檔案管理理論知識范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理理論知識，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關鍵詞】城市建設檔案管理體制

中圖分類號：F291.1 文獻標識碼：A 文章編號：

城建檔案管理涉及土地、房產、交通、人防、園林、環保、水利、氣象、地質、地震等各專業檔案的形成、管理、歸屬流向和開發利用,國家有關部門應考慮結合政府部門職能轉換、機構精簡、行政審批制度改革與整頓和規范市場經濟秩序, 積極探索城建檔案管理方面的完善法治、創新機制和理順體制的新路。

一、現行城市建設檔案管理體制的特征

1、機會和優勢

（1）城建檔案的力量源泉來自于社會主義公有制，為更好的開展城建檔案工作提供各種力量保障；

（2）城市化建設的日新月異為城建檔案館的建設、擴展、改建提供物質保證；

（3）城建檔案館的效益型道路由市場經濟體制來確立，為城建檔案工作提供效益平臺；

（4）信息化的快速更新為城建檔案管理提供技術保障；

（5）城建檔案館通過圖、情、檔一體化的發展，在擔負城建信息中心任務上有了新的經驗借鑒和理論基礎；

（6）城建檔案體系的逐漸完善，其檔案工作經驗的積累，能進一步發展城建檔案館，起到互利作用。

2、威脅和問題

（1）檔案意識薄弱影響城建檔案工作者積極性；

（2）城建檔案館由于很少普及群眾公共意識，使其自身社會形象淡薄；

（3）檔案管理資金渠道狹窄及檔案保證金的取消，使城建檔案經費來源減少，加大了檔案館接檔困難；

（4）城建檔案法律規范還未完善，又為城建檔案館增加了依法治檔的難度；

（5）檔案館藏結構不齊全、不合理、少特色和館藏質量的弊端直接影響到檔案信息的開發利用；

（6）檔案管理隊伍素質不高使城建檔案管理的發展缺乏應有活力。

二、改進城市建設檔案管理的有效途徑

1、觀念先行，增強城建檔案管理人員“三種意識”

城市建設檔案管理工作是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，更要轉變觀念，開拓視野，增強公共意識、服務意識和現代化意識。這三種意識相互間有著密切的關系：公共意識涉及城建檔案館的服務范圍，新時期城建檔案管理人員應突破只為城建部門、檔案形成單位服務的局限，轉向為社會公眾服務；服務意識關系到城建檔案管理人員的角色定位，市場經濟的發展和社會消費觀念的改變，要求城建檔案管理人員要把自己看成是服務者而非公務人員，真心誠意地為城市建設以及社會公眾提供優質服務；而現代化意識則關乎城建檔案管理人員為公眾服務的手段和效率問題，只有借助現代化手段，才能不斷滿足公眾利用檔案信息的求快、求準、求新心理。城建檔案管理人員應牢記自己的宗旨，不斷增強公共服務意識，使城建檔案工作在發展壯大的同時成為社會不可或缺的信息平臺。

2、夯實基礎，抓好館藏資源建設

城建檔案館是以城市為單位，按照城市建設管理體制建立起來的，集中統一管理本城市在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等各種載體的歷史記錄，是城市建設專業檔案館，不同于主要按全宗接收同級黨政機關單位檔案的中央和地方各級綜合檔案館。其館藏建設的關鍵點為樹立國家檔案資源觀念，明確館藏范圍、抓住館藏重點、突出館藏特色。具體講，主要包括以下方面：城市勘測、規劃資料，包括工程地質、水文地質普查及詳查成果，各種測量及地下管線圖，經城市人民政府批準的規劃材料等；城市基礎設施建筑工程資料，包括道路、橋涵、供（排）水、燃氣、供熱、照明、城市園林綠化、風景名勝等；城市交通、電力、郵電，包括鐵路站點、廠房，民用機場建設材料，公共交通設施工程及線網布置，電源、電網建設，郵政、通訊網絡及網點建設等；城市民用、工業建筑工程，包括居住工程及行政辦公、旅游、文娛、教育、商業服務、大中型工廠、糧食副食加工工業建筑等各種社會單位的建設、位置材料；城市建設系統科研、設計材料。在明確了自己的接收范圍后，城建檔案館還應結合本地實際確定館藏重點，這一重點一般包括：重點工程檔案、地下工程檔案、聲像檔案、環保檔案、村鎮建設檔案、歷史檔案等。

3、確保安全，實施全面系統的防護策略

檔案安全體系中任何一個環節出現漏洞，都可能導致整個安全體系的崩潰，帶來災難性的后果。為此，城建檔案的安全保密工作必須從整體出發，著重于體系建設，通過對所有相關因素的分析梳理，建立起系統、高效的檔案安全防護體系。其一，在防護對象上，既要著力保護檔案實體的安全，又要保證檔案信息的安全和檔案文件生存環境的安全；既要維護傳統載體檔案的安全，又要維護數字檔案信息的安全。其二，在防護主體上，要全面發動，全員防御。無論檔案文件的形成者、管理者還是利用者，都必須提升安全意識，賦予安全責任，明確保密義務，所有相關主體通過“各司其責、各守其則”的聯防互守來確保檔案文件的安全。其三，在防護環節上，要對檔案文件的生命全程實現“不間斷”防護。通過各種措施來嚴密監控檔案文件形成、存儲、處理、傳輸與利用過程，實現自文件至檔案的一體化防護。其四，在防護手段上，要綜合運用技術、管理和法規等手段，建立起綜合性的安全防護體系。安全技術和安全產品的應用只是檔案安全防護的手段之一，而安全風險的評估、安全策略的確立、安全措施的組織實施、安全標準及安全制度的制訂等，同樣是檔案安全防護體系構建的重要內容。有調查顯示，90%以上的網絡安全案件通過加強管理即可避免。因此，檔案信息安全必須技術、管理和法規并重，從系統設計、人員管理、制度規范、技術手段等各個方面進行綜合防護。其五，在防護策略上，要“預防為主，防治結合”。一手抓防范，一手抓治理，在積極實施主動性防御的基礎上，對由于歷史原因或不可抗力而造成的受損檔案、瀕危檔案開展搶救性的保護與修復。

