公司檔案管理方案范文

導語：如何才能寫好一篇公司檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關鍵詞：檔案管理　房產檔案　思考

房產檔案是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據。是房地產行政管理和城市建設發展的基礎性工作，體現著政府管理的重要職能。隨著近些年我國房地產市場的快速發展，房產交易事項逐漸增多，交易手續日漸周密，交易管理日趨規范，房產檔案工作任務更加繁重，工作要求更加嚴格具體。它不僅涉及單位自身管理與發展，更關系國家和人民群中的財產安全與切身利益。這就要求房產檔案管理部門在開展工作過程中，應做好以下幾個方面的工作：

1　房產檔案信息管理的基礎工作，搞好立檔前期控制

房產檔案是反映和記載房地產權屬狀況的真實信息資料，我國法律法規明確要求，房產檔案必須是真實、準確的，不得與事實相違背。如果房產檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么房產檔案的法律效力就會大大降低，在發揮憑證作用的過程中就會出現證據錯誤和證據不足的問題。為了避免這一問題的發生，房產檔案必須加強建檔基礎工作，做好事前控制。在檔案歸檔前，應該把握好三關：加強文件資料審核的管理。相關人員在進行房地產登記時，要嚴格審查當事人的資料是否完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理產權登記過程中，需按照相關規定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。加強產權資料移交的管理。這是產權資料管理中最重要的環節，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，精確簡潔，排序也必須符合規定，便于查閱和規范管理。總之，只有加強建檔的基礎工作，才能使后期的檔案管理發揮最大效能。

2　建設符合行業特點，適應未來發展需要的高質量的檔案信息數據庫

近些年，房產檔案工作面臨著許多實際問題，如檔案數量劇增、房產交易活躍、新型信息介質和記錄方式的涌現等問題強烈地沖擊著傳統的手工管理手段和方法。顯示出管理能力和效率低下，已適應不了房產檔案管理的需要。利用現代化技術，建設房產檔案信息數據庫，實現檔案管理新突破，已成為房產檔案管理工作的重要課題和發展趨勢。這種信息化建設必須結合自身行業特點，體現檔案管理的高質高效，能適應房產檔案未來發展的需要。這需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統一的技術規范，包括業務分類、數據分項、數據定義等技術規范與格式，各相關業務部門、各相關業務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎；二是要在系統中盡量延伸和拓寬市場數據的采集面，并規劃和設計出必要的數字化實現途徑；盡可能多地實現各關聯機構、協作部門業務數據的采集、轉換，促使更多的業務內容轉換成房地產市場所需要和必備的業務信息流；三是要實現系統間的數據交互，新的系統必須支持系統問、部門間數據資源交互和傳遞，實現同類業務信息的一致和共享。確定適用標準信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中，必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準，最終建立起一個標準化的數字化利用平臺，實現檔案數字化管理。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案數字化階段也應優先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準，面向綜合性信息的處理優先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化體系。充分利用房產數字檔案信息歸集、檢索、分析功能，為廣大市民、部門提供高效便捷的查詢服務。通過數據分析對房地產市場的現狀和發展趨勢為相關部門進行宏觀調控提供科學的決策依據，五是強化房產檔案人員業務培訓，提高檔案管理水平。

3　重視人員素質，培養復合型人才隊伍

強化房產檔案人員業務培訓，提高檔案管理水平。建立一支高素質的復合型人才的專業隊伍，是實現房產檔案信息現代化管理的關鍵。檔案管理工作者必須做到兩點：一是增強現代化意識。在實現檔案管理現代化、發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。二是調整知識結構，掌握多種技能。建造多元化知識結構，全面系統地掌握檔案專業知識，學習和掌握現代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養出復合型專業人才，有效的提高檔案工作人員的素質，適用現代化的需要。

篇2

關鍵詞：房地產管理；管理部門；檔案工作

中圖分類號：F293文獻標識碼： A

房地產檔案工作是房屋產權產籍管理工作的重要業務內容，是房地產檔案工作不可缺少的環節和重要組成部分。房地產檔案管理部門必須充分認識房地產檔案的重要性，認清房地產檔案的特點，并有針對性地落實解決對策，以不斷完善房地產檔案管理工作，使房地產檔案更好地服務于社會經濟發展和城市現代化建設。

一、房地產檔案的重要性

1.可以為領導進行科學決策提供重要參考

房地產管理部門要更好地行使監管職能，往往離不開科學獨到的決策，而要做到決策準確、科學，需要大量的信息作基礎。房地產檔案是一種不斷積累、永續不絕的信息庫，其中蘊藏著極為豐富的原始信息，是領導決策必不可少的參考材料。有了它，領導的科學決策就有了保證。

2.可以為房地產工作開展提供重要依據

房地產檔案記錄和反映了房地產權屬情況及其變化情況，它既是房地產管理部門工作活動形成的真實記錄，也是房地產管理部門進行房地產權管理的必要依據。如進行房地產權確認、調處產權糾紛、定期進行驗證、查處違章建筑和違章用地等，都要依靠房地產檔案，如果房地產檔案管理跟不上，必然會影響房地產管理工作的開展

