發(fā)，檔案管理已經(jīng)不再需要大量的存儲(chǔ)設(shè)備，而且進(jìn)行云備份后檔案不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失后重建的失誤。另外，可以利用專(zhuān)業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)一套適合學(xué)校基本情況的搜素方法，使檔案管理人員能夠快速查找每一個(gè)基本信息并對(duì)其進(jìn)行更新。因此，采用新技術(shù)新方法不僅可以減少檔案管理工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，還可以提高檔案管理的效率。

4結(jié)語(yǔ)

學(xué)生學(xué)籍檔案管理關(guān)系到每一個(gè)學(xué)生的切身利益，也是高校教育成果的基本體現(xiàn)。新形勢(shì)下，綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案管理已經(jīng)成為一項(xiàng)業(yè)務(wù)繁瑣而且方法復(fù)雜的工作，原有的檔案管理方法也需要隨著教育的改革而革新。檔案管理人員應(yīng)該有專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，掌握《檔案法》的基本條款，并能夠結(jié)合新技術(shù)實(shí)施創(chuàng)新，的管理方法。另外學(xué)校還應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)，加大投入，并積極與兄弟院校的管理方法交流，這樣才能建立一套符合形式發(fā)展的學(xué)籍檔案管理方法。

參考文獻(xiàn):

［1］樂(lè)蘭珍．學(xué)籍檔案管理問(wèn)題的思考［J］．蘭臺(tái)世界，2007(5)．

篇9

現(xiàn)階段隨著我國(guó)教育改革進(jìn)一步深化，對(duì)高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來(lái)很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類(lèi)層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

3.結(jié)語(yǔ)

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

作者：戴雷雷 單位：應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（23）.

篇10

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍 檔案管理 發(fā)展

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的人才市場(chǎng)不斷擴(kuò)大，對(duì)高校的畢業(yè)分配影響越來(lái)越大，而高校的學(xué)籍檔案憑著數(shù)量多、利用率高與專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域廣等優(yōu)勢(shì)，受到了社會(huì)廣泛的認(rèn)同及應(yīng)用，與其他門(mén)類(lèi)的檔案相比，學(xué)籍檔案價(jià)值的優(yōu)越性更大，但在現(xiàn)代高校中，學(xué)籍檔案管理還存在一些不足之處，需要采取相應(yīng)的對(duì)策給予解決，以促進(jìn)高校學(xué)籍檔案的管理發(fā)展。

1.高校學(xué)籍檔案內(nèi)涵

高校學(xué)籍檔案作為學(xué)校檔案的重要構(gòu)成，主要指的是學(xué)生通過(guò)考試合格，并有招生辦正規(guī)錄取，且辦理入學(xué)手續(xù)之后，獲得正式學(xué)籍的高校學(xué)生，字入學(xué)開(kāi)始至畢業(yè)離校間所形成的具有利用價(jià)值的查考原始資料。其內(nèi)容主要包含高考成績(jī)單、入學(xué)通知書(shū)、學(xué)生登記表、學(xué)年成績(jī)單、學(xué)籍卡與獎(jiǎng)懲材料等。學(xué)籍檔案具有法律憑證、提供原始資料支撐與人才模式改進(jìn)的參考等作用，也為用人單位的人才選拔提供了相關(guān)的咨詢(xún)服務(wù)功能，因此，加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案的合理管理是必要的。

2.高校學(xué)籍檔案管理存在的一些不足之處

2.1學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

在高校管理中，學(xué)籍檔案管理所發(fā)揮的作用是隱性、潛在與滯后的，很容易被高校領(lǐng)導(dǎo)所忽略，強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理水平，是需要資金投入的，但投入和回報(bào)間沒(méi)有立竿見(jiàn)影之效果，所以，常常被學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)忽視，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分地重視學(xué)籍檔案，并做好檔案的管理工作。

2.2學(xué)籍檔案管理不規(guī)范

在學(xué)籍檔案的管理方面，存在不規(guī)范性，有些高校并未將學(xué)籍檔案管理歸入檔案館的統(tǒng)一管理當(dāng)中，僅是從屬于教務(wù)處或者學(xué)生處，尤其在民辦高校中，一些學(xué)校為了減少辦學(xué)成本，并沒(méi)有建立檔案館，學(xué)籍檔案僅是由教務(wù)處的某位教師進(jìn)行管理，并且民辦高校的教師流動(dòng)性大，僅靠教師個(gè)人責(zé)任心是無(wú)法保證檔案管理的安全性與完整性的。

2.3檔案管理方式滯后

有些高校的檔案管理方式依然應(yīng)用的是手工管理，隨著我國(guó)高校招生規(guī)模越來(lái)越大，高校人數(shù)的不斷增多，僅依靠傳統(tǒng)手工管理方法已不能滿(mǎn)足應(yīng)用者要求，檔案管理任務(wù)繁重，手工管理效率低，致使很多檔案材料無(wú)法有效利用。

