人事檔案數(shù)字化建設(shè)范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案數(shù)字化建設(shè)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個(gè)體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點(diǎn)。

1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)人事檔案管理主要對通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1日常業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：

（1）可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級的需要。

3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3結(jié)語

篇2

關(guān)鍵詞：人事檔案；網(wǎng)絡(luò)化；人才

一、實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

簡單的說，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就是通過將人事檔案信息數(shù)字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫，然后將孤立的數(shù)據(jù)庫連接成網(wǎng)絡(luò)，為社會(huì)提供網(wǎng)絡(luò)化的調(diào)檔查檔等服務(wù)。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是建立在信息科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展基礎(chǔ)的，實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要。

（一）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是優(yōu)化人才資源配置和實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求。以馬克思關(guān)于生產(chǎn)力和人的發(fā)展理論為基礎(chǔ)，人才強(qiáng)國戰(zhàn)略具有以人為本的重要特點(diǎn)。人才資源在社會(huì)的各種資源中是最寶貴的資源，也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力源泉。人才資源的開發(fā)是其他一切資源開發(fā)的前提條件。當(dāng)前我國高等教育已基本實(shí)現(xiàn)了由精英教育向大眾化的轉(zhuǎn)變。據(jù)預(yù)計(jì)，十二五期間，應(yīng)屆高校畢業(yè)生年均規(guī)模將達(dá)到近700萬人，人才流動(dòng)性也明顯加快。要實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略，就要建立科學(xué)的人才選拔機(jī)制，保證選撥程序的公平公正、真實(shí)可信，杜絕檔案信息失真的現(xiàn)象。要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，引導(dǎo)各類人才向農(nóng)村、基層、邊遠(yuǎn)地區(qū)和艱苦行業(yè)流動(dòng)，促進(jìn)人才在城鄉(xiāng)、區(qū)域、行業(yè)間的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置，離不開檔案的網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，利用集中管理的制度優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)分析，為人才選撥提供科學(xué)的建議，同時(shí)為制定教育、就業(yè)等宏觀調(diào)控政策提供及時(shí)有效的政策支持。

（二）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是打牢檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)和推動(dòng)信息化戰(zhàn)略的重要一環(huán)。人事檔案信息化就是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息交流和人才資源優(yōu)化配置，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要中強(qiáng)調(diào)，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。當(dāng)前，以“數(shù)字校園”和電子政務(wù)為代表的數(shù)字化建設(shè)浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數(shù)字校園”的建設(shè)格局，在實(shí)際工作中取得了很好的效果，在局域網(wǎng)建設(shè)方面積累了大量經(jīng)驗(yàn)，走在了檔案信息化建設(shè)的前列。清華大學(xué)檔案館自2002年以來在原單機(jī)人事檔案Foxpro數(shù)據(jù)庫管理的基礎(chǔ)上，研發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的人事檔案管理信息系統(tǒng)THPA-MIS。該系統(tǒng)是在清華大學(xué)檔案館人事檔案部內(nèi)部建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境，借助計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案目錄信息的計(jì)算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化管理[1]。 在高等教育大眾化時(shí)代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設(shè)中的地位舉足輕重。雖然在數(shù)字化建設(shè)中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個(gè)高校自身?xiàng)l件不同，數(shù)字化建設(shè)快慢不一，其內(nèi)部數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如果等到數(shù)字化建設(shè)全部完成再去推行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，勢必會(huì)因標(biāo)準(zhǔn)不一致無法有效共享數(shù)據(jù)庫資源而導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力。因此應(yīng)抓住數(shù)字化建設(shè)的契機(jī)，及時(shí)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)同步推行，用網(wǎng)絡(luò)化推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是提高人事檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最佳選擇。近年來，我國事業(yè)單位改革步伐加快， 2011年全國已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統(tǒng)的事業(yè)單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業(yè)單位改革是人事管理機(jī)制的進(jìn)步，為人才合理流動(dòng)提供了制度保障，同時(shí)也使流動(dòng)人員的隊(duì)伍進(jìn)一步擴(kuò)大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉(zhuǎn)，更加詳實(shí)的反映人才各個(gè)方面的能力，對傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)體制提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。只有利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，才能提高效率，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足社會(huì)需求。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是在人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略雙重背景下提出的一個(gè)構(gòu)想。人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有助于實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略提出的加快人事制度改革，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，統(tǒng)籌人才，實(shí)現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。而國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略為這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了宏觀的思路，既利用信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)化管理，開發(fā)人力資源，實(shí)現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。

篇3

【關(guān)鍵詞】人事檔案；數(shù)字化；管理

【中圖分類號】C270【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個(gè)人進(jìn)行全面考察和了解的重要參考依據(jù)，也是記載一個(gè)人經(jīng)歷的準(zhǔn)確完整信息。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人事檔案信息數(shù)字化管理得到了極大的便利條件的同時(shí)，也提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。

一、人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現(xiàn)，但是其信息安全性同時(shí)受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質(zhì)不高，其安全意識(shí)和保密意識(shí)較弱，特別是對于一些向公眾進(jìn)行的信息缺少嚴(yán)格審查和管理，在缺少計(jì)算機(jī)安全知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時(shí)；第二，由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統(tǒng)的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環(huán)境較為嚴(yán)格

在傳統(tǒng)人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質(zhì)材料的保管為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料保管技術(shù)也越來越成熟，其保管環(huán)境已經(jīng)得到突破性的發(fā)展。但是，由于數(shù)字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案保管信息載體的更新?lián)Q代速度也在不斷加快，同時(shí)也帶來了使用和保管不穩(wěn)定的問題。而且，人事檔案信息數(shù)字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環(huán)境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)是其所依賴的配套設(shè)備、應(yīng)用軟件對數(shù)字信息轉(zhuǎn)換程序、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。但是，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度的不斷加快，計(jì)算機(jī)升級速度也隨之提高，造成計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間可能出現(xiàn)不匹配的問題，可能產(chǎn)生存儲(chǔ)在光盤和 U 盤上的信息出現(xiàn)無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉(zhuǎn)換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質(zhì)較低

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人員需要具備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對人事檔案信息管理人員的素質(zhì)提出了一個(gè)更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識(shí)，而且還要具備掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的技能，對一些專門的操作系統(tǒng)軟件要求熟練掌握。

雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)看到這種發(fā)展趨勢，而且也補(bǔ)充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理人員隊(duì)伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業(yè)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的專業(yè)復(fù)合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實(shí)性維護(hù)較為困難

人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實(shí)性的確認(rèn)造成了極大的影響。因?yàn)閭鹘y(tǒng)人事檔案信息的修改和復(fù)制都會(huì)留下較為明顯的痕跡，容易進(jìn)行辨認(rèn)。然而，在信息化管理?xiàng)l件下，人事檔案信息的修改、移動(dòng)、復(fù)制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數(shù)字化檔案在真實(shí)性方面難以得到有效體現(xiàn)和保持。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對策