總之：我國城建檔案工作源自建設事業發展，服務于建設事業發展，離不開建設事業管理體制；建設事業得益于城建檔案工作發展，交融于城建檔案工作發展，同樣離不開城建檔案工作發展；目前和今后相當長一段時期，我國城建檔案工作應進一步加強城建檔案工作法規制度建設，健全城建檔案工作機構，穩定城建檔案工作隊伍，充實城建檔案工作專業技術力量，努力提高城建檔案工作現代化管理水平，積極為城市建設和經濟社會發展服務。這是對我國建設事業的極大貢獻，也是對我國檔案事業的極大貢獻。

參考文獻：

[1] 丁華東,竇曉光.改革開放以來我國檔案管理體制改革發展的實踐成就[J]. 檔案學通訊. 2003(01)

[2] 孟曉華.檔案管理體制研究[J]. 檔案學通訊. 2003(01)

[3] 高永青.中國檔案管理體制批判及重構[J]. 檔案管理. 2005(06)

篇2

知識管理即一個知識系統，主要包含人文與技術知識，我們要先從中獲取，加上自身創造，整合，然后記錄，以及不斷更新等諸多過程，最終目的是為了不斷創新知識且回饋到知識系統里面去，不斷積累，為構建出一個量化和質化的知識系統打好基礎，并形成一個永久的循環體系，知識管理是對領域里面的新事物進行管理，通過知識的共享來創新，在創新的過程中求發展，更有利于應對社會政治、經濟的變化，更重要的是可以促進自身的發展。我們知道知識管理最先推廣實行是在企業中，但是它融合了多種多樣的科學結晶，是具有前瞻性的，滲入到其他組織機構是必然趨勢，只是時間上的問題，知識管理作為一種管理理念出現在21世紀90時代初，更好奠定了以后被廣泛應用的基礎。

二、檔案管理中知識管理的重要性

檔案是一種人們通過實踐，在過程中不斷沉淀、積累出具有保存意義的信息符號，它是知識信息得到傳播的一種重要形式，是顯性知識的一種代表，具有一定的權威性，但是現在的管理模式還是較落后，多數使用的是立卷式保存，這種傳統的管理方式顯然已經不能順應社會發展趨勢，終將被淘汰。知識管理在檔案管理中有著十分巨大的作用，主要有以下兩點:

（一）知識管理對拓展檔案管理的領域有顯著作用。

傳統的檔案管理，主要以文件、圖書、報紙等為基礎，人們過分注重把它們一一的區別開，這樣只會限制了檔案管理的范圍，導致我們把重點放在對歷史記錄的保存上，停滯不前，不能利用現有的檔案信息。知識管理恰恰相反，它將一切記錄的載體都涵蓋在管理范圍內，強調知識的應用和共享，這樣極大的拓寬了檔案管理的領域。

（二）知識管理可以使檔案管理的價值得到提升。

傳統檔案管理一味的關注檔案的安全性，有沒有被損壞，使檔案的真正作用大打折扣，很大程度上并不能滿足用戶對于知識的需求。知識管理通過現代的、智能的手段，運用現代信息技術，使用戶可以更便捷的汲取信息和知識，更迅速的促進知識轉化成為社會價值。

三、如何把知識管理應用到檔案管理中

（一）充分利用知識管理，加強創新思維。

創新思維在現代社會是一個不可或缺的條件，知識管理要求我們摒棄落后的思維模式，與時俱進，將檔案中的信息與網絡相結合，不僅能讓檔案中的原始信息傳遞出去，還可以更深層次的了解檔案知識所涵蓋的其他內容，舉一反三，全方位的管理資源。在知識管理中，還要注重知識的高度共享，一百個人有一百種想法，檔案中的知識可以提供給不同的人，通過知識的傳遞、共享還有交流，從而產生新的知識。完全打破了在知識管理中的局限性，知識資源完全開放，每個人都有可能從他人那里得到意想不到的啟示，從而為社會的發展做出更大更好的貢獻。

（二）強化檔案管理人員的自身修養。

檔案管理工作者中存在很多問題，專業技能不熟練，知識匱乏，管理者自身的素養不高，這都取決于沒有專業的培訓，管理人員思想落后，還停留在傳統的知識管理模式。檔案管理部門想要良好的運作，就必須要掌握最新的檔案管理技術，只有注重人員的培訓、繼續教育，形成一種互利互惠的文化氛圍，注重加強人員之間的情景演練，才能在檔案管理人員日后的工作中，把最新的管理模式帶來工作中來，利用現代信息化技術把檔案管理與知識管理結合在一起。

（三）加大對人力和技術創新的投入。

研究者們往往只看到了在知識管理中需要高昂的代價才能徹底施行，但是他們也忽略了施行之后，讓現有的部門和人員得到有效利用，所降低的成本和風險。檔案管理的很多設施并不健全，保存環境大部分都老化陳舊，為了加大知識管理在檔案管理中的應用，就應加大投入，無論是人員，還是環境，只有這些條件得到改善，才能更好的推進檔案管理現代化的步伐。還要加大對人力資源的投入，把知識管理人員和檔案管理結合起來。從而帶動計算機信息技術在檔案管理中的使用，使檔案管理更加有序化、完整化。