3.可以為廣大房地產業主提供直接服務

房地產檔案是民生檔案的重要組成部分，能夠為廣大人民群眾提供最有效的服務，直接幫助老百姓排憂解難。房地產檔案工作是一項窗口性的工作，透過這個窗口，廣大房地產業主可以看到房地產管理部門的工作作風和工作效率?？梢哉f，房地產檔案工作做得好壞，會直接影響房地產管理部門的社會形象。在某些特定情況下，檔案部門提供的檔案，對決定某項事情也能起決定性的作用。例如，房地產的查封、拍賣、鑒別房地產權證的真偽，城市建設、管理、規劃，往往依賴房地產檔案部門提供的檔案來解決問題。這樣事例是很多的。

二、房地產管理部門檔案管理現狀

1.檔案管理現代規范技術標準亟待建立

沒有統一的技術標準，提高檔案管理水平就是一句空話，各自為政，缺乏統一的技術規范，已然遠遠滯后于事業發展，建立統一的技術標準，就需要完善相關法規，重視知識產權的保護，加大海量信息的獲取速度。信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。因為現代社會檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區、一個系統、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。正因為如此，檔案工作部門必須要遵循標準化的原則對檔案管理中的各類基礎性工作，都要嚴格按照我國統一的標準進行規范整理。

2.管理人員相關素質有關提高。

1)政治素質

提高檔案管理人員的政治素質，第一要認真學習政治理論，要在檔案管理工作中講政治，把政治理論學習與檔案工作實際結合起來，要努力解決好世界觀、人生觀、價值觀問題，為檔案事業的健康發展奠定堅實的政治理論基礎，奠定堅實的理論基礎。

2)職業道德素質

職業道德是任何一個行業從業人員的基本道德準則，檔案管理人員必須具有較高的職業道德，要牢固樹立全心全意為人民服務的宗旨，提高服務質量。檔案管理人員必須對歷史負責，對檔案負責；堅持據實立檔，據實用檔；必須忠于職守，嚴格保密，以確保檔案在政治上的安全。

3)專業素質

必須具有扎實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向信息化管理的轉變。

3.服務手段、方式亟待轉變

我們正處于信息化時代，檔案工作的服務手段、內容、態度，與傳統檔案管理相比，有了巨大的變化，這一工作為我們展示了一個前所未有的發展空間。信息技術的飛速發展，現代化信息技術的深人、廣泛的應用，形成了海量的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案管理人員首先要樹立信息服務的理念。在服務方式上，首先要充分考慮用戶對信息的需求，提供面向用戶的信息平臺。其次，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成易用載體，比如光盤，形成信息產品，為相關企業和相關業務部門提供信息服務。再次，是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

三、房地產管理部門檔案工作的具體管理措施

1.立足管理手段現代化

先進的房地產檔案信息管理系統，首先要建立一個在房屋普查基礎上的動態管理系統。它能全面反映職工家庭、單位、以及轄區等房地產的統計情況，能提供有效的數據處理和分析工具，能為開放住房二級市場和建立新的住房供應體系提供服務。房地產檔案信息管理系統主要包括建立檔案、檔案管理、交易審批、綜合查詢、統計分析、數據轉換、系統維護等功能模塊。該系統應該能夠跟蹤房屋變更信息，能夠全面反映房地產的多種統計信息，并且能夠及時收集綜合各類住房檔案數據，設計出多種版本，實現全方位的房地產信息交換。因此，為了實現房地產檔案管理的信息化，我們需要建設本地域內高效的區域網和基礎數據庫，開發一個房地產交易登記系統及完成有關業務的應用軟件，做到所有資料能統存統取，隨查隨閱。

2.要加強對于房地產檔案管理的作用意識

房地產權屬檔案在房屋產權全屬信息中占有重要的位置，是房地產的有關行政部門在對房地產權進行建立、轉換、變化、消失等程序中漸漸發展起來的，這些文字資料都有十分重要的意義，也是現在城市房地產權屬登記工作中最重要的數據資料。不斷的加強房地產檔案管理對于保護人民群眾財產利益，保證房地產行政管理工作正常開展，促進城市建設發展，協助公檢部門辦案，維護社會穩定有著重要的意義。各級政府要高度重視房地產檔案管理工作，在經費來源、人員配備上給予大力支持，房產檔案管理部門應積極開發高效、靈活、直觀的電子檔案利用途徑，有效發揮房地產檔案利用價值。

3.加強檔案管理人員的專業素質

要設立一個不但知道檔案管理，還懂得房地產知識和計算機知識的專業團隊，從而更好的實現房地產產權的檔案管理。當然，隨著房地產檔案的不斷更新，信息技術的大量使用，如果只是依靠簡單的知識構架不能適應時代的發展，這就需要檔案人員要著重加強計算機及其網絡管理技術的學習，不斷提高計算機操作能力和信息開發水平，強化房地產檔案專業理論知識，使檔案管理人員全面、系統地掌握檔案專業知識及相應的政策法規，以適應現代化檔案管理要求，從根本上提高房地產檔案服務社會及百姓的功能。