針對人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的五個(gè)方面的問題，可以從以下幾個(gè)方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個(gè)特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，是否具有安全性；該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時(shí)候，必須要安全可靠。操作系統(tǒng)在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的時(shí)候會(huì)因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)存在安全隱患而造成數(shù)據(jù)被竊取的可能；該系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)仿真安全性。人事檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化復(fù)制或者是保存的時(shí)候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易所復(fù)制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結(jié)合的基礎(chǔ)上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對載體進(jìn)行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來越多向服務(wù)方向開始進(jìn)行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進(jìn)行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)，盡可能多地對人事檔案信息進(jìn)行公開，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調(diào)和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，重點(diǎn)建設(shè)人事檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強(qiáng)安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項(xiàng)長效機(jī)制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進(jìn)行有效結(jié)合，對于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進(jìn)行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

4.提升人事檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)

篇4

(一)存在問題

1．思維觀念脫節(jié)長期以來，社會(huì)上普遍認(rèn)為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓(xùn)與教育，致使其檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動(dòng)，觀念與時(shí)代的脫節(jié)帶來的是行動(dòng)短板。進(jìn)入信息化社會(huì)以來，環(huán)境與市場需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機(jī)制在高校開啟了探索之路，服務(wù)與競爭意識(shí)成為市場制勝的法寶，因此，轉(zhuǎn)變思路、更新觀念、適應(yīng)形勢的要求成為必然。

2．知識(shí)結(jié)構(gòu)單一受知識(shí)水平和技術(shù)能力的影響，檔案管理人員工作只會(huì)進(jìn)行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業(yè)人員知識(shí)老化、結(jié)構(gòu)單一、學(xué)歷水平虛高及性別結(jié)構(gòu)失調(diào)等導(dǎo)致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術(shù)的人員匱乏。

(二)改進(jìn)路徑

1．更新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量認(rèn)清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強(qiáng)檔案意識(shí)和強(qiáng)化服務(wù)的理念，用高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)水平、高起點(diǎn)的服務(wù)意識(shí)和高層次的服務(wù)質(zhì)量，全心全意為人民服務(wù)。主動(dòng)適應(yīng)動(dòng)態(tài)服務(wù)，拓展利用服務(wù)渠道，開發(fā)人才信息資源，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、靜態(tài)服務(wù)為動(dòng)態(tài)服務(wù)。創(chuàng)新服務(wù)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享。加強(qiáng)高校人事檔案管理人員的憂患意識(shí)、競爭意識(shí)、科技化意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)管理和法律意識(shí)，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務(wù)轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)。

2．樹立人本理念，發(fā)揮最佳效能樹立人本理念，注重機(jī)制創(chuàng)新，從控制向服務(wù)轉(zhuǎn)變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉(zhuǎn)變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應(yīng)，樹立績效理念;注重對人才的開發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅(jiān)持以人為本，努力實(shí)現(xiàn)個(gè)人的自身價(jià)值。打造人文化管理機(jī)制，創(chuàng)新人事管理改革和建設(shè)思路，建立科學(xué)的考核評價(jià)機(jī)制和有效的激勵(lì)與競爭機(jī)制，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變。

3．創(chuàng)新思維，提升素質(zhì)首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強(qiáng)、專業(yè)化水平高的檔案管理隊(duì)伍。這就必須要強(qiáng)化三種素質(zhì)，即政治理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)操作技能，提高檔案管理人員的預(yù)測能力，為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項(xiàng)的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括理論知識(shí)素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識(shí)的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握分析處理技術(shù)，編制有關(guān)軟件。高校應(yīng)加大高層次統(tǒng)計(jì)人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)新時(shí)期對高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機(jī)制急需科學(xué)發(fā)展

應(yīng)盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化開放式管理，積極實(shí)行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉(zhuǎn)變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場革命，要實(shí)施柔性管理，就要把提高素質(zhì)作為柔性管理的必備條件，從而達(dá)到柔性與剛性管理有機(jī)結(jié)合、寬嚴(yán)相濟(jì)。

(一)存在問題

1．管理意識(shí)滯后人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，尤其對于信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，這就導(dǎo)致了高校開發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)相對落后，大多是重管理，輕服務(wù)，管理水平不高。

2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動(dòng)日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實(shí)現(xiàn)資源共享，無法有效實(shí)行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進(jìn)路徑

1．創(chuàng)新服務(wù)，轉(zhuǎn)換角色需求決定服務(wù)。實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，建立科學(xué)的考核評價(jià)機(jī)制，就必須轉(zhuǎn)變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識(shí)導(dǎo)航員與信息咨詢專家轉(zhuǎn)換，從信息文獻(xiàn)提供者向信息組織管理專家轉(zhuǎn)換，檔案管理員應(yīng)教授和訓(xùn)練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應(yīng)對人事檔案信息的各項(xiàng)需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術(shù)相結(jié)合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。

2．剛?cè)嵯酀?jì)，科學(xué)發(fā)展柔性管理的本質(zhì)是一種“以人為中心”的管理，采用非強(qiáng)制方式和手段，在人們心目中產(chǎn)生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兊淖杂X行動(dòng)，它強(qiáng)調(diào)的是在尊重人、重視人、理解人的基礎(chǔ)上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎(chǔ)上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，沒有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實(shí)施，實(shí)施柔性管理，必須堅(jiān)持剛?cè)嵯酀?jì)，才能相得益彰、相互促進(jìn)。人事檔案管理工作是一種奉獻(xiàn)性很強(qiáng)的服務(wù)性工作，這就要求管理者必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，以平易近人的服務(wù)態(tài)度對待用戶，并與之進(jìn)行友好溝通，體現(xiàn)服務(wù)至上的理念，保證檔案服務(wù)更具針對性、特色性、實(shí)用性。統(tǒng)計(jì)有助于實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學(xué)校人事決策提供科學(xué)保障和依據(jù)，保證“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段實(shí)現(xiàn)信息化，加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)人事信息的共享。對人事信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，利用現(xiàn)代化設(shè)備和數(shù)字化技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，加強(qiáng)開發(fā)人事信息資源，提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。

三、環(huán)境服務(wù)有待完善創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，沒有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的、先進(jìn)的設(shè)備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺(tái)，營造符合人性化服務(wù)環(huán)境，來適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代要求，進(jìn)而滿足多元化用戶的個(gè)性化需求。

(一)存在問題

1．基礎(chǔ)投入不足隨著信息數(shù)字化的來臨，高校人事檔案建設(shè)相形見絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案室面積狹小、設(shè)備簡陋，多數(shù)達(dá)不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內(nèi)，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2．技術(shù)裝備落后在人事檔案管理信息化過程中，出現(xiàn)了技術(shù)與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進(jìn)程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應(yīng)升級人事檔案的信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)，購買電腦、空調(diào)等，增設(shè)檔案庫房，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備及管理軟件，及時(shí)建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進(jìn)路徑

1．加大信息化建設(shè)投入力度物質(zhì)基礎(chǔ)是項(xiàng)目建設(shè)的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學(xué)校要加強(qiáng)對信息化管理基建的重視，完善計(jì)算機(jī)的硬件與軟件設(shè)施，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的嚴(yán)格要求，啟用標(biāo)準(zhǔn)配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2．打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺(tái)面對電子技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨(dú)善其身。檔案管理數(shù)字化平臺(tái)意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據(jù)丟失或泄密的可能性，嚴(yán)格管理權(quán)限，認(rèn)真維護(hù)數(shù)據(jù)庫。為此，應(yīng)依托現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，建立人事管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資源共享。在數(shù)字化平臺(tái)發(fā)展進(jìn)程中，由于對技術(shù)因素的過度強(qiáng)調(diào)，也出現(xiàn)了人文關(guān)懷失落的問題，因此，構(gòu)建信息化管理高效平臺(tái)應(yīng)掌握好技術(shù)因素和人文因素的平衡點(diǎn)，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。