四、結束語

篇3

論文摘要：檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內個將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

第三，知識經濟將為擔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。

二、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。、分門別類，充分利用檔案原基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4、要加強檔案信息素質教育加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

6、要強化服務意識，拓寬服務領域要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務餓軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

7、培養一批包層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

參考文獻：

篇4

關鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理

所謂人事制度，主要是指政府人事部門的人才交流機構根據國家有關政策法規，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事管理業務。當年國家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項舉措，也是為了適應社會發展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關系和人事檔案管理為主的人事機制，但在執行程中存在一些諸如機構與被高校間職責不清，相關的配套措施及管理不完善等問題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。

一、人事制下的高校人事檔案管理內涵

人事制與高校人事檔案：高校在適應社會發展的過程中，對新聘任教工的人事及檔案關系由人才交流服務機構代為管理，高校與個人建立聘用關系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機制。實行人事的人員在聘期內，高校依照聘用合同有關規定對其進行管理，解聘或不再續聘的轉回人才服務機構，脫離與學校的關系。它的最大特點在于實現人事關系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權，承擔相應的因使用人才而產生的按勞付酬、考核獎懲等義務，逐步使人才的使用權和所有權分離，把原來由單位承擔的社會責任從本單位中分離出去，走向社會化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關人事的事務性工作負擔，消除新接收人員對單位的依賴，以實現高校用人的自，尤其可以幫助解決高校在人才引進、畢業生接收、職稱評審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題；是為深化人事制度改革，增強高校生機和活力，而實行的人事制度，也是高校制度改革的一項重要內容。

代管的高校人事檔案內涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學歷和評聘職務、政審、黨團、獎懲、工資、任免調動等十大類，根據用途分：如民主政治類：入團入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務任免、獎勵懲處、品德作風、業務能力、工作表現等；學歷學位類：履歷、自傳、學歷、學位、學籍、出國訪問、進修培訓等；專業技術類：職稱評定、論文獎勵、成果專利、科研成果等；社會保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評優、購房和住房公積金、合同與協議等；教育衛生類：如學籍學位、履歷、自傳、計劃生育、保健醫療等；安居樂業類：如房屋權屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會關系、、棄檔與出國等保障權益的檔案；派類：各類任命、出國訪問、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關，是在他們在不斷成長中產生的新生資源。

代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高校“察民情、解民憂、維民權”的重要資源，具有較強的查考性、嚴肅性和權威性，她可用“憑據”幫你尋根溯源，用“數字”為你排憂解難和去偽存真；在個人的“成長發展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實工齡等，學籍和房產檔案可辦就業手續和確定房產權，婚姻檔案可辦購房貸款、遺產繼承手續；又如晉職晉資、進修培訓、醫療保險，產權公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當今憑證作用和法制效應越來越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。

二、人事制下的高校人事檔案管理現狀

近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實行人事制度后，人事檔案管理主體實際上分成了兩個部分，一是由學校檔案館對傳統體制下的教職工檔案進行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當地人才交流服務中心進行管理，當一大批租聘者長時間被正式聘用后其檔案才能轉至校檔案館，期間有的需要相當長的時間才能被正式聘用，長時間被代管的檔案都是人事機構管理，但的人事檔案在管理存在不少問題。

1．機構與高校管理職責不清

制度的不健全和管理的不規范，使雙方職責不明確，操作中容易失誤；如機構側重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時基本不審不看、不按章歸類，不及時裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現代管的人事檔案大多以原有結構狀態存在，組卷較散亂，管理有失嚴肅，既使丟失了也無依據；同時，檔案在未正式傳入高校時，高校檔案部門又不可能去查詢和監督，以及查缺補漏，更談不上及時進行標準化和現代化管理，轉來的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達到，致代管檔案的質量受到影響。

2．代管的人事檔案內容不齊全

人事檔案的內容是隨著個人成長在不斷增加、是處于動態狀，需要連續不斷地補充與更新，才能真實地反映其現實面貌，但有的檔案內容的補充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業績考核、職稱考評、繼續教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉干、升學或晉職，但檔案中無記載，有的材料無審批意見及個人簽名等；還有的因多次調動或重新建檔，出現了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據功能；還有的組織考核、評鑒材料不全，在一定程度上影響對其本人的全面了解。

3．代管的人事檔案材料不連續

高校接收或擬引進的人員即便是租賃制，對學歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學歷材料是收集重點，如自高中到博士學歷的原始材料，應具有報考表、入學登記表、學籍表、畢業生登記表或鑒定表、授予學位審批表等，但代管期間材料收集的不及時，致許多材料連續性不夠。

轉貼于中國

4．代管的人事檔案查閱不方便

高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預備黨員轉正事宜、例行人事調查等時，需經由高校人事部門到機構去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個人在報考碩士、博士、評定職稱、辦理戶口等需依據檔案材料開據證明等，都需反復要走多個流程才能辦成，利用起來極為不便。同時，高校人事部門對代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉遞至機構，轉遞中易致檔案實體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質量。中國

三、人事制下的高校人事檔案管理對策

檔案管理工作是一項政策性、專業性很強的工作，雙方管理機構不僅要規范管理，重要的是強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務功能，搭建交流溝通的平臺,營造和諧工作環境，為雙方提供優質、方便、快捷、高效的服務。