4.保證房地產檔案信息的完整和數據庫的完善

房地產檔案資源的建設完善是開展房地產檔案管理工作的先決條件。加之房地產檔案強烈的動態性和專業性，在房地產檔案工作中必須采取專門措施做好收集和鑒定工作，保證房地產檔案資源體系的完整。具體的說，根據房地產檔案動態性的特征，在收集中應該將定時歸檔和實時歸檔相結合，保證有價檔案材料及時歸檔不遺漏；綜合收集各種載體和各種門類的房地產檔案材料，包括產權來源、產權登記以及產權變更的證明、證件，房屋及其使用土地權屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等，從而實現檔案資源的結構優化；在鑒定中要把握房地產檔案的鑒定標準，根據當地實際情況，有選擇有針對性地進行鑒別，做到既不浪費管理資源，又不影響社會對房地產檔案信息的利用。

綜上所述，房地產權屬檔案行政管理部門和檔案業務部門都要加強對于房地產權屬檔案的重視力度，從而建立更加完善和科學的房地產權屬檔案管理體系，積極開發檔案信息，為人們提供更加及時和準確的信息資料，從而促進房地產事業的快速發展。

參考文獻：

[1]辛偉.對做好房地產交易管理中心檔案工作的思考[J].商業經濟,2010,20:66-67.

篇3

關鍵詞：自來水公司；檔案管理；問題；措施

1 對于自來水公司檔案管理的現狀的分析

自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。

2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案資料信息缺乏全面性

檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。

2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理

自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。

3 如何進一步提高自來水公司檔案管理水平

3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度

自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。

3.2 提高檔案管理信息化水平

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強自來水公司的檔案安全管理

由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。

4 結語

隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。

參考文獻

[1]陳素軍.試談學校檔案管理與工作效率的提高[J].高教論壇，2011，32.（11）：801-802.

[2]唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案，2012，15.（03）：505-506.

[3] 孫靖靖，馮瑜，馬亮.高校檔案管理系統的網絡安全設計與實現[J].遼寧醫學院學報：社會科學版，2014，23.（02）：137-138.

篇4

 

公司領導：

現有檔案管理工作已遠超公司現有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業務目標，風險控制部對公司現有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應的優化方案。

一、紙質檔案管理現狀

目前，公司的業務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。

（一）人員問題。區域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業務、糧食收購貸業務等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業檔案管理設備、系統及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，后續查閱單筆項目的紙質檔案也無異于大海撈針。

（二）存儲空間問題。

（三）未來業務量壓力

二、電子檔案進展情況

2017年10月1日，公司擔保業務系統正式啟用，所有業務基本實現了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現實條件尚不具備，主要受限于四個方面：

（一）擔保業務系統電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統打印紙質資料、加蓋印章，并保留紙質檔案；

（二）擔保業務系統中的檔案管理模塊尚未開發，無法實現審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；

三、業務檔案管理優化建議

（一）盡快在業務系統中開發檔案管理模塊，實現電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業務系統中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統中查閱，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閱已出具文件；

（二）配備專業的存儲設備，提升擔保業務系統運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業務發展速度，擔保業務系統很快就將出現超負荷運轉的情況，擔保業務系統不時也會出現卡頓情況，運行效率有待進一步提高；

（三）適時逐步啟用擔保業務系統的電子印章。1.優先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區域辦事處配備專業掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環節的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；

（四）適當調整業務檔案管理方式，梳理完善擔保業務系統相關流程。1.小額批量類業務，合作機構之間正式往來函件（含推薦確認表、待核保貸款客戶表、待核保借款客戶確認函、已放款客戶明細表、解除擔保責任通知書、履行擔保責任通知書、代償證明等）以紙質檔案方式存儲，借款人基礎資料（如身份證、營業執照、審批單頁、繳費憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸后檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲于系統各個審批、收費、放款、保后等流程中，方便隨時調閱；2.獨立調查審批類業務，基礎資料中除了必要證件，其他基礎資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客戶核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機構類合同及往來函件等均以紙質檔案方式存儲。

篇5

[關鍵詞]產品數據管理（PDM）；檔案管理；系統集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

近年來，隨著企業信息化的快速發展，數字化設計技術在產品研發中得到了廣泛應用。在數字化設計和管理的過程中產生了大量電子數據，加強電子數據的管理和利用已成為企業檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業迫切需要一種全新的管理模式，來管理產品研制中產生的電子數據和電子文件。 

1 現狀分析 

1.1 PDM系統 

產品數據管理（PDM）以軟件為基礎，是用來管理與產品相關的所有信息（包括零組件信息、產品結構、設計文件、權限信息等）和與產品相關的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術。企業PDM系統采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統應用推進，與產品設計、工藝相關的全部電子數據均已納入PDM系統進行了管理，如外購件、自制件、設計圖紙、電路板原理圖、工藝規程等數據。 

1.2 檔案管理系統 

檔案管理系統是應用信息技術，通過建立統一的標準，實現對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統。企業目前的檔案管理系統使用的是金航數碼公司開發的蘭檔案管理軟件，歷經多年系統建設和完善，不斷滿足企業檔案管理工作發展的需要。 

1.3 電子數據管理現狀 

在實施PDM系統后，產品研制過程中產生了大量電子數據。以往紙質文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數據的屬性信息還包括了大量的記錄該數據和其他實體間的關聯信息（如各數據之間的裝配關系、替代關系等）和過程信息（如數據從產生到歸檔的整個過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內容發生了巨大變化，對電子數據實施全過程管理就顯得越發重要。 