四、結(jié)語

篇5

一、新形勢下強(qiáng)化高校人事檔案管理利用的重要性

高校人事檔案管理工作利用是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)性工作，是推動(dòng)高校人才隊(duì)伍建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的重要依據(jù)，是干部培養(yǎng)改革的重要?dú)v程，是人才成長以及高校人才隊(duì)伍建設(shè)的真實(shí)記錄，人事檔案體現(xiàn)了一個(gè)人德能勤績廉等各方面的綜合情況。因此高校在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中必然要重視人事檔案管理服務(wù)工作，在人才隊(duì)伍建設(shè)中，其真實(shí)性尤為重要，因?yàn)槿耸聶n案管理涉及教職工的個(gè)人重要信息，在服務(wù)利用中能夠客觀反映一個(gè)人的經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲等各方面的人事相關(guān)信息，同時(shí)在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著憑證和參考價(jià)值。為了促進(jìn)高校綜合性建設(shè)，高校人事檔案管理與建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展不可或缺的內(nèi)容，因此，高校要重視人事檔案管理利用工作，促進(jìn)高校人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，保證高校教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

二、目前高校人事檔案管理利用中存在的問題

新時(shí)代新形勢下各行各業(yè)都進(jìn)行了改革，人事檔案管理工作也作出了相應(yīng)的調(diào)整，雖然高校人事檔案管理利用逐漸趨于制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是在人事檔案的管理和服務(wù)利用中仍然存在諸多問題。

1.人事檔案管理工作重視程度不夠。人事檔案管理工作在高校是一項(xiàng)長期工作，其體現(xiàn)的業(yè)績水平并不明顯，因此部分高校人事檔案管理人員并不重視此項(xiàng)工作，而高校其他人甚至是主要領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理和利用的重視程度不夠，存在嚴(yán)重的對人事檔案管理工作淡化、認(rèn)識(shí)不到位的錯(cuò)誤思想，認(rèn)為只要保存好人事檔案在需要的時(shí)候可查閱即可，并沒有將高校人事檔案管理利用工作放在重要機(jī)關(guān)事務(wù)當(dāng)中。主觀能動(dòng)性的缺失是導(dǎo)致高校認(rèn)識(shí)檔案管理工作發(fā)展阻礙原因之一，因此，為了適應(yīng)新形勢對人事檔案工作的要求，高校對人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變思想，重視此項(xiàng)工作。

2.高校人事檔案利用率不高。現(xiàn)代化教學(xué)背景下，高校人才競爭愈加激烈，為了提升內(nèi)部人才質(zhì)量，高學(xué)歷高職稱人才流動(dòng)頻繁，很多高校為了自身利益經(jīng)常不與員工簽訂合規(guī)的聘用合同，導(dǎo)致這部分員工檔案信息不真實(shí)，直接影響到高校人事檔案整體質(zhì)量。另外，高校人事檔案管理工作諸多方面的缺失，導(dǎo)致大量高校人事檔案堆積如山，人事檔案管理工作需要在利用時(shí)能隨時(shí)征收，而由于在收集整理階段的缺失，導(dǎo)致缺乏有利用價(jià)值的檔案，在實(shí)際的人事工作中無法獲取價(jià)值豐富的資料，阻礙了人事檔案利用，影響工作效率，不能有效推動(dòng)教育事業(yè)良好發(fā)展。

3人事檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊。目前，很多高校的機(jī)關(guān)檔案管理工作都是由其他職能部門工作人員兼職，沒有專門配備檔案管理人員，無法滿足人事檔案管理工作的各項(xiàng)需求，兼職的一些人事檔案管理人員由于對工作的不重視，因此在實(shí)際操作中有處理不夠細(xì)致等現(xiàn)象發(fā)生，收集檔案意識(shí)不高，不能及時(shí)收集檔案并處理歸檔，對人事檔案整理、歸檔以及日后的服務(wù)利用帶來不便，這也在一定程度上阻礙了高校機(jī)關(guān)工作的發(fā)展。

4.人事檔案管理利用信息化水平不高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)全面邁入信息時(shí)代，很多高校管理模式和手段逐漸趨于信息化數(shù)字化，但是由于信息化建設(shè)起步比較晚，還有很多高校在人事檔案管理利用工作中沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化建設(shè)，高校的人事檔案管理人員受慣性思維影響，認(rèn)為人事檔案的信息化管理只是將紙版的檔案材料變?yōu)殡娮拥臋n案材料，提供簡單的信息收集、存儲(chǔ)與檢索服務(wù)，忽視了研發(fā)一些人事檔案管理的辦公軟件，使得高校人事檔案利用信息化建設(shè)難以有效開展，與大數(shù)據(jù)時(shí)代對人事檔案管理工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)之間存在較大差距。

三、新形勢下加強(qiáng)高校人事檔案管理利用的途徑

為了加強(qiáng)人事檔案管理工作建設(shè)，提高高校人事檔案管理利用工作效能，將人事檔案管理工作效能有效發(fā)揮，需要采取相應(yīng)的措施。

1.強(qiáng)化對人事檔案管理利用工作的重視。強(qiáng)化高校人事檔案管理工作最根本是從思想上意識(shí)到人事檔案的重要性，尤其是在利用過程中的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想中對檔案工作的輕視，努力學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，高校的管理者要用發(fā)展的眼光看問題，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理利用工作的重要性，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的全程監(jiān)督和審查，全面地了解高校人事檔案的重要性，明確高校人事檔案管理工作對高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的深遠(yuǎn)意義，有規(guī)劃地開展人事檔案管理工作。在組織架構(gòu)上，要明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案工作人員，明確責(zé)任、形成合力。另外要加大人事檔案管理工作的資金投入，根據(jù)高校實(shí)際情況配備人事檔案管理的設(shè)施設(shè)備，確保人事檔案管理工作順利開展。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理利用模式。首先，高校在人事檔案管理方式上，要進(jìn)行集中式的管理，對于負(fù)責(zé)的管理部門和崗位實(shí)行責(zé)任的劃分和細(xì)化，用綜合管理方式實(shí)現(xiàn)集中式的人事檔案管理，增強(qiáng)高校人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率；其次，高校要加快完善人事檔案管理的制度規(guī)范，為人事檔案工作提供制度化的保障，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依，促進(jìn)高校人事檔案管理工作更加趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在高校實(shí)際工作中與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整和修訂人事檔案管理制度規(guī)范，使人事檔案管理制度科學(xué)化；最后，補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，保證工作實(shí)效，新形勢下傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，高校需要進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式，補(bǔ)充新的管理內(nèi)容，優(yōu)化舊的管理模式，使高校人事檔案管理工作內(nèi)容更加全面完整，以便于高校人事檔案信息的歸納整理，提升高校人事檔案的利用效能。

篇6

【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案管理；信息化建設(shè)