1．優化人事檔案的服務環境

為促進人事制下的高校人事檔案管理和服務效能，要及時完善更為科學合理的人事檔案管理職責，提高雙方檔案管理者的政治和業務水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業、精通業務，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護各個環節的技術，而且還要掌握自動化、信息化、網絡化的知識和技能，提高檔案管理技術水平，優化人事檔案管理的服務環境。

2．規范人事檔案的管理程序

高校與機構之間須加強溝通、協調工作，制定出切實可行、操作性強的具體程序和措施，同時，高校要積極配合機構做好檔案材料的收集工作，機構也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協調工作，著力解決職責不清、范圍不明、關系不順、程序不規范、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同，明確各自的職責范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個工作環節間的運行機制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉遞等規章，機構要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對代管人的學歷變更、職務、職稱變動、工資調整、及年度考核等材料進行初步的整理，并及時完整地轉交給人事機構，使代管人事檔案管理逐步實現規范化管理。

3．做好人事檔案的收集整理

全面和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續完備，嚴格把好歸檔材料質量關；機構與用人單位要注意溝通信息，方需及時把握材料形成的規律，掌握材料的來源和環節等，了解材料中經常出現的問題，主動與單位或個人取得聯系，高校力爭在材料生成之前給予指導和督促；及時建立健全人事檔案信息交換聯系制度，建立人事檔案材料收集網絡，機構把需歸檔材料的內容及范圍以書面形式發到用人單位，定期聯系，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和機構進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性。

4．拓展高校檔案部門的管理功能

高校檔案部門不僅要承擔起傳統的人事檔案管理的職責，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉站；因此，高校人事部門需要在每年新進人員之后將即時更新的名單及時轉給檔案部門；在人事檔案材料產生后，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，并將人事制度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業務上加強溝通，及時了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產生后，檔案部門對方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統一管理，提供系統性、完整性的檔案服務。

轉貼于中國

5．建立代管人事檔案信息管理體系

機構應及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統的信息連接，實現信息共享，用人單位可以借助網絡平臺，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓教育、學歷學位、職稱職務、工作簡歷、家庭成員、社會關系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一歷”的基礎上，確保信息的準確性和唯一性；強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統計、分析等的現代管理體系，以便最大限度地滿足高校對有關人事檔案信息的需求。中國

在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰，需要盡快形成與其相適應的人事檔案管理的模式，明確職責、規范管理，發揮人事檔案制度的優勢，使人事檔案在高校培養人才、使用人才中發揮更大的作用。

參考文獻：

1 張曉黎．高等學校實施人事制度的思考[j]．科技情報，2008（3）

2 蔡穎．論網絡環境下高校教工人事檔案管理[m]．源于實踐 服務全局，中國檔案出版社，2008.8

篇5

1、加強宣傳、提高檔案意識

部分科研人員不愿意配合檔案管理部門的工作，不能及時將科研成果進行歸檔，一些職能部門也不愿意將材料送交檔案部門，造成很多珍貴的檔案材料積壓或者丟失，導致高職檔案管理工作進展緩慢。部門師生也認識不到檔案的重要性，甚至不知道檔案室的具置。鑒于此，高職要加大對檔案重要性的宣傳，提高高職領導、師生的檔案利用意識，一方面高職可以利用學校網站、校園廣播、校報等方式加大宣傳力度，在廣大師生中間普及檔案知識，改變人們對檔案工作的神秘感和陌生感。另一方面，檔案室要積極組織多種形式的講座和培訓，讓廣大的師生學會如何利用檔案、如何查詢檔案資料，充分發揮高職檔案的價值。

2、推進高職檔案管理的現代化

信息化時代，高職檔案管理工作的順利開展需要現代化的檔案管理設備和工具，在部分高職，由于對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理部門的設備嚴重不足或者老化，計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等都十分短缺，高職檔案工作的效率大打折扣。為此，高職要加強計算機技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息資源的數字化、網絡化進程，從檔案資源的產生到歸檔都進行計算機操作，實現檔案管理的信息一體化，實現一次輸入、反復利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行更深度的檔案產品開發，以適應知識經濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯網，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數據庫，充分發揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現代化的基礎工作。另外，檔案管理工作要充分發揮網絡的優勢，將有價值的檔案信息公布在網上，提高檔案服務的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。

3、培養合格的高職檔案人才隊伍

高職檔案管理工作的順利開展離不開一支高素質的人才隊伍。為適應知識時代對檔案管理工作的要求，高職要加大對檔案管理人員的開發和培訓力度。一是通過繼續教育來解決檔案管理人員知識老化的問題。隨著知識經濟的興起和計算機技術的發展，高職檔案管理人員存在嚴重的專業性不強、知識面窄的問題，通過培訓可以讓檔案工作人員學習先進的檔案管理前沿知識，了解高職檔案管理的最新理念，掌握檔案管理的先進操作技能，這樣才能勝任當前對檔案工作的要求。培訓方式可以多種多樣，可以請一些專家來進行定期培訓，提高檔案人員素質。也可以組織檔案人員參加一些檔案工作的學術交流活動，提高自己的業務能力。也可以選拔優秀的檔案工作人員到高職進行一段時間的專業學習，更新老化的知識，回來后可以起到幫傳帶的作用，讓更多的檔案工作人員從中受益。為了提高工作人員參加培訓的積極性，高職可以將繼續教育與職稱進行掛鉤，鼓勵檔案工作人員通過多種方式來提高自己的檔案服務意識和能力。