目前，企業電子數據歸檔管理過程中還存在如下問題。 

PDM系統和檔案管理系統軟件來自不同的供應商，所使用的系統架構和開發技術不同，使得兩個系統之間相對獨立，缺少統一的信息表達和交換格式，缺乏信息資源的共享和數據互通。 

檔案管理系統中的數據雖然來自PDM系統，但由于系統間沒有集成，檔案人員需要將電子數據轉換成紙質文件后在檔案管理系統進行手工著錄，存在數據歸檔滯后于PDM系統，同時需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產品圖樣數據時需要人為判斷條目之間的關聯關系，為保證數據的唯一性和規范性需要花費大量時間和精力，影響了檔案人員的工作效率。 

由于產品研發已實現100%數字化，部分產品圖樣數據由于無法轉換成紙質文件，尚未在檔案管理系統中實現著錄和管理。同時，電子數據形成過程中的元數據也只留存在PDM系統中。 

綜上所述，傳統的檔案管理模式已不適用于數字化產品數據的歸檔管理，通過建立PDM系統和檔案管理系統的集成實現產品電子數據在線自動歸檔已迫在眉睫。 

2 系統集成方案 

PDM系統和蘭臺檔案管理系統的集成是在不改變兩系統原有平臺技術架構的基礎上進行的，是一個單向的數據流動過程，即只需要將PDM系統上的產生并通過審批流程歸檔的產品數據及其相關信息傳遞到蘭臺檔案管理系統中。PDM系統與檔案管理系統集成采用中間庫方式傳輸歸檔數據，具體過程如下。 

2.1 PDM系統內部處理過程 

PDM系統根據集成需求，開發待歸檔數據處理程序，用于在數據歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，比如：設定并選擇歸檔時機、根據待歸檔數據獲取對應的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數據模板、進行數據推送等。 

2.2 接口中間表的維護、和運行 

接口中間表主要是在數據歸檔過程（即數據從PDM系統到檔案管理系統的過程）中發揮作用。該中間表主要在檔案管理系統方數據庫中建立、和維護。檔案管理系統在數據庫中創建供PDM系統訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統中使用該用戶進行中間表的操作，檔案管理系統只對該用戶分配對檔案數據庫中中間表的SELECT、INSERT權限。PDM系統只能讀寫約定的中間表數據，不能訪問檔案系統中其他數據表。 

2.3 檔案管理系統內部處理過程 

檔案管理系統根據集成需求，開發數據歸檔處理模塊，用于數據推送到中間表后在檔案系統中進行歸檔以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，如設定字段對應、PDM已歸檔數據的歸檔處理、執行分發流程等。 

3 系統集成實現 

根據本文所提出的PDM系統和檔案管理系統集成方案，PDM系統中的電子數據的歸檔流程設計如圖1所示。 

對Teamcenter的服務器端進行開發，在PDM系統中數據審批流程的檔案節點增加集成接口的handle，實現PDM系統歸檔數據傳遞處理。通過對ITK函數的調用，獲取待歸檔數據的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統調用中間表中的“全文服務器配置信息表”，獲取到檔案服務器FTP的連接參數，將電子文件放到檔案服務器的臨時目錄中，該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。 

PDM系統采用SOA JAVA開發技術調用Teamcenter函數將待歸檔的數據條目信息寫入到中間表的技術資料主表（pdm_main），關聯關系表（pdm_relation），分發路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

檔案主管在檔案管理系統中查看中間表中的數據，將數據遷移到檔案系統中的產品型號的各個節點下，并將條目對應的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中，整個事務執行成功后，更新中間表中的接收時間，設置接收標記accepttag為“已接收”。 

4 結 語 

在對PDM系統和檔案管理系統中產品電子數據管理現狀分析的基礎上，本文針對企業產品電子數據歸檔過程，提出PDM系統和檔案管理系統的集成方案，確保電子數據歸檔的及時性、準確性和完整性，優化產品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進企業信息化的發展。 

主要參考文獻 

[1]龐士宗，肖平陽，唐加福.產品數據管理（PDM）[M].北京：機械工業出版社，2001. 

篇6

關鍵詞： 建筑設計公司檔案文件 管理方式

中圖分類號：S611文獻標識碼：A 文章編號：

一、建筑設計公司檔案管理的基本特點

1.1 歸檔內容繁雜，文檔數量多

眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環保、交通、衛生、供電、環衛、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時間跨度較長，材料變更快

建筑設計公司檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環境變化、資方后續資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。

1.3 用戶范圍廣泛，應用程度高

設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業主和城建、規劃、環保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業地產、住宅項目還需要為個體業主的裝修、維修等提供咨詢服務。

二、 建筑設計公司檔案管理方式的基本趨勢

2.1 檔案內容由多元化向數字化轉變

傳統的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得建筑設計公司檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計算機操作轉變

傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現建筑設計公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變

傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。

三、 建筑設計公司檔案管理的創新策略

3.1大力推進觀念創新

一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設計公司企業信息化整體規劃中的觀念。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.2大力推進管理創新