1引言

21世紀(jì)以來，隨著信息技術(shù)成為社會(huì)變革的重要推動(dòng)力之一，社會(huì)的各方面都發(fā)生了改變，而且這種改變也在影響著教育教學(xué)領(lǐng)域。現(xiàn)階段，部分高校在推動(dòng)人事檔案管理模式進(jìn)入新階段的實(shí)踐中進(jìn)行了有益嘗試，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)成為整合人事檔案資源的重要手段，在實(shí)踐過程中高校管理水平實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的提升，體現(xiàn)出信息化技術(shù)在高校人事檔案管理中的實(shí)踐價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。

2高校人事檔案管理信息化建設(shè)概述

在查閱《檔案學(xué)詞典》及相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為人事檔案是指：由人事、組織、勞動(dòng)等部門在人員的考核管理活動(dòng)中所形成的特殊檔案，是個(gè)人經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、能力的最真實(shí)記錄。高校中的人事檔案管理涉及了職工教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力及多方面內(nèi)容，通過查閱職工的個(gè)人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據(jù)。信息化，筆者認(rèn)為可以簡單理解為利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)信息技術(shù)手段針對信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行充分的開發(fā)及利用，以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)現(xiàn)代化水平的目的。高校人事檔案管理工作信息化建設(shè)則是指通過電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數(shù)字環(huán)境下生成，并以數(shù)字化形式保存在數(shù)字設(shè)備之中，可借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系；推進(jìn)檔案信息全國聯(lián)通，逐步實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞線上申請、異地通辦等也是符合社會(huì)發(fā)展需求的人事檔案管理工作的發(fā)展方向[1-2]。人力資源檔案管理的個(gè)體本身所具備的復(fù)雜性和流動(dòng)性，要求人事檔案信息的記錄及調(diào)整必須具備準(zhǔn)確性和實(shí)效性。高校人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內(nèi)容；高校人事檔案管理工作的內(nèi)容包括在記錄教職工個(gè)體的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，同時(shí)收錄其工作、教育、家庭、環(huán)境等各方面的信息，將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)滲透到傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調(diào)用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計(jì)算機(jī)終端就能夠?qū)崿F(xiàn)，極大地節(jié)約了人力成本；使高校人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務(wù)，高校人事管理結(jié)構(gòu)調(diào)整獲得可靠依據(jù)[3]。

3高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

3.1理論價(jià)值

信息全球化背景下，各個(gè)國家已經(jīng)或?qū)⒁M(jìn)入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，基于知識(shí)的產(chǎn)生、管理等逐步演化為創(chuàng)造財(cái)富的主要方式。高校在我國社會(huì)信息化進(jìn)程中有著一定的助推作用；在教育教學(xué)改革新形勢下，高校管理模式發(fā)生變化使得高校的人事檔案管理工作也會(huì)隨之相應(yīng)發(fā)生變化：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范需要實(shí)現(xiàn)有效統(tǒng)一、信息資源需要有效共享、管理數(shù)據(jù)量大增等，基于此種現(xiàn)實(shí)情況，人事管理信息化建設(shè)必然會(huì)被提上高校的日程。人事檔案管理信息化工作得以合理實(shí)施離不開相關(guān)信息系統(tǒng)的開發(fā)、利用；通過以信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)建立起完善的人事檔案信息化系統(tǒng)的方式，打破信息壁壘，破除數(shù)據(jù)孤島，將人事檔案、職務(wù)、學(xué)歷、進(jìn)修深造動(dòng)態(tài)管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環(huán)節(jié)都放在統(tǒng)一平臺(tái)，為師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研管理、人力資源配置、組織人事工作研究等提供支撐[4]。

3.2實(shí)踐價(jià)值

3.2.1方便對人事管理信息進(jìn)行定量分析高校在人事檔案管理工作中科學(xué)地融入信息化技術(shù)手段，落實(shí)信息化建設(shè)，由淺層次來看，可以幫助相關(guān)工作者樹立信息管理理念，并提高其工作質(zhì)量及效率；由深層次來看，能夠加快人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事檔案管理的復(fù)雜性和多樣性的特征決定了相應(yīng)的人事檔案信息的記錄、更改也需要滿足準(zhǔn)確性和實(shí)效性的要求；高校人事檔案管理人員利用信息平臺(tái)采集人事管理個(gè)體的人事檔案基礎(chǔ)信息以及崗位、培訓(xùn)、績效、薪酬、外部環(huán)境等信息的同時(shí)，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化定量分析、科學(xué)預(yù)測，更大程度更深層次地挖掘人力資源價(jià)值，為高校提供人才引進(jìn)培養(yǎng)、人事決策等方面的信息保障和價(jià)值依據(jù)[5]。

3.2.2完善人事檔案管理流程一段時(shí)期以來，伴隨著社會(huì)變革，高等教育目標(biāo)與任務(wù)的較大變化帶來了高校人事管理工作實(shí)踐形式的改變；很多高校通過引進(jìn)人才的方式來優(yōu)化師資隊(duì)伍，但因?qū)I(yè)人才、崗位變動(dòng)、繼續(xù)教育、培訓(xùn)情況等的檔案信息的立、存、調(diào)等步驟較為煩瑣，處理過程中難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失、材料收集、整理、歸檔不及時(shí)和流程不規(guī)范現(xiàn)象，致使查閱不便并降低了檔案的完整性和利用率。對人事檔案管理實(shí)行信息化，則可以改善上述情況；在制定規(guī)范的人事檔案管理信息化制度和標(biāo)準(zhǔn)的前提下，對現(xiàn)有檔案材料按照由近及遠(yuǎn)的順序進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)中，可以降低人為因素的影響，在一定程度上解決檔案材料收集整理不及時(shí)、不規(guī)范的問題，完善了人事檔案管理流程的同時(shí)也使檔案管理和利用更加高效。

3.2.3提高流動(dòng)人才檔案的管理效率高校招生規(guī)模在學(xué)校自身的快速發(fā)展過程中不斷擴(kuò)大，高校間以及高校與其他單位間的人員流動(dòng)更加頻繁，再加上每年有大量學(xué)生畢業(yè)，這些人員流動(dòng)，帶來了大量的人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收等工作；在此過程中，人事檔案管理工作也隨之出現(xiàn)了檔案材料缺失、失真，數(shù)據(jù)信息不全，工作量巨大等問題。與以往傳統(tǒng)形式上的人事檔案管理模式對比，通過建立流動(dòng)人才檔案信息庫、流動(dòng)人才檔案信息服務(wù)平臺(tái)等方式，可以加快流動(dòng)人才信息的接收、處理和傳遞，實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的數(shù)據(jù)檢索和處理，在授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)部門與部門、人員與人員之間的人事檔案信息資源共享。信息化技術(shù)的融入可有效提升人事檔案管理的工作效率和流動(dòng)人才檔案的管理效率，且出錯(cuò)率可大幅度降低[6]。