4、促進檔案信息資源共享

高職檔案信息具有一定的潛在價值，只要善于開發和利用，就會最大化的提高高職檔案利用的效率，實現高職工作的應有價值。廣大的高職師生是高職檔案工作的主要服務對象，為了提高檔案資源開發的針對性，檔案管理人員要充分調研用戶對檔案的需求，加強與科研部門、教務部門以及其他職能部門的溝通，從而確定檔案資源的開發的主題和內容。在檔案資源開發的前期，檔案管理部門要充分發揮網絡的作用，加強各種信息的收集和整理，不斷豐富檔案資源數據庫，為后續的檔案資源開發提供基礎。同時，在信息化社會，高職師生對檔案信息資源的需求不斷增加，單個高職檔案室的信息資源產品難以滿足用戶的實際需要，因此高職應該加強對其他高職和科研院所之間的聯系，聯合其他高職進行檔案資源產品的開發，不僅彌補了高職檔案管理部門人力不足的難題，也實現了資源共享，提高了編研質量。另外，高職檔案管理部門也可以采取與校內外科研部門、經濟部門等跨系統的橫向聯合方式，來共同進行檔案信息編研開發，使開發出來的產品更具針對性、時效性。

5、拓展服務方式，提高服務主動性

高職檔案管理工作的重點是提高發揮檔案的價值，提高檔案服務的質量。因此，高職檔案館必須轉變服務觀念，將工作重點由傳統的整理轉向檔案信息的重組和創新，將檔案中大量固化、凝結狀態的信息，據用戶和市場需求，按專題重組和創新，為用戶提供綜述、報告、發展展望等知識重組類服務，變被動的、低檔次的、知識備查服務，為積極主動的、高層次的、超前的知識配送服務，使檔案館現藏檔案信息的潛能得到充分發揮。這是檔案館適應時代要求，開展信息服務的基礎和前提。當然，在提供信息為社會服務時，要注意運用前瞻性思維方式，科學地預測市場需求，為社會開發檔案信息，使開發出來的產品具有超前性、針對性，以滿足用戶的需求。

二、結語

篇6

（一）建立“雙套制”模式

確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。

（二）規范電子檔案利用方式

避免不可挽回損失。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效地管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。

（三）加強檔案工作人員管理

提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上認識到電子案管理工作的重要性，從技術上確保電子檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護。

二、電子檔案管理工作中應注意的問題

（一）要重視電子文件的存放環境

電子文件的載體基本上是光盤和磁介質。由于介質的特殊性，電子文件的存放環境也十分關鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數據的讀取。磁介質包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩定性差，而硬磁盤穩定性還可以，但是要防磁，遠離磁場的干擾。為了保證介質存放的萬無一失，必須電子文件與紙質文件同進并存，以備有據可查。但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進現代化辦公設備，爭取采用自動化監控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術，使電子文件檔案管理的環境更加有利于檔案的存放。

（二）電子文件歸檔要及時

篇7

[關鍵詞]高職院校　教學　檔案管理

一、 我國高職院校教學檔案管理存在的問題如下：

1.我國高職院校檔案意識不到位，學院領導、教師大多數重視教學工作和其它行政工作，然而忽視對教學檔案管理工作，有部分教師對教學檔案的意識不到位，覺得備好課、整理好教學課才、教好書才是職責，至于教學成果是否有效，似乎與己無關，況且有些教師還不愿意把教學成果上交歸檔。由于高職院校教學老師不是專業的教學檔案管理人員，時常會在材料科學分類、備案、歸檔、等重要方面存在欠缺，這樣長久以來會給以后工作留下不必要的麻煩，更會造成組卷不合理、借取不規范、沒有明確的登記、檔案材料再用時不易找到，并且導致教學過程中形成大量重要的教學材料流失，更無法保證教學檔案管理完整性。

2.檔案管理人員素質普遍缺乏。我國高職院校教學檔案管理工作人員尤其是各院系、部門的檔案管理員敬業素質普遍缺乏，如：大多數檔案管理人員不是學專業出身，缺乏專業的檔案管理知識，并且對歸檔文件及檔案保存價值意識缺乏應有的鑒別能力和保存價值。嚴重使檔案材料的收集、整理存在很大的隨意性。

有些高職院系或部門的檔案工作是由院系的老師兼任（或有學生監管），沒有專業的檔案管理人員來看管、統計、保存。才使得更多的教學材料流失。這些兼職人員一方面由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力來學習檔案專業知識；另外一方面也沒有機會接受專業的檔案管理業務培訓與實踐，更無法實現檔案的優化管理。

3.有些檔案信息不足，檔案管理效率不是高。目前，有許多高職院校中存在著信息開發不足中出現的各種問題。各系與各部門之間的教學檔案管理互相封閉，并且無法相互借鑒和交流。盡管有些高校加大了管理教學改革力度，但是從整體上來看這些問題仍比較突出，不少高職院校往往只注重設施、設備、技術的投入、人力物力、使而不注重其效益的產出。現實是21世紀是一個網絡、信息化、科技化的時代。

二、 要高度認識教學檔案管理工作的重要性。

高職院校教學檔案具有一定的教學信息、參考價值和作用教學檔案管理工作，便利于教學單位及各人，所更好的掌握教學過程中實施的措施、效果，更利于了解和掌握教師的教學與學生的學的基木情況，對于了解教學全貌和教學的質量水平等都很重要。此外，高校教師需要了解歷年的任課情況和教學效果、從事教學法研究等，都需查閱教學檔案。

高職院校教學檔案管理方式,很難適應于不斷改革深化的管理工作。如今檔案管理引入多媒體文件、實現圖，能夠更加真實有效地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現功能。

三、要加強高職院校教學檔案管理的措施。

目前我國高職院校開始了新的一輪人才培養模式評估水平，評估70.8%的相關內容都集中在教學管理中，作為高職院校檔案管理應該抓住這個時機，順勢加強高職院校教學檔案管理工作。