認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息，特別是與本司業務有直接相關的新穎設計科學技術知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發，根據建筑設計公司歷年形成的優秀設計成果，重點圍繞技術先進、效益顯著、適用性強的設計項目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進監管創新

高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。

3.4大力推進技術創新

按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出建筑設計公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是建筑設計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進服務創新

創新服務機制，拓展服務領域，把主動服務、規范服務、滿意服務貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業化信息服務模式。按照管理職能和設計專業領域組織檔案信息資源服務，保障對用戶需求和用戶環境的把握，不斷提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持水平。二是樹立個性化服務觀念。根據檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習慣等，通過現代網絡技術，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統，通過網絡向用戶提供個性化的信息服務同時開辟設計檔案寄存服務、個體業主檔案維權服務、建設項目跟蹤服務等項目。

四、結束語

以上是本人在工作中的經驗總結，僅供參考。

參考文獻：

[1]朱秀宇.淺析創新思考對現代檔案管理的重要意義[J].黑龍江科技信息，2009（20）：197.

篇7

房地產檔案管理主要是為了加強房地產公司文書檔案、聲像檔案資料等管理工作，要求對公司相關檔案資料進行年度立卷，并按照類別、價值、部門等對各系統工作過程中形成的各種具有留存價值的檔案資料立卷歸檔。房地產檔案管理是在房地產業務中直接形成的歷史資料，規范房地產檔案管理工作有著重要的現實意義。

1.房地產檔案管理的特征

房地產檔案管理是房地產公司有效開展業務活動的基礎建設部分，其基本特征主要表現在三個方面：一是檔案管理的專業性。房地產檔案管理是基于房地產專業活動產生的真實、具體的業務活動，房地產業務自身的專業性特征決定了其檔案管理有著相關聯的專業性要求與特殊規定。從一定意義上看，在房屋建設及其具體操作活動中會直接生成大量有參考價值的檔案，房地產活動相關聯的國家建房、集資建房，買賣、擔保、抵押等專業問題也需要管理人員具備相應的專業知識。二是檔案地域性特征明顯。作為房地產業的重要存檔資料（房子、土地）需要以明確的地域性加以歸檔與記錄，專業性的房地產檔案管理需要明確與重點存檔資料相關的一切歷史、現實信息。三是檔案管理時效性強。房地產業的政策時效性十分關鍵，對現實政策的關注與對歷史政策的追溯能夠幫助研究人員掌握影響房地產政策變化的重要信息，同時，房地產業自身的時效性也十分明顯，這是由房地產權歸屬等的動態性問題引起的。

2.我國房地產檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理手段落后，效率不高。房地產檔案管理的第一步是需要對來源分散的地產資料進行收集，依據公司現有的檔案管理制度及其具體的資料歸檔原則與分類方案進行初步處理。而實際上目前由于各公司檔案管理制度化與定期化機制尚未形成，參與檔案收集取材的人員業務素質不強等，導致在各相關業務部門的資料收集工作難以落實到位，工作效率低下。同時，在具體進房地產檔案整理工作時，由于房地產檔案種類眾多、文字資料篩選整理繁瑣，加上目前當地產管理中的手段較為落后，導致很多諸如產權等檔案整理相對簡單化，很多僅以平面結構圖完成對產權現狀的描述，缺乏一定的管理科學性。

2.2檔案信息化管理程度較低。房地產檔案管理也應該在新的歷史時期，體現出時展的特性，隨房地產檔案資料的不斷增加，原有的檔案管理越來越難以滿足信息化時代的需求。房地產檔案能夠及時呈現出與某項房地產活動相關的位置、時間、結構、面積、價格等信息資料，作為服務廣大社會公眾的信息傳達工具，房地產檔案管理的信息化程度應該得到提高。當前房地產檔案管理過程并不規范，不少業務部門不能按時歸檔相關信息資料，或者在實際操作中缺乏檔案管理意識，導致很多與房屋相關的統計報表、影像資料、分布平面圖等與實際房屋情況不相一致，大大降低了檔案本身的價值參考性。另外，由于受具體實施人員的業務水平限制，檔案管理雖能勉強滿足一些查檔與咨詢需求，但是其檔案查詢完整性、查詢效率與質量都難以保證。

3.提升房地產檔案管理成效的對策

3.1加強檔案人員業務培訓，提升檔案管理效率。檔案管理人員的業務素養需要不斷提升，伴隨著房地產檔案管理的專業性程度的不斷提升，房地產檔案管理更加迫切的需要實現管理的專業化，這就要求檔案管理人員除了具備一定的檔案管理知識，同時也應該熟悉與掌握房地產相關知識。房地產部門建立數字化檔案與網絡數據庫等發展趨勢都需要更專業的管理人才，在建立起集中的檔案管理體制之后，需要房地產檔案管理人員以專業能力對資料、數據進行相關預測與研究分析，提升房地產檔案管理價值。公司在人才招聘環節要注重對檔案、房地產雙專業人才的引進，并能夠對本單位內部的檔案管理人員進行定期業務培訓與指導，幫助他們更好的適應新時代檔案管理工作要求，不斷提升檔案管理的有效性。