3.2.4提升高校教育與科研水平人才教育、社會(huì)服務(wù)和科學(xué)研究三項(xiàng)是現(xiàn)階段我國高校的主要職能，提高師資隊(duì)伍建設(shè)水平是提升高校教育與科研水平的重要手段之一；因此，人事管理綜合水平的高低決定著師資隊(duì)伍建設(shè)水平，也間接決定著高校的辦學(xué)質(zhì)量。目前一些高校已經(jīng)在人事檔案信息化建設(shè)方面進(jìn)行了積極實(shí)踐，也獲得了一定的成績，隨著信息資源的不斷開發(fā)，信息化建設(shè)的價(jià)值也愈加突出。通過有效措施進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容與信息體系的整合管理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，再加入管理、教學(xué)、科研等數(shù)據(jù)，將一個(gè)個(gè)信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺(tái)，形成高校人力資源動(dòng)態(tài)全景圖以優(yōu)化師資隊(duì)伍配置，提高人事檔案管理綜合水平進(jìn)而為高校教育人才、科學(xué)研究等工作提供決策依據(jù)。3.2.5保障人事檔案安全可靠保證檔案的安全性是人事檔案管理工作中的重中之重；以安全性角度講，從人工監(jiān)管查檔到電腦授權(quán)查檔是人事檔案信息化實(shí)施后取得的進(jìn)步，通過智慧校園人力資源管理平臺(tái)，能劃分針對各職工的職能，以職能的不同賦予不同的權(quán)限，精準(zhǔn)授權(quán)可查閱內(nèi)容，屏蔽其他內(nèi)容，更有利于人事檔案信息的安全保密性提升；通過設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控體系，構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，建立全程監(jiān)管機(jī)制，制定應(yīng)急對策等方式，可以為保障人事檔案信息的安全提供支持。

4結(jié)語

篇7

【?P鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案管理；信息化

【Keywords】mobility personnel； personnel file management； informatization

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0011-02

1 引言

隨著現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，流動(dòng)人員的規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這種新的形式，人事檔案管理工作改革勢在必行。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，為流動(dòng)人員人事檔案實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)變提供了重要的技術(shù)支持。流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)的主要目標(biāo)是基于現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施以及原有的紙質(zhì)檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過程。但是由于各種原因的限制，導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作受到了較大的阻礙，檔案資源利用效率不高。因此，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對流動(dòng)人員檔案信息化管理建設(shè)的研究。通過體系的建設(shè)解決當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的各種問題，全面提升檔案管理服務(wù)水平，整合各方面資源，提升對檔案資源的開發(fā)和利用，將其作用最大限度地發(fā)揮出來。

2 流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題

2.1 信息化建設(shè)資金投入不足

當(dāng)前，對于流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的硬件配備相對較為落后。首先，資金缺乏是最主要的因素，從目前來看，隨著單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，流動(dòng)人員數(shù)量不斷增加，流動(dòng)人員人事檔案信息化管理工作中會(huì)涉及大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、共享以及安全等方面的問題[1]，因此，對基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備提出了極高的要求。但是要想滿足這些要求，需要大量的資金購置新的設(shè)備或者升級原有的設(shè)備。而單位本身具有明顯的社會(huì)服務(wù)屬性，其經(jīng)費(fèi)來源主要依靠政府的撥款，這些資金遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足單位購置新的檔案管理設(shè)施、設(shè)備的需求，對實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作產(chǎn)生了極大的限制。

2.2 檔案信息化設(shè)備配置不合理

就目前來看，流動(dòng)人員人事檔案信息化設(shè)備的配置缺乏合理性，其中仍然大量使用老舊設(shè)備，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不兼容。同時(shí)，在新設(shè)備的采購方面，存在錯(cuò)誤的投資傾向，部分機(jī)構(gòu)并未考慮到檔案信息化管理的特殊屬性，僅僅將資金應(yīng)用在投影儀、觸摸屏等電子化設(shè)備，導(dǎo)致資金嚴(yán)重浪費(fèi)，難以滿足流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的實(shí)際需求。

2.3 信息化人才缺乏

當(dāng)前，流動(dòng)人員人事檔案信息化管理隊(duì)伍主要由傳統(tǒng)檔案管理人員構(gòu)成，很多人員缺乏信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能。因此，在實(shí)際檔案管理信息化工作中，大部分管理部門在開展信息化相關(guān)工作時(shí)，會(huì)將項(xiàng)目外包出去，導(dǎo)致其無法從整體上把握整個(gè)計(jì)劃工作。同時(shí)，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)雖然具有較強(qiáng)的信息化意識(shí)，但是由于自身信息技術(shù)知識(shí)的限制，無法對流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作制定統(tǒng)一的規(guī)劃。

2.4 缺乏法律法規(guī)支撐

健全的法規(guī)是流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。但是從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案信息化的相關(guān)法規(guī)較少，使流動(dòng)人員檔案信息化管理建設(shè)工作受到了極大的限制。由于各個(gè)地區(qū)單位流動(dòng)人口檔案信息化管理建設(shè)存在較大差異，因此，相關(guān)的法律需要充分把握各個(gè)地方的特點(diǎn)。同時(shí)，地方出臺(tái)的流動(dòng)人口檔案信息化規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)也與地區(qū)實(shí)際情況不符，很多管理規(guī)范仍然沿用上級標(biāo)準(zhǔn)，缺乏因地制宜的法規(guī)細(xì)則，缺乏可操作性。

3 流動(dòng)人口人事檔案信息化管理建設(shè)對策

3.1 增加資金投入

地方政府及相關(guān)部門應(yīng)該進(jìn)一步提升對流動(dòng)人員人事檔案管理的專項(xiàng)資金撥款，將地方信息化及電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃內(nèi)容納入財(cái)務(wù)重點(diǎn)規(guī)劃，同時(shí)還需要進(jìn)一步發(fā)掘資金來源渠道。由于政府財(cái)力較為有限，企事業(yè)單位需要將流動(dòng)人員人事檔案資金需求納入年度預(yù)算，并且充分調(diào)動(dòng)社會(huì)各方面的支持，籌集更多的資金用于流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作。

3.2 優(yōu)化基礎(chǔ)硬件設(shè)施配置

隨著信息化時(shí)代的來臨，各類信息設(shè)備的更新?lián)Q代速度進(jìn)一步加快，因此，在早期建設(shè)上，應(yīng)該優(yōu)先考慮重要的基礎(chǔ)設(shè)備，首先需要充分考慮檔案工作的實(shí)際需求，并且考慮現(xiàn)有資金條件，挑選最具價(jià)值的設(shè)備；其次，需要在保證新設(shè)備有效利用的基礎(chǔ)上，將老舊設(shè)備的作用充分發(fā)揮出來。

3.3 提高信息化人才素質(zhì)

當(dāng)前，流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)專業(yè)人才普遍較為缺乏，針對這一問題，首先需要通過講座、培訓(xùn)等方式實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。其次，需要進(jìn)一步完善檔案管理人員的從業(yè)資格，確保檔案管理人員能夠勝任流動(dòng)人員檔案信息化管理工作。第三，利用研討會(huì)、交流會(huì)等形式，為檔案管理人員創(chuàng)造交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)[2]，進(jìn)一步提升檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能，通過比較和借鑒進(jìn)一步拓展自己的事業(yè)，更具針對性地總結(jié)日常工作，不斷成長。另外，高校作為培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才的重要基地，應(yīng)該充分發(fā)揮作用，在檔案管理專業(yè)教學(xué)中進(jìn)一步增加計(jì)算機(jī)課程、信息化技術(shù)課程等所占比例，在檔案管理研究生教學(xué)中也??該提升信息化方面的教育內(nèi)容，全面提升檔案管理人才的信息化水平，為企事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理工作崗位輸送更多專業(yè)信息化檔案管理人才。