（1） 各院系領導要重視、完善管理體制。

高職院校領導要做好管理工作、要重視、要看到教學檔案存在的有效價值，做好教學檔案管理工作要放在第一位來抓，要明確注重教學管理記錄。形成以高職院校領導為主體的教學檔案管理團隊，要明確分工到各部門、各系部與個人分別設立領導小組來管理，負責指導、收集和整理個部門教學檔案管理工作，并接受教育處辦公室、檔案室的監督和指導工作，要明確建立考核制度，對于那些沒有完成教學檔案收集或者是收集材料不夠完善、整理不夠規范的哪些部門要納入年度的考核制度中去，對于未完成教學檔案管理人員要給與處罰，對于優秀部門和個人要給與獎勵。

（2）要做好平時立卷和整理工作。高職院校檔案工作的最終目的是提供利用。由于高職院校教學檔案管理復雜化，并且有分散，要做好平時的立卷和歸檔工作尤為關鍵。如：在校學生注冊資料、新生入學資料、繳費狀況、學生學籍異動、基本信息更改、畢業生名單、就業信息、導師分配等重要資料，要是平日里做不好收集和歸檔工作，要是等到明年的六或九月份在收集中處理，這樣會導致更多零散的重要資料文件丟失，我們要在實際的操作中有一些最基本的分類，如：新生入學資料、新生繳費狀況、基本信息更改或者畢業生名單、就業信息、導師分配等把工作中形成的文件要及時分類放在相應的文檔中，方便使用，并且要注明資料名稱。平日的立卷和整理工作其實就是一個檔案意識的形成過程，做好日常工作才能保證教學檔案管理的利用質量

結束語：總之，高職院校教學檔案管理水平要提高，需要我們不斷的從思想上、行動上去追求、去創新、去實踐，這是一項重而遠的工作，只要我們對現在存在的問題有一個清醒的認識，并堅持不懈地去追求改進之途徑，高校教學檔案管理水平必將有一個更好的突破。

參考文獻：

[1]《試論規范高職院校教學檔案管理的途徑》中國科技教育第3期、作者：江瑩。

[2]《淺議高職院校圖書館檔案管理》職業教育研究2009年第05期　作者：段藝萍;

篇8

[關鍵詞]機關檔案；檔案工作者；自身素質

機關檔案作為日常工作重要組成部分，人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優秀人才，加強機關單位干部隊伍建設，促進生產、監察、黨政管理的開展具有重大作用，對每個工作人員有著切身相關的關系，檔案對于激發機關人員的工作積極性和各方面的保障有至關重要的作用，在新時期，加強機關單位人事案管理，對提高機關單位管理水平有舉足輕重的作用。因此，機關單位檔案管理需要一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作隊伍。要適應新形勢的需要，機關檔案工作者必須具備以下素質。

1. 要有合格的政治素質

機關檔案工作是檔案工作的一部分，檔案工作是一項政治機要性很強的工作，沒有較高的政治素質和強烈的責任感是無法擔任此項工作的。因此我們檔案管理人員應該做到：

1.1檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務，是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。要有良好的職業道德和嚴謹的工作作風。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現實服務，替未來著想的原則，愛崗敬業，認真負責地做好本職工作。

1.2要有強烈的責任感和高度的事業心。機關單位檔案工作是一項政治性、管理性、服務性很強的工作，這就要求檔案工作者要時刻嚴守機密，守口如瓶；要充分發揮自己的主觀能動性，不斷強化工作能力，不斷提升工作質量。

1.3具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。

1.4具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

2. 要有強健的身體素質

人事檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導致在檔案工作者身上出現了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質。

3. 要有良好的心理素質

心理素質是整體素質的基礎，培養檔案管理人員的心理素質是十分重要的。具體表現在：對本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對工作要有主動性和創造性，積極主動地克服和解決所遇到的各種困難，克服畏難情緒，急流勇進。具有保持良好的心理狀態、從容面對環境變化的能力。檔案工作者時時刻刻都面對著新材料、新檔案，工作內容也總是在重復，時間久了容易產生厭煩情緒，所以，面對這些變化，管理人員要保持心境寬廣、意志堅定，對檔案事業應保持執著的毅力，從容面對各種困難，激流勇進，不斷調整自己的心理狀態，來適應不斷出現的新情況。

4. 要全面發展檔案管理相關專業知識素質

科學文化知識是人類改造自然和改造社會的經驗總結，要成為本職工作的行家里手，就要優化知識結構，拓寬知識面。既要熟練掌握一定的專業理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識，具備多種新知識、新技能，成為復合型檔案專業人才。

掌握檔案專業知識。檔案工作是專門業務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，機關檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現機關檔案工作的科學管理。

掌握計算機知識。由于多媒體技術和網絡技術在檔案現代化管理中的廣泛應用，計算機已經從輔工具逐漸成為檔案現代化管理必備的技術，要適應檔案管理現代化，就必須掌握計算機數據錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。

掌握一定的外語知識。在當今社會，沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作，尤其是英語。在計算機網絡技術使用的各種軟件以及網絡信息資源中，占有很大比例，為適應工作的需要，機關單位檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對機關單位檔案工作者的要求。

5. 要有精湛業務素質

樹立以人為本的服務意識。以提供服務為己任，各項工作都應首先從利用者的角度來思考，一切服務都應以利用者的需求為出發點。

樹立遠大理想，熱愛人事檔案事業。明確自己肩負的責任，以主人翁的工作態度，嚴肅認真的工作作風，把高度責任心、事業心貫穿在人事檔案工作的各個環節。

培養求真務實、精益求精的工作作風。人事檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環節都離不開求真務實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