3.2完善檔案制度建設，實現檔案管理數字化。長期以來，房地產檔案管理工作缺乏大膽的創新與超前發展意識，檔案管理工作內容與范圍都受到一定程度的局限。加強對房地產檔案共作的統一化管理，能夠解決長期存在的管理不規范、不系統的制度性問題。同時，構建房地產檔案管理網絡系統，實現檔案管理數字化也是十分重要的改革措施，在做好相關的檔案資料紙質化保存之外，更需要依據效益與效率的主張，將數字化檔案管理納入房地產檔案管理活動中。房地產檔案數字化需要以一定的房地產業務規則為基礎，建立較為完整的產權認證體系，實現對房地產管理的數據、檔案等的一體化存儲與應用模式。為了區別于靜態的檔案管理過程，房地產檔案管理應該構建一個面向業務的動態更新機制，并根據數字化建檔規格進行標準化、規范化管理。房地產檔案管理要轉變傳統的管理思想，在注重基礎設施建設的同時，也要積極鼓勵與開發先進的管理工具作為發展手段，以主動性的姿態探索房地產檔案管理新方法。

4.小結

房地產檔案管理工作需要依據時代的發展需求進行一定程度的變革，加強基礎設施建設與專業人才的培養，以規范化的管理機制提升房地產檔案管理工作的有效性。

參考文獻：

[1]王潔.房地產檔案管理與利用研究[J].工程與建設，2010（1）

篇8

1.1檔案工作運行機制與煤炭企業發展脫軌

目前，不少煤炭企業總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網點補充的三級檔案管理網絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現象嚴重。很多企業決策者和管理者還未意識到煤炭企業檔案工作在企業的長遠利益中所起的重要作用，企業檔案工作被忽視。

1.2檔案工作管理模式不適應煤炭企業發展需要

隨著煤炭企業改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異、區域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業，同時始終把循環經濟作為資源型企業，發展煤、電、油、化、硅五大產業為一體的現代化大型企業集團?，F有企業檔案管理模式已不適應性企業內部管理體制，企業集團和股份制公司企業之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經逐步轉變為以資產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經營方式、分配方式等都發生了深刻的變化，企業檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規律也發生了相應變化。再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業個性化的要求，不利于現代企業檔案管理工作的開展。

1.3檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應

檔案工作是一項十分專業的系統工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業各個職能部門工作性能，生產經營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業檔案工作的需要。

2煤炭企業檔案管理存在問題的成因

2.1沒有形成一套強有力的管理網絡核心

形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統一的檔案管理網絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。

2.2沒有形成一套系統完備的檔案管理網絡制度

不少煤炭企業檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業特色的檔案管理網絡制度。這就給煤炭企業檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網絡監管不到位，某些企業工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，致使同一煤炭企業下的各立檔單位檔案分類管理沒有統一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統、有機聯系在一起。再如：沒有形成檔案管理網絡制度或檔案管理網絡監管不到位，大型設備不經檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。

2.3企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識

不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備，必然導致檔案缺失。

2.4在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續；企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給國家、企業造成不可挽回的損失。

3決解問題的辦法

3.1建立健全檔案管理網絡體系，統一領導，分級管理

規范全宗管理，統一全宗號。充分發揮檔案核心管理體系，統一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業發展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規范，并下發“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網絡體系，形成檔案管理網絡有機整體，便于統一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。

3.2健全檔案網絡工作體制，堅持依法辦事

建立健全煤炭企業單位檔案網絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業務技能，增強為集團的服務意識。

3.3創新管理模式建立檔案協助方陣

為建立起“管理科學、服務高效、運轉協調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業檔案資源管理利用新模式，實現檔案管理網絡化、檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化。潞安集團是山西五大煤炭企業集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區，規模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創新檔案管理模式。實施了檔案工作協作方陣管理。將90個立檔單位根據地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協作負責單位。這些單位是經公司檔案館深入摸底、調研、經過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協調發展，提高檔案信息資源開發利用，推進公司檔案工作制度化、規范化、科學化、現代化建設，更好地為集團公司服務。

3.4全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案工作走向規范化、標準化軌道

由于煤炭企業檔案工作發展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網絡基礎，確保檔案作走向規范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯合，制定各項管理措施、下發各種針對性業務指導文件、建立檔案執法檢查制度，開展評比、達標活動。經過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規范化、標準化、科學化打下良好基礎。

3.5用檔案管理網路控制單位、控制人員，防止企業檔案流失

煤炭企業檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發年報統計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。

3.6培訓檔案管理網絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質

篇9

航星科技采用直屬分公司（辦事處）、戰略合作企業和伙伴三級渠道營銷策略，已實現整體業務的咨詢營銷本地化、實施本地化和維護服務本地化，營銷和技術服務支持網絡現已遍布全國市場。

檔案信息化的迅猛發展，主要得益于國民經濟發展帶動整個軟件產業的快速發展。這一契機給從事信息化服務的企業帶來了怎樣的機會？

航星科技總經理郭彥軍在接受記者采訪時表示：“首先，檔案行業現階段的市場容量較大，信息化起步較晚，現階段還處于初級階段，在硬件設備、數據采集加工、檔案信息化管理平臺、檔案咨詢等服務領域就有近百億的市場容量；其次，檔案信息化行業還無真正強勢的品牌，目前從事檔案信息化的企業有近百余家，每家企業都有自己側重的行業及區域，但銷售規模多處于200萬~5000萬元之間，市場零散，這也是比較好的機會。”他相信，檔案部門是政府和企業的重要職能部門之一，對檔案信息化的投入在未來幾年必將呈高速增長的態勢。