3.4 健全信息化法規(guī)制度建設(shè)

當(dāng)前，流動(dòng)人員檔案管理法規(guī)中專門針對信息化方面的內(nèi)容較少，需要盡快出臺(tái)相應(yīng)的法規(guī)制度，相關(guān)部門應(yīng)該針對地方企事業(yè)單位流動(dòng)人員人事檔案管理的特點(diǎn)制定相關(guān)的行政法規(guī)，為地方流動(dòng)人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)提供相應(yīng)的法律保障。地方法規(guī)的設(shè)立需要充分考慮區(qū)域流動(dòng)人員檔案管理工作的特征和局限性，找到當(dāng)前本地區(qū)信息化法規(guī)的空白，提升法規(guī)的可操作性。同時(shí)，流動(dòng)人員檔案管理信息化的相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該明確具體管理對象以及相關(guān)的權(quán)利義務(wù)和法律責(zé)任。并且法律制定需要在小范圍試行，然后不斷完善，確保其可操作性和適用性之后再進(jìn)行大范圍正式推廣，從而構(gòu)建一個(gè)可行性強(qiáng)、實(shí)效性強(qiáng)的流人員人事檔案信息管理法律法規(guī)體系。

3.5 加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用

流動(dòng)人員檔案信息化管理建設(shè)的最終目的是為了檔案信息資源的開發(fā)和利用。首先，企事業(yè)單位應(yīng)該建立流動(dòng)人員檔案信息查詢數(shù)據(jù)庫以及檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫，方便對各類數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類整理，利用檔案知識(shí)對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。其次，加快流動(dòng)人員檔案數(shù)字化工作的進(jìn)程，由于紙質(zhì)檔案的數(shù)量非常龐大，企事業(yè)單位的人事部門必須進(jìn)行批量的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可以利用高效掃描儀對各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，特別需要注意的是要進(jìn)行高分辨率的掃描，確保檔案數(shù)字化后的質(zhì)量。另外，各部門應(yīng)該建立統(tǒng)一的檔案數(shù)字化格式標(biāo)準(zhǔn)，確保各部門檔案的有效整合，企業(yè)內(nèi)部還需要構(gòu)建一個(gè)整合的信息平臺(tái)，全面提高流動(dòng)人員檔案的利用效率。

篇8

隨著市場化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案變得越來越重要。特別是對醫(yī)院來講，由于醫(yī)生工作的特殊性要求，它不僅看重醫(yī)護(hù)人員的學(xué)習(xí)教育經(jīng)歷，也看重醫(yī)護(hù)人員實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷，而這些在人事檔案上都可以反映出來。因此，醫(yī)院人事檔案的管理就顯得尤為重要了。隨著醫(yī)院的經(jīng)營時(shí)間的不斷延續(xù)，經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，每年都會(huì)有更多的新醫(yī)護(hù)人員加入，所以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式早已不在適合現(xiàn)今的醫(yī)院實(shí)際的發(fā)展。隨著近年來數(shù)字信息化時(shí)代的來臨和網(wǎng)絡(luò)化的不斷普及，醫(yī)院應(yīng)該積極的將現(xiàn)代信息技術(shù)同醫(yī)院的人事檔案管理工作結(jié)合起來，讓數(shù)字信息化能夠真正的為醫(yī)院的人事檔案管理工作服務(wù)。

1 將數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中的意義

1.1 有利于提高醫(yī)院的檔案管理工作的效率

隨著信息化時(shí)代的來臨，醫(yī)療體制的不斷發(fā)展和改革，醫(yī)院的人事檔案作為記錄人才的信息的主要載體早已漸漸的進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。數(shù)字信息化的人事檔案管理，不僅對于醫(yī)院的相關(guān)工作的管理、調(diào)動(dòng)以及工作的安排等方面提供了極大的便利，而且也有利于提高醫(yī)院的人事部門的工作效率。并且信息化的人事檔案管理也有利于醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員的原始檔案數(shù)據(jù)的保存以及查詢等，這樣利用相應(yīng)的數(shù)字化的人事檔案管理的相應(yīng)措施，就可以不用再像傳統(tǒng)的人事檔案管理那樣存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問題。其實(shí)目前很多醫(yī)院仍然還是采取傳統(tǒng)的以人工為主要方式的檔案管理方式、以紙質(zhì)為主要材質(zhì)的存儲(chǔ)模式，這切實(shí)都會(huì)存在紙質(zhì)受潮、發(fā)黃、霉變等問題，因此這些檔案通常是比較難以保存的，并且通常要耗費(fèi)很大的人力和時(shí)間去做定期的查找和檢查，這種種問題在無形中就增加了很多的管理的成本[1]。

1.2 有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息資源的共享

將數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中，有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的檔案的相關(guān)信息的共享，并且有利于提高各部門之間的開放性。數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中在檔案的管理中能夠促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理方式的現(xiàn)代化的推進(jìn)，通過相應(yīng)的信息數(shù)字化的技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的平臺(tái)，這樣就能與現(xiàn)在的人們的智能化、網(wǎng)絡(luò)化的生活方式相接近。通過人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的平臺(tái)促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息的共享。另外在接受傳遞方面，也有利于提高信息的時(shí)效性。

2 數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中存在的一些問題

2.1 對于醫(yī)院的人事檔案管理不夠重視

由于醫(yī)院都是以醫(yī)療工作為中心，所以在對于醫(yī)院的人事檔案的管理這一方面并沒有給與一定的重視。所以，由此帶來的對于人事管理這方面的投入也就相應(yīng)的有些不足。其實(shí)這對于醫(yī)院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。首先，由于醫(yī)院對此不夠重視，所以直接導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案的管理的硬件設(shè)施和數(shù)據(jù)信息處理的資金投入不足。其次，由于醫(yī)院方面對這一問題的不重視直接導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案管理人員對于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。大多數(shù)的人事檔案管理的工作人員都是簡單的整理、收集相關(guān)的檔案資料等日常性的工作，并沒有真正的對醫(yī)院的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)建設(shè)等工作，這些都是非常不利于醫(yī)院的數(shù)字信息化的人事檔案的管理的。另外，如今大多數(shù)的醫(yī)院的人事檔案的管理的工作人員往往都是身兼數(shù)職，他們大多數(shù)并沒有真正的把醫(yī)院的人事管理這一工作認(rèn)真的對待。當(dāng)然這與我國傳統(tǒng)的檔案管理方式是分不開的，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為檔案管理就是簡單的對檔案進(jìn)行擺放、整理等[2]。

2.2 對于醫(yī)院的人事檔案的管理缺乏相應(yīng)的制度

人事檔案作為一個(gè)人的基本信息和經(jīng)歷的主要載體，相關(guān)部門應(yīng)該對于人事檔案做好相應(yīng)的保密工作。雖然有《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)的頒布，但是人事檔案的機(jī)密性現(xiàn)在還是一個(gè)大問題。所以醫(yī)院的相關(guān)管理部門應(yīng)該對此加以重視，加強(qiáng)數(shù)字信息化下醫(yī)院人事檔案管理的保密性措施的建設(shè)。