培養創新意識。人事檔案工作者要善于在工作中發現問題、解決問題，不斷改進，大膽創新；要不斷轉換思維方式，克服慣于從眾的心理弱勢和墨守陳規的保守思想；要有創新的觀念和意識，為檔案事業出謀劃策，結合工作實際，提出新思路、新觀點，改革原有的服務模式，利用現代化技術開發利用檔案資源，促進機關單位人事檔案工作的發展。

6. 要有科學的管理素養

靜態管理與動態管理相結合。管理現存的人事檔案是靜態的，而積極主動地廣泛收集、分項、整理檔案資料，則是動態的。靜，是相對的，動則是絕對的。邊收集，收集要齊全；邊整理，整理要細致；邊歸檔，歸檔要嚴謹。這又是屬于“動”的過程。歸檔以后入庫，精心保管，這是屬"靜"的境界。

手工操作與微機操作相結合。隨著科學技術的迅猛發展，計算機、網絡的普及與應用，逐步實行人事檔案的自動化管理是大勢所趨。因此，人事檔案管理者必須學習和運用現代化管理手段，加快檔案管理現代化過程，盡早研制和開發具有機關單位人事管理即計算機檔案管理軟件，當是責無旁貸。

規章制度與實際情況相結合。只有制定并嚴格履行檔案管理的各項規章制度，才能切實加強人事檔案的管理工作，進一步推進人事檔案工作的制度化、規范化、科學化，有效地發揮人事檔案在機關管理工作中的作用。

作為新時期的檔案工作者，只有樹立遠大理想，熱愛檔案事業，強化服務意識、法制意識，終生學習，豐富自身的知識結構，始終立足于與時俱進、改革創新，不斷提高自身整體素質，才能成為新世紀檔案工作的復合型管理人才，才能促進檔案事業的發展，適應全面當前社會的新形勢，為社會的進步、經濟的繁榮做出自己的貢獻。

參考文獻：

[1]朱祥.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].企業家天地，2008，（5）：145.

[2]鞠傳信.淺談檔案工作人員的基本素質[J].山東檔案，2007，（6）：46.

[3]曹玉蘭，施華群.淺談檔案人員素質教育[J].檔案學研究，2002，（21）：9.

篇9

一、強化“民生檔案”管理的現實意義

檔案工作理應服務于社會發展的需要，這既是檔案工作的“安身立命”之本，也是社會發展的必然要求。然而，檔案工作服務社會發展需要，絕非僅靠“滿腔熱情”即可以完全做到，而是必須在嚴格遵循檔案工作基本規律的同時，尋求檔案工作與社會發展需要的結合點。只有這樣，才能使檔案工作始終在健康的軌道上獲得發展與完善。正因如此，關注民生、保障民生、改善民生，有針對性地履行檔案管理職能、開展社會服務成為檔案部門當前的重要工作內容。

開展檔案信息服務是檔案部門所肩負的社會使命。關注民生、保障民生、改善民生、建設和諧社會，同樣離不開檔案信息服務實踐的支撐。因此，參與社會建設、關注改善民生、強化“民生檔案”管理、深化檔案信息服務，對于更好地發揮檔案部門的自身優勢、投身和諧社會建設實踐具有特殊意義。

（一）強化“民生檔案”管理

參與社會建設、關注改善民生的檔案需求，開展惠及全民的檔案信息服務是檔案部門的基本職能。檔案部門肩負著為黨和政府的決策服務、為社會經濟發展服務、為社會公眾服務的多重職能，具有得天獨厚的檔案信息服務優勢。而檔案信息服務的基本要求在于保證服務公共性、普惠性與社會公平。同時，檔案信息服務具有量多面廣、針對性強的特點，是構建和諧社會、促進社會發展、改善民生問題等不可或缺的內容與手段。因此，要適應社會建設的需要，必須改變以往過分強調政治性與保密性，忽視社會公眾利用需求的思維定式與行為方式。樹立以人為本、貼近社會公眾的服務理念，積極參與社會建設、關注改善民生問題、強化“民生檔案”管理，通過網絡化、信息化和數字化平臺，開展以集成化、個性化、便捷化為主要特征的檔案信息服務，逐步形成具有公共性、普惠性與社會公平特點的檔案信息服務體系。

（二）強化“民生檔案”管理

參與社會建設、關注改善民生的檔案利用需求，建立完善的檔案信息服務體系是檔案部門的工作目標。檔案部門必須圍繞構建和諧社會、關注改善民生的需要，加大人力、物力的投入，改進檔案管理與檔案信息服務機制、完善檔案信息服務設施、健全檔案信息服務體系，盡快地了解社會各方面、尤其是關于改善民生方面的檔案利用需求、促進建立檔案信息服務窗口建設，調動社會各方面的積極性，充分利用一切有效方式，面向社會公眾開展更加集中規范、系統完善、權威有效的檔案信息服務，發揮檔案部門對社會協調發展的積極作用，實現檔案部門的工作目標。

（三）強化“民生檔案”管理

參與社會建設、關注改善民生的檔案利用需求，深化檔案信息服務能力建設是檔案部門的現實任務。要以提高檔案信息服務效益和質量為中心，適應社會公眾、尤其是關于改善民生方面的檔案信息需求，不斷豐富檔案信息資源，拓寬檔案資源的收集渠道，夯實檔案部門參與社會建設、關注改善民生、強化“民生檔案”管理的工作基礎。不僅要注意優化以管理公共事務為職能的國家機關宏觀層面的國家檔案資源，更要關注與社會公眾生活息息相關的微觀層面的社會檔案資源。通過富集與整合相關檔案資源，完善檔案信息服務決策機制、創新檔案信息服務方式，力求以最低廉的“成本”，向社會公眾提供更多優質高效、方便快捷的檔案信息服務，真正投身于關注民生、保障民生、改善民生、建設和諧社會的偉大實踐之中。