打造檔案信息化優秀品牌

航星科技在信息化領域的目標是打造檔案信息化領域的優秀品牌。據郭彥軍介紹，航星人一直沒有考慮將目標放在行業第一或行業領先者的方向上，這與航星科技的做事風格有很大關系。盡管2009年航星科技的收入就已遠超同行企業，實現了行業第一的目標，但對航星科技而言，扎扎實實將每件事情、每個工作環節做到優秀，才是真正的目標。

經過十年的發展，航星科技產品從C/S模式發展到B/S模式，從單機版發展到網絡版，實施方法從項目開發上升為產品化開發……航星科技不斷從失敗中汲取教訓，積累了大量檔案信息化業務經驗。經過十年的技術沉淀，航星科技終于成功開發出新一代檔案信息資源管理平臺。

在檔案信息化領域，航星科技首次提出以“業務應用為核心，基于標準與服務”的設計理念，并形成了面向政府機關、企事業單位全方位檔案管理的綜合性軟件平臺――航星科技綜合檔案信息管理平臺。該產品基于J2EE體系架構開發設計，以航星科技“協同應用支撐平臺”為基礎，采用先進的平臺化開發與構件技術，融合了海量數據存儲、全文檢索、工作流引擎、OCR、協同通信、數據加密與安全管理等多種技術。平臺現已進入成熟穩定期，已被眾多行業用戶部署及使用。

目前，航星科技產品方案服務已覆蓋到政府、綜合性檔案館、金融保險、電力、電子、通信、建筑、房產、石化、教育、煙草、軍工、法院等20多個行業，客戶數量超過一萬家。尤其在檔案數字化服務領域、干部人事檔案領域，航星科技更是保有極高的市場占有率，在政府、公檢法、煙草、城建、檔案館、電力、通信等行業，也擁有較高的市場占有率。

構建行業核心競爭力

據郭彥軍介紹，航星科技的產品和方案競爭力主要表現在四個方面：平臺產品研發、整體解決方案、可持續創新能力和行業經驗整合共享。

在平臺產品研發方面，航星科技檔案系列產品以綜合檔案資源管理平臺為基礎而研發，涵蓋了檔案信息采集、管理、利用的全過程。平臺還采用了當前最新的開發組件與構件技術，使航星檔案產品具有強大的檔案業務管理和應用延伸能力。

在整體解決方案方面，經過十年的積累，航星科技可以為客戶提供一套完整的解決方案，包括從檔案信息化整體咨詢及規劃、檔案制度及標準設計、檔案信息化人才培訓、相關硬件網絡平臺建設、檔案管理應用軟件設計、檔案數字化資源建設、檔案安全體系建設、檔案信息分析與挖掘服務到檔案信息化培訓交流。

在可持續創新能力方面，航星科技已進入檔案信息化產業鏈的各個環節，在行業規劃及布局、技術與人才儲備、各類資源整合應用上建立起一定的優勢。這為航星科技產品和方案的可持續創新打下了堅實的基礎，確保了客戶檔案信息化管理的持續性。

在行業經驗整合共享方面，航星科技已建立起檔案行業信息化經驗共享平臺，整合了20多個行業檔案業務管理及應用需求，還將不同應用環境下的集成及服務需求進行了整合及共享。檔案行業信息化的經驗整合共享，有助于提升航星科技產品和方案的競爭力，有助于提升全國檔案管理人員的信息化水平。

形成未來檔案行業新勢力

未來，航星科技在檔案信息化市場的規劃是什么呢？對這個問題，郭彥軍表示，航星科技將根據不同層面的市場需求將這個市場劃分為三個部分。

一是全力推廣低碳、智能、知識型的數字檔案館解決方案。根據我國檔案事業“十二五”規劃的內容要求，在綜合性檔案館領域，航星科技除了像其他解決方案提供商一樣提供檔案館信息化產品、技術、方案和服務外，還會按照國家檔案館建設標準，協助檔案館進行實體檔案館建設，幫助綜合性檔案館向低碳、智能、知識型的數字檔案館轉型。

篇10

[關鍵詞]檔案管理;服務;民生

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）27-0357-01

農村電網是重要的農村基礎設施，也是改善民生、促進農村經濟發展的重要條件。加強農村電網建設和改造升級，對于改善農村用電條件，推進社會主義新農村和新型城鎮化建設、促進經濟循環增長都具有重要作用。

靈璧縣政府一直把農村電網升級改造納入年度重要的民生工程。國網靈璧縣供電公司多年以來也一直重視農網改造升級工作，2015年農網工程全縣投資2.1億元，35KV線路及變電站工程12個，新建、改造臺區工程255個。目前工程已全部完工，不僅帶動了靈璧區域經濟的發展，還保證了日益增長的生產和生活用電需求。