3 將數(shù)字信息化更好的運(yùn)用到人事檔案管理中的措施

3.1 加強(qiáng)樹立將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理中的意識(shí)

隨著如今的信息化時(shí)代的來臨，將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理中是大勢所趨。特別是如今的醫(yī)院的管理模式大多都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化，大多數(shù)醫(yī)院的管理已經(jīng)漸漸向著現(xiàn)代化的管理模式不斷邁進(jìn)。這就需要醫(yī)院的相關(guān)管理人員樹立起將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理方面的意識(shí)。只有在這方面引起足夠的重視，才能夠漸漸地體現(xiàn)出信息化管理在醫(yī)院人事檔案中的巨大價(jià)值。

3.2 注重引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的檔案管理人才

真正能夠?qū)⑿畔⒒\(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中去，這需要引進(jìn)相應(yīng)專業(yè)的檔案管理人才。因?yàn)樗麄儾粌H需要掌握相關(guān)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。對于現(xiàn)今的大多數(shù)醫(yī)院來說，由于在職人員比較多，所以醫(yī)院的人事檔案管理都是一項(xiàng)比較繁多的、量大的工作。當(dāng)然在引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)的檔案管理人才的同時(shí)，也要注意全面的對工作人員進(jìn)行綜合考核。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的特殊性，所以對于相應(yīng)的工作人員來說，必須要具有較好的職業(yè)道德素質(zhì)和較強(qiáng)的責(zé)任感以及保密意識(shí)。在醫(yī)院的人事檔案管理方面，也要注意將數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫的建立與處理等更好的結(jié)合起來，做好醫(yī)院的人事檔案信息管理建設(shè)[3]。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理中的相應(yīng)的硬件和軟件等設(shè)施的建設(shè)

對于將信息化更好的運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中，這不僅需要相應(yīng)的硬件設(shè)施的建設(shè)，也需要醫(yī)院引進(jìn)相關(guān)的軟件技術(shù)，建設(shè)出相關(guān)的醫(yī)院人事檔案管理平臺(tái)。做好醫(yī)院的人事檔案的管理工作，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)該對此加大投入，建立標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理場所，對于檔案室、醫(yī)院人事檔案管理的工作人員的辦公室以及檔案的閱覽室應(yīng)該嚴(yán)格分開。將信息化技術(shù)真正運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中，軟件設(shè)施的引進(jìn)也是至關(guān)重要的。對于如今的飛速發(fā)展的信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代來說，利用軟件設(shè)施建立相應(yīng)的醫(yī)院的人事檔案平臺(tái)是非常有必要的。并且這種人事檔案管理平臺(tái)還可以同醫(yī)院的其他管理系統(tǒng)相結(jié)合，來更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的信息、資源的共享，這樣也可以更好的促進(jìn)醫(yī)院各個(gè)方面及時(shí)獲得相應(yīng)的信息，更好的促進(jìn)相關(guān)的措施或者方案的處理更加合理。

篇9

（一）建立完整的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。具體操作如下：

1.完善人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫，建立信息收集網(wǎng)絡(luò)、傳遞方式，制定人事信息收集內(nèi)容。

2.建立人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確，隨時(shí)更新。

3.建立數(shù)字檔案庫，借助多媒體設(shè)備（如電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)）將人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，刻錄光盤。

4.完善和建立辦公信息數(shù)據(jù)庫，人事檔案管理日常的辦公業(yè)務(wù)均列為辦公信息數(shù)據(jù)庫的服務(wù)范圍。

（二）培養(yǎng)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。人事檔案管理工作需要高素質(zhì)、復(fù)合型人才，具備良好的個(gè)人素質(zhì)、較高的文化知識(shí)、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和維護(hù)知識(shí)，全面了解和自覺執(zhí)行人事檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，在工作中具有較強(qiáng)的適應(yīng)性、穩(wěn)定性和創(chuàng)造性，能夠下功夫研究并解決當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中遇到的一些實(shí)際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展思路。具體表現(xiàn)：熟練掌握信息技術(shù)的操作技能、具有管理信息資源的創(chuàng)造能力、熟悉掌握不同信息載體的科學(xué)化管理能力、能將安全保密措施正確用于人事檔案信息處理過程中。

（三）建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度。在制定信息化建設(shè)的規(guī)章制度時(shí)，參照國家和有關(guān)部委頒發(fā)的檔案信息化建設(shè)法規(guī)，研究制定以下幾種制度：計(jì)算機(jī)人事檔案信息管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案的安全與保密制度等條規(guī) ，確保各項(xiàng)條款的實(shí)用性。

（四）加大安全保密工作力度。要經(jīng)常組織人事檔案工作者開展計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的教育活動(dòng)，如業(yè)務(wù)講座、經(jīng)驗(yàn)交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強(qiáng)廣大人事檔案工作者安全保密意識(shí)，逐步提高安全防范的工作能力；人事檔案部門不僅要堅(jiān)決貫徹落實(shí)國家頒發(fā)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保密方面的法律、規(guī)定，還要結(jié)合本單位實(shí)際盡快制定出計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的具體實(shí)施辦法，如計(jì)算機(jī)人事信息檔案的安全與保密制度、計(jì)算機(jī)人事信息檔案的安全保密防護(hù)辦法，真正做到有法可依，有章可循；要結(jié)合人事檔案信息的利用情況，嚴(yán)格確定利用對象、方式和時(shí)間，避免信息利用無序狀態(tài)。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口部位安裝監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行檢測與維護(hù)。為防止計(jì)算機(jī)病毒侵入人事信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要經(jīng)常用有關(guān)清毒軟件對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做好清毒，確保人事信息萬無一失。

二、醫(yī)院人事檔案信息化的意義

（一）人事信息資源充分得到共享。有利于組織領(lǐng)導(dǎo)能直觀快捷地了解和掌握員工隊(duì)伍狀況；提高醫(yī)院人事檔案信息的利用率，最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案；易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，降低了檔案管理的成本。

（二）保證醫(yī)院人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性。使人事檔案存放更加規(guī)范系統(tǒng)，使查詢檔案方便、快捷，做到人才流動(dòng)到哪里，檔案信息系統(tǒng)就跟蹤到哪里，提升人事檔案的使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）提高人事檔案管理效率。在干部選拔任用、調(diào)整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產(chǎn)生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

篇10

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案 管理 信息化

萬丈高樓平地起，只有始終將檔案管理工作方面的基礎(chǔ)工作放在首位，接下來的檔案管理工作才能有條不紊地進(jìn)行。人事檔案管理工作要在事業(yè)單位中建立一個(gè)以事業(yè)單位員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，大部分企事業(yè)單位檔案管理信息化水平低，特別是人事檔案的管理比較混亂，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分單位仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。第三，對人事檔案的重視不足，員工的業(yè)務(wù)水平不高。雖然目前許多單位不同程度地實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，但絕大部分只是初步實(shí)現(xiàn)了利用管理軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，還沒有把其擁有的人事檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，還不能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上資源共享，使得人事檔案資源利用率低，工作效率低，降低了人事檔案在社會(huì)中的需求作用。