二、“民生檔案”管理的內容實質

當前，在相當一部分檔案部門及其工作人員中，對于關注改善民生、強化“民生檔案”管理的實際舉措存在著模糊認識，甚至主張將“民生檔案”作為專門檔案的屬類去認識與管理，極易造成對“民生檔案”管理實踐工作的混亂。究其原因，主要在于對“民生檔案”內涵與“民生檔案”管（下轉第50頁）（上接第47頁）理實質存在著認識偏差。檔案部門在關注改善民生，強化“民生檔案”管理，參與和諧社會建設的實踐中，分析研究“民生檔案”的內涵、進而準確把握“民生檔案”管理的實質，對于統一認識、探求檔案工作與社會發展需要的結合點、更好地開展“民生檔案”管理實踐具有重要作用。

“民生檔案”既是一個非實體表述性的概念，也是一個整體集合的概念。這是由社會實踐中“民生問題”本身的特點與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的。從社會發展實踐中的“民生問題”本身分析：所謂“民生問題”，顧名思義就是民眾的生計與生活，即社會民眾物質生活與精神生活的生存狀態問題。具體而言，民生涉及普通百姓的勞動就業、社會保障、收入分配、基礎教育、醫療衛生、居住條件、食品安全、社會治安、資源環境等多方面的內容。因此，關注改善民生，至少需要從民眾對生產、生活資料的占有程度；民眾精神追求的滿足程度與民眾生產、生活環境的舒適程度等三個維度著眼開展工作。由此可見，“民生問題”既是一個關系到公民生存質量與人們之間關系和諧的社會問題；也是一個關系到國家政局穩定，體現政府體制設計、制度安排，且與政府職能、政府行為密切相關的政治問題。同時，由于人們對于幸福美滿生活的追求是無止境的，隨著經濟的發展與社會的進步，原有的“民生問題”解決了，新的“民生問題”又會出現。導致不同時期、不同發展狀態下人們會有不同的民生追求，使“民生問題”成為一種始終呈現動態發展特征的漸進過程。“民生問題”所具有的這種復雜性、廣域性、動態性、長期性等特點，使其“如影隨形”般地與整個社會生活同生共存，幾乎涵蓋了社會發展的所有領域。因而，難以通過檔案管理實踐從“專業”領域角度對社會的全部“民生問題”進行“專門”的記錄與再現。

篇10

關鍵詞：高校，檔案工作，檔案管理，管理創新

 

1. 前言

中華人民共和國教育部2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規定：“高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責一是貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；二是將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；三是建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；四是研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題[1]”。 同時還強調“高校檔案工作是高等學校中的一項十分重要的基礎性工作，應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃”。，管理創新。普通高校尚應如此，而作為國家重點建設的示范性高職院校更應在檔案管理工作中有所創新，才能真正發揮這方面的示范作用。

2 高校檔案管理工作創新的主要策略

創新既是民族進步和國家興旺的動力，也是高職院校發展的支柱。高職院校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來高等職業教育發展的步伐，才能適應社會主義市場體制的需要。高職院校檔案管理工作創新可從以下幾方面入手：

2.1 學習《高等學校檔案管理辦法》，創新檔案管理工作思路

要通過認真學習《高等學校檔案管理辦法》，強化創新意識，拓展檔案工作創新思路，上至主管檔案管理工作的校領導、下至管理工作人員，都要有堅定不移的創新觀念，確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑，以保證檔案管理創新得以成功。，管理創新。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。

2.2 堅持科學發展觀，創新檔案管理工作模式

檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。高職院校檔案室雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，其職能主要是執行而非決策。，管理創新。隨著示范性高職院校管理體制改革的深化，學校領導層已逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，部分院校在機構改革中，已將檔案室從校辦或其他部門分離出來，升格為學校的直屬機構，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理創新具有重要意義。，管理創新。，管理創新。隨著檔案工作的技術手段的創新和條件的優化，大大地提高了檔案工作效率和服務工作質。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性。因此，學校檔案管理工作一定要堅持和實踐科學發展觀，加強檔案管理軟件的開發，將計算機作為方便管理的重要工具，實現高校檔案工作的超越，開創高職院校檔案事業不斷發展的前景。

2.3 堅持“以人為本，服務至上”， 創新檔案管理工作機制

堅持“以人為本，服務至上”，就要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，創新檔案管理機制。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創新的新局面。要建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案管理工作的良性發展。

2.4 運用現代科技手段，開辟檔案資源管理新途徑

智能化管理系統的出現和廣泛運用為檔案資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件，積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設。從認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題入手，進而研究解決文檔一體化問題，以告別手工操作運轉慢、效率低的狀況，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快。

2.5 注重人才資源創新，實現學校檔案工作的快速發展

從示范性院校的創建到發展，都要注重人才資源創新，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新的良好環境，造就一支素質高、業務精的檔案管理專業團隊。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。，管理創新。

總之，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，做到人無我有，人有我優，人優我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業的持續快速發展。

3 結語

高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)執行。

參考文獻

[1]中華人民共和國教育部，《高等學校檔案管理辦法》[M]，2008.第27號令

[2]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京大學出版社,2002