伴隨著農網改造升級工程建設的普遍開展，隨之產生了大量的檔案材料。農網改造升級工程是以改善民生為重點的社會建設，農網改造升級工程建設到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里。靈璧縣供電公司從源頭抓起，高度重視農網工程檔案工作，抓好民生工程檔案的收集工作，確保農網工程民生檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落，為服務民生提供真實可靠的信息來源。

一、主要工作做法

1.健全工作網絡，完善工作機制。靈璧縣供電公司高度重視農網工程檔案工作，公司建立辦公室、農網專項辦和施工單位組成三級管理工作體系，通過農網工程工作例會、專項培訓，貫徹落實省公司關于農網改造升級工程檔案規章制度標準及相關要求，組織開展農網改造升級工程文件材料的形成、積累、收集、整理工作，積極做好農網改造升級工程的檔案匯總、歸檔移交、科學管理、安全保管和有效利用工作。公司工程檔案管理人員參加公司農網改造升級工程相關會議、前期準備、過程檢查總體驗收等工作，通過檔案人員深度參與農網過程全過程管理，有力促進農網過程檔案完整性。

2.實現工程檔案與工程實體同步管理。在工程實施過程中，靈璧公司注重對施工隊伍檔案人員的培訓和管理，通過施工隊伍檔案兼職人員參與工程交底、過程檢查、設備開箱、單項工程驗收等工作，通過項目經理和兼職檔案管理人員共同努力，確保項目檔案齊全、完整、準確。

3.建立工程檔案定期抽查制度。公司辦公室、農網工程專項辦公室組聯合建農網工程檔案檢查小組，每月定期檢查公司竣工項目歸檔情況，不定期抽查在建工程同步建檔情況，及時通報，定期評價考核，將工程檔案管理納入農網工程月度評價考核。

4.農網工程檔案與施工現場同步檢查、同步驗收。公司在進行工程項目檢查時同步驗收工程檔案資料，重點檢查工程檔案資料與工程現場情況，確保工程檔案的真實性。公司農網工程檔案管理人員不定期參與工程項目驗收工作。

二、自查農網升級工程檔案存在的問題

根據省、市公司的工作布署，開展農網升級工程檔案自查自糾活動，發現的主要問題及原因分析如下：

1. 檔案資料收集不完整，有部分檔案資料缺項。

2. 部分臺區照片拍攝不規范，改前改后照片沒有站在同一角度拍攝，不能形成改前改后的鮮明對比。

3. 隱蔽工程的照片，不完全能夠反映隱蔽工程項目和實際情況。

4. 綜合類檔案中廢舊物資上報清單、購銷合同等資料是復印件，應把原件歸檔。

三、解決辦法

針對農網工程項目檔案存在的問題，公司剖析根源，加快問題整改，剛性執行檔案管理制度，出臺多項舉措加強農網工程檔案管理的過程管理，穩步提升農網工程檔案管理水平。

1.開展農網升級工程安全質量督查工作，認真做好工程檔案與現場工程量的核實工作，重點檢查工程量、物資使用、地形系數等，確保工程檔案的真實性。

2.檔案工作要標準化、規范化。農網建設與改造工程浩大，檔案工作要與工程進度同步進行，檔案只有完整、準確才能實現其利用價值，對管理性前期文件是復印件的，在歸檔前要由工程主管部門統一協調，原始憑證，施工記錄杜絕用圓珠筆復寫，竣工圖要保持與現場相符，竣工章必須要有有關人員的簽名認可，對調試報告、試驗數據、施工記錄，特別是隱蔽工程的記錄要力求數據的準確、完整。

3.加強檔案管理人員的素質教育和能力培養。檔案人員的業務能力，是決定檔案管理質量的一個重要因素，農網建設與改造工程中采用新設備、新工藝、新技術對檔案人員提出了新的要求，檔案人員要不斷更新，掌握新知識，以便適應農網建設與改造檔案管理的要求。

4.堅持農網工程檔案與工程進度同步管理，繼續保持工程檔案管理與工程管理同計劃、同要求、同考核。加強農網工程項目檔案的同步收集整理，在工程實施前為每一個工程項目配備一個檔案盒，根據工程施工的進度及時向檔案盒存放同步收集的相關資料，在項目竣工后就可以直接整理出完整的工程項目檔案，真正做到“分項目立檔、分時段存檔、驗收后歸檔”。

5.細化農網工程檔案質量考核辦法，通過科學評價建立農網工程檔案管理激勵機制，提升農網檔案管理人員的工作積極性。

6.對檔案管理引進合同機制。與施工方簽訂合同，要求施工隊伍繳納檔案質量押金。如果有一個工程項目的檔案有一頁不合格則對施工隊做出相的扣罰。

7.嚴格加強現場安全管理，要保安全、保質量，安全質量第一，加強規范，杜絕施工現場操作隨意性;做到文明施工，施工單位要提前做好施工計劃，優化施工方案，確保居民正常用電;按照省市公司要求序時做好農網項目的推進工作，按時間節點做好項目現場施工、竣工、驗收、考核等各環節的實施工作，同步收集各環節檔案材料，農網項目完成時間要求在規定時間內完成，單項工程的檔案應在竣工驗收后1個月內移交，整體工程項目檔案應在竣工驗收后 3 個月內向檔案部門移交。歸檔時交接雙方應執行嚴格規范的交接手續。