二、改善人事檔案管理的措施

（1）嚴(yán)把人事檔案管理的第一關(guān)。對于新增的人員從兩方面做起：1）對各類新進(jìn)人員做好檔案接收工作。未及時(shí)移交檔案的，要做好催交工作。2）在檔案接收時(shí)對材料進(jìn)行認(rèn)真地查閱，發(fā)現(xiàn)材料缺失的及時(shí)和對方機(jī)構(gòu)聯(lián)系，補(bǔ)全材料。尤其是調(diào)動(dòng)員工，工作時(shí)間較長，在社保上有視作繳費(fèi)年限的員工，視作繳費(fèi)年限工作記錄材料一定要相當(dāng)完整。如有缺失一定要和對方單位聯(lián)系解決。建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)的人事檔案網(wǎng)站和人事檔案信息管理系統(tǒng)，并配備相應(yīng)的檢索工具。在這一階段人事檔案網(wǎng)站主要起宣傳作用，完善人事檔案信息管理系統(tǒng)，建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，并在人事檔案網(wǎng)站上提供個(gè)性化服務(wù)。全文數(shù)據(jù)庫和個(gè)性化服務(wù)是檔案信息化管理的必然趨勢。

（2）提高人力資源部各崗位管理工作的協(xié)調(diào)與互補(bǔ)。人事檔案中的很多材料都在人力資源管理中逐步產(chǎn)生。員工的出勤情況，員工的教育培訓(xùn)情況、績效考核，人力資源部門各崗位都會(huì)有員工不同方面的材料，如員工崗位變動(dòng)、晉升提拔，員工的薪酬變化等，具體主要從兩方面做好：1）各崗位成員在工作中形成的材料做好保管，盡量保證人力資源管理過程中信息動(dòng)態(tài)完整。2）完善檔案材料移交的程序，做好材料移交記錄。對于平時(shí)工作中形成的重要檔案材料，移交時(shí)最好做好記錄，包括移交的時(shí)間、材料名稱或內(nèi)容概括、移交雙方人員的姓名。3）各崗位成員定時(shí)將材料移交人事檔案保管人員，也可以人力資源部定時(shí)對需存檔案的材料進(jìn)行整理和裝訂，共同參與材料的收集與整理，提高人事檔案材料的質(zhì)量。

（3）提高人事檔案管理工作的前瞻性。當(dāng)今是一個(gè)知識(shí)迅速增加、不斷更新的信息時(shí)代，新情況、新問題層出不窮。人事部門成員不但要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)、信息技術(shù)等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬自身的知識(shí)領(lǐng)域，熟悉掌握本崗位的專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，另外還要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新本領(lǐng)，開闊新思路，才能牢牢抓住工作的主動(dòng)權(quán)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)的同時(shí)要會(huì)思考，在人力資源管理信息化的發(fā)展方向指引下，多一點(diǎn)創(chuàng)新，擴(kuò)大員工檔案材料收集的范圍，做到人員全覆蓋，信息全方位。

（4）做好人事檔案管理人員的培訓(xùn)。人事檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，建設(shè)檔案信息化管理工作。做好檔案的信息化管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的需要，從實(shí)體人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的科技化管理。科技化管理人事檔案主要運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案信息資源進(jìn)行管理，以基本信息為管理對象，對各個(gè)部門信息行進(jìn)數(shù)字化處理。在使用過程中要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子人事檔案建立過程中，要保證人事檔案出有內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，且快速實(shí)現(xiàn)資源共享。信息化時(shí)代到來后，人才成為企業(yè)發(fā)展的必要組成部分，很多企業(yè)人事檔案僅僅能體現(xiàn)員工最基本信息，不能突出企業(yè)中不可或缺的管理和技術(shù)方面的能手的能力、性格、特長等方面的內(nèi)容，導(dǎo)致不能為管理者提供選拔聘用員工所需的元素，使人事檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有作用。

三、做好人事檔案的保密工作

人事檔案涉及個(gè)人隱私，在單位管理時(shí)可以共享，但是保密工作也要加強(qiáng)。首先，我們要做到保管檔案和保密檔案。保管檔案是對已有檔案進(jìn)行保存，在以后需要翻閱時(shí)能及時(shí)找到；保密檔案是指包含的內(nèi)容在一定是時(shí)期內(nèi)關(guān)乎國家安全和利益的，泄露將會(huì)對國家造成危害。因此，檔案的存放應(yīng)該按照國家的規(guī)定執(zhí)行。對人事檔案信息系統(tǒng)要經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)，避免漏動(dòng)，防止黑客的入侵，通過人事檔案現(xiàn)代化管理，在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面合理性和公正性得以體現(xiàn)，從而真正做到人盡其才，才盡其用。合理利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)分布的形式部署檔案的信息管理系統(tǒng)，是保證檔案安全性的合理選擇，人事檔案現(xiàn)代化管理過程中，要認(rèn)真研究人事檔案信息化管理的相關(guān)政策，建立健全人事檔案信息化的管理機(jī)制，嚴(yán)格界定人事資源和信息資料的密級標(biāo)準(zhǔn)，對計(jì)算機(jī)的加密功能要正確操作。比如有些單位在人事檔案過程管理上存在麻痹思想，輕易告知他人賬號和密碼進(jìn)入數(shù)據(jù)庫查閱資料，出現(xiàn)電子文檔丟失、泄密等情況，給信息化管理帶來了安全隱患。

四、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的意義

人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，相關(guān)管理人員可輕松進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)整合并進(jìn)行打印輸出：根據(jù)當(dāng)前日期自動(dòng)計(jì)算員工的年齡、工齡；進(jìn)行附條件搜索，如搜索全體黨員、全體女職工等；方便地統(tǒng)計(jì)出各類學(xué)歷、職稱員工的人數(shù)等等。通過在管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)目錄和檢索工具，可實(shí)現(xiàn)精確查詢，查全率、查準(zhǔn)率相比手工模式有較大提高。一次數(shù)據(jù)錄入就能多次多人利用，并能在人事檔案管理網(wǎng)站上共享，查閱者可以自行通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)便捷查詢，極大程度地提高檔案信息利用率和管理人員的工作效率。這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)整合能充分發(fā)揮人事檔案的作用，為企業(yè)編制人力資源規(guī)劃、制定人才招聘政策、績效考核等提供參考依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)人力資源的合理配置，更好地為企業(yè)人力資源管理服務(wù)。

五、結(jié)束語

當(dāng)今社會(huì)，事業(yè)單位人事檔案管理正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不僅能夠有效地發(fā)揮檔案的利用工作，還能適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和社會(huì)服務(wù)。人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全面推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，從封閉性管理向開放性管理轉(zhuǎn)變，不斷提升人事檔案管理水平，提高服務(wù)效率，搭建出符合自身發(fā)展需要的人事檔案信息平臺(tái)。隨著人事檔案信息化管理工作的開展，檔案管理人員必須定期參加相關(guān)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)與管理知識(shí)，事業(yè)單位人事檔案的管理已經(jīng)不再單純屬于保管檔案資料的范疇，而是事業(yè)單位的人力資源信息中心。

參考文獻(xiàn)

[1] 國家人事部人事信息中心.通理系統(tǒng)實(shí)用教程[M]. 1999.