2.4相關(guān)人員不穩(wěn)定，開(kāi)發(fā)利用不足

在高校學(xué)籍檔案管理中，檔案資料層次多、種類(lèi)多、工作量大且事物繁忙，檔案管理部門(mén)通常處在從屬地位，無(wú)法得到領(lǐng)導(dǎo)重視，這使得檔案管理人員的隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。學(xué)籍檔案方面的開(kāi)發(fā)利用會(huì)受到一定限制，像無(wú)現(xiàn)代化的檔案管理軟件、信息資源匱乏，業(yè)務(wù)熟練的技術(shù)人員缺乏，受學(xué)籍檔案的保密性制約，檔案利用具有小范圍的局限性，而且學(xué)籍檔案管理大多僅停留于簡(jiǎn)單整理、收集與歸檔方面，之后，束之高閣，檔案信息的加工性不夠，其作用未得到充分發(fā)揮。

3.高校學(xué)籍檔案的管理發(fā)展對(duì)策

3.1加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的重視性

在高校學(xué)籍檔案方面，應(yīng)加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生本人與各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其認(rèn)識(shí)與重視，并自覺(jué)收集與更新學(xué)籍檔案，因高校的學(xué)籍檔案形式多樣、種類(lèi)多及構(gòu)成復(fù)雜，這對(duì)檔案資料的收集整理、歸檔與管理等方面帶來(lái)了一定難度，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理與建設(shè)工作的重視，并在人財(cái)物配備方面給予支持，對(duì)檔案的辦公與管理環(huán)境進(jìn)行改善，并讓學(xué)籍檔案管理更為規(guī)范與制度，正規(guī)科學(xué)的學(xué)籍檔案管理應(yīng)建立在完善的規(guī)章制度上。

3.2加強(qiáng)檔案管理制度的完善

完善的檔案管理制度是學(xué)籍合理管理的基礎(chǔ)，只有不斷規(guī)范學(xué)籍管理制度，在各教學(xué)系下，對(duì)高校檔案管理部門(mén)實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、合理的過(guò)程管理與監(jiān)督檢查等目標(biāo)管理，并且歸位于高校的檔案管理部門(mén)。在新管理模式下，學(xué)籍管理應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作，像畢業(yè)生就業(yè)、學(xué)校招生、政治思想教育與教育教學(xué)管理等，在服務(wù)為主的教育思想下，加大高校的學(xué)籍檔案服務(wù)功能，對(duì)學(xué)籍的管理數(shù)據(jù)與內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)放，以提升高校的學(xué)籍管理效率。

3.3改變學(xué)籍檔案的管理方式

要提升高校學(xué)籍的檔案管理工作，改變?cè)瓉?lái)的手工管理方式，讓檔案管理人員能夠從繁雜事務(wù)當(dāng)中解脫出來(lái)，就應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，引進(jìn)現(xiàn)代化與信息化的管理軟件，有效實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與電子化，以減輕檔案管理人員的勞動(dòng)量，提升管理工作效率，在信息化檔案管理中，要做好注冊(cè)、目錄、受托權(quán)與屬性的保密工作，利用權(quán)限設(shè)置，加強(qiáng)檔案資料的完整安全性。

3.4強(qiáng)化學(xué)籍檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)

人力資源作為首要資源，要推動(dòng)學(xué)籍檔案管理的發(fā)展，需要提升相關(guān)人員的素質(zhì)水平，向相關(guān)人員提供相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育，并鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行自學(xué)，以不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與責(zé)任心。

3.5加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的開(kāi)發(fā)利用

隨著高校教育的深入改革，學(xué)籍檔案信息資源越來(lái)越受到人們的重視，高校學(xué)籍檔案資源能否充分利用，直接影響著高校管理工作是否被社會(huì)所認(rèn)可與接收，為了充分發(fā)掘?qū)W籍檔案的信息資源，應(yīng)加大編研工作，形成教研管的一體化。并且創(chuàng)造舒適優(yōu)雅的環(huán)境，以拓寬高校學(xué)籍的檔案利用空間。科學(xué)檢索體系與查詢(xún)系統(tǒng)，能夠有效滿(mǎn)足需求者的要求，提高信息使用效率，從而有效發(fā)揮學(xué)籍檔案信息的作用，推動(dòng)檔案管理的高水平高效率發(fā)展。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，市場(chǎng)人才競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，高校學(xué)籍檔案所發(fā)揮的作用越來(lái)越大，高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理水平的提高是很有必要的，不僅能為高校管理工作開(kāi)展提供參考依據(jù)，還能為社會(huì)人才選拔提供可靠的原始資料，完善高校的學(xué)籍檔案管理，強(qiáng)化信息資源充分的開(kāi)發(fā)利用，可有效促進(jìn)高校管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展與高校發(fā)展的適應(yīng)性。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳靜.初探高校學(xué)籍檔案管理的有效措施[J].管理觀察，2011（30）